Kontorifailide korrastamine võib olla keeruline ülesanne, eriti kui teil on palju faile ja dokumente, kuid see ei pea olema valus protsess. Eelneva planeerimine ja failisüsteemi kasuks otsustamine aitab teil faile oma ettevõttele sobivaks korraldada ja tagada, et leiate olulised dokumendid tõhusamalt üles. Kui teie failid on korras, peate failide sellisel säilitamiseks järgima ühtset süsteemi.
1
Loo failikategooriad. Esimene asi, mida teha, kui soovite oma faile korraldada, on otsustada, milliseid peamisi kategooriaid sorteerimiseks kasutada. Erinevat tüüpi kontoritel on erinevat tüüpi kategooriad, kuid üldine süsteem on sama. Peate välja mõtlema süsteemi, mis sorteerib teie failid sisukalt. Näiteks kui töötate advokaadibüroos ja peate korraldama klienditoimikuid, võite sortida juhtumite üldiste tüüpide järgi: kohtuvaidlused, testament, ettevõtte, haldus- ja teised.
2
Seadistage alamkategooriad. Iga üksiku kategooria puhul saate täpsemaks saada, koostades alamkategooriate loendi. Iga üksiku paberitüki, mis tuleb esitada, saab määratleda kahe terminiga – üldkategooria ja seejärel alamkategooria. Näiteks kui loote finantsasjade jaoks failisüsteemi, võib teil olla üldkategooria “Väljuvad Maksed, ja seejärel seadistage hankijate, tarnijate, teenuste, spetsialistide ja halduskulude alamkategooriad.
3
Kasutage värvikoodide süsteemi. See kõlab lihtsalt, kuid see võib olla väga tõhus viis failide korraldamiseks kiireks juurdepääsuks. Otsustage, mitu erinevat kategooriat teie failisüsteemis on, ja seejärel kasutage seda palju erinevat värvi kaustu. Täielikult värviliste kaustade kasutamise asemel võite kasutada tavalisi Manila kaustu ja hankida värvilisi kleebiseid. Seejärel saate kleebised parema nähtavuse tagamiseks kleepida ülemisele vahelehele, kausta servale või mõlemale.
4
Märgistage failid. Igal teie kontori failil on nüüd selge koht, kus olla. Kirjutage silt iga kausta vahekaardile selgelt ja korralikult, et teaksite, kuhu see kuulub. Iga üksiku kausta silt peaks algama üldkategooriaga ja sellele järgnema konkreetne alamkategooria. Näiteks kaustas, mis sisaldab teie hankijatele tehtud maksete kirjeid, oleks silt “Väljaminevad maksed / Tarnijad”. Iga faili sildid tuleks printida võimalikult korralikult ja järjepidevalt. Saate väga lihtsalt osta tarkvarapakette, mis võimaldab teil silte vormindada, et saaksite neid arvutiga tippida ja printida.Kui prindite silte arvutiga, peaksite kasutama ühtset fondi suurust ja stiili. Kui prindite käsitsi, peaksite püüdma olla ühtne ja võimalikult korralik.
5
Sorteeri failid tähestikulises järjekorras. Kui teie failisüsteem on loodud ja olete loonud kõik kaustad, seadke need järjekorda. Peaksite sorteerima üldkaustad tähestikulises järjekorras. Igas üldkaustas peaksid kõik alamkategooriad olema sorteeritud ka tähestikulises järjekorras. Teavet võib sortida pigem kuupäeva kui teemasildi järgi. Kui jah, siis peate ise otsustama, kas on mõttekam sortida failid nii, et ees on uusimad üksused ja liikuda vanimale või vastupidi.
6
Jätke igasse failisahtlisse mitu tolli vaba ruumi. Arhiveerimissüsteemi loomisel peate jätma ruumi failidele kasvamiseks. Aja möödudes saate kahtlemata rohkem pabereid, mida igasse kausta lisada. Jätke failide laiendamiseks ruumi. Vastasel juhul on teil hiljem keeruline ülesanne ruumi vabastamiseks terveid sektsioone või failisahtleid teisaldada.
7
Koguge kokku kõik esitamist vajavad materjalid. Kui alustate paberite kogumisega, mis pole korrastatud ja on segaduses, peate alustama paberite kokkutõmbamisest. Otsige üles töökoht ja koguge kõik ühte hunnikusse. Seejärel saate organiseerimisega tegeleda.
8
Eraldage paberid kahte rühma “tegevuseks” ja “faili esitamiseks”. Esimese sammuna peaksite tegema kausta või hunniku kõige jaoks, mis vajab viivitamatut tegevust. Neid pabereid ei tohiks esitada või te ei pruugi meeles pidada, et teha tööd, mida tuleb teha. Pange see kaust “action” kõrvale, et sellega varsti tegeleda. Seejärel jätkake ülejäänud paberite esitamisega. Korraldage fail “action”. Paberid, millega tuleb kohe tegeleda, tuleks sorteerida väiksematesse gruppidesse, lähtudes sellest, mida pead tegema. Näiteks seadistage sellised alamkategooriad nagu helistamine, kirjutamine, kohaletoimetamine ja maksmine.
