Kui töötate ettevõttes või koolis, kus peate töötama mitme kliendi või projektiga, on õige failisüsteem ülioluline. Paberite esitamiseks on mitu meetodit, kuid lõppkokkuvõttes peaks teie süsteem peegeldama teie vajadusi. Parim viis tõhusaks süsteemiks valmistumiseks on varuda paar päeva ainult organisatsiooni kallal töötamiseks.
1
Koguge kokku kõik oma materjalid. Enne õige süsteemi seadistamist peate koostama kõik oma paberitööd. Vaadake läbi kõik kohad, kus teil võib olla paberitööd, ja asetage need kõik ühte hunnikusse. Kulutage aega veendumaks, et saate kogu aktiivse ja mitteaktiivse töö korralikult arvesse võtta.Planeerige aeg varem, vabastades oma paberitega töötamiseks ruumi.Kui kohandate kellegi teise paberitööd uude failisüsteemi, eemaldage kõik dokumendid praegune süsteem. Teil on parem käsitleda kõiki dokumente ja valmistuda uueks süsteemiks.
2
Vaadake läbi kõik dokumendid. See on protsessi raskem osa, kuid see on ka otsustav samm organiseerituse poole. Eraldage kõik failid nende sisu alusel, nagu pangaväljavõtted, krediitkaardiarved ja hüpoteegimaksed. See võib tunduda tüütu, kuid tehke kindlaks, millega te töötate, uurige kõiki oma hunnikus olevaid dokumente. Te ei pea iga paberit läbi lugema, kuid lühike ülevaade aitab teil sellest välja tulla. Postitatud märkmed on kasulikud oluliste märkimiseks. paberid, millele teate, et peate aega kulutama.
3
Paigutage vaiad. Kui hakkate oma pabereid sorteerima, oleks kasulik hoida seotud paberid koos. Võite paigutada kõik “Nickelbacki” kliendiga seotud paberid ühte hunnikusse. Teine näide on kuhjata oma tööd kuude kaupa. Kronoloogilise järjestuse tundmine võib olla kasulik teie esitamisvajaduste jaoks. Määrake paberitöö sorteerimisel prioriteedid. Millal kui näete erakordselt olulisi pabereid, asetage need vastava hunniku otsa.
4
Vähendage oma äranägemise järgi. Teine hunnik, mille saate luua, on prügihunnik. Te ei pea hunnikut oma pabereid minema viskama, kuid peaksite ebaolulised paberid teistest hunnikutest eraldama. Võite isegi luua mitmesuguse hunniku, kuhu juhuslikud paberid võiksid minna. Kui olete 100% kindel, et te ei vaja paberitööd ja te ei saa joonistada elujõulist linki mõnele muule dokumendile, visake need ära. Küsige oma ülemustelt, kas teil on lubatud midagi ära visata, enne kui midagi ette võtate.
5
Kasutage manila kaustu. Hoidke asjad enda jaoks lihtsad, kasutades odavaid manila kaustu. See ei kahjusta teie raha ja võimaldab teil kasutada mis tahes soovitud failisüsteemi. Manila kaustade paki saate igast kontoritarvete poest.
6
Viige oma vaiad üle. Kasutage kaustade jaoks juhisena varem loodud hunnikuid. Veenduge, et ka iga kausta sisu oleks korrastatud. Saate korraldada faili sisu iga paberi tähtsuse või kronoloogia alusel. Vältige faili sisu järjestamist tähestiku järgi. Tähestikuline korraldus toimib failirühmade korraldamisel tõhusamalt. Kaustade täitmise ajal asetage manilakaustad kartoteekappi.
7
Kasutage tähestikulist failisüsteemi. Tähestikuline failisüsteem toimib hästi siis, kui teil on vaja hankida inimeste, klientide, autorite nimesid, filmide, raamatute nimesid jne. Kui kasutate termineid, mida on lihtne hankida, on tähestikuline failisüsteem sageli kõige lihtsam kasutada. Parim viis failide esitamiseks ja toomiseks on iga faili sildistamine. Manila kaustadel on lisakaart failide sildistamiseks, mis muudab teie otsinguprotsessi lihtsamaks.Klientidega tegelemisel on tõhusam perekonnanime järgi tähestikuline järjestamine.Kui teil on palju faile, kaaluge korraldamise hõlbustamiseks tähtede osade loomist. . Sektsioonide jagajad on suured ja sisaldavad lihtsalt ühte tähte. Saate tähed jagada ka paarideks, näiteks “A-D†või “F-K.â€
8
Kasutage aktuaalset tellimust. Kui töötate või õppite erinevates ainevaldkondades, võib aine või teemade järjestus olla teabe hankimiseks väga kasulik viis. Näiteks kui õpid õigusteadust, võiksid sul olla teemapealkirjad lepingud, riigiõigus, deliktiõigus, haldusõigus, rahvusvaheline õigus jne. Parim viis päevakajalise teabe korrastamiseks on läbi rubriikide jagajate. Märgistage oma jaotise jaoturid sisu põhjal, näiteks “Administraatori seadus”. See süsteem töötab kõige paremini, kui teil on mitu erinevat teemat. Kui ei, siis jääb teile üks või kaks jaoturit ja mitte palju organiseeritud süsteemi.
