Soovituskirju küsitakse tavaliselt seetõttu, et need võivad eristada kandidaate, kes muidu tunduvad peaaegu identsed. Olenemata sellest, kas taotlete stipendiumi, kraadi või tööd, peate võib-olla küsima soovituskirja professorilt või eelmiselt tööandjalt. Kui soovite seda kirja meili teel küsida, peate oma taotluse ette valmistama, selle kirjutama ja saatma.
1
Kinnitage rakenduse nõuded. Kui soovite küsida soovituskirja, peate veel kord kontrollima, kuhu see läheb. Kuna sageli eeldatakse kirjade konfidentsiaalsust, peab teie päringu saaja teadma, kuhu soovituskiri saata; viimane asi, mida soovite, on anda neile ebaõiget teavet. Kontrollige kindlasti ka taotlemise tähtaegu. Kui soovituskiri tuleb postiga saata, peaksite kaaluma adressaadile eelnevalt templiga eelnevalt adresseeritud ümbrikut.
2
Valige õige inimene. Enne kui küsite professorilt või eelmiselt tööandjalt soovituskirja, peaksite kaaluma oma suhteid nendega. Valige kindlasti keegi, kellega saite läbi ja kellega teil on hea side. Eelistage õppejõude või tööandjaid, kes on teie saavutusi tunnustanud ja tundusid juba huvitatud teid karjääri jooksul aidata. Olenemata sellest, kas nad andsid teile suurepäraseid hindeid, aitasid teid teie arengus või tõstsid teid, peaksid nad olema esimesed inimesed, keda küsite. Kui teil on vaja küsida soovitust kelleltki, keda tunnete väljaspool töökohta või akadeemilist ringkonda, peaksite olema selge ja selge. ette. Ärge varjake oma soovi ettekäändel, et kohtute kohvi jooma. Andke neile teada, et nad võivad keelduda teie suhet kahjustamata ja olge alati mõistev, kui nad seda teevad.
3
Valige oma taotluse esitamiseks õige aeg. Taotluse esitamisel peate olema mõistev. Kui saadate oma taotluse professorile, peate arvestama, et nad on semestri lõpus ja kandideerimistähtaegade lähedal saanud palju taotlusi, nagu teiegi. Plaanige oma taotlus esitada vähemalt kuu enne kandideerimise tähtaega, et anda oma professorile piisavalt aega suurepärase soovituskirja koostamiseks. Kui küsite eelmiselt tööandjalt soovituskirja, proovige seda vältida ajal, mil mäletate seda nende alluvuses töötades rohkem hõivatud.
4
Tutvusta end. Esimene asi, mida teie palve pärast tervitust mainima peaks, on teie nimi. Mitte ainult see, vaid teie taotluse esimene lõik peaks aitama adressaadile meelde tuletada, kes te olete. Seda tehakse erinevalt, olenevalt sellest, kui lähedal olite adressaadiga ja millal viimati rääkisite. Kui saadate oma päringu professorile, proovige kirjeldada aega, mille veetsite temaga tema kabinetis. Võite mainida ka saadud hinnet ja kogetud väljakutseid. See võib välja näha järgmine: “Lugupeetud professor X, ma osalesin teie orgaanilise keemia tunnis eelmisel semestril. Kuigi see oli minu jaoks keeruline, hindasin ma alati, kui kättesaadav olite ja kuidas aitasite mul mõista kõiki katsetel tehtud vigu.â€Kui Kui suhtlete eelmise tööandjaga, keskendub teie tervitus tõenäoliselt projektidele, mille kallal olete töötanud, või teile antud kohustustele. Kui teil on mõni lõbus anekdoot, mida saate meenutada, kaaluge nende kaasamist. “Kallis härra Y, minu nimi on Jane Smith ja mina tegime teiega koostööd ettevõtte XYZ viimase ühinemise kallal. Hindasin väga võimalust saada rohkem teada selle ettevõttemaailma õrna aspekti kohta.â€
5
Kirjeldage nende valimise põhjuseid. Peaksite adressaadile selgelt edastama põhjused, miks te temalt soovituskirja küsite. Selgitage, miks hindate nende arvamust ja austate nende kvalifikatsiooni. Teie eesmärk ei tohiks siin olla meelitada inimest, kellele oma taotluse saadate, vaid pigem selgitada, miks ta on teie soovituskirja kirjutamiseks ainulaadselt sobiv. Professori jaoks näeks see välja järgmine: “Kateedri juhatajana , aitasite mind minu edasijõudmisel kogu eriala vältel ja olite alati valmis aitama, kui asjad osutusid liiga keeruliseks. Teie positsioon osakonnas ja suur tähelepanu, mida pöörasite minu akadeemilisele karjäärile teevad teist ideaalse inimese tugev soovituskiri.â€Siin on näide selle kohta, kuidas käituda tööandjaga: “Minu otsese juhina nii kaua andsite mulle kriitilist tagasisidet, mis aitas mul karjääri jooksul palju kaasa. Seetõttu arvan, et olete ainulaadselt sobilik tugeva soovituskirja kirjutamiseks.â€
6
Mainige, et te ei loe seda kirja. Tööandja või professor võib tunda vajadust kirja kaunistada, kui nad teavad, et hakkate seda lugema. See võib neile isegi kirja kirjutamisel ebamugavust tekitada. Lisage lühike lause, mis kinnitab, et nad saavad soovituskirja saata otse, teist mööda minnes.
7
Andke neile väljapääs. Te ei tohiks oma taotlust kirjutada, eeldades, et saaja nõustub soovituskirja kirjutama. On mõned põhjused, miks professor või eelmine tööandja ei pruugi olla võimeline või valmis kirja kirjutama. Peate seda austama. Kirja lõpus mainige, et saate aru, kui nad ei saa mingil põhjusel teie taotlust täita.
8
Kontrollige veel kord saaja e-posti aadressi. Parima taotluse koostamine ei tähenda palju, kui see ei jõua õigesse kohta. Kinnitage saaja kontaktandmed. Professorite jaoks leiate selle tavaliselt kolledži või ülikooli veebisaidilt. Vastasel juhul võite küsida ühistelt tuttavatelt või otse adressaadilt nende e-posti aadressi.
9
Ole valmis edasi-tagasi liikumiseks. Teie esialgne taotlus on sihilikult lühike. Selle eesmärk on veenda teie professorit või tööandjat nõustuma soovituskirja kirjutamisega; te ei pea oma esimesele kontaktile lisama kogu vajalikku teavet. Olge valmis vastama kõikidele adressaadi küsimustele või muredele niipea kui võimalik. Kui nende e-kiri seisab teie postkastis liiga kaua, ei pruugi te oma soovituskirja õigeks ajaks kätte saada.
10
Saada tänukiri. Kui teie professor või tööandja on nõustunud kirjutama soovituskirja, peaksite olema valmis neid tänama. Nad on teinud teile suurepärast teenust, mis võib teie professionaalset või akadeemilist karjääri edendada. Oodake umbes nädal või kaks enne märkme saatmist; tõenäoliselt saavad nad kirjaga hakkama ja hindavad seda žesti.