Valimised on iga organisatsiooni oluline osa, eriti kui valite oma rühma juhtima uusi ohvitsere. Kui olete suure klubi või nõukogu liige, võib teil olla lihtsam hääletada sedelite abil. Kui kuulute väikesesse organisatsiooni, võite säästa aega, korraldades häälhääletuse, kus kõik teatavad oma hääletusotsuse, kui seda küsitakse. Korraliku süsteemi korral saate uusi ohvitsere valida ausamalt ja organiseeritumalt!
1
Määrake valimiste kuupäev ja kandidaatide esitamise tähtaeg. Alati, kui teie organisatsioon kohtub, täpsustage, millal toimuvad valimised ja millal on ametnike ametisse nimetamise tähtaeg. Kui valmistate ette ja levitate trükitud balletti, määrake kandidaatide esitamise tähtajaks 2–3 nädalat enne tegelike valimiste toimumist. Siinkohal otsustage, kas valimised peaksid toimuma isiklikult või antakse valijatele oma hääle andmiseks posti teel hääletussedelid. Kui kuulute ametlikku organisatsiooni, näiteks linnavolikogusse, kaaluge valimisteks ametisse nimetava komisjoni loomist. . Selle komisjoni liikmed saavad töötada, et leida sobivaid ohvitserikandidaate. Näiteks kui valimised toimuvad 15. veebruaril, tehke selgeks, et kandidaatide esitamise tähtaeg on 31. jaanuar. Kui te ei valmista hääletussedeleid enne tähtaega ette, saate kandidaatide esitamise lõpetada valimistega samal päeval.
2
Esitage kandidaadid ametlikul koosolekul. Kui te pole ametisse nimetamise komisjoni moodustanud, valige ohvitseri ametikoha erinevate kandidaatide haldamiseks ja koostamiseks neutraalne kolmas isik. Varuge oma rühma koosoleku ajal aega, et võtta vastu suulisi kandidatuure oma organisatsiooni mis tahes liikmelt. Kui nimetate kedagi isiklikult, proovige öelda midagi sellist: “Minu nimi on Sarah Jackson. Sooviksin nimetada presidendiks Clarissa Montgomery.” Kui teie organisatsioonil on ametlik ülesseadmise sedel, täitke vorm ja saatke see vastavale komisjonile või üksikisikule. Kui ühte kandidaati toetab mitu inimest, saavad nad petitsioonile alla kirjutada ja saata selle dokumendi hoopis ülesseadmiskomisjonile.
3
Viige läbi hääletus, et näha, kas organisatsioon toetab kandideerimist. Oodake, kuni koosoleku juht esitab kandidaadi ülejäänud rühmale. Kui kandidaadi mainitakse, öelge kindlaksmääratud ajal “jah” või “ei” väljendamaks oma toetust või tagasilükkamist kandidaadile. Kui häälteenamus läheb läbi, kaasatakse kandidaat hääletussedelile. Näiteks võib koosolek kulgeda järgmiselt: “Kui toetate Terry Williamsi asepresidendiks nimetamist, öelge palun “jah”.
4
Esitage hääletussedelil saadaolevate kandidaatide jaoks valikud. Looge ametlik vorm, mis sisaldab kõiki kogutud kandidaate ja positsioone, millele iga üksikisik kandideerib. Kujundage hääletussedelid selgete linnukestega või mõne muu süsteemiga, kus valijad saavad oma hääletussedelit täita. Hääletamisprotsessi ühtsemaks ja ühtsemaks muutmiseks printige hääletussedelile selged juhised, mis selgitavad, kuidas õigesti hääletada. Näiteks võib linnuke või sümbol “x” olla hääletamisel kasutatav määratud sümbol. Kui soovite et anda oma valijatele rohkem vabadust, lisage hääletussedelile sissekirjutuskoht.
5
Jagage hääletussedelid kõigile valimistel osalejatele. Jagage prinditud hääletussedelid kõigile oma organisatsiooni liikmetele, et valimised saaksid toimuda tõhusamalt. Kui teil pole ametlikku hääletussedelit koostanud, jagage valijatele tühjad paberilehed.
