Korraline üldkoosolek (AGM) toimub üks kord aastas vastavalt organisatsiooni põhikirjale või reeglitele. Sellel koosolekul peate arutama rahaasju, juhatuse valimisi ja muid küsimusi, mis mõjutavad kogu organisatsiooni.
1
Vaadake üle organisatsiooni reeglid. Enne kui midagi seadistate, vaadake üle organisatsiooni reeglid ja eeskirjad üldkoosoleku kohta. Kuigi enamik organisatsioone järgib sama üldist struktuuri, võivad mõned üksikasjad erineda. Üksikasjad, millele peate võib-olla erilist tähelepanu pöörama, et lisada liikmetele koosoleku kohta teatis, uute juhatuse liikmete valimise kord ja teave, mida tuleb igal üldkoosolekul üle vaadata. Samuti peaksite kontrollima, kuidas koosoleku ametlikuks peetamiseks ja organisatsiooni põhikirja uute muudatuste esitamiseks ja hääletamiseks peab kohal olema palju inimesi.
2
Planeerige kohtumine varakult. Määrake üldkoosoleku kuupäev ja kellaaeg võimalikult varakult. Teavitage võtmeliikmeid kohe. Väheolulisi liikmeid tuleks teavitada, kui üksikasjad on lõplikult kinnitatud. Kui kõik on kuupäevast teavitatud, peaksite saatma regulaarselt meeldetuletusi, et keegi ei unustaks.
3
Kindlustage toimumiskoht. Kui teil pole oma toimumiskohta, peate valima koha, mis mahutab teie üldkoosoleku toimumise, ja kindlustama selle võimalikult kiiresti. Isegi kui teil on oma ruumid, võib aktsionäride koosoleku korraldamine eraldi kohas muuta sündmuse tundlikumaks. märkimisväärne ja võib seetõttu meelitada rohkem osalejaid. Valige koht, mis mahutab kõik asjaosalised. Veenduge, et ruum oleks piisavalt suur, et kõik mugavalt ära mahutada. Kui teil on liikmeid või teisi osalejaid, kes vajavad erilist majutust (nt laiad ukseavad ja kaldteed ratastooliga seotud liikmetele), veenduge enne broneerimist, et koht vastaks nende vajadustele. Kui olete õige koha valinud, broneerige see kohe, kui teil on kuupäev ja kellaaeg määratud.
4
Valmistage päevakord ette. Päevakord on sisuliselt loetelu või ülevaade teabest, mida üldkoosolekul käsitletakse. Valmistage see päevakord ette. Võimalik, et peate saatma selle osalejatele koos koosolekuteatega, kuid isegi kui te seda ei tee, peate selle tegelikul koosolekul minestama. Loetlege aruteluteemad selles järjekorras, mida soovite käsitleda. Tavaliselt piisab päevakorras iga teema pealkirja loetlemisest. Tõenäoliselt ei pea te iga teema kohta üksikasju esitama. Päevakorra näidis võib välja näha umbes selline: PÄEVAKORD 1) Tere tulemast2) Vabandused puudumise pärast3) Eelmine AGM protokoll4) Protokollist tulenevad küsimused5) Juhataja majandusaasta aruanne6) Sekretäri aastaaruanne 7) Laekur majandusaasta aruanne8) Ametnike valimine9) Üldasjad10) Järgmise koosoleku kuupäev11) Koosoleku lõpp
5
Võtke vajalikku aega dokumentide ja aruannete koostamiseks. Kõigi üldkoosolekul vajalike avalduste, aruannete ja dokumentide ettevalmistamine võtab aega, seega alustage varakult. Hoolitsege kõigi teie vastutavate dokumentide ja aruannete eest võimalikult varakult. Tuletage teistele komisjoni liikmetele meelde, et nad ette valmistaksid ka teavet, mille eest nad vastutavad. Dokumendid, mida peate võib-olla koostama, võivad sisaldada igakuisi finantsaruandeid ja muid finantsaruandeid, eelmist üldkoosoleku protokolli, presidendi aruannet, sekretäri aruannet ja laekuri aruannet.
