Genealoogia on inimese esivanemate uurimine ning see võib olla põnev ja rahuldust pakkuv viis enda ja oma päritolu kohta rohkem teada saada. Genealoogiliste uuringute tulemuseks on aga sageli kuhjade kaupa dokumente, kirju, fotosid ja ärakirju ning nende korrashoidmine võib olla väljakutse. Köitjad on suurepärane viis dokumentide korrasoleku ja ligipääsetavuse hoidmiseks. Jagage oma dokumendid failidesse vastavalt sellele, millisele sugulasele need kuuluvad, seejärel rühmitage need põlvkondade kaupa või järjestage perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras.
1
Alustage loendist, mis sisaldab teid ja kõiki õdesid-vendi ja esimesi nõbu. See on kõige värskem põlvkond. Kui teil on õdesid-vendi, kasu- või poolõdesid või nõbusid, lisage nad oma loendisse. Isegi kui teil pole neil veel ühtegi plaati, võib olla hea neile koht teha juhuks, kui midagi omandate, et te ei peaks hiljem ümber korraldama. Kui kaasate nooremat põlvkonda, nt. oma lapsed või õetütred ja vennapojad, koostage ka neile eraldi nimekiri. Nende dokumendid lähevad esmalt köitjasse.
2
Koostage nimekiri vanematest, tädidest ja onudest. See on teie vanemate põlvkond. Võite kaasata oma vanemad, nende õed-vennad ja isegi nende nõod, kui teil on nende kohta kirjeid. Teie otsustada, kes sellesse nimekirja kantakse, kui nad on samast põlvkonnast: abielu järgi sugulased, sugulaste endised abikaasad, sugulaste pool- või kasuõed jne.
3
Kirjutage üles kõigi vanavanemate ja nende õdede-vendade nimed. See loend võib hõlmata kõiki teie vanavanemate põlvkonna esindajaid, kelle kohta teil on andmeid, sealhulgas teie vanavanemate õdesid-vendi ja nõbusid. Võimalik, et soovite edetabelite või sugupuude koostamiseks üles kirjutada kõik teadaolevad nimed, olenemata sellest, kas teil on kirjeid. Kui teil on andmeid kellegi kohta, kes on väljaspool teie vanavanemate põlvkonda, koostage nende jaoks põlvkondade kaupa eraldi loendid.
4
Järjesta iga loend perekonna ja seejärel vanuse järgi. Iga loendi esimesed liikmed peaksid olema teiega kõige lähemalt seotud liikmed (õed-vennad, vanemad, vanavanemad) ja ülejäänud peaksid olema korraldatud vanuse järgi. Näiteks teie vanemate põlvkonda kuuluksid kõigepealt teie vanemad, seejärel teie vanim tädi või onu, seejärel vanim järgmine ja nii edasi.
5
Asetage abieluga sugulased nende abikaasa kõrvale. Kui kaasate oma uurimistöösse abielus olevaid sugulasi, sisestage selguse huvides nende toimik vahetult nende abikaasa oma järele. Parem on mitte ühendada abikaasasid ühte faili, kuna võite hiljem leida rohkem teavet ühe või mõlema kohta. Kui ühel teie sugulastest on olnud mitu abikaasat, asetage nende toimikud kronoloogilises järjekorras otse selle sugulase järele, kellega nad abiellusid. . Näiteks asetataks teie onu esimene naine teie onu järgi ja tema teine naine.
6
Asetage põlvkonnarühmad kronoloogilises järjekorras. Võib-olla soovite sortida oma põlvkonnad kasvavas järjekorras, alustades noorimast põlvkonnast ja liikudes tagasi. Võite alustada ka vanimast teadaolevast põlvkonnast, kuid peate ümber korraldama, kui leiate lõpuks kirjed veelgi vanema esivanema kohta. Soovi korral võite anda igale põlvkonnale oma sideaine, kuid võite avastada, et mõned põlvkonnad ei tee seda. t ei mahu ühte sideainesse või mõned ei ole sideaine täitmiseks piisavalt suured.
7
Põlvkonnarühmade visuaalseks eristamiseks kasutage värve või numbreid. Värvide kodeerimine või igale failinimele numbri lisamine võib olla kasulik viis lühidalt näha, milline põlvkond on kumb. See võib olla ka hea viis põlvkondadevahelise korra säilitamiseks, kui otsustate hiljem ümber korraldada teist süsteemi kasutades. Näiteks kui teil on failid 3 põlvkonna kohta, võite nummerdada vanima põlvkonna 1, järgmise põlvkonna 2 ja noorima põlvkonna. üks 3. Iga failinimi peaks seejärel algama numbriga, mis näitab, millisesse põlvkonda see kuulub. Kui arvate, et võite lõpuks lisada vanemaid või nooremaid põlvkondi, võib värvikodeerimine olla parem süsteem. Näiteks kui muudate kõik vanavanemate põlvkonna failid roheliseks, on neid lihtne ühe pilguga tuvastada.
8
Tehke nimekiri kõigist sugulastest, kelle kohta teil on andmeid. Faile perekonnanime järgi korraldades ei ole vaja ruumi jätta sugulastele, kelle kohta sul veel infot pole, sest neid on hiljem lihtne sisestada. Kui olete oma suguvõsamaterjalid läbi sorteerinud, koostage nimekiri kõigist sugulastest, kellega need on seotud.