6
Andke valijatele hääletussedelite täitmiseks ja esitamiseks kindel aeg. Teatage liikmetele, millal tuleb nende hääled täita. Kui teie organisatsioon on väiksem, võite enne hääletussedelite kogumist määrata 5-minutilise tähtaja. Kui teie rühm on suur ja ulatuslik, looge meilisüsteem, et inimesed saaksid oma hääled esitada. Rõhutage, et hääletamise tähtaeg on absoluutne ja et hilinenud hääletussedeleid ei võeta vastu ega loeta. Kui lubate liikmetel oma hääletussedelid postiga saata, määrake täpne aadress, kuhu nad saavad oma postikulud saata.
7
Sorteerige hääletussedelid, et vabaneda ebaseaduslikest häältest. Koguge ühes piirkonnas kõik hääled, seejärel otsige hunnikust nalja, “trolli” või muul viisil ebaseaduslikke hääletussedeleid. Täpsemalt, visake välja kõik arusaamatud hääletussedelid, väljamõeldud tegelaste või elutute objektide poolt antud hääled või 2 täidetud hääletussedelid kombineerituna. Lisaks kontrollige, et iga sedel valib ainult 1 kandidaat positsiooni kohta. See on normaalne, kui sedelid pole täielikult täidetud, lihtsalt loendage kaasatud hääled. Kui täidetud sedel esitatakse tühja sedeliga, siis ainult täidetud sedel Näiteks hääletussedelit, millel on presidendikandidaadiks “Miki Hiir”, peetakse ebaseaduslikuks hääletuseks.
8
Valimiste võitja selgitamiseks lugege hääletussedelid. Kasutage tühja paberilehte või arvutit häälte kokkulugemiseks ja ühendamiseks. Kui olete esialgse lugemise teinud, kontrollige oma matemaatikat ja loendage hääled uuesti. Kui soovite olla eriti turvaline, paluge neutraalsel kolmandal osapoolel hääled kokku lugeda ja oma tulemused kinnitada. Kui korraldate suured valimised, võib häälte lugemiseks olla lihtsam kasutada digitaalset arvutustabelit.
9
Teatage valijatele valimistulemustest. Esitage kogutud hääled organisatsiooni praegusele presidendile või koosolekut juhtivale isikule. Oodake, kuni see isik jagab koosolekul lõplikke tulemusi ja kuulutab välja organisatsiooni äsja valitud ametnikud. Kui vajate häälte lugemiseks lisaaega, kaaluge valimistulemuste avaldamiseks eraldi koosoleku korraldamist.
10
Lugege hääled uuesti üle, kui teatud positsioonil on võrdne arv. Kui valimised ei too ilmset võitjat, uurige hääli uuesti ja lugege need täpsuse huvides hoolikalt üle. Kui pärast ülelugemist leitakse selge võitja, kuulutage välja uus ametnik. Kui võitjat ei leita, lähtestage valimised, avades sõna uutele kandidaatidele. Pärast seda korraldage hilisemad valimised. Kontrollige oma organisatsiooni reegliteraamatust, kas ülelugemist puudutavad protseduurid või eeskirjad kehtivad.
11
Küsi kandidaate ohvitseri ametikohale. Teatage, milline ametikoht on valimiseks või tagasivalimiseks avatud, ja kutsuge organisatsiooni liikmeid esitama oma kandidatuuri sellele ametikohale. Kui teil on ametisse nimetav komitee, paluge sellel rühmal teatada oma kandidaat konkreetsele ohvitseri rollile. Proovige kõik kandidaadid koosolekul läbi viia, et kogu organisatsioon saaks olla kaasatud. Näiteks võib kandidaadi ülesseadmine olla järgmine: “Fred Summers, kas saaksite jagada oma nime ja ohvitseri kandidatuuri?” Minu nimi on Fred Summers , ja ma esitan Jason Morgani laekuri kandidaadiks. Iga ametikoha jaoks võib olla mitu kandidatuuri. Protsessi tõrgeteta kulgemiseks öelge midagi sellist: “Jason Morgan on nimetatud meie uueks laekuriks. Kas keegi soovib veel kandidatuuri esitada? Kasutage seda ajavahemikku kõigi saadaolevate ohvitseri ametikohtade kandidaatide kogumiseks.
