Tõhusa riskijuhtimisplaani väljatöötamine võib aidata vältida väikeste probleemide muutumist hädaolukordadeks. Erinevat tüüpi riskijuhtimisplaanid võivad käsitleda sündmuse tõenäosuse arvutamist ja seda, kuidas see sündmus võib teid mõjutada, millised on teatud ettevõtmiste riskid ja kuidas nende riskidega seotud probleeme leevendada. Plaan võib aidata teil nende tekkivate ebasoodsate olukordadega toime tulla ja loodetavasti need enne tekkimist peatada.
1
Saate aru, kuidas riskijuhtimine töötab. Risk on ühes või mitmes kohas aset leidva sündmuse või sündmuste jada (positiivne või negatiivne) mõju. See arvutatakse sündmuse probleemiks muutumise tõenäosuse ja selle mõju põhjal (vt risk = tõenäosus X mõju). Riski analüüsimiseks tuleks tuvastada erinevad tegurid, sealhulgas: Sündmus: Mis võib juhtuda? Tõenäosus: Kui tõenäoline on selle juhtumine? Mõju: Kui halb see juhtub, kui see juhtub? Leevendus: kuidas saate tõenäosust vähendada (ja kui palju)? Ettenägematus: kuidas saate mõju vähendada (ja kui palju)? Vähendamine = Leevendus X Ettenägematus Kokkupuude = risk – Vähendamine Pärast ülaltoodu tuvastamist on tulemuseks see, mida nimetatakse kokkupuuteks. See on risk, mida te lihtsalt ei saa vältida. Kokkupuudet võib nimetada ka ohuks, vastutuseks või tõsiduseks, kuid need tähendavad peaaegu sama asja. Seda kasutatakse selleks, et määrata kindlaks, kas kavandatud tegevus peaks toimuma. Sageli on see lihtne kulu ja tulu valem. Võite kasutada neid elemente, et teha kindlaks, kas muudatuse rakendamise risk on suurem või väiksem kui muudatuse mitterakendamise risk. Eeldatav risk. Kui otsustate jätkata (mõnikord pole valikut, nt föderaalselt volitatud muudatused), muutub teie riskipositsioon nn oletatavaks riskiks. Mõnes keskkonnas vähendatakse oletatavat riski dollari väärtuseni, mida seejärel kasutatakse lõpptoote kasumlikkuse arvutamiseks.
2
Määratlege oma projekt. Selles artiklis teeskleme, et vastutate arvutisüsteemi eest, mis annab mõnele suurele elanikkonnale olulist (kuid mitte elutähtsat) teavet. Põhiarvuti, millel see süsteem asub, on vana ja vajab väljavahetamist. Teie ülesandeks on töötada välja migratsiooni riskijuhtimisplaan. See on lihtsustatud mudel, kus risk ja mõju on loetletud kõrge, keskmise või madala (see on väga levinud eriti projektijuhtimise puhul).
3
Hankige teistelt sisendit. Ajurünnak riskide üle. Kutsuge kokku mitu inimest, kes on projektiga tuttavad, ja küsige teavet selle kohta, mis võib juhtuda, kuidas seda ennetada ja mida teha, kui see juhtub. Tehke palju märkmeid! Selle väga olulise seansi väljundit kasutate järgmiste sammude käigus mitu korda. Püüdke hoida ideede suhtes avatud meelt. “Kastist väljas” mõtlemine on hea, kuid hoidke seansi üle kontrolli. See peab jääma keskendunud ja eesmärgi saavutamiseks.
4
Tehke kindlaks iga riski tagajärjed. Ajurünnakust kogusite teavet selle kohta, mis juhtuks, kui riskid realiseeruksid. Seostage iga risk selle seansi ajal saavutatud tagajärgedega. Olge igaühega nii konkreetne kui võimalik. “Projekti viivitus” ei ole nii soovitav kui “Projekt hilineb 13 päeva”. Kui dollari väärtus on olemas, loetlege see; lihtsalt öelda “Üle eelarve” on liiga üldine.
5
Kõrvaldage ebaolulised probleemid. Kui teisaldate näiteks autokaupluse arvutisüsteemi, on sellised ohud nagu tuumasõda, katkupandeemia või tapjaasteroidid üsna asjad, mis projekti häirivad. Nende planeerimiseks või mõju vähendamiseks ei saa te midagi teha. Võite neid meeles pidada, kuid ärge lisage sellist asja oma riskiplaani.
6
Loetlege kõik tuvastatud riskielemendid. Te ei pea neid veel järjekorda panema. Lihtsalt loetlege need ükshaaval.
