Arhiivikapi korraldamine võib olla keeruline, olgu selleks siis kodukapp, mis on täis tasutud arveid ja maksuteavet, või töökapp, mis on täidetud lõpetatud projektide ja arvetega. Korraldage oma kartoteekappi, eemaldades vanadest failidest, leides teile sobiva failisüsteemi ja hoides seda pidevalt.
1
Ostke arhiivikapp, kui teil seda pole. Otsige hea kvaliteediga kappi, mis sobib teie koju või kontorisse teie eelarve piires. Kaaluge tule- ja veekindlat kappi, kui mõni loodusõnnetus võib teie kodu tabada. Kimpu selliseid kappe leidub kohalikes kauplustes, mööblipoodides, puusepatöökodades ja kaubanduskeskustes.
2
Hakake oma faile läbi vaatama. Pange kõrvale kõik, mis on ilmselgelt vana või mittevajalik. Jäta kõrvale:kviitungid toodete kohta, mis teile enam ei kuulu.RämpspostVanad arved teenuste eest, mida te enam ei kasuta.Ärikirjad vanalt töökohalt Templid, mida te enam ei vaja
3
Ärge kartke asjadest lahti saada. Kuigi teatud dokumendid, nagu sünnitunnistused ja maksuteave, on ilmselgelt olulised, võib esineda rämpsposti või vanu kviitungeid, mis näivad olulised, kuid tegelikult ei ole seda. Otsuse tegemisel mõelge igale dokumendile ja mõelge, kas sellest võib tulevikus kasu olla. Kui te ei igatseks seda, kui see aastaks kaoks, on ilmselt õige see välja visata.
4
Olge tööl asjade äraviskamisel ettevaatlik! Küsige kindlasti oma juhendajatelt, enne kui midagi välja viskate, sest see võib olla olulisem, kui arvate. Teie ettevõttel võivad olla ka eeskirjad selle kohta, kui kaua asju tuleb hoida ja kuidas neid tuleb kõrvaldada.
5
Otsustage, millised asjad tuleb alles hoida. See sõltub üldiselt sellest, kui värsked või kasulikud need on. Kasutage diskreetsust ja mõelge, kas dokumendid on tulevikus kasulikud või vajalikud. Kui need on tõeliselt olulised, hoidke neid. Maksuteabe, kindlustusdokumentide ja elutähtsate dokumentide jaoks säilitage need järgmised ajaperioodid: Säilitage maksudeklaratsiooni teave 7 aastat, samuti kõik kviitungid kaupade kohta, mille olete maksudest maha arvanud. IRS saab auditeerida kõiki deklaratsioone kuni 6 aastat pärast maksude esitamist.Säilitage kindlustusandmed, hüpoteeklaenu väljavõtted ja tõendid heategevuslike annetuste kohta kuni kolm aastat. Säilitage kindlasti väga olulised dokumendid, nagu sünni- ja abielutunnistused, sotsiaalkindlustuskaardid, tiitlid, aktid ja passid. Hoidke neid turvaliselt ja ärge kunagi vabanege neist.
6
Tükeldage kõik dokumendid, mille olete kõrvale pannud. Purustamata dokumentide väljaviskamine võib jätta teie isikliku teabe kõigile, kes neid näevad. Isegi kui te pole kindel, kas dokument on tundlik, on parem see tükeldada, kuna see võib sisaldada aadresse, sünnikuupäevi või muud teavet.
7
Samuti purustage või hävitage digitaalne meedia. Paljudes linnades ja ettevõtetes on killustamispäevi, mil kohalikud või töötajad saavad tuua vanad disketid, CD-d või kõvakettad hävitamiseks. Nad veenduvad, et see on õigesti tehtud.
8
Alustage ülejäänud failide korrastamist. Liikuge laua või suure laua taha ja korraldage paberid teie jaoks loogilisteks ja mõistlikeks hunnikuteks. Nendest saab teie individuaalsed failid. Tehke vaiad, mis aitavad teil leida täpselt seda, mida otsite. Mõelge kodukappide kategooriatele, näiteks: kommunaalteenused, automeditsiinilised lemmikloomaärid, kodumaksud, rahandus
9
Küsige töökappide kohta nõu töökaaslastelt. Teie töökohal võib paberite korraldamiseks olla ettevõttes konkreetseid kokkuleppeid. Kui ei, siis esitage kronoloogilises või tähestikulises järjekorras. Küsige korrastatud töökaaslastelt, millised süsteemid neile kõige paremini sobivad.
