Hea projektiplaan võimaldab teil esitada sidusrühmadele oma plaanist täieliku ülevaate, sealhulgas ajakava, töövoo ja kuluprognoosi. Jätkake lugemist, et saada lisateavet põhjaliku teabe kohta, mida peaksite oma plaani lisama!
1
Tehke kindlaks kõik vajalikud projekti sidusrühmad. Sidusrühm on igaüks, keda projekt mõjutab. See on pikk nimekiri inimestest, alates projekti sponsorist kuni üksikute töötajateni, kes projekti kallal töötavad. On mõned sidusrühmad, keda peaksite kogu protsessi vältel tuvastama ja nendega suhtlema. Projekti sponsor on isik või ettevõte, kes annab projekti jaoks rahalisi vahendeid. Tavaliselt kuuluvad lõpptulemus neile. Tavaliselt peab sponsor alla kirjutama kõikidele suurematele otsustele. Juhtkond on see, kes juhib projekti. Tavaliselt juhib iga juhtkonna liige osakonda, mis täidab projekti lõpuleviimiseks konkreetseid ülesandeid. Lõppkasutajad on inimesed, kes kasutavad projekti pärast selle lõppemist. Näiteks hoone külastajad on lõppkasutajad. Tavaliselt te lõppkasutajatega ei kohtu, kuid peaksite projekti kavandamisel arvestama nende võimalike muredega.
2
Projekti eesmärkide väljatöötamiseks kohtuge kõrgema taseme sidusrühmadega. Selles eelplaneerimisetapis töötage sidusrühmadega vesteldes välja projekti eesmärgid. Te ei pea kohtuma kõigi sidusrühmadega, kuna paljud on madalama taseme töötajad. Kuid peaksite rääkima sidusrühmadega juhtimis- ja omanikutasandil. Peate selle projektiga vastama nende ootustele. Rääkige projekti sponsoriga, et mõista nende ootusi ja töötada välja projekti eesmärgid. Alustage nendega konsulteerimisest. Enne konkreetsete plaanide koostamist kohtuge juhtkonnaga, et mõista projekti eelarvet, ajakava, vajalikke ressursse ja riske. Kui juhid tõstatavad projektiga seoses mingeid muresid, võtke neid tõsiselt. Nemad on need, kes peavad projekti ellu viima ja suudavad tuvastada võimalikud probleemid.
3
Määratlege projekti ulatus, et kavandada, kuidas seda lõpule viia. Ulatus on projekti kavandatud tulemus. Mida see projekt saavutab, kui see on lõppenud? Milliseid eesmärke see täidab? Projekti ulatuse selge ettekujutus on nende eesmärkide saavutamiseks vajalike sammude kavandamisel ülioluline. Oluliste sidusrühmadega vesteldes saage aru, milline on kavandatud projekti ulatus. Näiteks võib projekti ulatus olla uue luksusliku kortermaja ehitamine. Kogu järgnev planeerimine põhineb selle lõpptulemuse suunas. Veenduge, et projekti ulatus oleks teostatav. Näiteks kui sponsor soovib järgmisel aastal Marsile reisida, pole see tõenäoliselt juhitav ulatus. Rääkige sponsoriga ja teavitage teda sellest, mis on praegu võimalik, ning seejärel töötage välja ulatus, millega saate kokku puutuda. Kui sponsor pole täiesti kindel, milline on projekti kavandatud ulatus, aidake tal see välja töötada. Rääkige nendega ja projektijuhtidega, et jõuda järeldusele, mida lõpptulemus peaks tooma.
4
Jagage projekt peamisteks verstapostideks. Kui olete ulatuse määratlenud, saate kindlaks teha verstapostid, millele meeskond peab vastama. Verstapostid on suured ülesanded, mis edenevad kronoloogiliselt. Kui üks verstapost on täidetud, algab teine. Kui eesmärgiks on kortermaja ehitamine, oleks olulisteks verstapostideks maa ostmine, ehituslubade saamine, hoone vundamendi rajamine, karkassi ehitamine ja nii edasi kuni hoone valmimiseni. Tuvastage kõik sellised vajalikud verstapostid. Loetlege verstapostid nende täitmise järjekorras. Näiteks ei saa te vundamenti panna enne, kui teil on ehitusload. Hoidke oma projektivoogu niimoodi korraldatud.
