Protsessidokumendid juhendavad lugejaid protsessi edukaks lõpuleviimiseks vajalike toimingute loogilise jada. Näiteks Selgitatud artiklid on protsessidokumendi liik. Protsessidokumendi sisu võib olla keeruline või lihtne, kuid peate kindlaks määrama, millised sammud tuleb lõpule viia, nende sammude loogiline jada ja mida see jada saavutab, kui see on edukas. Neid põhitõdesid silmas pidades on võimalik luua protsessidokumentatsiooni kõige jaoks alates muna keetmisest kuni rahvusvahelise turunduskampaania läbiviimiseni.
1
Tuvastage protsess. Peaaegu kõike saab jagada protsessiks ja muuta protsessidokumendiks. Mõned näited on järgmised: pasta valmistamine; sõitma õppimine; kirja kirjutamine; trummi löömine
2
Mõelge välja, milliseid ressursse teie lugejad vajavad. Mõelge kõikidele ressurssidele, mida teie lugejad kirjeldatava protsessi lõpuleviimiseks vajavad. Kaasatud ressursside mõistmine tuleb kasuks, kui otsustate, kuidas iga etappi kirjeldada. Mõned näited vajalikest vahenditest: pasta valmistamine: vesi, pasta, sool, keedupott, kurn, kuumus, aeg sõitma õppimine: sõiduk, õpetaja, aeg (nii õppimine kui ka harjutamine), liiklusseaduste tundmine Kirja kirjutamine: kirjutamis- ja õigekirjaoskus , paber, pliiats või pliiats Trummirulli sooritamine: trummikomplekt, trummipulgad, mõningane trummimängukogemus, aeg
3
Arvestage oma publikuga. Enne edasiliikumist peaksite mõtlema, kes on teie publik ja mida nad teie teema kohta juba teavad. Need teadmised aitavad teil otsustada, millist teavet peate lisama ja millise teabe võite välja jätta. Näiteks kui kirjutate protsessidokumenti pasta keetmise kohta laiemale publikule, kes võib või ei tea, kuidas küpsetamiseks, siis soovite tõenäoliselt määratleda terminid, nagu “al dente” ja kirjeldada, mida tähendab “rulluv keetmine”.
4
Loo pealkiri. Iga protsessi dokument vajab selget pealkirja, mis selgitab, millist protsessi te üksikasjalikult kirjeldate. Et teha kindlaks, mida peaksite protsessidokumendiks nimetama, mõelge sellele, mida soovite, et teie lugejad õpiksid tegema. Näiteks võite nimetada oma protsessidokumendiks “Make Pasta”, “Õppige sõitma” või “Kirjutage kiri”. Kasutage pealkirja ja sammude jaoks kohustuslikku vormi. Protsessi dokument peaks algama tähega olevikuvormis tegusõna, näiteks “make”, “cook”, “õppima” või “kirjutama”. Peaksite oma protsessi etappide kirjeldamiseks jätkama selle ajavormi kasutamist.
5
Kasutage oma tutvustust oma lugejate meelitamiseks. Teie protsessidokumendi tutvustus annab teile võimaluse selgitada, mida dokument pakub, ja köidab ka teie lugeja tähelepanu. Sissejuhatuses on hea mõte tekitada kiireloomulisuse tunne, et lugeja tahaks edasi lugeda. Proovige luua oma lugejatele probleem ja seejärel pakkuda selle lahendust. Näiteks kui tutvustate protsessidokumenti, mis selgitab pasta valmistamist, võite öelda midagi sellist: “Pasta keetmine võib tunduda lihtne, kuid seda on lihtne üle keeta või üle keeta. vähekeedetud pasta. See on probleem, sest liiga nätske või liiga pehme pasta võib olla isuäratav, olenemata sellest, millist kastme te sellele panite. Aga kui valmistate pasta õigesti, on teie pasta sama muljetavaldav kui teie kaste .â€
6
Jagage protsess lahti. Mõelge asjadele, mis peavad juhtuma osana protsessist, mida proovite kirjeldada. Alustamiseks kirjutage üles nii palju protsessi osi kui võimalik. See on kirjutamiseelne strateegia, mida nimetatakse “loetlemiseks”. Seda tehes proovige jaotada protsess väikesteks, kergesti mõistetavateks sammudeks. Näiteks kui soovite selgitada pasta valmistamist, siis võite üles kirjutada:Võtke pott välja ja täitke see veega.Pane pott pliidile ja keera kuumus kõrgeks.Võta pasta välja.Lisage pasta vette.Keerake Kuumust veidi alla.Keeda pakendil märgitud aja.Nõruta pasta kraanikaussi kurn.
7
Pange oma sammud järjekorda. Kui teil on põhiline loend sammudest, mida teie lugejad peavad täitma, vaadake need üle ja veenduge, et need on korras. Mõelge, kas oleks mõttekam anda mõni samm järjest varem või hiljem. Näiteks kui kirjeldate pasta valmistamise protsessi, siis võiksite mõelda, kas on mõttekam öelda lugejatele pasta enne või pärast vee kuumenemist. Kui teie kirjeldatud protsess on üsna keeruline või mida saate teha ilma mõtlemata, peate võib-olla kulutama rohkem aega oma sammude loogikale. Näiteks kui olete kogenud trummar ja proovite kirjeldada, kuidas trummi veeretada, peate võib-olla istuma trummikomplekti taha ja tegema paar trummirulli. Protsessi toiminguid tehes mõelge, mis juhtub esimene, teine, kolmas jne. Võrrelge seda järjestust oma sammude loendiga.