6
Suhtle liikmetega juhirollide osas. Kui üldkoosolekul arutatakse juhatuse valimisi, peaksite enne koosolekut otsima liikmeid, kes sobiksid vajalikesse rollidesse. Rääkige liikmetega, kellel teil on silm peal, ja küsige, kas nad oleksid nõus seda rolli võtma. koolitust, pakkuge neile liikmetele vajalikku koolitust.
7
Saatke teade. Peate saatma kõigile liikmetele ametliku “Koosolekuteate”. Järgige oma organisatsiooni reeglites sätestatud eeskirju, kui otsustate, millal ja kuidas seda teha. Võimalik, et peate kutsuma ka sponsoreid, eluaegseid liikmeid ja vilistlasi ning muid sidusrühmi või seotud osapooli. Tavaliselt peab koosolekuteade sisaldama üldkoosoleku kuupäeva, kellaaega, kestust ja kohta. Peate teatama, et valimised toimuvad, kui see on asjakohane. Võite lisada kogu koosoleku päevakorra või mainida ühte või kahte põhipunkti. Õige protseduuri määramiseks kontrollige organisatsiooni põhikirja.
8
Seadistage ruum enne koosolekut. Üldkoosoleku päeval saabuge mitu tundi varem, et saaksite ruumi sisse seada. Pidage meeles, et mõned osalejad võivad saabuda umbes 30 minutit varem. Proovige kõik istmed ja suupisted enne seda valmis seada.
9
Võtke minuteid. Sekretär vastutab tavaliselt koosolekute protokollimise eest, kuid kui see teie organisatsiooni puhul nii ei ole, peate määrama isiku, kes registreeriks üldkoosoleku sisu. Pidage meeles kõik üldkoosolekul tehtud otsused, eriti need, mis puudutavad valimisi. ja muudatused organisatsiooni põhikirjas. Samuti võib olla tark mõte salvestada osalejate nimed ja kontaktandmed. Saate seda teha, juhendades osalejaid saabumisel sisse logima.
10
Tere tulemast kohalolijatele. Avage üldkoosolek ametliku tervitusega. Selle tervitamise ajal veenduge, et koosoleku päevakord ja aastaaruanded on osalejatele jagatud. Kuulutage koosolek avatuks. Seda tehes teatage organisatsiooni täisnimi ja praeguse üldkoosoleku number (kahekümne teine korraline üldkoosolek, kolmekümne üheksa korraline üldkoosolek jne). Tere tulemast kõigile liikmetele ja nimetage kõiki erikülalisi.
11
Vabandage kõik vajalikud vabandused. Kui mõni ametnik või oluline liige puudub, võiksite pärast tervitussõnumit lühidalt öelda nende nimed. Võite kutsuda ka teisi kohalviibivaid liikmeid vabandama ka teiste puuduvate kohalviibijate nimel. Tehke vastuvõtmiseks ametlik avaldus. vabandused.
12
Vaadake üle eelmise koosoleku protokoll. Veenduge, et kõik on saanud eelmise aasta üldkoosoleku koosolekute koopiad. Vaadake see protokoll läbi ja kui kõik küsimused on lahendatud, asuge protokolli ametlikule vastuvõtmisele.Kui on vaja teha muudatusi või parandusi, tuleb need teha enne protokolli vastuvõtmist.Pärast protokolli vastuvõtmise poolt hääletamist on juhataja tuleb neile alla kirjutada.
13
Tutvustage uusi asju. Teemasid, mis on seotud teie eelmise üldkoosoleku protokolliga, tuleks käsitleda kohe pärast nende protokollide vastuvõtmist. Vajadusel arutage küsimusi. Tavaliselt on see aeg murede ja tähelepanekute esitamiseks, nii et ametlikud ettepanekud ei pruugi olla vajalikud.