5
Joonistage projekti sidusrühmade vahel selged suhtlusliinid. Suhtlemine on kogu projektiprotsessi vältel ülioluline. Erinevatel inimestel ja osakondadel peaksid olema selged suhtlusliinid, et iga juht oleks projekti edenemisest kursis. Enne kui hakkate isegi projektiplaani kirjutama, tehke kindlaks, kes iga ülesande eest vastutab ja kellele aru annab. See aitab teie meeskonnal palju sujuvamalt töötada, et nad saaksid projekti õigeaegselt lõpule viia. Üks osa sellest töövoost on tagada, et inimesi ei häiriks nende osakonnast sõltumatud probleemid. Näiteks ei pea hoone ümbruse haljastuse eest vastutav isik teadma, kas hoone telefoniliinidega oli probleeme, seega ei tohiks temaga sellise probleemi ilmnemisel ühendust võtta. Plaanige see side töövoog kirjutada teie projektiplaanid, et kõik osalejad teaksid, kelle poole pöörduda, kui neil on vaja teavet.
6
Kulude ja ajakava prognoosimiseks jagage verstapostid alamsammudeks. Kulude ja ajakavade hindamine on suurte ülesannete puhul keeruline. Iga tuvastatud verstapost on täpse kulude ja ajakava prognoosimiseks liiga suur. Lõpetamiseks jagage vahe-eesmärgid veel alamsammudeks. Seejärel koostage iga alametapi jaoks ajakava ja eelarve. Kui üks verstapost on “Ehitise vundamendi paigaldamine”, on sellega seotud palju alametappe. Peate ühendust võtma potentsiaalsete töövõtjatega, hankima neilt hinnapakkumisi, valima ettevõtte, kaevama maa välja, valage betoon jne. Hinnangu tegemisel arvestage kõigi nende alametappidega.
7
Projekti kogumaksumuse arvutamiseks hinnake iga alametapi maksumust. Kui teie verstapostid on jaotatud alametappidena, on kulukalkulatsiooni koostamine palju lihtsam. Võtke iga üksik alametapp ja uurige selle võimalikke kulusid. Seejärel kasutage seda teavet projekti kogumaksumuse kalkulatsiooni koostamiseks. Kui arvutate kortermaja “Vundamendi rajamise” verstaposti maksumust, sisaldavad arvestatavad kulud betooni ja muude materjalide hinda ning lubasid. betooni valamise eest ja tööjõukulu tööde eest. Kuluhinnangu koostamiseks uurige iga etapi keskmist maksumust. Kasutage kõige värskemat teavet, mida leiate, et teie arvud oleksid täpsed. Kui teie ettevõttes on analüütikuid, kes on nende projektidega varem töötanud, konsulteerige nendega nende kulude osas. Nende ülesanne on arvestada projekti kulude üle. Jaotage oma kuluprognoos mitmeks erinevaks vormiks. Koostage projekti kogumaksumus, kulu verstaposti kohta ja kulu kuus või kvartalis. Projekti sponsorid vajavad seda teavet oma ootuste ja rahastamise kohandamiseks.
8
Tehke kindlaks, millised alamastmed on üksteisest sõltuvad. Kõigil projektidel on mõned etapid, mida ei saa lõpule viia enne, kui eelmine samm on tehtud, mis mõjutab projekti ajakava ja ajakava. Need sammud on üksteisest sõltuvad ja sõltuvate sammude viivitus lükkab kogu projekti edasi. Teised sammud on sõltumatud ja ei pruugi sõltuda sellest, et muud sammud tehakse kõigepealt. Projekti täpse kalendri väljatöötamiseks tehke kindlaks kõik üksteisest sõltuvad alametapid. Näiteks uue hoone jaoks on vaja ehitusluba. See tähendab, et enne nende lubade saamist ei saa tööd alustada ja kõik muud etapid sõltuvad sellest etapist. Kui korteri ehitus on alanud, ei saa te alustada hoone juhtmestikku enne, kui vundament on ehitatud. Siiski võite alustada haljastust väljas hoone juhtmega ühendamise ajal, nii et need kaks ülesannet ei sõltu üksteisest.
9
Töötage iga verstaposti jaoks välja ajaskaala. Nii nagu jagasite iga verstaposti kulude hindamiseks alamsammudeks, tehke sama ajakava koostamiseks. Uurige iga alametapi jaoks vajalikku tavapärast aega. Kasutage seda teavet iga verstaposti ja lõpuks kogu projekti ajakava väljatöötamiseks. Võtke arvesse ka planeerimisetappi. Näiteks võib teie linnas ehituslubade menetlemine võtta aega 6 kuud. See tähendab, et ehitusega ei saa alustada vähemalt 6 kuud. Lube ootamise ajal võite aga alustada läbirääkimisi ehitusfirmadega. Siis kui load käes, on kõik kokkulepped töödega alustamiseks paigas. Protsessi kiirendamiseks tehke kindlaks sellised sammud, mis võivad toimuda samaaegselt. Projekti ajakavade hindamisel on sageli parem veidi üle hinnata. Nii on teil hingamisruumi, kui teil on ootamatuid probleeme.