8
Tehke kindlaks, kas teil on vaja täiendavat teavet pakkuda. Mõelge protsessile uuesti ja proovige kindlaks teha, kas protsessist pole teavet. Proovige kindlaks teha, kas lugejad peavad enne mõne teie toimingu sooritamist midagi tegema. Näiteks võite soovitada lugejatel pasta vette lisamisel seada taimer. Või võite soovitada lugejatel enne kogu poti tühjendamist pastatükk üle vaadata. Proovige oma sammud sõbrale ette lugeda, et näha, kas jäi midagi kahe silma vahele. Ärge täpsustage midagi, mida olete kirjutanud, vaid lugege oma sammud sõbrale ette ja küsige soovitusi.
9
Laiendage oma samme. Kui olete oma sammude jaoks kindla järjestuse koostanud, peate iga sammu kohta laiendama. Protsessi dokumendi iga samm peaks sisaldama kasulikku teavet, mis aitab teie lugejatel mõista, kuidas iga etappi täita. Proovige olla võimalikult üksikasjalik. Näiteks kui soovitate lugejatel potist välja võtta ja see veega täita, peate ütlema, millist tüüpi potilugejad peaksid kasutama ja kui palju vett peaksid lugejad potti lisama. Võite paluda lugejatel kasutada pasta keetmiseks suurt potti ja täita see 12 tassi veega.
10
Too näiteid. Näited võivad aidata teie lugejatel saada selgema ettekujutuse, kuidas teha midagi, millest võib olla raske aru saada. Proovige kasutada näiteid, millega lugejatel on lihtne seostada, ja selgitage, kuidas näide on teie kirjeldatava protsessiga seotud. Näiteks kui proovite lugejatele selgitada, kui tugevalt trummipõrina tegemiseks trummipulgast kinni hoida, siis võite kasutada pliiatsi hoidmise näidet, et kirjeldada, kui palju survet on vaja. Lugejad saavad suhestada pliiatsi või pliiatsi käes hoidmist ja kasutada neid teadmisi, et aidata neil trummipulka õigel viisil hoida.
11
Pakkuge tõrkeotsingu nõuandeid. Mõelge tavalistele vigadele, mida inimesed selle protsessi lõpuleviimisel teevad, ja veenduge, et lahendaksite need levinud vead oma dokumendis. Võib-olla leiate viisi, kuidas seda teavet mõnes etapis kasutada, või võite esitada selle teabe oma dokumendi lõpus. Näiteks võib paljude inimeste pasta üleküpsetamise põhjuseks olla see, et nad unustavad taimeri seadistada. Või võib-olla on paljud inimesed hädas trummirullidega, sest nad hoiavad trummipulkadest liiga pingul.
12
Vajadusel lisage üleminekud. Üleminekud on sõnad, mis aitavad parandada teie kirjutamise kulgu. Üleminekud võivad aidata teil selgitada, millal peaksid lugejad teie protsessis midagi ette võtma. Näiteks võite soovitada oma lugejatel seadistada taimer ENNE pasta keevasse vette lisamist. Või võite soovitada oma lugejatel ahjukindad kätte panna JA SIIS valada pasta kraanikausis olevasse kurni. Mõned teised head üleminekusõnad, mida protsessidokumendis kasutada, on järgmised: nextafterfirstlastalso
13
Lihtsustage oma keelt. Protsessi kirjeldamisel suurele vaatajaskonnale on oluline veenduda, et kasutatavad sõnad on enamiku inimeste jaoks piisavalt lihtsad. Rohke žargooni (tehnilise keele) kasutamine võib lugejatel raskendada juhiste mõistmist. Lugege mõni minut juhiste läbilugemiseks ja otsige võimalusi keele lihtsustamiseks. Kui peate oma protsessi kirjeldamiseks kasutama spetsiaalset sõna, määrake see kindlasti oma lugejate jaoks. Näiteks kui kirjeldate pasta valmistamist, peate selgitama, mida tähendab “al dente”.
14
Testige protsessi. Oluline on veenduda, et kirjeldatud protsessi saab teie juhiseid järgides edukalt läbi viia. Proovige kirjeldatud protsess lõpule viia, järgides kõiki samme nende esitamise järjekorras ja kasutades ainult kaasatud teavet. Protsessi testimisel proovige tuvastada teave, mis puudub või mis võib olla ebaselge. oma lugejaid. Paluge kellelgi teisel ka teie protsessi testida. Kui keegi teine teie protsessi testib, saate protsessidokumendis veelgi suurema täpsuse tagada. Paluge sõbral või pereliikmel kirjeldatud protsessi lõpuleviimiseks teie samme kasutada.
15
Vormindage oma dokument. Olenevalt sellest, kuidas kavatsete oma protsessidokumenti kasutada, peate võib-olla selle vormindama. Näiteks kui teie protsessidokument on mõeldud klassiülesannete jaoks MLA-stiilis esseena vormindamiseks, peate oma juhendaja juhised üle vaatama ja veenduma, et teie dokument vastab neile. Kui kasutate dokumenti veebisaidi jaoks, peate dokumendi vormindama vastavalt oma vajadustele. Töötlevad dokumendid võivad kirjeldada igas lõigus erinevat etappi või iga samm võib alata numbri või täppiga.