Raha kogumise õhtusöögid on proovitud ja tõeline viis oma eesmärgi jaoks raha kogumiseks, olenemata sellest, kas olete kirik, kool, mittetulundusühing või poliitiline kandidaat. Kuigi suurus ja kulud võivad sündmuseti erineda, jäävad põhialused samaks. Sündmusest maksimumi saamiseks peate hoolikalt planeerima, arukalt reklaamima, olema valmis tõrkeotsinguks ja kindlasti ära kasutama sündmuse tekitatud hoogu.
1
Seadke oma eesmärk. Otsustage, kui palju soovite tõsta, st puhaskasum pärast kulude mahaarvamist. Eesmärgi otsene sidumine selge eesmärgiga muudab inimeste osalemise lihtsamaks. Võib-olla kogute raha, et katta oma lasteaia uue katuse kulusid või saata Hiinasse misjonär. Ärge koguge ainult raha. Tõstke seda põhjusega. Esmalt otsustage konkreetne asi, mida proovite saavutada, ja seejärel analüüsige, kui palju see maksab. Kui kogute raha näiteks uue katuse jaoks, peaksite projekti maksma töövõtjatega. Kui kogute raha lasteaia üldkulude katmiseks, peaksite eesmärgi seadmiseks teadma kogukulusid (eelmise aasta, millele lisanduvad eeldatavad lisakulud järgmisel aastal) ja kogu eeldatavat tulu (õppemaks). konkreetne, mõõdetav ja saavutatav. Viimane neist on oluline. Seadke kõrged eesmärgid, kuid olge realistlik nende saavutamise suhtes. Mitte kõik, keda kutsute, ei osale teie raha kogumise õhtusöögil. Kui teil on oksjon, ei müüda kõike. Enne hinna määramist uurige või küsige ringi, et teha kindlaks, kui palju inimesed on nõus piletite eest maksma. Te ei taha inimestele hindu määrata, kuid soovite ka olla kindel, et saavutate oma eesmärgid.
2
Seadke oma meeskond. Sõltumata teie ürituse ulatusest peate määrama töötajad või vabatahtlikud õhtusöögi erinevate osade koordineerimiseks:Kutsed ja turundus;Müük ja annetusedAsukoht ja dekoratsioonidToit ja toitlustusMeelelahutusEriüritused (oksjon, küpsetiste müük jne)Pakkuge ja jagage tänukirjad.
3
Moodusta vastuvõtva komitee. Kui juhite kõrgetasemeliste annetajatega sihtasutust või mittetulundusühingut, võiksite kutsuda üles jõukaid annetajaid, ärijuhte ja kohalikke kuulsusi, et nad moodustaksid “vastuvõtva komitee” – inimesed, kes panustavad üritusele suuri summasid. ja julgustage ka teisi seda tegema. Püüdke esmalt jõuda inimesteni, kes on varem tundnud huvi selle vastu, mida teie õhtusöök rahastab. Helistage või kohtuge nendega, et arutada sündmust, miks see on oluline ja kuidas nad saaksid abi. Kaasake kindlasti ka peamised sidusrühmad, näiteks teie üritust sponsoreeriva ettevõtte juht. Kuigi teie komitee on peamiselt suunatud annetuste kogumisele, aitab see luua allkomiteesid, millel on selgelt määratletud ülesanded – vabatahtlike värbamine, raha kogumine ja sponsorlus, meelelahutus – nii, et komitee liikmed tunneksid end kogu ürituse omavanuses, tundmata end liigselt koormatuna.
4
Looge eelarve. Te ei saa otsustada, kui palju piletite eest tasu võtta või kui palju täiendavaid tegevusi vajate (oksjonid, küpsetiste müük jne), kuni pole teada oma eelarvet. Loetlege kõik kulud, näiteks:Personal.Kutsed.Ruumi rentimine.Toitlustus.Meelelahutus.Transport.Turvateenused.Kommunaalkulud.Lisa ettenägematute kulude eest.
