Suure sündmuse kokkupanek võib alguses tunduda üle jõu käiv. Alates toidust kuni toimumiskohani on lihtsalt nii palju asju, millega peate arvestama! Õnneks on ürituse korraldamine palju lihtsam, kui annate oma ülesannetele palju aega ja ruumi, et neid ükshaaval lahendada. Samuti aitab see, kui teil on töökaaslased või sõbrad, kes teid teatud ülesannete täitmisel aitavad. See kõik on siiski seda väärt, kui näete oma külaliste nägudel naeratusi, kui nad suurel päeval esinemispaika astuvad!
1
Määrake, kui palju külalisi teil üritusel on. Arvestage ettevõtte üritusel osalevate töötajate arv või koostage nimekiri kõigist kutsutavatest sõpradest. Kui müüte pileteid avatud üritusele, hinnake, kui palju inimesi piirkonnas võib sellest huvitatud olla, lähtudes nähtud sarnaste sündmuste mahust. Kui teil on aimu, kui palju inimesi võib kohale tulla, saate aru, milline peab olema toimumiskoha suurus. Kui korraldate autonäitust või konverentsi, sõltub kohaletulnud inimeste arv sellest, kui palju inimesi kõlarid, ettevõtted või müüjad, mille saate lukustada. Võib-olla soovite kõigepealt eelarve kokku panna ja sealt alustada.
2
Alustage ürituse üksikasjade planeerimist 6-12 kuud ette. Koha leidmine, toitlustaja väljaselgitamine ja külalistele kutsetele vastamiseks aega võib võtta palju aega. Kuna ürituste planeerimine ei ole teie täiskohaga töö, peate andma endale pehmenduse, et kõik need asjad välja mõelda. Isegi väiksema sündmuse puhul andke planeerimiseks aega vähemalt 6 kuud. Massiivsed sündmused võivad nõuda vähemalt aasta pikkust planeerimist. Kui kutsute ainult 25–100 inimest, vajate ettevalmistusteks vähem aega. Andke endale sobiva ruumi ja müüjate leidmiseks aega vähemalt 6 kuud. Kui pühendate kogu oma aja ürituse planeerimisele ja teil pole eelarvepiiranguid, saate suure ürituse kokku panna 2–3 nädala jooksul pärast koha leidmist. Reaalsus on see, et enamik inimesi korraldab üritusi vabal ajal ja võtab seda siiski ükshaaval.
3
Looge ülesannete loend või ajaskaala, et hoida end korras. Sündmuse jaoks ülesannete loendi koostamine on parim viis veendumaks, et midagi ei unustaks. Kui kavatsete tellida abi planeerimisel (mida peaksite), looge jagatav dokument või põhiloend, millele kõigil on juurdepääs. Hoidke kõik oma kviitungid, sissemaksed ja dokumendid ühes kaustas koos ülesannete loendiga, et hoida ennast korras.
4
Enne sündmuse üksikasjade kinnitamist määrake oma eelarve. Vaadake läbi oma isiklikud rahaasjad või istuge oma töötajate või perega maha ja tehke kindlaks, kui palju raha saate üritusele kulutada. Kui plaanite üritust koos teistega, rääkige sellest teemast varakult, et kõik saaksid kulutada samal lehel. Ärge lootke liiga palju piletimüügile, annetustele või abile. Mida rohkem saate enne tähtaega katta, seda parem.Kui korraldate kogukonna või heategevusüritust, võtke sponsorite leidmiseks ühendust kohalike ettevõtetega. Eelarve peaks põhinema sündmuse suurusel ja ekstravagantsel üritusel. saada. Väikese peo madalas võtmes kohas saab kokku korraldada 300–400 dollari eest. Massiivne mitme esinejaga konverents uhkes kesklinna banketisaalis võib maksta 80 000–100 000 dollarit.
