Suhtlusplaan on teekaart sõnumi edastamiseks publikule, mis määrab täpselt, kellele peate teavet edastama ning millal ja kuidas kavatsete seda edastada. See on oluline tööriist kogu ärimaailmas, olenemata sellest, kas töötate turunduse, inimressursside, avalike suhete või ettevõtte asjadega. Kui võtate aega oma eesmärkide, sihtrühmade ja suhtlusstrateegiate täpsustamiseks, muudab teie plaan võimalikult tugevaks ja tõhusaks.
1
Looge oma plaani kooshoidmiseks ajaskaala või kalender. Suhtlusplaani visandamise alustamiseks vajate paar paberitükki koos tühja ajaskaala või kalendriga, mida saate kasutada oma erinevate algatuste korraldamiseks. Ajurünnakuid tehes ja oma ideid piirates hakkate neid oma kalendrisse või ajaskaalale sisestama. Praegu seadke lihtsalt kalender enda kõrvale, et saaksite plaani koostamisel ajakava ja ajakava koostada. Saate kasutada paberkalendrit seinal või töölaual hoidmiseks või kasutada arvutikalendrit, mis annab teile meeldetuletusi tähtaegade lähenedes.
2
Kirjeldage ettevõtte või projekti hetkeseisu. Enne kui hakkate oma ettevõtte või projekti jaoks ideid välja mõtlema, peate saama hea ülevaate hetkeseisust. Rääkige oma töötajate, kaastöötajate või sidusrühmadega, seejärel analüüsige ja kaardistage praegune olukord nii hästi kui võimalik. Kirjutage need punktid ajurünnaku ajal üles. Mõelge oma turu ja ettevõtte või projekti olukorrale tervikuna. Küsige endalt, mida teie ettevõte või projekt teeb õigesti ja mida saaks parandada. Näiteks võite kirjeldada oma ettevõtte praegust müüki, eelarve väljavaateid ja prognoositavat kasvu. Võite rääkida ka sellistest asjadest nagu töötajate ja klientide rahulolu ja hoidmine.
3
Määrake oma laiem eesmärk, et hoida oma plaan keskendunud. Täpse eesmärgi kindlaksmääramiseks, mille poole püüdlete, küsige endalt, mida peate tegema ja miks peate seda tegema. Mis on teie ettevõtte või projekti eesmärk? Milliseid ideid on teil vaja täiustada, jäädes samal ajal sellele põhimõttele truuks? Mõelge, mis muutub teie ettevõttes või projektis pärast teie ideede elluviimist teisiti. Kirjutage suurte ja paksu tähtedega üles oma üldine eesmärk. Sooviksite oma suhtlusplaani loomist jätkates sellele viidata. Näiteks kui soovite oma ettevõtte poeärist eemale viia digitaalsete klientide poole, võiksite seda kujundada kui viisi, kuidas jätkata elujõulise kasumi teenimist muutuv ärimaastik.
4
Tehke väiksemad alaeesmärgid, mis järgivad SMART-i paigutust. Kui olete oma üldeesmärgi kindlaks teinud, kavandage mõned alaeesmärgid, mis aitavad teil selleni jõuda. Näiteks kui lähete üle digitaalsele poele, võib üks eesmärk olla veebisaidi loomine, teine eesmärk aga veebireklaamidele üleminek. Järgige SMART-meetodit, et muuta need eesmärgid nii konkreetseks ja saavutatavaks kui võimalik. Kirjutage oma ajurünnaku lehele oma alaeesmärgid laiema eesmärgi alla.
