Kui teil on väikeettevõte, teate tõenäoliselt, et saate enamiku oma ettevõtte juhtimisega seotud kuludest maha arvata. Siiski peate säilitama ka nende kulude kviitungid ja muud dokumendid juhuks, kui maksuamet kontrollib teie maksudeklaratsioone või küsib lisateavet teie taotletud mahaarvamiste kohta. Kviitungite korraldamine ja kulude jälgimine võib olla tülikas, kuid kui teil on mugav ja juurdepääsetav süsteem, võite veenduda, et teil on kõik paigas, et maksimeerida oma mahaarvamisi maksustamise ajal.
1
Valige mugav failisalvestussüsteem. Lihtsam on kujundada harjumus esitada kviitungid kohe, kui teie failimälu on hõlpsasti juurdepääsetav. Enamiku väikeettevõtete jaoks piisab lihtsast kartoteegikapist. Hoidke seda kohas, kust te sageli mööda lähete, et te ei peaks kviitungite esitamisega pingutama. Sageli on teie failide salvestussüsteemi jaoks parim koht laua kõrval, kus te ettevõtte rahaasju korraldate. Nii on kõik vajalik käepärast. Kui teil on väiksem ettevõte, millel pole palju kviitungeid, võib väiksem failikast teile paremini sobida. Näiteks võite hankida rippuvate kaustadega plastkarbi.
2
Korraldage oma kviitungid kategooriate kaupa. Maksude tasumisel peate oma mahaarvamised konkreetsete kategooriate kaupa kokku liitma. Kui esitate oma kviitungid nendesse kategooriatesse, olete selle töö juba teinud. Maksustamise ajal peate need vaid kokku liitma. Kategooriad, mida vajate, on järgmised: Reklaam ja müügiedendus (visiitkaardid, meililistid, veebisaitide arendus, sotsiaalmeedia reklaamid) Toitlustamine ja meelelahutus (lõunakohtumised, õhtusöögid klientidega) Reisimine (lennupiletid, autokulud, teemaksud, läbisõit, majutus, toitlustamine ajal ärireisil ära)Üür (maksed renditud büroopinna või renditud seadmete eest) Kommunaalkulud (elekter, vesi, küte/kliimaseade, prügivedu töökohale) Kommunikatsioon (telefonikulud, internetiühendus) Varud (büroomaterjalid, koristusvahendid, kohv) või pudelivesi kontoris) Posti- ja postikulud (postkastid, saatmistasud) Õigus- ja kutsetasud (raamatupidaja/raamatupidaja tasud, advokaaditasud) Kindlustus (ärivastutuskindlustusmaksed, töötajate hüvitised töötajatele) Litsentsid ja tasud (ärilitsentsid, kutselitsentsid, ametiühingumaksud, frantsiisitasud) Haridus (professionaalne areng, täiendõpe kutselitsentside saamiseks, tööalane koolitus teile või töötajatele)
3
Hoidke oma kviitungid kronoloogilises järjekorras. Kuigi see pole konkreetselt vajalik, võib see aidata teil kvartalimaksude esitamisel oma makse hinnata. Samuti võib see aidata teil konkreetset kulu hõlpsamini leida. Kui teil on ühes kategoorias palju kviitungeid kuus, arvutage kuu kogusumma ja lisage see kuu lõpus oma faili. See muudab maksuaja kulude liitmise lihtsamaks ja vähendab vigade ohtu.
4
Planeerige kviitungite esitamiseks konkreetne aeg. Kasutage süsteemi, mis teile kõige paremini sobib ja millega saate sammu pidada. Mõned väikeettevõtete omanikud eelistavad esitada oma kviitungid kohe, samas kui teised määravad kord nädalas aja, et need läbi vaadata ja esitada. Ükskõik millise meetodi valite, soovite veenduda, et vaatate kviitungeid läbi ja esitate need ka toimingu ajal. konkreetne tehing on veel värskelt meeles, nii et teate, mille jaoks see konkreetne kviitung on mõeldud. Kui kogute kviitungid lihtsalt kasti ega vaevu neid kategoriseerima, on teil maksustamise ajal raskusi ja võite kaotada mahaarvamised, mida oleksite võinud teha, kui oleksite paremini organiseeritud.
5
Märkige kviitungile iga kulu äriline eesmärk. Pidades meeles, et hoiate kviitungeid alles 6 aastat, ei pruugi see, mis näib nädal pärast kulutuste tegemist ilmselge, olla see, mida mäletate mitu aastat hiljem. Kuigi see ei pruugi kehtida kontoritarvete kohta, võivad toitlustamine ja reisimine osutuda keerulisemaks. Näiteks kui läksite koos kliendiga lõunatama, võite märkida kliendi nime ja lõunasöögikoosoleku üldise teema. Reisikulude puhul pange tähele, et reisi põhjus. Võite lisada ka brošüüri või muud teavet. Näiteks kui reisisite kaubanduskonventsioonile, võite selle konventsiooniga seotud kviitungitele lisada konventsiooni brošüüri.