5
Valige ruum. Kui valmistate ise toitu, vajate juurdepääsu kuhugi, kus on köök. Koolid või kirikud saavad üritust korraldades raha säästa. Huvitavate seadetega mittetulundusühingud, nagu loomaaiad ja raamatukogud, peaksid samuti mõtlema majutamise peale. Enamiku õhtusöögi rahakogujate jaoks soovite siiski ruumi rentida. Üürimisel esitage kindlasti järgmised küsimused: kas koht pakub mittetulundusühingutele soodusmäärasid? Kas nädalapäevi on pind odavam? Kui olete paljude liikmetega suur mittetulundusühing, küsige, kas nad on nõus annetada ruumi tasuta reklaami eest teie reklaammaterjalides (e-kirjad, flaierid, Facebooki leht jne).Kas müüja kaalub mittetulundusühingute puhul loobumist sellistest kuludest nagu turvalisus, puhastus jne? Kas nad on nõus andma teatud protsendi toidu või alkoholi vahekaart tagasi teie põhjuse juurde?
6
Otsustage toidu üle. Kas kavatsete üritust toitlustada või teha ise? Kas see on Rootsi laua stiilis või istumissöök? Kas tuleb kõrb? Kohvi? Alkohol? Pidage meeles, et mida rohkem kulutate toidule, seda rohkem peate piletite eest maksma, kui soovite oma raha kogumise eesmärgid saavutada. Lauateenindus on formaalsem, kuid ka aeganõudvam ja kulukam. Rootsi laud on vähem formaalne ja odavam. Ise toidu valmistamisel kaaluge paljudele inimestele hõlpsasti valmistatava eine, näiteks spagetid salati ja küüslauguleivaga või hamburgerid ja köögiviljaburgerid salatiga. Kui külalised toovad magustoidu, säästate aega ja raha. Toitlustamise korral küsige, kas kohalikud restoranid kaaluvad annetuse asemel tasuta toitlustamist. Mainige, et see on nende ettevõttele suurepärane reklaam. Samuti peab teil olema plaan, mida teha toidujääkidega. Kaaluge selle annetamist.
7
Mõelge meelelahutuse lisamisele. Kallite õhtusöökide puhul võiksite kaaluda elavat muusikat ja võib-olla ka kõnelejat. Bänd sobib hästi ka kirikutele või koolidele, kuid kaaluge ka tasuta talentide kasutamist – talendisaadet, koolibänd või kirikukoor.
8
Kaaluge õhtusöögi kombineerimist oksjoni või küpsetiste müügiga. Eelkõige võivad oksjonid tuua palju lisaraha, kuid need nõuavad tööd. Kohalikelt ettevõtetelt annetuste kogumiseks vajate oksjonikoordinaatorit. Kaaluge koolide ja kirikute puhul ka seda, et vanemad või liikmed annetaksid oma oskusi või valmistaksid ise esemeid, näiteks kinkekorve.
9
Tunne oma publikut. Kas see on lai kutse – kogu kirik, kool või linn? Või keskendute mõnele konkreetsele rühmale – koguduseliikmetele, kes on teinud suuri annetusi, koolis klassi või klassi, või teie projektiga seotud inimestele? Publiku tundmine aitab teil otsustada, kus oma üritust korraldada ning millist toitu ja meelelahutust valida.
10
Suust suhu. Koolide ja kirikute jaoks on see lihtsaim ja tõhusaim reklaamivahend, kuna teie liikmed/õpilased on teie ees vähemalt kord nädalas. Rääkige neile eelseisvast korjandusest ja sellest, miks see oluline on. Proovige rääkida mõjuvat lugu. See on parim viis panna inimesi sõna levitama. Sündmuse loona raamimine köidab kõige paremini tähelepanu. Alustage vajadusest, mille poole pöördute, ja selle konkreetsest näitest, enne kui asute tasavägise enda juurde. Näiteks: Eelmisel nädalal said kõik laste kunstiprojektid märjaks, kui katus lekkis; korraldame raha kogumise õhtusöögi, et koguda raha uue katuse jaoks. See saab olema suurepärane!Kirikute puhul mainige rahakogumist kindlasti jutlustes, piiblitundides ja muudel kirikuüritustel sellele eelnevatel nädalatel. Koolide puhul arutage korjandust kooli koosolekutel ja PTA koosolekutel. Saatke ka informatiivseid flaiereid lastega vanematele koju. Mittetulundusühingute puhul mainige võimaluse korral kindlasti korjandust. Iga vestlus, eriti potentsiaalsete annetajatega, on võimalus teie sündmust reklaamida.
