Kas peate kirjutama saavutusaruande? Paljud töökohad nõuavad seda ja sageli on need enesehinnangud, kus teil palutakse teatada, mida olete aasta jooksul teinud. Võib-olla on teile antud ülesandeks hoopis koosoleku kohta aruanne kirjutada. Sellise aruande hea kirjutamise mõistmine võib oluliselt mõjutada seda, kas teid peetakse edukaks või mitte.
1
Ava kokkuvõtliku lõiguga. Tehke saavutusaruande ülaosas ülevaade. Rääkige lugejatele üldistest saavutustest. Võib-olla kirjutate mittetulundusühingu saavutusaruannet. Võite teha kokkuvõtte õnnestumistest, näiteks asjaolust, et korraldasite sidusrühmadele kasu toovaid üritusi, pälvisite tööstusharu tunnustuse ja lõite sidemeid partneritega. Te ei pea kokkuvõtlikku lõiku liigsete üksikasjadega upitama. Teete siin kokkuvõtte põhipunktidest. Teie annate ülevaate. Püüdke mitte teha aruannet liiga pikaks. Kaks lehekülge on hea rusikareegel, kui tööandjal pole konkreetset soovitust. Küsige tööandjalt, kas on olemas soovitatav vorm.
2
Esitage iga kokkuvõttepunkti varundamiseks üksikasjad. Nüüd peate varundama avakokkuvõtte põhipunktid koos üksikasjadega aruandes allpool.Kasutage ülevaadet. Korraldage erinevad alad oma jaotistesse ja kasutage iga päise all olevaid alampunkte. Näiteks võib üks teie jaotistest olla “ürituste korraldamine ja läbiviimine”. Sellise päise all võiksite loetleda (täppide või tähtedega) lühikese kokkuvõtliku lõigu iga toimunud sündmuse, selle eesmärgi ja selle kohta, kuidas see rühma tegevust edendas. missioon. Olge siin konkreetne.
3
Kasutage professionaalset vormindamist. Ärge lihtsalt looge aruanne kokku. Soovite, et aruanne näeks välja organiseeritud, professionaalse kirjatüübiga ja kenal paberil. Looge pealkiri ja asetage see lehe ülaossa keskele. Kasutage teabe korraldamiseks paksus kirjas alampealkirju. Esitage aruande ülaosas põhiteave. Esitage tulemuste aruandega hõlmatud kuupäevad ning selle koostaja nimi ja ametinimetus.
4
Pidage päevikut kogu kõnealuse ajavahemiku jooksul. See on palju lihtsam, kui kogute saavutusi nende toimumise ajal. Pidage päevikut või kausta, kus jälgite kogu õppeperioodi saavutusi. See muudab teie elu palju lihtsamaks, kui on aeg maha istuda ja kirjutada. Kui te seda ei tee, võite unustada olulised saavutused, mis juhtusid perioodi alguses.
5
Tuletage inimestele meelde oma tulemuslikkuse eesmärke ja ootusi. Peaksite inimestele meelde tuletama, millised eesmärgid olid uuritava perioodi alguses. Millised olid eesmärgid? Millised on ootused tööle? Kui te ei tea, paluge oma tööandjal need esitada. Seejärel selgitage, kuidas need tegelikud arvud vastati. Asi on selles, et võrrelda, millised olid teie tegevused või tulemused algsete projektidega. Näiteks kui kogusite prognoositust rohkem raha, tundub see investoritele või ülemustele positiivne. Kui te aga võrdlusalust ei esita, on raskem hinnata, kas see on edukas ja millisel määral.
6
Pakkuge visuaale. Kaasake mõned diagrammid või graafikud, kui arvate, et need aitavad lugejal teie esitatud andmeid visualiseerida. Pidage meeles, et mõned aruande lugejad kavatsevad neid ainult skannida, kuna nad on tõenäoliselt hõivatud. Nii et visuaalsete abivahendite abil saate mõnikord teie seisukohta tõhusamalt edastada. Ärge siiski uputage lugejat liiga paljude graafikutega. Valige 1 või 2, mis rõhutavad põhipunkte.
7
Keskendu CAR-le. See tehnika aitab teil oma saavutusi dokumenteerida. See tähistab väljakutset. Tegevus. Tulemused. See aitab teil korraldada oma saavutusi. Mõelge välja töö väljakutse. Seejärel kirjeldage meetmeid, mida olete selle lahendamiseks võtnud. Ja seejärel dokumenteerige oma tulemused. Oletame näiteks, et olete restorani juht. Võiksite kirjutada: Väljakutse: järjekorrad muutusid õhtusöögi tipptunnil liiga pikaks, klientide kaebused suurenesid 10 protsenti. Toiming: lükake 1 ettekandja algusaega 1 tunni võrra tagasi, et suurendada tipptunnil tugipersonali arvu. Tulemus: klientide kaebused ooteaegade kohta langesid 2-ni, mis on 80-protsendiline langus. Peamine punkt on olla konkreetne. Üldised saavutused, nagu “Olen meeskonnamängija”, ei ole nii tähendusrikkad, sest igaüks võib selliseid asju öelda. Peamine on seostada tulemused põhiprobleemidega ning näidata edu andmete ja spetsiifika kaudu.
8
Esitage oma metoodika. Kui teie programm hõlmas andmete kogumist, on hea mõte lühidalt selgitada metoodikat, mida te selles kasutasite. Andke lugejatele teada valitud küsitlusmetoodika põhjendus. Selgitage küsitluse eeliseid ja tulemusi. Miks see meetod oli usaldusväärne? Näiteks restorani stsenaariumi abil selgitage, miks on mõttekas kasutada metoodikana kaebusi. Selgitage küsitluse kuupäevi ja seda, mida proovisite uuringuga saavutada.