9
Võtke iga paber üks kord üles. Esitatavaid lahtisi pabereid sorteerides tehke igaühe kohta otsuseid, kui seda läbi vaatate. Võtke paber üles, lugege see üle, otsustage, millisesse kategooriasse ja alamkategooriasse see teie failisüsteemis kuulub, ja pange see siis minema. Sel viisil töötamine aitab teil esitada järjepidevust ja säästa aega, kui käsitlete iga üksust ainult üks kord. Iga üksust üle vaadates peaksite otsustama, kas peate selle isegi alles hoidma. Kui paber on midagi, mida on juba käsitletud ja te ei pea seda säilitama, siis kaaluge selle esitamise asemel selle äraviskamist.
10
Avage iga üksus. Enamik teie käes olevaid pabereid on tõenäoliselt tulnud kirjavahetuse teel ning on tõenäoliselt ümbrikes ja kokkuvolditud. Eemaldage paberid ümbrikutest, avage need tasaseks ja viilige. Iga paberi selliselt esitamine aitab teie kaustadel ühtlaselt failisahtlisse mahtuda, ilma volditud paberite kuhjumiseta pungita. Otsustage, kas peate ümbrikke alles hoidma. Enamasti on ümbrikud mittevajalikud ja need võib ära visata. Kui aga arvate, et vajate kättetoimetamistõendit või postitempli tõendit, klammerdage ümbrik paberite külge ja hoidke neid koos. Mitu paberit tuleks kokku klammerdada. See hoiab ära asjade eraldumise või kadumise. Klambrid on eelistatavamad kui kirjaklambrid, kuna (a) need mahuvad failidesse ühtlasemalt ja (b) neil ei ole probleeme maha libisemisega.
11
Kasutage korvi “Arhiveerida”. Kui teie kontorisse saabub uus kirjavahetus või kui luuakse uusi pabereid, ei pruugi teil olla võimalik seda kohe esitada. Peaksite paigutama kõik, mis tuleb esitada, ühte kohta. Korv teie laual, sildiga “To File” on hea viis need paberid kõrvale panna, kuni olete valmis.
12
Määrake esitamise kallal töötamiseks järjepidev aeg. Kui saate, määrake igaks päevaks või nädalaks järjepidev aeg, mil saate uute paberite esitamisega töötada. Kui muudate esitamise oma rutiini tavapäraseks osaks, jääte sellega suurema tõenäosusega sammu. Näiteks võite jätta iga päeva viimase poole tunni päevapaberite esitamiseks. Kui sellest ajast ei piisa, võite proovida esitada dokumente kaks korda päevas, vahetult enne lõunale minekut ja seejärel vahetult enne päevale minekut. Edu võti on järjepidevus ja kordamine.
13
Veenduge, et teised, kellel on juurdepääs failidele, mõistavad süsteemi. Kui olete ainuke inimene, kes oma faile kasutab, peaksite hõlpsasti suutma säilitada loodud järjekorda. Kui aga teised inimesed peavad teie failides olevaid pabereid kasutama, peaksite veenduma, et nad mõistavad teie loodud süsteemi ja järgivad seda. Arhiveerimissüsteemi olemasolust ei ole abi, kui pabereid sisestatakse valesti ja pannakse valedesse kaustadesse. If võib olla tõhusam ja tõhusam, kui pakute hankida midagi, mida kellelgi teisel teie kontoris vaja võib minna, ja seejärel palute neil kõik otse tagastada. sulle. Siis võite olla kindel, et kõik vormistatakse õigesti.
14
Hoidke olulised dokumendid kindlas kohas. Mõningaid erimaterjale võib olla vaja hoida eraldi spetsiaalsetes kohtades. Näiteks võib mõnda paberit olla vaja hoida seifis või tulekindlas lukukastis. Võimalik, et peate isegi mõnda materjali hoidma väljaspool asukohta, panga seifis või oma ettevõtte advokaadibüroos.
15
Vaadake oma failid regulaarselt üle. Vähemalt kord aastas või vajaduse korral sagedamini peaksite oma failide ülevaatamiseks aega leidma. Selle ülevaate eesmärk on otsustada, kas on pabereid või terveid kaustu, mida saab ära visata või võib-olla teisaldada mujale hoidlasse. Kui midagi ei lähe enam kunagi vaja, peaksite selle ära viskama. Kui see on midagi, mida te ei kavatse regulaarselt kasutada, kuid peate võib-olla salvestama, peaksite selle salvestusruumi saatma.