9
Proovige numbrilist esitamist. Seda tüüpi failisüsteem sobib ideaalselt kuupäevi või numbreid sisaldavate failide jaoks. Näiteks kui teil on arveid, kviitungeid, kuupäevaga sündmusi jne, võib numbrisüsteem muuta süsteemi hõlpsaks uuesti leidmiseks. Selle valiku puhul võite kaaluda ka kuu ja aasta märgistamist. Neile, kes töötavad keskkonnas, kus kasutatakse paberite (nt meditsiinitoimikud, seadusandlikud dokumendid, kohtuasjad jne) nummerdamist, on nummerdamine kasulik otsingumeetod. Kasutage seda süsteemi ainult siis, kui teile on mugav vaadata mitut numbrit ja saate nendelt numbritelt teavet hankida. .Märkige esitamiskaartidele numbrid või kuupäevad ja korraldage nummerdatud väärtuse alusel. Alustage tähega “1” ja laske järgmistel numbritel väärtust suurendada. Kui esitate kuude, alustage jaanuarist ja liikuge järjekorras detsembrisse. Iga kuu jaoturitest on kasu.
10
Kasutage värvikoodi. See sobib suurepäraselt loominguliseks esitamiseks ja on eriti tõhus neile, kellel on hea visuaalne meeldejäävus. See võib aidata erinevatele objektidele ristviiteid värvikoodi alusel. Saate värviga kodeerida mis tahes eelnimetatud esitamistehnikat. Võite kasutada ka organiseerimissüsteemide kombinatsiooni, sidudes värvikoodid mõne teise süsteemiga. Üks lihtsamaid viise oma väljakujunenud täitmismeetodile värvi lisada on esiletõstjate kasutamine. Saate osta igast kontoritarvete poest erinevat pakki esiletõstjaid. Veel üks viis värvikoodide rakendamiseks on kasutada erinevaid värvilisi kaustu.
11
Kasutage sagedussüsteemi. See toimib hästi üksuste puhul, mida kasutate pidevalt, kuid ei tohiks olla iseseisev süsteem. See peab toitama teist süsteemi, näiteks tähestikulist süsteemi. Lisage sageli kasutatav teave oma arhiiviala grupeeritud ruumi, et seda saaks kiiresti kätte saada, näiteks arhiivikapi sahtli esiosas. Peate olema ettevaatlik, et seda süsteemi kasutades ei läheks korratuks. Praegu töötava projekti esiplaanil hoidmine ei taga alati tõhusat organisatsiooni.
12
Paberid viivitamatult vormistada. Üks viis oma arhiveerimissüsteemi tõhusa töö tagamiseks on esitada paber selle töötlemise ajal. Arhiivisüsteem ei tööta, kui lükkate paberite esitamist edasi. Paberite esitamise harjumus aitab kaasa ka teie tootlikkusele ja töövoogudele.
13
Hoidke oma ruumi ajakohasena. Iga paari kuu tagant peaksite oma failisüsteemi läbi vaatama ja tegema lühikese ülevaate. Te ei pea kõiki oma pabereid üle vaatama nagu algse organisatsiooni puhul. Kontrollige kõiki faile ja veenduge, et kõik on korraldatud ja õiges kohas. Pärast esimest paari kuud võite ka mõelda, kas teie valitud süsteem töötab teie jaoks.
14
Puhastage oma ruum. Kord aastas peaksite oma tööruumis suurema puhastuse tegema. Teil võib olla mõnda faili, mida kasutate regulaarselt, kuid nüüd peaksite läbi vaatama ka teised failid, mida kasutate vähem. Avage failid, mida kasutate vähem, ja lugege läbi kõik oma dokumendid, et näha, kas seal on tarbetut paberitööd. Võtke kõik failid välja ja pühkige akukapp niiske pesulapiga, et eemaldada kogunenud tolm.