Kuidas koostada talitluspidevuse plaani

Piiripunktid näevad ette protseduurid selle kohta, kuidas tööandjad ja töötajad katastroofi või hädaolukorra, näiteks kontori tulekahju korral sidet hoiavad ja oma tööd jätkavad. Kahjuks ei võta paljud ettevõtted kunagi sellise plaani väljatöötamiseks aega, tavaliselt seetõttu, et nad ei pea seda vajalikuks. Tervikliku BCP loomine võimaldab teil aga parandada teie ettevõtte võimet jätkata äritegevust tavapäraselt nii ajal kui ka pärast oluliste äritegevuse häirete ilmnemist.

1
Aktsepteerige oma ettevõtte ees seisvaid potentsiaalseid ohte ja riske. Võimalik, et teie äritegevuse peatamine katkeb, on hirmutav mõelda, kuid peaksite alati olema valmis ja valmis leppima sellega, et riskid ja ohud võivad teie ettevõttes segadust tekitada. Kui olete nõustunud sellega, et ettenägematud riskid ja ohud võivad äritegevusele laastavaid tagajärgi tuua, saate seejärel koostada plaani, mis tagab, et nii teie ettevõtte vara kui ka personal on piisavalt kaitstud. Koostage nimekiri võimalikest riskidest ja nende mõjust teie ettevõttele. Näiteks võtmeisiku surm ei too tavaliselt kaasa uste mõneks ajaks sulgemist, kuid võib tõsiselt mõjutada tulemusi, müüjasuhteid ja klienditeenindust. Pärast riskide tuvastamist sorteerige need mõju ja elatusallika järgi, et seada oma planeerimine prioriteediks.

2
Ärge ajage talitluspidevuse plaane segi katastroofi taastamise plaanidega. Talitluspidevuse plaane nimetatakse mõnikord katastroofi taastamise plaanideks ja neil kahel on palju ühist. Katastroofitaasteplaanid peaksid olema suunatud katastroofijärgsele ettevõtte taastamisele ja katastroofi negatiivsete tagajärgede leevendamisele. Seevastu talitluspidevuse plaanid keskenduvad tegevuskava loomisele, mis keskendub katastroofi negatiivsete tagajärgede ärahoidmisele.

3
Mõelge võimalikele ohtudele/riskidele, millega ettevõte silmitsi seisab. Ärimõju analüüsi plaanid võtavad arvesse võimalikke tagajärgi teie ettevõttele, kui toimimis- ja protsessivõime on ohu või riski tõttu häiritud. Selle tulemusel võimaldab BIA loomine määrata, millised probleemid, riskid ja ohud, mida teie talitluspidevuse plaan peab lahendama. Peaksite arvestama võimalike tagajärgedega, mida äritegevuse häirimine võib põhjustada, näiteks: saamata jäänud tulu ja müük; suurenenud kulud; kliendi kõrvalejätmine/rahulolematus teenuse osutamise hilinemine. Regulatiivsed trahvid; hilinemine / suutmatus tulevaste äriplaanide alustamisel.

4
Tehke nimekiri olulistest sisemistest töötajatest. Pärast normaalset äritegevust häiriva sündmuse toimumist peate BCP edukaks läbiviimiseks kiiresti mobiliseerima võtmeisikud. Looge sisemiste võtmeisikute ja varukoopiate loend — need on töötajad, kes täidavad ametikohti, ilma milleta teie ettevõte ei saa absoluutselt toimida. Tehke loend nii suureks kui vaja, kuid võimalikult väikeseks. Koostage kõigi sisemiste võtmetöötajate loend koos kogu kontaktteabega, sealhulgas töötelefon, kodutelefon, mobiiltelefon, piipar, ettevõtte e-posti aadress, isiklik e-post ja mis tahes muud võimalikud viisid nendega ühendust võtmine hädaolukorras, kus tavaline side ei pruugi olla saadaval. Kaaluge, millised tööfunktsioonid on igapäevaste toimingute jätkamiseks kriitilise tähtsusega. Peaksite mõtlema, kes neid ametikohti täidab, kui põhitöövõtja on puhkusel. Pidage meeles, et võtmepersonali hulka ei kuulu ainult kõrged juhid. Näiteks võib madala või keskmise taseme nõuete ametnik vastutada selliste aruannete töötlemise eest, mis mõjutavad AR-laene või sissenõudmisi, mis mõjutavad suuresti saadaolevat tegevustulu. Debitoorsete võlgnevuste ametnikku tuleks pidada võtmeisikuks, sest tema tööülesanded hõlbustavad ettevõtte juurdepääsu nõuete töötlemise ja raha kogumisega kaasnevale kapitalile.

