Kui teil on töötaja, kelle käitumine või tulemuslikkus põhjustab probleeme, võite mõelda, mida edasi teha. Kellegi distsiplineerimine on alati stressirohke, eriti kui te pole oma ettevõtte poliitikas selge. Distsiplinaarkoosoleku korraldamise ja juhtimise õppimine võib aidata teil parandada oma töötaja tulemuslikkust ja käitumist, tagades samal ajal ettevõtte protokolli järgimise.
1
Viige juhtumi uurimine läbi. Enne töötaja distsiplinaarkoosoleku pidamist on hädavajalik vaadata käesolev juhtum põhjalikult üle. Uurimine võib hõlmata teiste töötajate või tunnistajate küsitlemist juhtunu üksikasjade saamiseks. Veenduge, et kõigi intervjuude ajal oleks kohal personaliosakonna esindaja. Paluge kõigil, kellega intervjueerite, allkirjastada oma avalduse täpselt kirjutatud diktaat.Koostage ja vaadake üle tõendid töötaja poolt ja vastu. Kui tõendid viitavad valdavalt sellele, et töötaja oli süüdi, peate alustama distsiplinaarmenetlust. Dokumenteerige kõik, mis juhtunu ja töötaja kohta räägitakse, sealhulgas töötaja enda poolt. Väiksemate rikkumiste või esmakordsete rikkumiste korral õigusrikkumiste korral piisab tavaliselt mitteametlikust suulisest hoiatusest. Tõsisemate rikkumiste või korduvate rikkumiste korral võidakse kutsuda kokku ametlik distsiplinaarkoosolek.
2
Hoidke töötajat uurimisega kursis. Teie töötajal on õigus teada, et uurimine on käimas ja see võib viia distsiplinaarnõupidamiseni. Te ei soovi seda teavet varjata, kuna töötaja distsiplinaarmeetmetega pimestamine rikub tavaliselt enamiku ettevõtete personalipoliitikat.
3
Planeerige koosoleku kuupäev, kellaaeg ja koht. Kui olete otsustanud distsiplinaarkoosoleku korraldada, peate tegeliku koosoleku jaoks kokku leppima. Valige kuupäev ja kellaaeg, mis on teie ajakava jaoks mugav ja töötaja ajakava järgi teostatav (näiteks ajal, mil töötaja on plaanitud kontoris viibida). Koosoleku koht peaks olema privaatne koht, mida ei toimu katkestatud. Privaatsus on oluline nii protokolli järgimiseks kui ka töökoha moraali säilitamiseks.
4
Teatage töötajale koosoleku toimumisest kirjalikult. Kui olete koosoleku jaoks koha broneerinud ning kuupäeva ja kellaaja kokku leppinud, peate sellest oma töötajat teavitama. Töötaja teade tuleks edastada kirjalikult, et tal oleks kirjalik dokument, mis kirjeldab juhtunut ja tulevast menetlust. Teade peaks sisaldama väite üksikasju. Samuti peaks see teavitama töötajat distsiplinaarkoosoleku kuupäevast, kellaajast ja asukohast ning kõikidest kohalviibijatest. Olenevalt teie tööandja poliitikast ja distsiplinaarkuulamist puudutavatest reeglitest võidakse teilt nõuda luba töötajal tuua ametiühingu esindaja või töökaaslane. Seda tuleks kirjalikus teates mainida.
5
Laske personali esindajal kohal olla. Parim on, kui kõikidel distsiplinaarnõupidamistel on kohal inimressursside esindaja. See on kasulik nii töötajale kui ka teile kui juhile. Töötajad võivad näha personaliesindaja kohalolekut kaitsevahendina ebaausate distsiplinaarmenetluste eest. Juhina võiksite soovida, et personaliesindaja oleks tunnistajaks.
6
Korrake töötaja vastu esitatud süüdistusi. Parim on alustada koosolekut, meenutades töötajale, mida ta valesti tegi. Olenemata sellest, kas see on käitumisprobleem või töö tulemuslikkuse probleem, on juhtunu ja probleemi põhjuste ülevaatamine distsiplinaarmenetluse esimene kohustuslik samm. Esitage süüdistuste/rikkumiste kokkuvõte selgelt ja täielikult. Ärge jätke ühtegi üksikasju välja ja veenduge, et töötaja mõistab, millist intsidenti vaadatakse ja miks. Kui süüdistused hõlmavad mõnda seaduserikkumist, ei pruugi teil olla võimalik kõiki üksikasju töötajale avaldada. See kehtib eriti siis, kui kriminaaluurimine on pooleli või pooleli. Kui töötaja on või võib olla kriminaaluurimise all, pidage enne jätkamist nõu politseiametnikuga.
