Iga projekt, olenemata ulatusest, survest või kaasatud tulemusest, võidab plaani omamisest. Kiireloomulised plaanid võivad panna projektijuhi töö lõpuleviimiseks stressirohkesse olukorda, kuid enamasti nõuavad kiireloomulised projektid kvaliteetse lahenduse tagamiseks hästi koostatud plaani. Siin on, kuidas koostada projektiskeemi.
1
Pidage meeles, et heal projektiskeemil on põhielemendid, mis võimaldavad juhil ja meeskonnal viia projekti eduka lõpuni, õigeaegselt ja alla eelarve. Ilma nende põhikomponentideta on programm poolik ja aja jooksul ebaõnnestub pärast seda, kui on tõestanud, et ei suuda projekti lõpule viia.
2
Selgitage, miks projekt on vajalik. Miks see on mitmeotstarbeline? Mis ajendas seda? Samuti on projekti lõpetamiseks kohustuslik välja tuua tegelikud tulemused.
3
Kirjutage üles kõik, mis projekti elluviimiseks tuleb luua. See tähendab iga üksikut tööd. See võib tunduda ebahuvitav, kuid seda on oluline harjutada tagamaks, et arvate, et saate kõik tehtud ja midagi ei jäeta tähelepanuta. Kui olete lõpetamist vajava töö avastanud, peate määrama projekti osadele õiged kohustused. Millist eesmärki täidab töö iga lõpetatud aspekt? Veenduge, et see oleks plaanis selgelt kirjas, et hiljem saaks tööd hõlpsasti täpsustada.
4
Projektiplaani raames rollide määramisel on oluline töötada koos grupi tugevate ja nõrkade külgedega. Asetage rühmaliige rolli, kes suudab vajalikku pakkuda. Inimeste omamine rollides, mida nad ei suuda täita, on hullem kui rühma puudumine.
5
Pärast rollide määramist peab teil olema ajakava. Võttes arvesse sõlmimise kuupäeva, määrake kindlaks, mida tuleb teha, millal kõik õigeks ajaks valmis saada. Võtke arvesse kõiki projekte, mis tuleb muu töö tegemiseks lõpule viia, ja veenduge, et need projektid oleksid enne lõpule viidud. Võib juhtuda, et pole piisavalt aega, et lasta igal deklareeritud tööl lõppkuupäevaks lõpetada. Sel juhul peate uuesti läbi mõtlema, milliseid tulemusi soovite, teavitama ostjat probleemist või lisama oma projekti rohkem isikuid.
6
Mõelge välja oma projekti nõuded, sealhulgas soovitud rahalised vahendid, töötajad, tarvikud ja seadmed, koos ametlike hinnangutega selle kohta, mida projekti tegemiseks vajate. Samuti peaksite määratlema oma esialgsed eeldused selle kohta, kuidas projekt edasi areneb. Ilmselgelt ei ole võimalik programmeerida kõigi prognoositavate tulemuste jaoks, kuid kõik, mis teie arvates võib tulla, tuleks programmi kaasata. Täieliku eelneva ettevalmistusega algab projekt kindlal alusel, lastes töödel kulgeda võimalikult sujuvalt.
7
Töötage välja projektiprogramm, mõistes, et see on kaasahaarav ja mõnikord tüütu protseduur, kuid selle väärtust on pikas perspektiivis lihtne luua, kui teil on ladus ja pädev plaan. Nähes kõiki vajalikke tegureid ja vajadusi enne projekti enda kallal töö alustamist, saab ka kõige pakilisema või keerulisema projekti hõlpsalt lõpule viia.