Tulemuslikkuse parandamise plaan (lühidalt PIP) on standardne tööriist kehva tulemuslikkusega töötajate abistamiseks. Tulemuslikkuse parandamise plaani eesmärk on aidata töötajal käsitleda ja parandada kõiki tema töös tekkivaid probleeme. Juhendajana on oluline enne töötaja suhtes distsiplinaarmeetmete võtmist välja töötada tulemuslikkuse parandamise plaan, et kaasata ta tulemuslikkuse parandamise strateegiasse.
1
Dokumentide jõudlusprobleemid. Enne töötaja tulemuslikkuse parandamise plaani panemist vajate konkreetset tõendit selle kohta, et ta ei suuda oma tööd teha. Kasutage töötaja töötulemustega seotud probleemide dokumenteerimiseks objektiivset, faktilist ja üksikasjalikku teavet. Üldiselt peetakse parimaks tavaks kasutada töötajate töötulemuste dokumenteerimisel ühtset vormingut, et kõiki töötajaid hinnataks õiglaselt. Teie dokumentatsioon peaks sisaldama järgmist: töötaja teave (nimi, ametinimetus, ID-number, kui see on olemas jne); asjakohased kuupäevad; töötulemuste erinevuse kirjeldus; eeldatava töötulemuste kirjeldus; tegelike töötulemuste kirjeldus;
2
Rääkige oma muredest oma töötajaga. Viige kõnealuse töötajaga läbi avameelne, näost näkku kohtumine, et jagada täheldatud probleeme tema tööga. Oma tähelepanekute jagamine oma töötajaga on oluline, et ta mõistaks teie seisukohta ja tunnistaks, et probleem on olemas. Kasutage oma dokumentatsiooni, et anda töötajale võimalikult palju konkreetset teavet. Olge objektiivne ja ärge kasutage sütitavat ega süüdistavat kõnepruuki, et töötaja ei tunneks end rünnatuna. Püüdke hoida avatud meelt ja vältige oletusi selle kohta, miks töötaja töötulemused on kannatanud. Töötajal võib olla välistööst tingitud stress see mõjutab nende jõudlust.
3
Tõstke esile viise, kuidas teie töötaja käitumine kaldub eeldatavast käitumisest kõrvale. Andke töötajale teada, kui ta on toime pannud konkreetse poliitikarikkumise, ei pea kinni töökvootidest või lihtsalt ei vasta ametikoha ootustele. Keskenduge pigem käitumise tulemustele kui üksikisikule, et teie töötaja näeks, kuidas tema käitumine mõjutab tulemusi tööl või töökohal tervikuna.
4
Seadke oma töötaja jaoks konkreetsed, mõõdetavad täiustamiseesmärgid. Eesmärgid peaksid olema lõplikud ja võimaluse korral sisaldama numbreid, mida saab hiljem mõõta, et edusamme tõhusalt hinnata. Vältige üldistusi või sõnastusi, mida saab mitmel erineval viisil tõlgendada. Täiustamiseesmärkide konkreetsus hoiab ära ootuste väärarusaamade tekkimise teie ja teie töötaja vahel. Mõned näited konkreetsetest eesmärkidest on järgmised: “Töötaja toodab vähemalt 150 ühikut kuus.” Töötaja tuleb tööle iga päev hiljemalt kell 9.00. “Töötaja ei pea seda tegema.” rohkem kui üks arvutusviga aruande kohta.â€
5
Lisage saadaolevate ressursside üksikasjalik loend. Kõik ressursid, millele teie töötajal on juurdepääs, tuleks loetleda (ja võimalusel selgitada). See aitab teil dokumenteerida, et olete töötajale abi osutanud, ja annab talle ülevaate tööriistadest, mis aitavad tal end parandada. Veenduge, et töötaja on teadlik neist toetustest ja sellest, kuidas ta peaks neid õigesti kasutama. Need ressursid võivad hõlmata rahalisi vahendeid, koolitusmaterjale, tavaliste kohustuste täitmisest eemalolekuaega või teiste inimeste aega ja teadmisi. Näiteks töötaja, kellel on probleeme ajahaldus võiks anda juurdepääsu administratiivsele ajaplaneerimise tööriistale, mis aitab korraldada ja seada tehtud töö ajalisi eesmärke.
6
Looge toimivuse parandamise eesmärkide saavutamiseks ajakava. See hoiab töötajat plaanis seatud eesmärkide saavutamisel kursis, et saavutada pidevat edusamme üldise jõudluse parandamise suunas.Märkige töötaja tulemuslikkuse parandamise plaani algus- ja lõppkuupäev, tavaliselt 30–90-päevane periood. Esitage kuupäevad nende vahel. algus- ja lõppkuupäevad ning määrake kindlaks nendel kuupäevadel saavutatavad võrdlusalused.