9
Keskenduge oma saavutustele. Saavutuste kitsendamiseks, mida soovite esitleda, mõelge sellele, mis teid selle aja jooksul kõige uhkemaks muutis. Võib-olla rahustas see murelikke külastajaid. Võib-olla oli see teiste juhendamine. Ärge loopige lugejatele liiga palju üksikasju. Teine meetod, mida saate selleks kasutada, on STAR-meetod. See meetod hõlmab olukorra ja ülesande lühikirjeldust, selle täitmiseks tehtud toiminguid ja saavutatud tulemusi. Nagu CAR-meetodi puhul, on ka siin eesmärk seostada probleeme tulemustega ja selgitada, kuidas te nendeni jõudsite. Sellistele asjadele keskendumine on raskusaste, ainulaadne, esmakordne, hästi nähtav, tähtaegadest kinnipidamine, innovatsioon, ning teie töö ulatus ja mõju. Näiteks võiks selgitada, et kui alustasite filiaali juhina, oli töötajate aastane voolavus 35 protsenti. Viisite ellu töötajate rahulolu uuringu, lõite töötajate juhendamise ja alustasite iganädalast töötajate koosolekut. Selle tulemusena oli töötajate voolavus langenud 15 protsendini. Nagu see näide näitab, ei pea saavutused olema liiga sõnalised, kui need pakuvad õigeid seoseid.
10
Selgitage oma väärtust. Ärge öelge lihtsalt, millised on teie tulemused. Peate ka selgitama, miks need saavutused teie organisatsiooni jaoks väärtuslikud on. Oletame näiteks, et alustasite töötajate koosolekute pidamist. Mis siis? Millist väärtust see organisatsioonile lõi? Mõelge läbi. Kui konkreetset väärtust pole, peaksite võib-olla midagi muud esile tõstma. Kui personali koosolekud aitasid tõsta töötajate moraali, mida näitab haiguspäevade vähenemine, mis säästis tööandja raha, siis olete näidanud väärtust.
11
Enne esitamist lugege aruanne läbi. Kui esitate midagi kokku visatud ja ebaprofessionaalset, rikute saavutusaruande eesmärki. Lugege aruannet grammatika-, kirjavahemärkide ja õigekirjavigade parandamiseks. Pange see ööseks maha ja lugege seda hommikul uuesti. Ärge kirjutage aruannet viimasel minutil. Printige paberkoopia välja ja kontrollige, kas selles pole korrektuurivigu. Mõnikord lähevad inimese silmad arvutiekraanile niivõrd, et nad jätavad ilmsete vigade vahele.
12
Käsitlege kõiki negatiivseid asju positiivselt. Kui on midagi, mille osas te ei vastanud ootustele, on parem mitte sellest kõrvale hiilida. Ärge asetage seda aruande keskmesse, vaid tegelege sellega. Käsitlege positiivse keelekasutusega valdkondi, kus teil nii hästi ei läinud. Näiteks keskenduge konkreetsetele sammudele, mida probleemi lahendamiseks võtate, selle asemel, et keskenduda süüdistamisele või vabandustele. Ärge süüdistage saavutusaruandes teisi. Olge keskendunud sellele, mida olete teinud. Jää positiivseks. Keskenduge asjadele, mis teil või teie rühmal hästi läks. Eraldage piirkonnad, mida saate reklaamida.
13
Kasutage numbreid ja mõõdikuid. Kui suudate olla väga konkreetne, tunduvad teie vastused usaldusväärsemad. Võimaluse korral toetage oma öeldut millegi mõõdetavaga. Üldised ülivõrded, nagu “väljapaistev” või “usaldusväärne”, ei ole eriti tähendusrikkad. Kellelegi rääkimine: “Mul oli suurepärane aasta – see on midagi, mida võib öelda igaüks. Pidage meeles seda fraasi: Näita, ära ütle. Selle asemel, et öelda inimestele, et teil oli suurepärane aasta, näidake neile üksikasjade ja mõõdikute kaudu, mida te tegite. suurepärane. Selle asemel, et öelda, et olete kliendisuhetes hea, viidake kliendirahulolu uuringute tulemustele, saadud kirjadele ja klientide kaebuste puudumisele.Kasutage numbreid. Kui öeldakse, et teil on palju töötajaid, ei tähenda see palju, kui me seda ei tee tea, kui suur see oli. Kasutage numbreid, et väljendada eelarve suurust ja kirjeldada tööülesannete ulatust.
14
Rääkige kõigil juhtudel tõtt. Ärge liialdage. Ära valeta. Kui jääte sellega vahele, võite sattuda suurtesse probleemidesse. Teine probleem valetamisega, isegi ilmse tegematajätmise tõttu, on see, et te ei ole lõpuks enesekindel ja te ei saa seda teha. parandada. Pigem andke aus hinnang praegusele perioodile, nii nõrkadele kui ka positiivsetele külgedele. Tegelege nõrkustega. Lihtsalt leidke selleks positiivne viis.
15
Tunnusta teisi. Paljud äri- ja tehnilised kirjutamistunnid soovitavad teil mitte kasutada asesõna “mina”. Mõnel juhul saate seda siiski teha saavutusaruandes. Näiteks võite öelda: “Ma palkasin 100 inimest”. , ärge unustage teisi edu saavutamisele kaasa aidanud inimesi. Vajadusel pöörduge meeskonna poole. Saate punkte, kui tundub, et te pole edev. Muutke lausestruktuuri nii, et iga lause ei algaks sõnaga “I.â€