11
Kasutage otsepostitust ja e-posti. Madalama eelarvega raha kogujad võiksid raha säästmiseks e-posti juurde jääda. Kallimate korjanduste puhul saatke hästi toodetud kirjad. Sündmusele eelnevate kuude jooksul saadetud postituste või meilide seeria toimib kõige paremini.
12
Postitage flaiereid ja plakateid lähikauplustes ja avalikes kohtades. Sõna levitamiseks piisab lihtsast flaierist. Postitades rääkige oma sündmusest kindlasti poeomanikele. Suuline levitamine võib olla isegi võimsam kui teie flaier.Kohvipoodides on sageli tahvlid, kuhu saate flaiereid postitada.Kohalikud jaekauplused lubavad teil sageli oma aknale flaiereid panna.Kui tegemist on kiriku või kooliga, postitage flaierid kindlasti territooriumile. mitmes kohas, kus inimesed neid näevad.
13
Kasutage sotsiaalmeediat ja internetti. USA täiskasvanud veedavad keskmiselt 42 minutit päevas Facebookis, 34 Tumblris, 21 Instagramis ja Pinterestis ning 17 minutit Twitteris. Kui soovite inimesteni jõuda, peate olema ka võrgus. Looge Facebooki leht. Saate anda värskendusi, postitada kohast pilte ja korraldada võistlusi, mis panevad inimesi kaasama (kõige nutikam postitus, parim rahakogumise teemaline pilt jne). Kasutage vähemalt Facebooki rakendust Sündmus, et luua oma sündmusele leht ja kutsuda sõpru, kes võiksid sellest huvitatud olla. Alustage ajaveebi. See võtab aega ja vaeva, kuid ajaveeb on suurepärane võimalus rääkida inimestele oma sündmusest ja sellest, mida üritate saavutada, ning ärgitada neid suureks õhtuks. Kaaluge ajaveebi kohustuste väljatöötamist paljudele inimestele, kes kirjutavad iga päev ühe artikli. Säuts. Twitteri ulatus on väiksem kui Facebookil, kuid see võib olla kasulik eelkõige inimeste ajamiseks teie ajaveebi või Facebooki lehele.Ostke reklaame. Otsige kohalikke veebisaite, mis pakuvad odavaid bännerreklaame, või kaaluge sihitud reklaamimist Facebookis. Suurema mõju saavutamiseks kasutage oma reklaame inimeste suunamiseks oma ajaveebi.
14
Reklaamige kohalikes ajalehtedes ja ajakirjades. Eriti naabruskonna sündmuste puhul võib reklaam kohalikus ajalehes olla väga tõhus. Lisage kindlasti põhiteave: kes, mis, millal, kus ja miks.
15
Tehke YouTube’i video. See ei pea olema kunstiteos. Piisab paarist inimesest, kes räägivad, kui oluline on teie eesmärk, või mõnest pildist koos häälega. Link oma Facebooki lehel olevale videole või saatke link ühes oma meiliteates.
16
Saatke kohalikule meediale pressiteade. Andke ajalehtedele, raadiojaamadele, telejaamadele ja ajakirjadele teada, et korraldate sündmust ja soovite kajastust. Esitage palju teavet, et neil oleks sündmust lihtne üles kirjutada. Ka väikestest sündmustest võib sageli ilmuda artikkel kohalikus ajalehes. Suuremad ja kallimad üritused võivad saada rohkem kajastust.
17
Tee plaan. Teil peaks olema ürituste ajakava ja kõik töötajad või vabatahtlikud peaksid teadma, kus nad sündmuse ja tegevuste ajal peavad olema. Veenduge, et olete ka ajastust kõigi müüjatega arutanud. Kaasa võiksite lisada näiteks järgmised asjad: millal müüjad ja vabatahtlikud peavad saabuma, et seadistada. Millal vabatahtlikud kohtuvad enne sündmust, et arutada ja vajadusel harjutada. Millal saabuvad külalised ja kuidas neid tervitatakse, juhatatakse sündmusele. Millal algavad meelelahutus või lisategevused, näiteks oksjonid. Millal algab toitlustus. Millal ja kuidas algab toidukoristus. Millal üritus lõpeb. Kes jääb koristama ja lagunema.