5
Ürituse jaoks ruumi leidmiseks võtke ühendust ja külastage kohti. Otsige veebist, et leida oma piirkonnas kohti. Sõltuvalt teie sündmusest võiksite kaaluda pulmapaiku, muuseume, banketisaale, hotelle või ülikooli ruume. Võtke ühendust kohtadega, mis tunduvad paljutõotavad, tehke oma ruumis ringkäik ja selgitage välja, milline on nende saadavus. Kui leiate ruumi, mis näeb õige välja ja on teie aja jooksul saadaval, lukustage kuupäev, makstes tagatisraha. Enamiku kohtade jaoks peate tasuma tagatisraha. Tavaliselt on see 15-30% koguhinnast. See erineb siiski erinevatest kohtadest. Lastesõbraliku kogukonnaürituse jaoks võtke ühendust kohalike kirikute, koolide ja kogukonnakeskustega. Need kohad pakuvad sageli ruumi vabatahtlikult või rendivad selle odavalt välja. Mõned kohad teevad teie eest kogu kaunistamise ja toitlustuse. See on suurepärane valik, kui soovite tööd vähendada.
6
Valige vorming sündmuse eesmärgi alusel. Kui eesmärk on oma töötajaid tähistada, eelistavad nad tõenäoliselt tantsimist, jooke ja muusikat. Kui proovite tõsta teadlikkust heategevusliku eesmärgi nimel, on teil tõenäoliselt kasu peaesinejast või paneelist, kes sellel teemal räägiks. Valige sündmuse vorming selle põhjal, mida proovite saavutada. Teie eesmärk võib olla meelelahutus, teavitamine, raha teenimine või teadlikkuse levitamine. See sõltub täielikult sellest, mida proovite teha. Lõppkokkuvõttes valitud müüjad sõltuvad vormingust. Tõenäoliselt võite otsida messil toidu müümiseks väikeettevõtteid, kuid piduliku peo jaoks peate toidu ise ostma.
7
Lisage teema, kui üritus on meelelahutuslik või hariv. Teema ei ole nõue, kuid võite rõhutada konkreetset teemat või ideed, et suunata sündmuse turundust, sisustamist ja vormingut. Teema annab teie külalisele ka aimu, mida sündmusel oodata. Pange teema nimi kutsetele ja turundusmaterjalidele. Teie teema ei pea olema keeruline. See võib olla midagi nii lihtsat nagu “Töötajate tähistamine” või “Hästi tehtud töö”. Hariva ürituse teemaks võib olla “Võim õppimises”, samas kui heategevusüritusel võiks olla teema nagu ” Võitlus kliimamuutustega.â€
8
Koostage sündmuse päevakava või tegevuste ajakava. Kui teil on idee, kuidas teie sündmus välja näeb, võite alustada sündmuse enda tegeliku ajakava koostamist. Määrake õhtusöögi, kõnede, tantsu või kokteilitunni ajakava. Otsustage, kas soovite kaasata vitriine või auhindu. Teil ei ole vaja kindlat päevakava millegi nagu peo jaoks, kuid iga ametliku sündmuse jaoks peab tõenäoliselt olema ajakava. Pulmade puhul on päevakava üsna lihtne: tseremoonia, kokteilitund, õhtusöök ja tants . Teil on aga palju rohkem vabadust avatumate sündmuste jaoks. Kui tegemist on autonäituse või peoga, ei pea te ilmtingimata ajakava koostama, sest külalised saavad end lõbustada. See on siiski täiesti teie otsustada. Pole hullu, kui teie esialgne päevakava muutub asjade arenedes. See on rohkem tunde loomine selle kohta, kuidas sündmus välja näeb.
9
Kujutiste kujundamine ja printimine ametlikuks sündmuseks. Kinnise ametliku sündmuse puhul peate saatma ametlikud kutsed. Kas kujundage kutse ise või palkage disainer, kes seda teie eest teeb. Lisage kuupäev, koht, riietuskood, külaliste piirangud ja muu oluline teave, mida teie külalised vajavad. Printige kutsed professionaalselt välja ja saatke need välja vähemalt 3–6 kuud ette. Printige ka ümbrikud, kui soovite professionaalsemat välimust.