6
Eraldi äri- ja isiklikud kulud samal kviitungil. Ideaalis hoiate äri- ja isiklikud kulud eraldi tehingutena. Seda pole aga alati mugav teha. Kui teil on ärikuludega samal kviitungil isiklikud kulud, tõmmake ärikulud alla või tõstke esile ja arvutage maksude jaoks uus kogusumma. Näiteks kui ostsite kontoritarbeid ja võtsite arveldades endale pudeli vett. , loetaks veepudel isiklikuks, mitte ärikuluks. Mahaarvatavate kulude uue kogusumma saamiseks arvaksite kogusummast maha selle vee maksumuse (ärge unustage müügimaksu, kui see on kohaldatav).
7
Sobitage laekumistehinguid finantsaruande kannetega. Kui saate iga kuu oma ettevõtte panga- ja krediitkaardi väljavõtted, printige need välja ja võrrelge neid oma kviitungitega. Märgistage või tõstke esile iga tehing igal väljavõttel, mille kohta teil on kviitung. Kui ühel teie väljavõttel on tehing, mis on teie arvates mahaarvatav, kuid teil pole kviitungit, võite saada kviitungi uuesti printimiseks. teie rekordid. Võtke ühendust müüjaga, et teada saada, kas see on võimalik.
8
Skannige kõik kviitungid enne nende esitamist, isegi kui säilitate paberfaile. Enamik kviitungeid trükitakse termopaberile, mis aja jooksul laguneb. IRS soovitab teil kviitungeid säilitada 6 aastat. Kuid termopaberi kviitungil olev tint võis nii palju tuhmuda, et see tundub pärast nii pikka aega tühi. Enamikul kontoriprinteritel on skanner. Kui teie oma seda ei tee, investeerige ühte ja pidage meeles, et ost on ka maksudest mahaarvatav kontorikulu. Kui teete igale kviitungile märkmeid, skannige need pärast märkmete tegemist.
9
Hoidke oma pildifailid korrastatud ja märgistatud kategooria ja kuupäeva järgi. Jäljendage oma paberkandmissüsteemi digitaalse failisüsteemiga, luues iga kategooria jaoks kaustu. Tavaliselt salvestab teie arvuti või elektrooniline seade failid vaikimisi kronoloogiliselt. Kategooriakaustade sees saate ka kaustu luua ka kuude kaupa. See aitab teil hõlpsamini leida konkreetse kviitungi pildi ja korraldada mahaarvamisi, et saaksite oma kvartalimakse täpsemalt hinnata.
10
Kasutage oma nutitelefonis kviitungi korraldamise rakendust. On mitmeid nutitelefonirakendusi, mis aitavad väikeettevõtete omanikel jälgida mahaarvatavaid kulusid ja korraldada kviitungeid. Mõned aitavad teil jälgida ka läbisõitu ja muid kulusid, mille kohta teil võib-olla kviitungeid pole. Kui otsustate kasutada rakendust, veenduge, et see poleks ainus asi, mida kulude jälgimiseks kasutate. Kunagi ei tea, millal rakenduse valmistanud ettevõte võib tegevuse lõpetada või rakenduse lõpetada.
11
Laadige skannitud pildid üles pilveserverisse. Ehkki hoiate skannitud pilte oma arvutis või nutitelefonis, soovite ka veenduda, et need failid on varundatud. Pidage meeles, et peate neid faile säilitama 6 aastat ja on ebatõenäoline, et 6 aasta pärast on teil endiselt sama nutitelefon ja sama arvuti. Ettevaatlikkusest võiksite luua ka kõva kopeerige varukoopia CD-le või mälupulgale. Näiteks võite hoida ühe aasta mahaarvatavad kulud mälupulgal ja märkida igale pöidlale aastaarvu. Hoidke neid mälupulka turvalises või muus turvalises kohas.
12
Paluge müüjatel saata kviitungid võimaluse korral e-kirjaga. Paljud müüjad on valmis teile füüsilise kviitungi asemel (või lisaks sellele) kviitungeid e-kirjaga saatma. E-kirjade kviitungid on dokumentide säilitamiseks eelistatavamad, kuna need ei halvenda termopaberil olevate füüsiliste kviitungite käitumist. Saate seadistada oma meilikontol kaustu, et jäljendada oma füüsilises failisüsteemis olevaid kaustu. Printige oma meilikviitungid ja esitage need teie füüsiline failisüsteem igaks juhuks. Võite kaotada juurdepääsu oma e-posti aadressile või seda muuta.