10
Nimetage kõik potentsiaalsed riskid, mis võivad projekti mõjutada. Kõik projektid hõlmavad teatud riske, mida sidusrühmad peaksid teadma. Need võivad ulatuda ajakava viivitustest kuni lubamisprobleemideni, mis võivad ohustada kogu projekti. Eelarvet ja ajakava uurides tehke kindlaks kõik selle projektiga seotud riskid. Võimaluse korral esitage ettepanekuid, mis võiksid need tagasilöögid üle saada. Näiteks kui plaanite ehitusprojekti, on üheks võimalikuks riskiks tooraine hinna tõus ja see mõjutab projekti eelarvet. Võite arvata, et kiire töötamine on selle riski vältimiseks parim valik. Teise võimalusena võite teha ettepaneku osta teatud materjale enne tähtaega ja need hoiustada, et projekti puhul ei tekiks ootamatut hinnatõusu.
11
Näidake, kuidas plaan vastab teie sponsori ootustele. Peamine isik või inimesed, kellele projektiplaaniga muljet avaldada, on sponsor. Kui teie plaan neile meeldib, jätkavad nad projektiga. Vastasel korral võivad nad end välja tõmmata ja võite kaotada palju raha. Alustage sellest, kuidas see plaan projekti ulatust täidab. Kasutage oma plaani selgitamisel selget ja lihtsat keelt. Vältige žargooni nii palju kui võimalik, et ei tekiks häireid ja kõik oleksid samal lehel. Selged avaldused, nagu “Ma näitan teile kolme viisi, kuidas see plaan meie projekti eesmärke saavutab”, annavad teie sõnumit kõige paremini edasi.
12
Selgitage oma eelarve ja ajakava koostamise protsessi. Sponsorid ja juhid tahavad teada, kuidas te oma hinnangud koostasite. Olge valmis oma protseduuri lühidalt selgitama. Selgitades nimetage kõik võimalikud muutujad või riskid, mis võivad neid prognoose mõjutada, ja seda, kuidas projekt võib neid arvesse võtta. Te ei pea läbima kõiki tehtud arvutusi. Alustuseks esitage iga verstaposti hinnang ja tehke kokkuvõte sellest, kuidas te selle järelduseni jõudsite. Kui keegi soovib rohkem teavet, olge valmis laskuma üksikasjalikumalt. Olge eelarve selgitamisel lühike ja otsekohene. Näiteks öelge: “Arvutasin selle projekti kogueelarveks 15 miljonit dollarit. See sisaldab 7 miljonit dollarit materjalikuludeks, 1 miljonit dollarit lubade jaoks, 5 miljonit dollarit tööjõukulusid ja 2 miljonit dollarit maaostu. Töötasin need hinnangud välja. uurides selle piirkonna tavapäraseid ehituskulusid eelmisel aastal. Selgitan neid arvutusi hea meelega lähemalt, kui keegi soovib rohkem üksikasju.”
13
Esitage kõikidele sidusrühmadele projektiplaani täielik koopia. Te ei loe koosolekul kogu projektiplaani sõna-sõnalt läbi ja mõned sidusrühmad võivad soovida lisateavet. Esitage oma aruande täielik koopia igale sidusrühmale kas elektrooniliselt või paberkandjal. Andke neile piisavalt aega, et see üle vaadata ja teiega soovitustega ühendust võtta. Kui teie meeskonnal on jagatud pilvekaust või see kasutab suhtlustarkvara, laadige plaan siia üles. Printige koosolekule kaasavõtmiseks välja ka mõned paberkoopiad. Teie sidusrühmad võivad soovida teabe kokkuvõtet ilma kogu aruandeta. Esitage jaotusmaterjal, mis puudutab kõiki teie plaani põhipunkte.
14
Küsige tagasisidet ja parandusi. Projektiplaani läbivaatamine on protsessi tavaline osa. On tõenäoline, et vähemalt üks sidusrühm on soovitanud projektiplaani muudatusi. Küsige meeskonnalt tagasisidet või kriitikat. Kui keegi soovitab muudatust, tooge see kogu meeskonnaga välja. Kui nad nõustuvad, muutke plaan. Kui öeldakse: “Olen kindel, et olen selle projektiplaaniga kõikehõlmav, kuid olen teretulnud igasuguse tagasiside või ettepanekute kohta,” näitab, et olete koostatud plaaniga rahul, kuid on piisavalt paindlikud ka meeskonnaga töötamiseks. Võtke projektijuhtide muresid tõsiselt. Nad on need, kes peavad projekti ellu viima ja kui nad arvavad, et mõni teie hinnangutest on ebareaalne, peaksite kaaluma selle läbivaatamist.