Vaiksed oksjonid on oksjonid, mis toimuvad ilma oksjonipidajata. Inimesed teevad oma pakkumised hoopis paberilehtedele. Heategevusorganisatsioonid kasutavad neid sageli raha kogumiseks, kuid neid võib olla keeruline kokku panna. Hea planeerimise korral on aga lihtne oksjonit korraldada ja oma esemetest maksimumi võtta. Varsti olete kogunud vaid mõne tunniga suure summa raha!
1
Värbata vabatahtlikke. Kontaktiloend, eriti meililoend, on selleks mugav. Teil on vaja: vabatahtlikke, kes aitavad luua; vabatahtlikud, et jälgida ja sulgeda laudu määratud ajal ning tagada, et miinimumpakkumise ja minimaalse suurendamise nõuded oleksid täidetud; “panga meeskond, kes korraldab pakkumislehti (eriti mitme võitja puhul) ja kogub võitnud pakkumiste eest raha; ja koristusmeeskond. Valige vabatahtlikud, kes soovivad olla ametnikud. Need inimesed peavad teadma vaikse oksjoni reegleid ja teadma, kes Ürituse ajal kannavad nad midagi mütsi, veste, jakke või vöörihma, mis tähistab neid ametnikena.
2
Küsi annetusi. Heategevuseks raha teenimiseks vajate vaiksel oksjonil müümiseks esemeid või teenuseid. Paljud teie kogukonna ettevõtted ja isegi üksikisikud aitavad tõenäoliselt hea meelega, kui ütlete neile, mis on oksjoni eesmärk ja kes sellest kasu saavad. Ärge unustage küsida nii teenuseid kui ka materiaalseid kaupu. Võib-olla annetab kohalik salong soengu ja/või stiili või kohalik golfiväljak võiks pakkuda golfiringi koos treeneriga.
3
Koostage kõigi esemete väärtuste põhinimekiri. Kui kavatsete seda järgmisel aastal uuesti teha, on tore, et samad inimesed lähevad igal aastal samadesse ettevõtetesse. Lisage oma põhiloendisse ruumi, et kirjutada, kes eseme annetas, selle väärtus, kinkija kontaktandmed, eseme võitis, tema telefoninumber ja makstud summa. Nii saate veenduda, et nad saavad oma kaubad kätte ja teate, kui palju raha teenisite. Põhinimekirja koostamisel kaaluge arvutiprogrammi, näiteks Exceli kasutamist. Teine vabatahtlik võib olla valmis teavet sisestama. Kui jah, tehke veerud doonori nime, aadressi ja telefoninumbri, kaubanumbri, kauba kirjelduse ja väärtuse jaoks.
4
Pange igale esemele number. Kasutage väikeseid tühje kleebiseid või silte, mis on saadaval üldkauplustes ja kontoritarvete ettevõtetes. Kui teil on rohkem kui paar eset ja mõni neist on sarnane, muudab see jälgimise palju lihtsamaks. Pange sama number oma põhiloendis oleva kauba kõrvale. Pange kauba number ka pakkumise lehele, et pakkujad saaksid pakkumislehe kaubaga sobitada.
5
Tehke nimekiri tarvikutest, mida arvate, et vajate, ja minge poodi. Teil on vaja vähemalt lõikelaudu, paberit ja pastapliiatseid. Kui te ei kasuta lõikepuhvreid, ostke ka valgendavat linti, täiendavaid pakkumislehti ja lisarulli pakkumislehtede kleepimiseks. Proovige osta tarvikuid laopoest, järgides helde tagastuspoliitikat. Kui pood nõuab liikmelisust, pidage seda meeles, kui saadate kellegi viimase hetke varustuse järele. Ja veenduge, et sellel inimesel oleks mobiiltelefon ja ürituse võtmeisikul oleks see number. Pärast seda, kui nad on lahkunud tarnetele, leiate kindlasti midagi muud, mis tuleb järele võtta. Kui teil seda veel pole, vajate ka turvalist rahakasti. Kui plaanite võtta krediitkaarte (mis on väga hea mõte), hankige kaardilugeja. Sellised teenused nagu Square pakuvad lugejaid, mis ühendatakse tahvelarvutite ja nutitelefonidega.