5
Dokumenteerige kriitilised äriseadmed. Kohapealsed ettevõttearvutid sisaldavad sageli kõige olulisemat teavet, millele teil ja teie töötajatel peab olema juurdepääs isegi väljaspool asukohta töötades. Peaksite koostama kriitiliste seadmete/andmete loendi ja looma strateegia turvaliseks juurdepääsuks häirete korral. Ärge unustage tarkvara, mida sageli peetakse kriitiliseks seadmeks, eriti kui see on spetsiaalne tarkvara või kui seda ei saa asendada .See loend peaks sisaldama paroole, identifitseerimisandmeid ja võtmefailide asukohta.Mõned ettevõtted ei suuda isegi paar tundi ilma faksiaparaadita töötada. Kas sõltute suuresti oma koopiamasinast? Kas teil on spetsiaalseid printereid, mis teil kindlasti peavad olema?

6
Tuvastage kriitilised dokumendid. Tulekahju või muu katastroofi korral, mis hävitab kohapeal asuvad olulised dokumendid, peaksite koostama kõik vajalikud dokumendid ettevõtte uuesti alustamiseks. Veenduge, et teil oleks väljaspool kohapeal asuvas füüsilises hoiuruumis alternatiivseid koopiaid ja võimalusi juurdepääsuks olulistele dokumentidele, nagu põhikiri ja muud juriidilised dokumendid, kommunaalarved, pangateave, olulised personalidokumendid, hoone üüridokumendid, maksudeklaratsioonid ja muud olulised dokumendid. mõelge, milline oleks tegevuskava, kui kogu rajatis kataks. Kas teate, millal maksta oma ettevõtte sõidukite laenu? Kellele saadate oma meiliteenuste eest tasu?

7
Tehke kindlaks, kes saavad kaugtööd teha. Juhul, kui äritegevus tavapärases asukohas jätkuda ei saa, on kodus kaugtöö suurepärane võimalus töötajatele tavapäraselt tööd jätkata. Teie töötajate töövõime isegi kontorist eemal olles tähendab seda, et vähemalt osa tavapärase töö tegemise viivitusi saab vältida. Mõned teie ettevõtte inimesed võivad olla täiesti võimelised kodukontorist äri ajama. Uurige välja, kes saavad ja kes ei saa Interneti-ühenduse piirangute või muude probleemide tõttu kodus töötada, ning kindlustage oma töötajatele kaugtööks vajalikud ressursid.

8
Tehke kindlaks eriolukorra varustuse võimalused. Situatsioonivarustuse valikud on juurdepääsetavad varustuse alternatiivid, mida saab kasutada siis, kui ja kui tavapärane äritegevus on häiritud. Kust saaksite rentida veokeid, kui katastroof kahjustab või hävitab tavapärase äritegevuse käigus kasutatud sõidukeid? Kust te arvuteid laenutaksite? Kas saate koopiate tegemiseks, faksimiseks, printimiseks ja muude oluliste funktsioonide jaoks kasutada äriteeninduspunkti? Alternatiivsete seadmete tarnijaid ei pea tavaliselt konkreetselt identifitseerima, välja arvatud juhul, kui need on ainulaadsed ja kokkulepe on juba läbi räägitud (väga harva). Oluline on tuvastada teenused, seadmed ja/või ressursid, mida asendaja peab suutma pakkuda. Võtmetöötajatel, kellele on usaldatud asendajaga suhete haldamine, peavad olema vajalikud volitused asjakohaste otsuste tegemiseks.