9
Sorteerige sugulased perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras. Kui teil on täielik nimekiri sugulastest, kellele faile koostate, järjestage need nende perekonnanime järgi. Lihtne viis seda teha on nimede tippimine Wordi dokumenti, loendi valimine ja vahekaardil Avaleht nupul “Sortimine” klõpsamine. Selguse huvides võiksite hoida erinevaid perekonnanimesid erinevates sidelehtedes.
10
Jagage perekonnanimerühmad asukoha järgi, kui need on eriti suured. Kui uurite oma suguvõsa mitut haru ja need asuvad mitmes kohas, võib abi olla sugulaste alamkategooriate loomisest, millel on ühine perekonnanimi ja asukoht. Näiteks võite luua 1 rühma Colorado Hendersonide jaoks ja 1 rühma Ohio Hendersonide jaoks. Võite ka hoida iga asukoharühma eraldi sideaines, kuid võite avastada, et teil ei ole piisavalt teave iga rühma kohta, et täita terve side.
11
Järjesta iga alarühma liikmed eesnime järgi. Kui olete kõik oma sugulaste failid jaotanud perekonnanimegruppidesse ja vajadusel asukoha alamrühmadesse, saate need eesnime järgi tähestikulises järjekorras järjestada. Sel moel saate konkreetse pereliikme, näiteks “Zachary Davidsoni” otsimisel minna “Nebraska Davidsonsi” ja otsida “Zachary” all Z.
12
Märkige oma toimikus iga sugulase suhe teiega. Kui jälgite väga suurt perekonda, võib abi olla, kui tuletate endale meelde, kuidas kõik sugupuusse sobivad. Kuna inimese perekonnanimi ei pruugi teile seda teavet anda, võiksite märkida, kuidas ta on teiega seotud, või koostada tabeli iga perekonna haru kohta.
13
Kasutage 3-rõngasköiteid, mille ees ja selgrool on plastiktaskud. Tavaliselt võib neid leida kontoritarvete või koolitarvete kauplustes. Saate printida või välja kirjutada kaanelehe ja seljasildi, et need mahuksid plasttaskutesse, mis aitavad teil tuvastada, mis kaustas on isegi siis, kui see on riiulil või karbis. Kui teil on liiga suuri dokumente (suuremad kui 8,5 11 tolli (22Â cm × 28 cm) võrra), võite soovida osta vähemalt 1 suurema köitja, et need sinna mahuks. Mõõtke poes oma liiga suured dokumendid, et saaksite olla kindel, et ostate õiges suuruses.
14
Hoidke oma dokumente arhiivikindlates plastkilekaitsmetes. Isegi kui kasutate koopiat, ei tohiks te kunagi oma dokumente augustada ega hoida neid ilma lehekaitseteta köitjates. Aja jooksul kuluvad need puudutamise ja valguse käes viibimise tõttu. Selle asemel ostke 3 auguga plastikust lehtkaitsmed, mis on märgistatud kui arhiivikindlad. Mylar D, polüpropüleen, polüetüleen ja Tyvek plastik loetakse arhiivikindlaks. Kui kahtlete, valige siiski midagi, mis on toote etiketil selgelt arhiivikindlaks märgitud.
15
Märgistage iga lehekaitsme üksikasjad sees oleva dokumendi kohta. Kirjutage kleepuvale sildile iga dokumendi kohta igasugune oluline teave, näiteks kes see puudutab, mis tüüpi dokument see on ning millal ja kust see pärit on. Seejärel kleepige silt lehekaitse alumisse nurka, mitte dokumendile endale.
16
Tehke fotodest ja originaaldokumentidest koopiad. Mõned üksused, nagu fotod, sertifikaadid, ajaleheväljalõiked ja kirjad, tuleks kopeerida ja originaale eraldi hoida. Valguse käes viibimine võib dokumente aja jooksul kahjustada, seega on kõige kindlam jätta need esemed arhiivihoidlasse ja panna koopiad hoopis köitjatesse.
17
Hoidke oma sideaineid umbes 70 °C (21 °C) ja 50% niiskuse juures. Äärmuslikud temperatuurid ja niiskus võivad aja jooksul paberit ja fotosid halvendada. Vältige sideainete hoidmist pööningul või keldris, mis võib sageli muutuda väga niiskeks ja kuumaks, eriti suvel. Selle asemel hoidke neid kuskil, mis püsib aastaringselt suhteliselt parasvöötme ja kuivana.
18
Skannige kõik olulised dokumendid ja salvestage need kõvakettale. Ohutuse tagamiseks on kõige parem, kui teil on nii olulistest failidest kui ka füüsilistest failidest digitaalsed koopiad. Salvestage kõik arvutisse sisestatud loendid või diagrammid ja kasutage skannerit muudest olulistest üksustest digitaalsete failide loomiseks. Märgistage need failid selgelt ja salvestage need oma arvuti kõvakettale ja võimalusel ka irdkettale. Hea mõte on kirjutada iga digitaalfaili kohta teabega üles ka “võti” ja salvestada see samasse kohta. .