6
Prindi pakkumislehed. Kirjutage eseme nimi, eseme lühikirjeldus, palju see maksab ja kes selle annetas. Kaasake miinimumpakkumine (tavaliselt 40% jaemüügiväärtusest) ja minimaalse pakkumise suurendamise sammud. (Üks rusikareegel minimaalseks suurendamiseks: 1 dollar kaupade puhul kuni 50 dollarit, 2 dollarit 50–100 dollarit ja 5 dollarit üle 100 dollari eest). Veenduge, et pakkuja nime, telefoninumbri ja pakutava summa jaoks oleks ruumi. Kui soovite, lisage igale pakkumislehele “Osta kohe” hind juhuks, kui keegi soovib lahkuda enne oksjoni lõppu. Laske vabatahtlikul koostada teenuste kohta tõendid. Kui annetatud teenusega ei olnud kaasas kinkekaarti, saate ise välja printida. Võite kasutada ka oma sertifikaate väikese kirjaga kinkekaartide jaoks, mida on raske lugeda.
7
Alustage seadistamist varakult. Proovige sättida päev enne sündmust. Teil on vaja lisaaega mitte ainult seadistamiseks, vaid ka vigade vältimiseks. Kui saate, seadke end päev või kaks enne oksjonit, et te ei peaks selle pärast stressama. Kaaluge kellegi määramist, kes on nõus minema poodi unustatud esemeid ostma.
8
Paigutage kõik üksused ja pakkumislehed nii, et inimesed neid näeksid. Kui teil on palju esemeid, peate võib-olla olema üsna loominguline. Näiteks võiks mõnda asja paremini seinale riputada või molbertile panna. Ärge muretsege, kui pakkumisleht pole kohe kauba kõrval. Lihtsalt pange see lähedale. Selleks on numbrid.
9
Kinnitage pakkumislehed. Pakkumise lehed võivad kergesti puhuda või ümber lüüa. Parim viis nende kinnitamiseks on kinnitada iga pakkumise leht pliiatsi abil lõikelauale. See on lihtne ja mugav seadistus. Pakkumislehtede kinnitamiseks võite kasutada ka maalriteipi.
10
Laske vabatahtlikel tabeleid jälgida. Monitorid aitavad tagada, et pakkumislehed jäävad paigale ja inimesed järgivad minimaalse pakkumise ja minimaalse suurendamise reegleid. Tõenäoliselt on inimestel mõne eseme kohta küsimusi, seega proovige vabatahtlikke neile vastama ette valmistada.
11
Hoiatage inimesi, kui läheneb sulgemisaeg. Tehke teadaanded vähemalt 10 ja 5 minutit enne. Kui teil on üks sulgemine, teatage sellest valjult ja selgelt. Kui teil on intervallide sulgemise ajad, teatage valjult ja selgelt, milline sulgemine see on. Inimesed tahavad pakkumisi teha kuni lõpuni. Lõpetage sel ajal. Valige ühe inimese käekell, mida soovite kasutada, ja pange ta kellaaja juhtima, kuna igaühe kell on erinev.
12
Kui pakkumine on lõppenud, koguge pakkumislehed ja pliiatsid kokku. Laske vabatahtlikel kõik pliiatsid ja lehed kiiresti üles korjata, et keegi ei saaks hiilida ega üritaks hilinenud pakkumist teha. Vabatahtlikud peavad võitnud pakkumise ümber tegema ja pakkumislehtede tühjadele kohtadele joone tõmbama, et keegi ei saaks pärast sulgemisaega oma nime lisada. Kui teil on palju üksusi, kaaluge laudade sulgemist teatud ajavahemike järel, näiteks iga 15 minuti järel. . See aitab hoida vabatahtlikel laua sulgemise ajal ülekoormatud.
13
Kontrollige, kas võitnud pakkumised on järginud miinimumpakkumise ja minimaalse suurendamise reegleid. Kui miinimumpakkumist ei täidetud, pange see leht kõrvale. Korraldajad saavad hiljem otsustada, kuidas sellega toime tulla. Kui minimaalne tõus ei olnud täidetud, valige viimane kõrgeima pakkumise tegija (üle miinimumpakkumise), kes vastas miinimumpakkumisele. Seejärel viivad vabatahtlikud pakkumislehed “panka.”.
14
Laske panga vabatahtlikel lehed sorteerida. Lihtne on sortida perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras. Kui keegi on võitnud rohkem kui ühe kauba (tavaline juhtum), klammerdage need lehed kokku. Nii peate neil maksma vaid ühe korra . Kui teil on vaid paar eset, võite helistada inimeste nimedele ja lasta neil tulla oma asju tooma.