10
Saatke välja e-kutsed või lihtsad kutsed rahulikuks peoks või koosviibimiseks. Kui see pole tõsine sündmus ja kutsute lihtsalt peoks palju inimesi kokku, on teil inimeste kutsumisel palju vabadust. Soovi korral saate kujundada paberkutsed või saata veebis lihtsa kutse. Saate inimestele ka lihtsalt teksti kaudu individuaalselt teada anda, kui see on mõeldud ainult 50–100 inimesele.
11
Kasutage sotsiaalmeediat, et kutsuda avalikkust avatud ürituse jaoks. Kui keegi saab tulla või kui müüte pileteid, on paberkutse saatmine ebaefektiivne viis. Selle asemel looge Facebooki sündmus ja avaldage sündmus oma teistel sotsiaalmeedia platvormidel. Jagage postitusi avalikult ning julgustage oma sõpru ja perekonda sama tegema. Kui ahvatlete konkreetse piirkonna või demograafilise olukorra kohta, pange flaiereid või plakateid üle kogu piirkonna. See on hea idee kolledžiürituste või kohalike kontsertide jaoks.
12
Reklaamige oma sündmust, kui müüte pileteid või palkate esinejaid. Nende sündmuste puhul võtke ühendust kohalike raadiojaamadega, et näha, kui palju maksma läheb, et sõna levitada. Kui tegemist on naabruskonna või kolledži üritusega, pange üles flaiereid ja kaaluge oma kohalikus ajalehes reklaami avaldamist. Nii meelitate võimalikult laia vaatajaskonda, et rohkem inimesi kohale tuleks. Suurema kommertsürituse, näiteks autonäituse või messi jaoks looge veebisait, et müüa pileteid ja reklaamida oma sündmust. Kaaluge oma veebisaidi reklaamimist sotsiaalmeedias või populaarsetel veebisaitidel.
13
Kui võimalik, kasutage ülejäänud ülesannete delegeerimiseks abi. Suure ürituse kokku saamine on palju tööd. Kui võimalik, kutsuge 3–5 töökaaslast, lähedast sõpra või pereliiget mõne muu ülesande täitmiseks. Määrake eraldi inimesed, kes vastutavad toitlustamise, kaunistamise, kutsete, külalisesinejate või muusika eest. Delegeerimise viis sõltub täielikult sündmuse tüübist, kuid töö eraldamine muudab selle palju paremini juhitavaks. Kui valite selle, millele keskendute, valige sündmuse kõige olulisem element. Konverentsi puhul on need tõenäoliselt esinejad. Pulmade jaoks on see tõenäoliselt fotograaf, toitlustus ja fotograafia. See sõltub tõesti sellest, millist tüüpi üritust te korraldate.
14
Kui see kestab üle 2 tunni, korraldage sündmus oma sündmuse jaoks. Kui teie üritus ei kesta kauem kui 1-2 tundi, võite toidu vahele jätta. Enamiku tavaürituste jaoks soovite tõenäoliselt palgata toitlustaja. Võtke ühendust piirkonna toitlustusettevõtete ja restoranidega, et leida keegi, kes suudab teie võõrustatavate külaliste arvuga hakkama saada. Enamik toitlustusettevõtteid katab ka serveerimise ja esitlemise, mis muudab asja oluliselt lihtsamaks. Lühema ürituse jaoks saate ikkagi toitlustuse, kuid paljud inimesed tulevad kohale, plaanivad süüa pärast või kõhutäis enne tähtaega. kui soovite üritusel alkoholi, peate hankima eraldi baarmenid.
15
Palga vajadusel mööbli ja disainiga tegelema üritustegrupp. Kui üürite avatud ruumi, kus ei ole mööblit, peate rentima mööbli ja kaunistused. Lihtsaim viis seda teha on palgata üritustega tegelev ettevõte, kes tegeleks kaunistuste, laudade ja toolidega. Vastasel juhul peate ise hunniku mööblit tassima ja üles seadma, mis võib tõesti valus olla. Suuremate konverentside korraldamiseks proovige neid ülikoolis korraldada. Koolides on sageli auditooriumid või mööbel, mida saate kasutada. Kui palkate messile müüjaid, paluge müüjatel võimalusel kaasa võtta oma kabiinid, istekohad ja materjalid.