5
Määrake täpselt publik(ud), kellega räägite. Kui olete oma eesmärgi kasuks otsustanud, mõelge, kellega soovite lõpuks rääkida ja keda soovite mõjutada. Küsige endalt, kes aitab teil eesmärke saavutada, kes vastutab muudatuste elluviimise eest ja vajaduse korral, kes nende jaoks raha eraldab. Alustage kaalumist, kuidas saaksite oma eesmärke sellele konkreetsele vaatajaskonnale kõige paremini edastada, ja tehke igaühe kohta märkmeid. Näiteks kui suhtlete suure ettevõtte ja tarbijaskonnaga, võite jagada oma vaatajaskonnad töötajateks, sidusrühmadeks ja klientideks. Kui suhtlete erinevate vaatajaskondadega, peate võib-olla igaühe jaoks välja pakkuma erinevad strateegiad, kuna ühe rühma jaoks toimiv taktika ei pruugi olla teise jaoks sama tõhus. Näiteks võib kliendiga suhtlemine toimida kõige paremini pildipõhise lähenemisviisiga, samas kui sidusrühmad võivad eelistada rohkem andmeid ja analüüse.
6
Otsustage 3 tähtsa punkti üle, mida peate igale vaatajaskonnale edastama. Lähtudes oma vaatajaskonnast ja laiematest eesmärkidest, hakake kaardistama umbes 3 (või vähem) põhipunkti, mida iga vaatajaskond peab teadma. Küsige endalt, mis on kõige olulisem, mida iga publik peab teadma? Kui palju üksikasju iga vaatajaskond vajab? Oletagem näiteks, et laiendate jaemüügiettevõtte tootevalikut, et hõlmata nii laste- kui ka täiskasvanute riideid. Võimalik, et peate tootmisharule rääkima praktilisemaid fakte selle kohta, kuidas muudatust rakendatakse ja kuidas nad peavad oma praeguseid protsesse muutma. Vähem otseselt mõjutatud haru puhul võiksite oma sõnumites keskenduda muudatuse laiemale mõjule.
7
Rääkige publikule kõigepealt, milline on otsus. Iga publik soovib täpselt teada, mis otsus on, seega esitage see võimalikult selgelt. Proovige seda öelda vaid 1–2 lausega, hoides seda lihtsalt ja arusaadavalt. Näiteks võite öelda: “Oleme ettevõttena otsustanud avada oma jaemüügi nii lastele kui ka täiskasvanutele.”
8
Selgitage, miks see on õige otsus. Nüüd räägite oma vaatajaskonnale, miks olete otsustanud need muudatused teha, miks need on olulised ja miks see praegu toimub. Toetage oma seisukohta andmete, faktide või lugudega, kasutades võimaluse korral eri vaatajaskondade jaoks erinevaid üksikasju. Mõelge sellele, mis on iga vaatajaskonna jaoks kõige köitvam ja kuidas saate seda strateegiat kasutada, et oma seisukoht selgeks teha. Näiteks võite öelda: “Meie andmemeeskonnana teate, et enamik meie kliente on ka vanemad, umbes 70% Meie tootevaliku laiendamine lastetoodetele võimaldab meil muuta oma olemasolevad kliendid veelgi rahulolevamaks.â€
9
Öelge, kes otsuse tegi ja keda see mõjutab. Teie publik soovib täpselt teada, kellelt see otsus tuleb ja kes näeb kõige rohkem muudatusi. Olge siin konkreetne ja aus, isegi kui mõned muudatused võivad olla ebapopulaarsed. Näiteks võite öelda: “Selle otsuse tegi meeskond, kuhu kuulusid ettevõtte iga haru töötajad ja juhid. Varude laiendamine tähendab ka töökoormuse suurenemist. . Meie kõik ja eriti andmemeeskond peame selle algatuse realiseerimiseks rohkem pingutama kui kunagi varem. Seni alustame uute analüütikute palkamise protsessi, et aidata koormust leevendada.â€
10