18
Laske tõrkeotsinguks määrata isik. Kõik ei lähe ideaalselt. Kui osalete kõrgetasemelisel rahakogumisel ja proovite rääkida oluliste külalistega, ei taha te samal ajal tõrkeotsingut teha. Kohalikud rahakogumised võivad samuti olla ahistavad, kui kõik muretsevad viimase hetke üksikasjade pärast. Kellelegi selle ülesande määramine muudab kõigi teiste elu lihtsamaks.
19
Tule varakult kohale, et asjad paika panna. Kui valmistate ise toitu või pakute meelelahutust, peate saabuma mitu tundi varem, et alustada toiduvalmistamist ja seadistamist. Kui pakute toitlustamist ja palkate meelelahutust, peavad teie ürituste korraldajad siiski varakult kohale jõudma, et veenduda, et ruum on avatud ja müüjad saabuvad ja seavad end sisse nagu lubatud.
20
Kontrollige, kas kõik on korras. Enne külaliste saabumist peaksite läbima mitmeid kontrolle, et veenduda, et kõik toimib tõrgeteta. Kontrollige: Helisüsteem. Tuled. Sisustus. Number või toolid. Hõbenõud / sööginõud. Esinejate ja toidu valmisolek.
21
Aidake külaliste parki. Peaksite eelnevalt välja mõtlema, kus külalised pargivad. Laske inimesed tänaval liiklust suunama. Üüripindadel toimuvate ürituste jaoks on tore kasutada parkimisteenust.
22
Tervitage külalisi. Laske inimesi väljas postitada, et inimesi sisse suunata. Talviste sündmuste puhul on oluline mantli kontroll või jopede riputamise koht. Loomulikult vajate sissepääsu juures inimesi, kes tervitavad külalisi, võtavad nende piletid ja levitavad programmi, kui see on olemas. Programm mitte ainult ei teavita külalisi sündmuste järjekorrast, vaid on ka suurepärane võimalus teie raha kogumise sõnumit tugevdada. lisades teavet oma põhjuse kohta.
23
Töötage tuba. Soovite kindlasti ära kasutada võimalust rääkida osalejatega oma eesmärgist ja projektidest. Kuigi õhtusöögi eesmärk on raha teenida, on see ka võimalus kasvatada annetajaid. Olge sõbralikud ja tutvustage külalisi üksteisele, kuid ärge kartke küsida ka konkreetselt iga-aastaste lubaduste või eriprojektide võtmist.
24
Püsi õigel ajal. See on hädavajalik. Kui õhtusöök venib liiga kauaks, on see kindel viis külaliste huvi kaotamiseks. Kellelegi tuleks anda ülesandeks õhtusöök õigel ajal käia. See tähendab, et peate alustama õigel ajal, tabama end öösel ja lõpetama õigel ajal.
25
Saada tänukirju. Teie pingutused ei ole õhtusöögi lõppedes lõppenud. Oluline on jätkata annetajate ja vabatahtlike kasvatamist, et nad oleksid edaspidi nõus rohkem aega ja raha andma. Kindlasti saatke kõigile panustajatele, vabatahtlikele ja müüjatele tänukirjad.
26
Andke inimestele teada, kui vahva üritus oli. Parim viis suure rahakogumise korraldamiseks on muuta see iga-aastaseks, et suusõnaliselt oleks aega levida. Alustage kohe valmistumist järgmise aasta korjanduseks, tuletades kõigile meelde, kui suurepärane see aasta oli. Postitage sündmuse fotod Facebooki, Twitterisse või Instagrami. Võtke ühendust kohaliku meediaga ja andke neile teada, kui edukas rahakogumine oli.
27
Tehke pärast õhtusööki lahkamine. Kui soovite, et järgmise aasta üritus oleks veelgi parem, peate sellest õppima. Ürituse juhid peaksid kokku saama järgmisel nädalal, et arutada, mis toimis ja mis oleks võinud paremini toimida. See on eriti oluline selliste organisatsioonide jaoks nagu koolid, kus ei pruugi aasta-aastalt olla samad vabatahtlikud. Õppitu üleskirjutamine võib luua institutsionaalseid teadmisi, mida saate edasi anda järgmistele vanematele.