Reaalajas veebikonverentsi korraldamiseks ettevõtetele või pereliikmetele ja sõpradele on palju võimalusi. Veenduge, et ajakavas ei tekiks külalistega vastuolusid, valides kuupäeva ja kellaaja, mis sobib kõigile asjaosalistele. Veebikonverents ei tohiks olla spontaanne otsus, seega planeerige see hoolikalt. Kui kavatsete kasutada professionaalset veebikonverentsiteenust, küsige soovitusi. Teise võimalusena võite kasutada veebikonverentsi tarkvarapaketti. Kui plaanite korraldada videoveebikonverentsi, veenduge, et igal teie külalisel oleks töötava veebikaameraga arvuti.
Kui kasutate veebikonverentsi tarkvara, saate veebist uurides ja hindu võrdledes parima pakkumise. Lugege arvustusi või paluge oma külalistel programmi proovida ja oma panust avaldada. Kui korraldate igakuiseid reaalajas veebikonverentse, nõuavad mõned teenused kuutasu. Tarkvaraprogrammi peab olema ka lihtne kasutada, eriti neile, kes ei ole veebikonverentsidega alustanud.
Enne oma esimese reaalajas veebikonverentsi korraldamist veenduge, et kõik osalejad on ette valmistatud. Rääkige eelnevalt külalistega, et teha kindlaks, kas neil on installitud ühilduv veebibrauser, mis töötab teie kasutatava konverentsitarkvaraga. Uurige, millised muud arvutinõuded on seotud, ja teavitage oma külalisi.
Enne reaalajas veebikonverentsi toimumist veenduge, et tarkvaras pole vigu ega tõrkeid. Tehke seda, vaadates enne programmi ostmist video demo. Kui teie reaalajas veebikonverents on mõeldud äritegevuseks, peate enne alustamist paberimajanduse, andmete ja muu asjakohase teabe kokku panema, et vältida ebamugavat olukorda, kus peate oma töö otsimiseks konverentsilt vabandama.
Veenduge, et korraldaksite oma veebikonverentsi vaikses kohas. Valige tuba, kus pole segavaid tegureid. See tähendab, et konverentsi toimumise ajal ei viibi piirkonnas lärmakaid lapsi ega lemmikloomi.
Oluline on tagada kõigi konverentsil osalejate turvalisus ja ohutus. See tähendab, et arvutisse on installitud hea viiruse- ja nuhkvaratõrjeprogramm. Kui teil on tulemüür installitud, peate võib-olla muutma sätteid, et konverentsitarkvara blokeeringu tühistada. Mõnel veebikonverentsi tarkvaral võib olla eelinstallitud viiruse- ja nuhkvaratõrje. Et olla kindel, et teie arvutis olemasolevate programmidega pole konflikti, peate võib-olla viirusetõrjeprogrammi keelama.