14
Vaadake aruanded üle. Peate arutama presidendi või esimehe aruannet, sekretäri aruannet ja laekuri aruannet. Lugege ja arutage iga aruannet ükshaaval. Pärast iga aruande põhjalikku läbivaatamist peaksite tegema ametliku ettepaneku selle aruande vastuvõtmiseks. Laekuri aruande ajal peate osalejatele esitama eelmise aasta rahanduse andmed. Tavaliselt saab selle ülesande täita laekur, kuid mõned organisatsioonid võivad nõuda sõltumatu osapoole kasutamist.
15
Minge läbi mis tahes valimised. Kui tänavusel üldkoosolekul on vaja valida uusi juhatuse liikmeid, peaksite need valimised korraldama pärast aruannete esitamist, kuid enne üldiste küsimuste käsitlemist. Valmistage ette vajalikud materjalid. Otsustage hääletussüsteem enne koosolekut. Selgitage süsteemi selgelt enne häälte andmist. Erapooletu erakond peaks hääled kokku lugema. Protokollist tuleb märkida, kes esitati, kes esitas kandidaadiks ja kes sellele toetus. Samuti tuleks seal loetleda iga kandidaadi häälte arv ja see, kes igale ametikohale valituks osutus.
16
Arutage üldist äri. Üldine äri on tavaliselt viimane küsimus, mida üldkoosolekul arutatakse. See on aeg, kus osalejad saavad tõstatada probleeme ja muresid, mida muidu ei käsitleta. Kuna see koosoleku osa on mõnevõrra mitteametlik, ei võta te tõenäoliselt selle aja jooksul ühtegi ettepanekut ega hääleta.
17
Määrake järgmise koosoleku kuupäev. Kui teate järgmise üldkoosoleku kuupäeva ja asukohta, märkige see koosoleku lõpus. Kui ametlikke plaane pole veel tehtud, jätke see samm vahele.
18
Sulgege koosolek. Kui kõik on kaetud, kuulutage üldkoosolek lõppenuks.
19
Postita uksele tervitus. Määrake üks või kaks liiget ukse taha seisma ja inimesi saabudes tervitama. Tervitajate kasutamine võib muuta õhkkonna sõbralikumaks ja tervitatavamaks.
20
Pakkuge suupisteid. Proovige osalejatele vähemalt vett pakkuda, eriti kui koosolek on pikk. Erinevate suupistete pakkumine on parem valik. Kaaluge nii külmade jookide (vesi, jäätee ja limonaad/punš) kui ka kuumade jookide (kohv ja kuum tee) pakkumist. Olenevalt kellaajast võib olla asjakohane pakkuda ka kergeid suupisteid, nagu juust ja kreekerid.
21
Kutsu külalisesineja. Külalisesineja peaks rääkima mitteametlikul teemal, mis on teie organisatsiooni liikmete jaoks väga oluline. Tavaliselt jälgib esineja üldiste äriteemade ettekannet, kuid tuleb enne koosoleku lõppu. Soovi korral võite paluda kõnelejal esineda pärast ametliku koosoleku lõppu.
22
Pakkuge auhindu. Ukseauhind võib julgustada kohalviibimist. Loosimised võivad julgustada nii kohalviibimist kui ka rahalist toetust. Kaaluge 50/50 loosimise korraldamist, mille puhul pool tulust läheb võitjale ja pool organisatsioonile. Veel üks võimalus on kingituste korvi loosimine. Kaaluge auhindade saamiseks osalemise nõudmist.
23
Jälgige kohtumist seltskonnaga. Julgustage kohalviibimist, hoides üldkoosoleku ametliku äriosa võimalikult lühikesena. Järgige seda suhtlusringiga, kus osalejad saavad suhelda ja nautida. Kui teil on eelarvet, kaaluge pärast koosoleku lõppu lõunasöögi korraldamist. Kulusid saate vähendada, kui muudate lõunasöögi mõnusaks. Madalama eelarvega organisatsioonide jaoks võib mitteametlik kokteilitund olla realistlikum. Selle asemel, et koosoleku ajal suupisteid pakkuda, oodake pärast seda ja serveerige suupisteid koos erinevate mittealkohoolsete jookide ja veiniga.