Kui see toimib tõhusalt, võib koosolek olla äärmiselt kasulik viis ressursside koondamiseks ja ülesande või projekti kohta mitme vaatenurga saamiseks. Tõhusa koosoleku pidamise võtmed on kindla päevakava paika panemine ja sellest kinnipidamine, koosoleku läbiviimine, mis haldab aega tõhusalt, ja selgelt määratletud toimingud, mida inimesed peavad pärast koosolekut lõpetama.
1
Määrake koosoleku põhifookus. Enne koosoleku pidamist peate päevakorra lõplikult vormistama. Kui mõni punkt pole vajalik või juhib tähelepanu koosoleku põhifookusest kõrvale, eemaldage see lõplikust päevakorrast. Saate esitada teema mõneks muuks koosolekuks või arutada seda otse selle inimesega. Kui valite liiga palju eesmärke, kaotab teie kohtumine fookuse.
2
Kirjutage päevakorra projekt ja levitage see enne koosolekut laiali. Koosolekut kavandades lisage esialgne päevakava, mis loetleb koosoleku teema, et inimestel oleks võimalus valmistuda. Kui räägite inimestele ette, millest kohtumine toimub, on koosolek tõhusam ja tulemuslikum, sest kõik on samal lehel. Kui kellelgi on vaja koosoleku jaoks teavet kokku panna, öelge neile, kuidas see on seotud mõne üksusega koosolekul. päevakord.Saada päevakorra projekt vähemalt nädal enne koosoleku toimumist.
3
Lubage inimestel päevakorda punkte lisada. Kui saadate koosoleku päevakorra kavandi, küsige osalejatelt, kas neil on küsimusi või täiendavaid punkte, mida päevakorda lisada. Võimalik, et te ei mõelnud midagi või olite mõne päevakorrapunkti osas ebaselge. Kui lubate inimestel päevakavasse panustada, tunnevad nad, et nad panustavad, ja see võib muuta kohtumise tõhusamaks.
4
Otsustage, kui palju aega soovite igale esemele kulutada. Selleks, et planeerida, kui kaua soovite koosoleku kestust, peaksite vaatama iga päevakorrapunkti ja määrama maksimaalse aja, mille saate sellele kulutada. Igale teemale ajapiirangu määramine hoiab koosolekut liikumas.Jätke üksuse jaoks vähemalt 5 minutit, et võimaldada produktiivset arutelu.Jäta rohkem aega olulisemate teemade jaoks.
5
Lisage koosoleku lõpus aega aruteluks ja küsimuste esitamiseks. Jätke päevakorra lõppu alati umbes 5-10 minutit aega, et inimesed saaksid esitada küsimusi või selgitada koosolekul midagi. Kui inimesed teavad, et neil on aega kohtumise lõpus üksikasjalikumalt süveneda või küsimusi esitada, kulgeb koosolek tõhusamalt. Samuti on see hea võimalus küsida, kas kellelgi jääb arusaamatuks miski, mida koosolekul arutati. koosolekul.
6
Jagage koosoleku alguses välja trükitud päevakorra koopiad. Printige välja koosoleku päevakava koopiad, et anda osalejatele, et kõik näeksid ajakava ja koosoleku sisu. Veenduge, et kõik koosolekul osalejad saaksid koopia. Asetage päevakordade virn sissepääsu lähedale, et inimesed saaksid selle sisse minnes kaasa haarata. Päevakorra paberkoopiad võivad aidata inimestel koosolekule keskenduda, sest nad teavad koosoleku ülesehitust.
7
Määrake 1 inimene ametlikuks märkmete tegijaks. Et kõik keskenduksid arutelule ja ei peaks muretsema oluliste punktide ülesmärkimise pärast, määrake märkmete tegemiseks üks inimene. Valige keegi, kes oskab hästi märkmeid teha, või paluge koosolekule märkmete tegemiseks istuda keegi, kes pole koosolekuga seotud, näiteks sekretär või mõni muu töökaaslane.
8
Arutage 1 probleemi korraga, et keskenduda sellele teemale. Tehke selgeks, et koosolekul keskendutakse korraga ühele teemale, enne kui asute teise teema juurde. Inimestel on lihtne kaotada fookus mingile teemale ja hakata koosolekul arutlema või mõtlema muudele arutelupunktidele. Võite öelda näiteks: “Meil on palju käsitleda, nii et käsitleme iga teemat ükshaaval, et mitte ära eksi ära.â€
9
Julgustage inimesi kirjutama üles küsimused, mida esitada lõpus. Aja huvides paluge inimestel kõik küsimused üles kirjutada, et neid saaks koosoleku lõpus arutada. See hoiab ära teie koosoleku segamise küsimustega ja muudab selle tõhusamaks. Sageli võidakse inimeste küsimustele vastused saada koosoleku käigus, nii et küsimuste üleskirjutamine võib säästa aega ja hoida inimesi koosolekule keskendunud.