16
Ürituse päeva korraldamiseks kutsuge ürituse koordinaator. Soovi korral saate seda ise teha, kuid see on lõbusam, kui saate üritust nautida. Otsige veebist või võtke soovituste saamiseks ühendust kohaga. Palgake pärast nendega kohtumist sündmuste planeerija ja edastage müüja teave ja üksikasjad. Nad hoolitsevad selle eest, et teie üritus kulgeks plaanipäraselt ja lahendavad kõik sündmuse päeval tekkida võivad probleemid. Võite palgata sündmuse koordinaatori, kes teeb kõik selles artiklis loetletud teie eest, kuid nad võtavad sõltuvalt sellest tavaliselt tuhandeid dollareid. teie sündmuse suuruse kohta.
17
Kui soovite üritusel muusikat, võtke kaasa DJ või bänd. Kui korraldate foorumit või konverentsi, pole see oluline. Kui korraldate pulma, pidu või muud suurt üritust, peate kindlasti hankima DJ või bändi. Otsige veebist, et leida hea hinnangu saanud DJ või bänd, kes teie piirkonnas esineb. Kohtuge DJ või bändiga, et näha, millisele muusikale nad on spetsialiseerunud. Kui olete oma esinemispaigale muusika leidnud, lukustage need oma kohtinguks. Tõenäoliselt peate DJ või bändi eest maksma tagatisraha; see on sageli 10-20% nende koguhinnast. Pulmade puhul töötab sageli ka DJ. Kui tants või muusika ei ole sündmuse põhielement, kaaluge esitusloendi koostamist ise. Valige midagi pehmet, näiteks džäss, instrumentaalmuusika või klassikaline muusika. Laske esitusloendil töötada ja hoidke helitugevus sündmuse ajal madalal.
18
Palgake võõrustaja ja kutsuge foorumile või konverentsile esinejaid. Saate palgata võõrustaja, otsides veebist professionaalseid emtseesid, või lasta seda enda eest teha lähedasel sõbral, kes oskab hästi rääkida. Kui teil on ka teisi esinejaid, võtke varakult ühendust meili teel, et näha, kas nad on sündmusest huvitatud. Akadeemiliste konverentside jaoks võtke ühendust selle teemaga tegelevate professorite või autoritega. Võrgustikuürituste jaoks kutsuge peakõnede pidamiseks abi inimestelt, kes on teie ärivaldkonnas edukad. Püüdke alustada sellega võimalikult varakult. Inimestel võib vastamiseks kuluda paar nädalat ja paljud potentsiaalsed esinejad ei pruugi olla saadaval. Lukustage võõrustaja varakult, et tagada selle olulise elemendi eest hoolitsemine. Kelle te üritusel esinema palkate, sõltub täielikult teie korraldatava sündmuse tüübist. Võite jääda professionaalide ja ekspertide juurde või luua foorumilaadse paneeli, mis on täis inimesi, kes soovivad koostada oma CV-d või reklaamida oma tööd. Tavaliselt peate esinejatele maksma, kui see pole eriti tuntud sündmus. Kui te ei saa tuntud eksperte, võite tõenäoliselt vabatahtlike otsimisest pääseda.
19
Kui toote üritusele inimesi, korraldage transporditeenus. See on olulisem, kui lennutate inimesi linnast välja. Transpordi hotellist toimumispaika korraldamiseks võtke ühendust limusiini-, transpordi- või taksoteenusega. Te ei pea seda tegema, kuid see on suurepärane viis veendumaks, et teie külalised leiavad koha üles ja tunnevad, et nende eest hoolitsetakse. Kui võõrustate, saate rentida bussipargi, et sõita edasi-tagasi vastuvõtupunkti. üritus suurel banketisaalil või staadionil väljaspool suurlinna.