7
Määra tõenäosus. Tehke iga loendis oleva riskielemendi puhul kindlaks, kas selle tegeliku realiseerumise tõenäosus on kõrge, keskmine või madal. Kui peate kindlasti kasutama numbreid, joonistage tõenäosus skaalal 0,00-1,00. 0,01 kuni 0,33 = madal, 0,34 kuni 0,66 = keskmine, 0,67 kuni 1,00 = kõrge. Märkus. Kui sündmuse toimumise tõenäosus on null, eemaldatakse see vaatlusest. Pole põhjust mõelda asjadele, mis lihtsalt ei saa juhtuda (raevunud T-Rex sööb arvuti ära).
8
Mõju määramine. Üldiselt määrake mõju suureks, keskmiseks või madalaks teatud eelnevalt kehtestatud juhiste alusel. Kui peate kindlasti kasutama numbreid, siis joonistage Mõju skaalal 0,00–1,00 järgmiselt: 0,01–0,33 = madal, 0,34–066 = keskmine, 0,67–1,00 = kõrge.Märkus. Kui sündmus on null, ei tohiks seda loetleda. Pole põhjust kaaluda asju, mis on ebaolulised, sõltumata tõenäosusest (mu koer sõi õhtusööki).
9
Määrake elemendi risk. Sageli kasutatakse selleks tabelit. Kui olete tõenäosuse ja mõju jaoks kasutanud väärtusi Madal, Keskmine ja Suur, on kõige kasulikum ülemine tabel. Kui olete kasutanud arvväärtusi, peate kaaluma veidi keerukamat hindamissüsteemi, mis sarnaneb siinse teise tabeliga. Oluline on märkida, et tõenäosuse ja mõju kombineerimiseks pole universaalset valemit; mis on inimeste ja projektide lõikes erinev. See on vaid näide (ehkki päriselus): olge analüüsis paindlik. Mõnikord võib olla asjakohane L-M-H tähiste ja numbriliste tähiste vahel edasi-tagasi lülituda. Võite kasutada allolevaga sarnast tabelit.
10
Järjesta riskid. Loetlege kõik tuvastatud elemendid kõrgeimast riskist madalaima riskini.
11
Arvutage kogurisk: siin aitavad teid numbrid. Tabelis 6 on teil 7 riski, mis on määratud H, H, M, M, M, L ja L. Tabelist 5 võib see tähendada 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 ja 0,2. kogurisk on siis 0,5 ja see tähendab keskmiseks.
12
Töötage välja leevendusstrateegiad. Leevendus on mõeldud riski realiseerumise tõenäosuse vähendamiseks. Tavaliselt teete seda ainult kõrge ja keskmise elementide puhul. Võib-olla soovite leevendada madala riskiga üksusi, kuid kindlasti tegelege kõigepealt teistega. Näiteks kui üks teie riskielemente on see, et kriitiliste osade tarnimine võib viibida, võite riski maandada, tellides projekti varakult.
13
Töötage välja situatsiooniplaanid. Ettenägematus on mõeldud mõju vähendamiseks, kui risk siiski realiseerub. Jällegi, te arendate tavaliselt ainult kõrge ja keskmise elementide jaoks ettenägematuid olukordi. Näiteks kui vajalikud kriitilised osad ei jõua õigel ajal kohale, peate võib-olla kasutama vanu olemasolevaid osi, kuni ootate uusi.
14
Analüüsige strateegiate tõhusust. Kui palju olete tõenäosust ja mõju vähendanud? Hinnake oma situatsiooni- ja leevendusstrateegiaid ning määrake oma riskidele uuesti tõhusad reitingud.
15
Arvutage oma efektiivne risk. Nüüd on teie 7 riski M, M, M, L, L, L ja L, mis tähendab 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 ja 0,2. See annab keskmiseks riskiks 0,329. Vaadates tabelit 5, näeme, et üldine risk on nüüd liigitatud madalaks. Algselt oli risk keskmine (0,5). Pärast haldusstrateegiate lisamist on teie kokkupuude madal (0,329). See tähendab, et olete leevendamise ja ettenägematute olukordade abil saavutanud riski vähendamise 34,2%. Pole paha!
16
Jälgige oma riske. Nüüd, kui teate, millised on teie riskid, peate otsustama, kuidas saate teada, kas need realiseeruvad, et saaksite teada, millal ja kas peaksite oma ettenägematud olukorrad paika panema. Seda tehakse riskinäitajate tuvastamise teel. Tehke seda iga kõrge ja keskmise riskiga elemendi puhul. Seejärel saate projekti edenedes kindlaks teha, kas riskielement on muutunud probleemiks. Kui te neid vihjeid ei tea, on väga tõenäoline, et risk võib vaikselt realiseeruda ja projekti mõjutada, isegi kui teil on head ettenägematud tingimused.