10
Hoidke oma kategooriad lihtsad. Mida täpsemaks saate, seda rohkem faile teil on, mis tähendab, et teie kapis on rohkem segadust. Hoidke oma põhifailid üldisemalt ja korraldage nende sees dokumente.
11
Otsustage, kas korraldada nime või kuupäeva järgi. Kui olete kõik paberid õigesse hunnikusse sortinud, hakake neid korraldama nii, et neid oleks lihtne leida. Tähestikujärjekorras kirjete (nt kviitungite kaubamärkide) jaoks asetage virna ülaossa A-ga algavad üksused, töötades kuni Z. Kronoloogiliseks esitamiseks, nagu maksudeklaratsioonide kuupäevad, asetage kõige värskemad dokumendid virna ülaossa, püüdes vanimad dokumendid allapoole.
12
Asetage kõik virnad kausta. Asetage paberid sisse nii, et virna ülaosas olev dokument oleks kausta ees. See säilitab dokumendid samas järjekorras, nagu te need korraldasite.
13
Märgistage iga kaust selgelt. Veenduge, et vahelehel olev kiri oleks suur, loetav ja arusaadav teile ja teistele teie kontoris või pereliikmetele. Täiendava selguse huvides kasutage etiketivalmistajat.
14
Laske igal sahtlil olla oma kategooria ja märgistage see samuti selgelt. Jagage failid sahtlite vahel teile sobival viisil, nii et igas sahtlis on eraldi kategooria. Iga kategooria peaks sisaldama seotud faile, mis aitavad teil asju hõlpsamini leida.Finantsteave, nagu maksudokumendid, investeerimistoimikud ja hüpoteegi väljavõtted, võivad sattuda ühte sahtlisse.Isiklikud dokumendid, nagu sünnitunnistused, passid ja tervisekaardid, võivad sattuda teise sahtlisse.Juhised erinevate esemete käsiraamatud võivad minna mõnesse muusse.
15
Kaaluge värviliste kaustade kasutamist. Kui salvestate vastava värvi mällu, muudab see teie paberite leidmise palju lihtsamaks. Kui teil on juba manillakaustad, lisage neile värvi markeritega või värviliste markeritega. Värvilisi silte saab samal eesmärgil kasutada peenemalt.
16
Kasutage oma värvisüsteemi, et luua sahtlites alamkategooriaid. Näiteks teabematerjalide sahtel võib olla jagatud kaustadeks, nagu “Elektroonika käsiraamatud”, “Toitetööriistade juhendid” ja “Puhastusvarustuse juhendid”.
17
Muutke oma süsteemi, kui sellel pole mõtet. Pärast kuu või paari kasutamist ärge kartke vahetada asju, mis teie jaoks ei tööta. Teisaldage erinevad failid ette või jagage kategooriad, mida on raske üksteisest eristada. Pidage meeles, et teie kartoteekapp on teie jaoks mõeldud süsteem ja see peab vastama teie töövoogudele.
18
Olge ennetav, et hoida end organiseerituna. Pöörake kohe tähelepanu kirjadele ja dokumentidele, kui need saabuvad, ning kui olete nendega tegelenud, esitage need kohe.
19
Seadistage oma kodu või kontori lauale postkast. Vaadake oma sissetulevad kirjad kord päevas läbi. Nii ei kaota te midagi ja see ei kuhju. Aruande esitamine ei tundu nii tööna, kui seda tehakse vähehaaval.
20
Korraldage oma kabinet sageli ümber. Soovitatav on iga-aastane ümberkorraldamine ja kui teil on palju faile, saate selle isegi kord kvartalis puhastada. Peamiseks segaduse allikaks kappides on vanad dokumendid, mida te enam ei vaja, nii et puhastage ja tükeldage vanu asju vastavalt vajadusele.
21
Kaaluge mõne faili teisendamist digitaalmeediumiks. Mida rohkem dokumente saate digitaalses vormingus hoida, seda vähem on teil arhiivikapis füüsilist segadust. Head skannimiskandidaadid on kviitungid, annetuse tõendid või pangakonto väljavõtted. Mõned võivad olla isegi Internetis saadaval.
22
Koostage põhidokument. Dokumendis selgitage, kuidas teie failisüsteem töötab ja kus asjad asuvad. Hädaolukorra või ettenägematute probleemide korral võib teistel olla vaja teada, kuidas teie faile otsida.