Rääkige sellest, kuidas otsus tehti ja kuidas seda ellu viiakse. Mõned vaatajaskonnad võivad vajada või soovida teada, kuidas otsus kõrgemal tasemel sündis, ning neile sellest protsessist rääkimine näitab usaldust ja nende vajadustega arvestamist. Enamik vaatajaskondi peab teadma ka seda, kuidas muudatust rakendatakse, kuna see mõjutab neid. Näiteks võite öelda: “Jõudsime selle otsuseni pärast mitme üldise kliendirahulolu ja seotuse ülevaate koostamist. Samuti saatsime kõigile küsitlused välja. meie klientidele, et näha, mida saame nende äri säilitamiseks teha, ning lasteosakonna avamine oli ülipopulaarne.â€Kui räägite filiaalile, kuidas see neid mõjutab, võite öelda: “Meie andmemeeskonnana tähendab see, et teie Võtame nüüd teavet uuest allikast: meie lasteosakonnast. Esmakordsel turuletoomisel tähendab see tabamuste ja lehtede kinnipidamismäärade mõõtmist, samuti kaubast kassasse mineva teabe mõõtmist ning selle otsest võrdlemist meie meeste ja naiste toodetega.â€
11
Öelge, millal muudatused toimuvad. Kui olete muudatuste ulatuse ja tausta täielikult kirjeldanud, peate oma vaatajaskonnale teatama, millal otsus tehakse. Võimalik, et peate neile teatama, millal nad hakkavad nägema teatud muudatusi ja millal nad peavad hakkama ise toiminguid rakendama. Võiksite öelda midagi sellist: “Disainimeeskond hakkab järgmise jooksul välja töötama uusi tooteid. paar nädalat. Sealt alates hakkab tootmine neid tootma. Eesmärgiks on, et meie veebisait ja esimesed laoseisud saaksid valmis 3 kuu pärast, käivitamise kuupäev on 15. mail. Teie osa selles andmemeeskonnana algab täpselt siis.â€
12
Öelge neile, kust nad saavad lisateavet. Olenevalt sellest, kuidas te vaatajaskonnaga suhtlete, võite neilt küsida isiklikult või meili teel, kas neil on küsimusi. Kui see on vähem otsene suhtlus, võite suunata nad KKK lehele või abitelefonile. Näiteks kui räägite meeskonnaga isiklikult, võite lihtsalt öelda: “Kas kellelgi on küsimusi?” suuremahuliste muudatuste korral võiksite esitada küsimusi meili teel ja pidada järelseanssi, et neid ükshaaval arutada.
13
Esitage oma sõnum selgelt ja veenvalt. Kui olete oma põhipunktid välja töötanud, peate need ikkagi tõhusal ja huvitaval viisil edastama. Kasutage veenvaid strateegiaid, mis loovad otseühenduse iga teie vaatajaskonnaga, näidates neile, miks see on ettevõtte ja nende kui üksikisikute jaoks õige otsus.
14
Mõelge välja, kuidas edastada oma sõnum igale vaatajaskonnale. Erinevate sihtrühmade jaoks on tõenäoliselt vaja erinevaid suhtlusvahendeid. Üldiselt on aga suurtest muudatustest kõige parem suhelda isiklikult, olgu siis meeskonna koosolekul või isikliku vestluse käigus. Mõelge, kui ulatuslikud on muudatused ja kuidas need mõjutavad iga vaatajaskonda, et otsustada, kuidas seda kõige paremini esile tuua.
15
Töötage välja strateegia, et mõõta teie suhtluse edukust. Lisaks oma laiema ettevõtte eesmärgi edukale elluviimisele soovite ka veenduda, et teie suhtlusplaan on tõhus. See võib aidata teil end juhendaja, töötaja või suhtlejana üldiselt paremaks muuta. Enne suhtlusplaani väljatöötamist mõelge, kuidas selle edukust mõõta. Kaaluge selliseid võimalusi: küsitluse jagamine oma vaatajaskondadele, paludes neil hinnata, kuidas teavet esitati. Investeerimismäärade mõõtmine, kui suhtlete investoritega, klientide või töötajate kinnipidamise määra mõõtmine.
16
Viige oma plaan ellu. Nüüd, kui olete oma suhtlusplaani koostanud, on aeg sellega alustada! Plaani iga etapi väljatöötamiseks peaksite hoolikalt jälgima oma kalendrit, kuid ärge muretsege, kui peate sellest aeg-ajalt kõrvale kalduma. Kohandage kuupäevi ja kellaaegu vastavalt vajadusele, kuid veenduge, et olete oma laiemate eesmärkide saavutamiseks õigel teel.