15
Piirake pangaala kinni ja paluge kõigil oodata. Kui teie pakkujad saavad oma esemed pärast oksjonit koju kaasa võtta, paluge neil oodata, kuni pakkumised kinnitatakse. Kasulik on mängu või muu meelelahutuse olemasolust, et pakkujatel igav ei hakkaks.
16
Kutsuge inimesed panka, kui pankurid on selleks valmis. Kutsuge pakkujaid ükshaaval nime järgi või laske neil lihtsalt rida moodustada. Kui kasutate viimast meetodit, peavad pankurid otsima pakkumislehtedelt pakkuja nime, seega on oluline, et pakkumislehed oleksid tähestikulises järjekorras.
17
Pange kõrvale pakkumislehed inimestele, kes panka ei tule. Kui keegi on võitnud ühe või mitu eset ja ei ilmu üksi, pange need pakkumislehed kõrvale. Kui olete järjekorras olevate inimestega peaaegu lõpetanud, laske ametnikul nende nimed teada anda, juhuks kui nad veel üritusel viibivad. Kui pakkuja ikka ei ilmu, märkige see pakkumislehele. Sõltuvalt teie kehtestatud reeglitest saate korraldada alternatiivse järeletulemise või anda kauba järgmisele kõrgeima pakkumise tegijale.
18
Laske vabatahtlikul esemed kokku korjata, kui inimesed maksavad. Võite saata inimesi ise esemeid korjama, kuid vaikivad oksjonid meelitavad sageli inimesi, kes soovivad head tehingut ega pruugi eriti toetada eesmärki, mille jaoks raha kogute. Enamik inimesi on väga ausad, kuid üks halb õun võib teiste jaoks sündmuse tõesti ära rikkuda.
19
Tegelege allesjäänud asjadega. Pärast seda, kui inimeste rida on kadunud, jääb teil tõenäoliselt asju üle. Need inimesed läksid koju, ei teadnud, et nad võidavad või mis iganes. Seetõttu on teil pakkumislehel nende telefoninumber. Kui te ei saa esemeid ürituse toimumispaika jätta, peate need tõenäoliselt koju viima. Veenduge, et teil või vabatahtlikul oleks telefoninumbritega pakkumislehed. Minimaalsele pakkumisele vastavate esemete puhul, mida ei võetud järgi, peate helistama pakkujale. Sorteerige välja kõik pakkumislehed, mis lähevad samale isikule. Nad võivad olla ostnud ühe asja või kakskümmend. Lisage nende kogusumma ja helistage, et öelda, et nad võitsid. Küsi, kas nad võiksid tulla nende asjadele järele. Võimalik, et peate nendega kohtumise aja kokkuleppimisel olema paindlik. Kui teil on palju üle, jagage hunnik nii, et keegi ei peaks helistama 20 inimesele. See osa võib olla palju tülikas, nii et jagage tööd selle hõlbustamiseks.
20
Valmistuge mahajäetud pakkujate jaoks. Kahtlemata leidub inimesi, kes ei taha maksta nende asjade eest, millele nad pakuvad. Helistage järgmisele pakkumise lehel olevale inimesele ja vaadake, kas ta seda ikka soovib.
21
Enne panka minekut lugege raha ja tšekid kokku. Pangatellijad võivad eksida. Otsige tšekke, mis on valesti koostatud. Pank võib neid siiski vastu võtta, kuid peaksite neist teadlik olema.
22
Tänage ja tunnustage neid, kes annetasid ja ostsid. Kui teie e-posti kontaktiloendis on vabatahtlikke, saatke meile tänusõnum ja andke neile teada, kui edukas üritus oli. Saatke isikupärastatud tänu müüjatele ja ettevõtetele, kes annetasid kaupu ja teenuseid. Võtke ühendust kõigi teie üritust reklaaminud ajalehtede kolumnistide või raadiodiskorididega, et neid tänada ja teada anda, et see õnnestus. Kirjutage oma kohaliku ajalehe toimetusele kiri, tänades inimesi, kes aitasid. Kui võitnud pakkumine oli kauba väärtusest suurem, võib isik soovida/vajada maksudest mahaarvatavat kviitungit – väärtusest üle annetatud summa kohta – koos tänuavaldusega.Kui teie organisatsioonil on ärikontor või raamatupidamine osakonnast, võite küsida neilt oksjonil olevate esemete maksumõjude kohta ja seda, kas pakkumise summast tuleb maks maha arvata. Seetõttu on eseme allika, kirjelduse ja eseme väärtuse täielik dokumenteerimine nii oluline.