12
Kontrollige, kas kandidaadid nõustuvad nominatsiooniga. Pärast suulist ülesseadmist rääkige kandidaadiga, et veenduda, et ta on huvitatud ohvitserina töötamisest. Kui kandidaat ei ole huvitatud, võite tema kandidatuuri üldse tähelepanuta jätta. Näiteks võite küsida midagi sellist: “Härra Morgan, kas olete huvitatud laekurina töötamisest?â€
13
Sulgege kandidaatide esitamine, et saaksite valimistel alustada. Andke kõigile liikmetele piisavalt aega, et jagada oma soovitud kandidaate erinevatele ohvitseride ametikohtadele. Kui enam taotlusi ei esitata, teatage, et kandidaatide esitamise periood on lõppenud, et hääletusprotsess saaks alata. Öelge näiteks midagi sellist: “Kandidaadi esitamise periood on nüüd läbi ja me jätkame hääletamisega.â€
14
Küsige enamuse konsensust, kui kandidaadiks on ainult 1 inimene. Kui ohvitseri kohale on ainult 1 kandidaat, kutsuge organisatsiooni liikmeid kandidaati toetama või eriarvamusele. Andke valijatele aega hääletada “jah” ja “ei”, seejärel kinnitage suuliste häälte põhjal valimistulemus. Näiteks võite hääletuse korraldada järgmiselt: “Denise Lewis on ainus kandidaat Asepresident. Kui pooldate tema sellel ametikohal olemist, öelge palun “jah”. Kui te ei poolda, öelge “ei”. Hääletusperioodi lõpus võite öelda: “Denise on saanud enamiku asepresidendi häältest. Kas ma saan mitu ettepanekut kuulutada ta meie uueks asepresidendiks? Kas sellel teemal on veel arutelu? Kas kõik on selle otsuse poolt? Kas keegi on vastu?â€
15
Kui kandidaate on mitu, nimetage nimekirja esimene kandidaat. Lugege konkreetse ohvitseri ametikoha eesnime, näiteks president, asepresident, sekretär või laekur. Esitage nimi selgelt, et hääletamise ajal ei tekiks kahtlusi ega segadust. Öelge näiteks midagi sellist: “Esimene kandidaat sekretäri kohale on Andrew Mitchell.”
16
Öelge valijatele, et nad toetaksid või eriarvamusel kandidatuuri häälekalt. Andke valijatele vähemalt 5 sekundit aega üles seatud kandidaadi suuliseks toetamiseks ja selle poolt hääletamiseks, kasutades etteantud fraase, nagu “jah” või “ei”. Kui kõik on sõna võtnud, pakkuge valijatele võimalust kandideerimisega mitte nõustuda. Näiteks võite võiks hääletuse üles ehitada järgmiselt: “Kõik, kes pooldavad Andrew Mitchelli sekretäriks valimist, öelge palun “jah.” Igaüks, kes selle kandidatuuri ei nõustu, öelge palun “ei”.
17
Laadige häälestatud tulemused eraldi paberilehele. Määrake konkreetne isik, näiteks ametnik, iga kandidaadi hääletustulemused kirja panema. Kui valimised toimuvad suurema seltskonnaga, paluge sellel inimesel märkida, kas enamus valijatest ütles hääletusperioodil “jah” või “ei”. Võite kasutada ka selliseid termineid nagu “jah” või “ei”. suuliste valimiste korraldamisel, kui need võimalused on valijatele selgelt ette antud.
18
Korrake hääletamist kõigi ülesseatud kandidaatidega. Jätkake nominentide nimekirja lugemist, andes valijatele piisavalt aega vastuseks “jah” või “ei”. Jätkake seda protsessi, kuni olete kõik kandidaadid läbinud. Hääletusprotsessi jätkudes veenduge, et määratud kolmas osapool registreeriks tulemusi.
19
Kinnitage võitja antud häälte põhjal. Kontrollige valimistulemusi sekretäri või sekretäri märkmete põhjal. Sel ajal teatage äsja valitud ametniku nimi ja roll. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Tere tulemast Vera Smithile, teie uuele käesoleva eelarveaasta laekurile.”
20
Teiste ametnike ametikohtade täitmiseks viige uuesti läbi hääletusprotsess. Lugege erinevate ohvitseri ametikohtade kandidaatide nimekirjast, seejärel andke liikmetele aega iga kandidaadi poolt suuliselt hääletada. Pärast kõigi kandidaatide hääletamist kuulutage võitja valimistulemuste põhjal välja. Saate seda protsessi jätkata, kuni kõik ametnike ametikohad on täidetud.