7
Tehke kindlaks mõõdik, mida edenemise mõõtmiseks kasutatakse. Et vältida segadust töötaja poolt, olge võimalikult konkreetne selles, kuidas hindate tema edusamme eesmärkide saavutamisel. Erinevate eesmärkide saavutamiseks on vaja erinevaid mõõtmismeetodeid. Näiteks kui eesmärk on parandada kohalolekut, märkige, kuidas te töötaja kohalolekut jälgite. Mõned näited on järgmised: “Töötaja kasutab _______ arvutitarkvara; ülemus vaatab selle programmi kohalolekuregistrid üle.””Töötaja annab juhendajale aru iga tööpäeva alguses.”
8
Märkige kavandatavad tagajärjed pärast tulemuslikkuse parandamise kava täitmist. Kaasake konkreetsed toimingud, mida võtate, kui eesmärgid saavutatakse või ei saavutata tulemuslikkuse parandamise plaani lõpuks. Teie töötaja peaks olema täielikult teadlik sellest, mis juhtub plaani lõppedes, et ta teaks, mida edasiliikumisel oodata. Mõned näited tagajärgedest on järgmised: “Töötaja on katseajal, kuni ta on edukalt täitnud vähemalt kolm tulemuslikkuse parandamise kavas esitatud viiest eesmärgist.” “Töösuhe lõpetatakse, kui kaks või enam tulemuslikkuse parandamise kavas sätestatud eesmärki ei ole täidetud. “”Töötaja määratakse ametikohale ________, kui kõiki tulemuslikkuse parandamise plaanis sätestatud eesmärke ei täideta.”
9
Vaadake oma töötajaga läbi tulemuslikkuse parandamise plaan. Tähtis on tulemuslikkuse parandamise plaan koos oma töötajaga põhjalikult üle vaadata, et saaksite plaani tingimustest aru ja tunneksite end nendega mugavalt. See on kahe osapoole vaheline kokkulepe ja võib tulevikus olla vajadusel juriidiline dokument.Esitage töötajale tulemuslikkuse parandamise kava koopia.Käige temaga läbi selle kõik aspektid.Laske töötajal vastata. ja anda tagasisidet.Tehke plaanis kõik vajalikud muudatused, et see vastaks mõlema poole vajadustele.Saage töötajalt suuline kinnitus, et ta mõistab täielikult plaani tingimusi.Logige plaan koos oma töötajaga välja, et kinnitada selle täitmist. vastuvõtmine ja ülevaatamine.
10
Jälgige oma töötajat ja dokumenteerige edusamme. Kasutades tulemuslikkuse parandamise plaanis kehtestatud mõõdikut, mõõtke töötaja edusamme eesmärkide saavutamisel ja dokumenteerige edusammud võimalikult põhjalikult. See annab teile objektiivseid tõendeid töötaja edusammude kohta ja aitab jagada oma töötajale kasulikku tagasisidet.
11
Kohtuge oma töötajaga regulaarselt, et arutada edusamme. Korraldage töötajaga regulaarsed järelkohtumised (iga päev, kord nädalas, kaks korda nädalas, kord kuus jne). See paneb töötaja oma töötulemuste parandamise eest vastutama ning võib aidata tal jääda motiveerituks ja pühenduda edu saavutamisele. Nende koosolekute eesmärk on aidata teie töötajal edu saavutada. Andke töötajale tagasisidet tema arengueesmärkide saavutamise kohta. Lubage töötajal esitada küsimusi, otsida juhiseid või nõuda selgitusi tulemuslikkuse eesmärkide kohta. Pakkuge nõuandeid ja soovitusi, mis aitavad töötajal õigel teel püsida. Lisateavet oma töötaja kohta, mida anda saate paremini aru, kuidas saate teda aidata.
12
Hinnake tulemuslikkuse parandamise plaani tõhusust. Otsustage, kas teie töötaja kasvab tulemuslikkuse parandamise plaani abil mõistlikult. Kui see ei tööta, otsustage, kas puudused on plaanis või töötajas. See aitab teil aru saada, kuidas töötajaga suhtlemisel edasi liikuda. Kui probleemid tulenevad tulemuslikkuse parandamise plaanist, muutke seda, et eesmärgid oleksid paremini saavutatavad. Mõned küsimused, mida plaani tõhususe hindamisel esitada, on järgmised: kas tähtaega on vaja pikendada? Kas tulemuslikkuse eesmärke on liiga raske saavutada? Kas tulemused ei olnud täielikult töötaja kontrolli all?
13
Tegutsema. Kui tulemuslikkuse parandamise plaan töötab, andke töötajale positiivset tagasisidet ja kui see on asjakohane, premeerige teda mis tahes viisil, mille plaanis kirjeldasite (st katseajalt lahkudes). Kui plaan ei õnnestu tulemuslikkust parandada ja olete plaanis puudused välistanud, tehke oma organisatsiooni huvides toimimiseks plaanis kirjeldatud meetmeid.