Strateegiline kommunikatsioon aitab organisatsioonil jagada selgelt määratletud sõnumit kõigi selle organisatsiooniga seotud isikutega – nii sisemiselt kui ka väliselt. See on tahtlik protsess, mille käigus vaadeldakse, mida iga grupi publik peab sinult kuulma. Õppige koostama strateegilist kommunikatsiooniplaani, et teie töötajad ja kliendid mitte ainult ei jääks kursis, vaid jääksid ka kaasatud.
1
Määratlege oma sõnum. Peab olema selgelt määratletud sõnum, mida soovite oma strateegilise kommunikatsioonikampaania ajal saata. Mis iganes see sõnum ka poleks, hoidke seda lihtsana. Proovige see lühikeseks fraasiks või lauseks tihendada. See on suur idee, mille juurde te pidevalt tagasi pöördute. On mitmeid olukordi, mille jaoks peate strateegilise kommunikatsiooniplaani kaudu sõnumi määratlema. Tugevdage praegust ideed. Aidake töötajatel suhelda oma organisatsiooni visiooni ja missiooniga ning toetage neid. Tehke organisatsiooniline muudatus. Teavitage probleemist või väljakutsest ja selle kavandatud lahendusest. Integreerige ettevõttesse uued juhid, kuulutades neid välja ja luues töötajatele ja klientidele palju võimalusi, et neist üks-ühele või osakonna koosolekutel kuulda. Muutke oma organisatsiooni kaubamärki. Andke klientidele uus mulje sellest, mida teie ettevõte esindab.
2
Analüüsige oma sihtrühmi. Suhtlemine peab olema kujundatud igale publikule, et suhelda selgelt ja tõhusalt. Iga rühma tuvastamisel viige läbi vaatajaskonna analüüs, et teha kindlaks, millist teavet nad peavad teadma. Vaadake põhilist demograafilist teavet ja isiksusi, oma suhteid nendega ja seda, kuidas teie sõnum neid mõjutab. Teie sisemine publik hõlmab teie töötajaid. Võimalik, et peate võib-olla määratlema sõnumid veelgi konkreetsemalt erinevate töötajate tasemete jaoks: juhid, keskastme juhtkond ja standardtaseme töötajad. Välispubliku hulka kuuluvad teie kliendid, äripartnerid ja üldsus. Kuigi teave võib kattuda, vajab iga sihtrühm täpselt määratletud sõnumit.
3
Määratlege oma eesmärk (eesmärgid). Suhtlemine tuleb kohandada iga rühma jaoks. Tehke kindlaks, mida soovite, et iga publik teie sõnumile vastuseks teeks. Mõnede strateegiliste kommunikatsiooniplaanide eesmärk on tõsta teadlikkust, samas kui teised on üles ehitatud mõtlemise või käitumise muutmiseks.
4
Uurige suhtlusvõimalusi. Organisatsioonidel on palju võimalusi. Erinevate müügikohtade kaalumisel peaksite meeles pidama mitmeid asju. Valige suhtlusmeediumid, millega teie vaatajaskond ühendust võtab. See võib hõlmata sotsiaalmeediat või veebivideot, mis mõlemad on nooremate põlvkondade seas populaarsed. See võib hõlmata ka näost näkku suhtlemist, mis on vanemate inimeste seas populaarsem. Tuvastage kõik praegused suhtluspunktid. Need pakuvad loomulikku väljundit olulise teabe edastamiseks. Vaadake oma eelarvet. Kui teie suhtlusplaani eelarve on väiksem, kaaluge kulutõhusate meediumite, näiteks e-posti ja sotsiaalmeedia kasutamist. Kui teil on suurem eelarve, on teil rohkem võimalusi kasutada muid võimalusi, nagu raadio- ja telereklaamid, otsepostituskampaania või plakatid. Kaaluge iga vaatajaskonna jaoks mitme müügikoha kasutamist. Inimesed jätavad teabe paremini meelde, kui nad saavad seda erineval kujul.
5
Loo ajaraam. Otsustage, millal seda sõnumit esimest korda jagate ja kuidas jätkate selle jagamist nädalate või kuude jooksul. Ole tahtlik. Pidage meeles, et see ajavahemik on esialgne ja seda võib olla vaja muuta, kui rakendate oma strateegilist kommunikatsiooniplaani. Mõelge, kui sageli soovite, et teie publik seda sõnumit kuuleks. Kordamine aitab neil sõnumit mõista ja omaks võtta. Tunnistage, et muutus on aeglane protsess. Inimeste uskumused ja teod ei muutu üleöö. Olge oma ajakavas realistlik ja andke inimestele piisavalt aega oma sõnumiga kohanemiseks.
6
Tehke kindlaks viisid tagasiside saamiseks. Tagasiside on oluline kogu strateegilise kommunikatsiooni protsessi vältel. Soovite veenduda, et teie sõnum jõuab selgelt kohale ja et pole arusaamatusi. Samuti soovite näha, kas teie sõnum on tõhus.
7
Hankige heakskiit. Kui olete kõigi oma uurimuste põhjal koostanud oma strateegilise kommunikatsiooniplaani kavandi, mis vastab teie väljamõeldud vajadustele, juhib seda igaüks, kes peab selle heaks kiitma, näiteks juhtkond või juhatuse liikmed. Võtke vastu tagasisidet ja soovitusi ning jätkake uuesti kirjutamist, kuni saate strateegia, mis kõigile sobib.
8
Rakendada strateegilist kommunikatsiooniplaani. Delegeerige vastutust erinevatele töötajatele. Jälgige, kuidas teie sõnum vastu võetakse. Kohandage oma plaani vastavalt vajadusele, et see oleks tõhus.