9
Tuvastage oma situatsiooni asukoht. See on koht, kus tegelete äritegevusega, kui teie peamised kontorid pole saadaval. See võib olla hotell – paljudel neist on väga hästi varustatud äriruumid, mida saate kasutada. See võib olla üks teie töövõtjate kontoritest või teie advokaadibüroo. Tavakoha lähedal asuv laoruum võib olla suurepärane koht ümberpaigutamiseks ja toodete hoidmiseks. Võib-olla on kaugtöö igaühe jaoks mõistlik valik. Kui teil on tuvastatud ajutine asukoht, lisage oma BCP-s oleva asukoha kaart. Ükskõik kus see ka poleks, veenduge, et teil oleks olemas kogu sobiv kontaktteave (sh inimeste nimed).

10
Tehke oma BCP-s jaotis “Kuidas teha”. See peaks sisaldama samm-sammult juhiseid selle kohta, kuidas BCP-d täita ja mida teha, kes peaks seda tegema ja kuidas. Loetlege kõik kohustused ja kirjutage üles sellele määratud isiku nimi. Tehke ka vastupidist: loetlege iga inimese kohustused. Kui soovite teada, kes peaks kindlustusseltsile helistama, võite otsida jaotist “Kindlustus” ja kui soovite teada, mida Joe Doe teeb, saate seda teavet otsida jaotisest “Joe”.

11
Väliskontaktide dokumenteerimine. Kui teil on kriitilisi tarnijaid või töövõtjaid, koostage spetsiaalne kontaktide loend, mis sisaldab ettevõtte (või üksikisiku) kirjeldust ja muud absoluutselt olulist teavet nende kohta, sealhulgas võtmepersonali kontaktteavet. Lisage oma loendisse inimesi, nagu advokaadid, pankurid, IT-konsultandid. …kõigile, kellele peate võib-olla helistama, et aidata mitmesugustes tööprobleemides. Ärge unustage kommunaalettevõtteid, munitsipaal- ja vallabüroosid (politsei, tuletõrje, veevarustus, haiglad) ja postkontorit!

12
Pane info kokku! BCP on kasutu, kui kogu teave on erinevates kohtades laiali. Piiripunkt on viitedokument ja seda tuleks hoida koos nagu 3-rõngasköitjas. Tehke palju koopiaid ja andke üks igale oma võtmeisikule. Hoidke mitut lisakoopiat väljaspool tegevuskohta, kodus ja /või seifis.

13
Teatage BCP asjaomastele töötajatele. Veenduge, et kõik töötajad, keda häire võib mõjutada, on BCP-d läbi lugenud ja sellest aru saanud. Võtke aega tagamaks, et töötajad oleksid teadlikud oma olulistest rollidest poliitika rakendamisel ja täitmisel.

14
Esitage olulist BCP plaani teavet mitte-võtmepersonalile. Ära jäta asju juhuse hooleks! Isegi kui võtmeisikuid teavitatakse nende rollist piiriülese piiriüleses plaanis, peaksite siiski veenduma, et kõik töötajad on teadlikud hoone evakuatsiooniprotseduuridest ja eriolukordade asukohtadest. Nii ei takista võtmetöötajate ettenägematu puudumine mitte-võtmetöötajatel teadmast, kuidas äritegevuse häiretele reageerida.

15
Plaanige oma BCP-d muuta ja värskendada. Olenemata sellest, kui hea on teie piiripunkt, on tõenäoline, et toimub häirivaid sündmusi, mida teie plaan ette ei näe. Olge valmis oma BCP-d värskendama ja/või muutma lisateabe ja/või muutunud asjaolude valguses. Iga kord, kui midagi muutub, värskendage kõiki oma BCP koopiaid ja ärge kunagi laske sellel aeguda.