7
Vaadake üle käitumis- või toimimisstandardid. Pärast töötaja vastu esitatud süüdistuste kordamist on hea mõte seda käitumist vastandada teie ettevõttes ette nähtud käitumis- ja tulemusstandarditele. See aitab selgitada, mida töötaja valesti tegi ja mida oleks pidanud tegema teisiti. Standardite ülevaatamine aitab kaitsta ka juhtkonda väidete eest, et töötaja oli reeglites ebaselge. See tuletab töötajale meelde, et reeglid on selgelt kirjutatud ja kõigile töötajatele kättesaadavad.
8
Kirjeldage ettevõtte distsiplinaarpoliitikat. Nüüd, kui töötajale on meelde tuletatud, mida oleks pidanud tegema teisiti ja miks, peaksite teavitama töötajat sellest, mida teie ettevõte saab selle rikkumise eest noomimiseks teha. Töötajal peaks olema selge, mida juhtkond võib halva käitumise korral teha ja mida mitte, ning te peaksite välja nägema kõik teie käsutuses olevad distsiplinaarvõimalused. Kuigi te ei pruugi selles küsimuses otsust teha, on oluline, et töötaja saab aru, mis võib pärast menetlust juhtuda. Ettevõtte distsiplinaarpoliitika ülevaatamine aitab kaitsta ka juhtkonda väidetavate ebaausa kohtlemise eest.
9
Jõua otsusele. Teie distsiplinaarkoosoleku otsus sõltub teie töötaja rikkumise/üleastumise olemusest ning teie ettevõttes kehtivast distsiplinaarpoliitikast. Üldiselt nõuavad väiksemad rikkumised väiksemaid distsiplinaarmeetmeid, samas kui tõsisemad rikkumised nõuavad tõsisemaid meetmeid. Tõsised rikkumised võivad hõlmata vargust, kallaletungi või märkimisväärset allumatust. Säilitage otsuse tegemisel tehtud märkmed. Neid märkmeid ja kõiki uurimise ja koosoleku tõendavaid dokumente tuleks hoida kas töötaja personalitoimikus või turvalises lukustatud kohas.
10
Teatage oma otsusest töötajale. Kui olete otsusele jõudnud, peate oma töötajat teavitama sellest, mis edasi saab. Sõltuvalt teie ettevõtte poliitikast võite soovida töötajale otsuse kirjalikult edastada või lisaks suulisele teadaandele pakkuda vähemalt kirjalikku selgitust. Hoidke otsus konfidentsiaalsena. Ainsad inimesed, kellele peaksite rääkima, on töötaja, tema ametiühingu esindaja (kui neil on see olemas) ja tunnistajana tegutsenud personalitöötaja. Kui töötaja töölt kõrvaldatakse, tuleks kavandada lühike peatamiskoosolek. Erinevatel tööandjatel võivad olla erinevad distsiplinaarpoliitikad, kuid üldiselt on suuline hoiatus esimene distsipliini vorm. Suulistele hoiatustele järgneb tavaliselt kirjalik noomitus, peatamine ja lõpuks lõpetamine.
11
Teatage töötajale, mida teha teisiti. Distsiplinaarmenetluse eesmärk ei ole niivõrd töötaja karistamine, kuivõrd halva käitumise ja töötulemuste parandamine. Seetõttu peate võib-olla oma töötajale aeg-ajalt meelde tuletama, mida nad peaksid teisiti tegema. Tooge selgeid näiteid. Kirjeldage, mida oleks tulnud uuritud juhtumi puhul teisiti teha, ja tooge hüpoteetilisi näiteid sarnaste olukordade kohta. Ärge olge ülemäärane ja ärge parandage oma töötajaid nende kolleegide ees. Hinnake olukorda ja paluge vajadusel privaatselt rääkida.
12
Jälgige töötaja tegevust pärast koosolekut. Aja möödudes oleks teie töötaja pidanud distsiplinaarnõupidamisest õppima. Nad peaksid rakendama teie soovitatud muudatusi ja nende käitumist (olgu see hea või halb) tuleks aja jooksul jälgida. Otsige nii täiustusi kui ka tulevasi rikkumisi. Kiida töötajat parandatud käitumise eest ja anna suuline sisend käitumisele, mis vajab veel parandamist.
13
Vajadusel korraldage järelkohtumised. Kui töötaja käitumine või töötulemused ei muutu ettevõtte ootustele vastavaks, võivad edaspidised vestlused töötajaga osutuda vajalikuks. Need vestlused võivad viia edasiste distsiplinaarkoosolekuteni või olla nii lihtsad kui tagasiside ja juhiste pakkumine, olenevalt rikkumise olemusest ja töötaja vastusest tagasisidele.