10
Määrake tegevusüksused, kui need ilmuvad. Kui koosolekul tuleb mõni projekt või ülesanne, määrake see inimesele, kes on selle täitmiseks kõige paremini valmis. Koosoleku üks olulisemaid aspekte on toimingud, mida osalejatele jagatakse. Ilma järelülesanneteta oli koosolek enamasti vaid arutelu. Selleks, et koosolek oleks tõhus, peab tegutsema.
11
Kaasake kõik arutelusse. Paljud inimesed on introvertsed ja ei naudi inimeste ees rääkimist, kuid neil on sageli õiged ja kasulikud arvamused ja teave. Küsige inimestelt, kuidas miski nende vaatenurgast välja näeb. Esitage küsimusi, mis soodustavad sügavamat arutelu, et inimesed rääkima panna. Kui koosolekul osaleb ainult üks inimene raamatupidamisosakonnast, võib ta tunda end veidra inimesena. Nende panustamiseks küsige neilt midagi sellist nagu: “Kuidas see raamatupidamise vaatenurgast välja näeb?” Selle asemel, et esitada lihtsaid küsimusi, nagu “Mis te arvate?” Küsige sügavamaid küsimusi, mis soodustavad arutelu, nagu “Miks seda teha?” arvate, et see on nii?†või “Kas saate laiendada, miks see teie arvates nii on?”
12
Pidage kinni päevakorrast, kui arutelu läheb teemast kõrvale. Sageli võivad koosolekud rööpast välja lüüa arutelude tõttu, mis lähevad teemast kõrvale ja võivad kulutada palju aega. Kui näete, et teema või arutelu on kaotamas fookust, kasutage koosolekul valitsevat päevakorda. Öelge midagi sellist: “Vaata, see on tõesti huvitav, kuid keskendugem eesmärkidele ja aruteluteemadele. Võib-olla saame sellest pikemalt rääkida lõpus või hiljem.â€
13
Tehke lõpus kokkuvõte koosoleku toimingutest. Kui koosolek on lõpule jõudmas, lõpetage alati märkmete kokkuvõte ja vaadake läbi arutatavad toimingud. Veenduge, et kõik, kellele üksus määrati, teaksid, mida ja millal nad peavad tegema. Andke osalejatele võimalus küsimusi esitada või üksust täpsustada.
14
Kasutage inimestele hääle andmiseks anonüümseid tagasisidevorme. Andke osalejatele teada, et kavatsete anda neile vormid, mis annavad teile teada, kui tõhus koosolek oli. Anonüümne tagasisidevorm on suurepärane viis panna inimesed end mugavalt oma arvamust avaldama. Ärge solvuge kriitika peale. Kui järgmisel koosolekul saab midagi paremini teha, tehke seda! Tahad, et inimesed tunneksid, et nad saavad teile öelda, kui neil on teie koosolekuga probleeme, ja võimalus teile anonüümselt rääkida võib panna nad end piisavalt mugavalt tundma, et teid kritiseerida.
15
Planeerige kohtumine kõigile sobivaimaks ajaks. Osalejate maksimaalse kaasatuse saavutamiseks vältige koosoleku planeerimist kellegi lõunapausi ajal või pärast tööaega. Valige aeg, kus inimesed on kõige keskendunumad ja ei ole ebamugavuste pärast pettunud.
16
Alustage ja lõpetage koosolek õigeaegselt. Koosoleku hiline alustamine võib koosoleku algusest ruumist energiat tühjendada. Teie koosolekul osalejad näevad teile eeskuju, nii et tehke õigel ajal kohale jõudes hea kohtumine. Samuti ei taha te, et teie koosolekul osalejad mõtleksid, millal see kunagi lõpeb. Kindlaksmääratud lõpuaeg hoiab inimesed keskendununa ja seotuna. Lõplik lõpuaeg toob inimesed ka kiiremini tagasi tööle.
17
Seadke ootus, et kõik peavad kohtumisele keskenduma. Alustage koosolekut teatamisega, et plaanite koosoleku päevakorda järgida ja ootate kõigi täit tähelepanu. Mainige, et koosoleku lõpus on päevakorras aega küsimuste ja arutelude jaoks.Jätke ära sülearvutid ja dokumendid, mis ei ole koosolekuga seotud.Nutitelefoni kasutamine koosoleku ajal meili kontrollimiseks võib mõnikord olla kasulik. Kuid hoidke telefonid eemal, kui neid pole vaja.
18
Kontrollige tuba iga 10 minuti järel. Kohtumised võivad mõnikord olla pisut tüütud ja inimese keskmine tähelepanuvõime on umbes 10 minutit. Kõigi kaasatud hoidmiseks võtke ühendust kõigi ruumisolijatega, et veenduda, et nad on tähelepanelikud ja jälgivad. Võtke aeg-ajalt hetk, et küsida näiteks: “Kuidas kõigil läheb? Kas teil on küsimusi?” See annab teile võimaluse näha, kui kaasatud on ruumis viibivad inimesed, ja see teeb inimestele ka rõõmu, kui nad teavad, et vaatate neid ja räägite nendega.