Enne suurprojektiga alustamist on nõutav finantsplaan. Projekti finantsplaan, mida tuntakse ka projekti eelarvena, määratleb kõik projektiga seotud kulud. Seejärel kohandatakse need kulud konkreetse projekti jaoks olemasolevate rahaliste vahenditega. Kui projekti finantsplaan on valmis, annab see ülevaate sellest, mida saab projekti igale valdkonnale kulutada, et tagada selle eelarve jäämine. Finantsplaan ei pea olema keeruline, kuid enne selle koostamist on vaja teada mõnda põhiasja.
1
Mõistke projekti eelarvestamise ülalt-alla lähenemisviisi. Projekti eelarve koostamiseks on kaks lähenemisviisi. Esimest nimetatakse ülalt-alla lähenemisviisiks ja see viitab projektidele, mille lubatud kogumaksumus on teada enne projekti algust. Projekti eelarve peab seega jääma nende kulude piiresse. Oletagem näiteks, et teil on ehitusettevõte ja suur organisatsioon pöördub teie poole, et uurida, kas saate nende parklat laiendada. Nad võivad teile öelda, et neil on projektile eraldamiseks 500 000 dollarit, misjärel peate otsustama, kas saate seda teha või mitte. Ülalt-alla olukorras peaksite looma eelarve, mis maksab vähem kui 500 000 dollarit.
2
Mõistke projekti eelarvestamise alt-üles lähenemisviisi. Alt-üles lähenemine on alternatiiv ülalt-alla lähenemisviisile ja see viitab sellele, et tuleb välja selgitada, kui palju projekti iga osa maksab, ja seejärel selle liitmine, et määrata kogusumma. Kui klient pöördub teie poole parkla ümberehitamiseks ja küsib hinnapakkumist, võite kasutada alt-üles lähenemist. Arvestate kõike, mis on projekti jaoks vajalik, ja määrate seejärel kogumaksumuse. Sel juhul saate projekti maksumuse kindlaks teha, arvutades välja, kui palju iga tükk maksab, ja arvutades seejärel kogumaksumuse. Ülalt-alla lähenemisviisi korral määravad kulud olemasolevad ressursid ja peate töötama nendes piirides.
3
Valige enda jaoks sobiv lähenemine. Mõnikord ei pruugi teil olla valikut ja peate võib-olla töötama kellegi teise eelarve piires (see tähendab, et peaksite kasutama ülalt-alla lähenemisviisi). Muul ajal, kui teil on projekti üle täielik kontroll, saate valida lähenemisviisi. Ülalt-alla lähenemisviisi eeliseks on see, et see tagab projekti lõpuleviimise olemasolevate ressursside piires. Kui teie organisatsioonil on aastaks projektidele kulutada miljon dollarit, võite öelda, et uus parkla ehitusprojekt tuleb teha alla 500 000 dollari eest. Need piirangud võivad suurendada tõhusust ja vähendada raiskamist. See lähenemisviis on kasulik, kui teil on piiratud ressursid. Samamoodi, kui juhite projekti, võimaldab see teil dikteerida kõigile asjaosalistele, kui palju neil on lubatud kulutada. See võib hoida kulusid madalal, sest kumbki osapool ei koosta oma eelarvet. Alt-üles lähenemine on kasulik, kuna see võib olla väga täpne. Ilma otseste piiranguteta võite teie või teie töötajad projekti kulutada vastavalt sellele, mida projekt vajab. Kui ehitate uut parklaplatsi, võite anda igale oma meeskonnaliikmele ülesandeks leida vajalik eelarve. Peamine puudus on see, et selline lähenemine võib põhjustada kulude suurenemist.
4
Arutage peamiste sidusrühmadega projekti vajadusi. Olenemata valitud lähenemisviisist peate projekti võtmeliikmetega arutama, mida projekt nõuab. Projekti vajaduste tundmine võimaldab teil kindlaks teha, millised on projekti kulud. Seda nimetatakse projekti “ulatuseks” ja see määrab kindlaks tehtava töö nõuded ja piirangud. Oletagem näiteks, et teie poole pöörduti suure organisatsiooni parkla ehitamiseks ja see on võimaldanud teil kulutada projekt (või esita kalkulatsioon). Teie esimene samm on arutada nendega, millised on nende vajadused ja millised on nende ajagraafikud. Nad võivad öelda, et vajavad kolme kuu jooksul uut 100 ruumiga krunti. Seejärel võite kohapeal uurida, et peate raiuma puid, lõhkama kive ja seejärel ehitama uue krundi. Selle põhjal saate kindlaks teha, et vajate krundi projekteerimiseks planeerijaid, inimesi, kes lõhkevad ja raiuvad puid, ja ehitustöölised krundi ehitamiseks.
5
Määrake oma põhikulud. Need on projekti lõpuleviimiseks hädavajalikud kulud. Põhikulud hõlmavad selliseid asju nagu tööjõud, seadmed ja materjalid. Suurem osa projekti kuludest tuleneb nendest põhikomponentidest. Parklat ehitades vajate töölisi ja töövõtjaid projekti abistamiseks/planeerimiseks. Teil on vaja materjale (nagu asfalt, puit, värv) ja varustust (traktorid, tungrauad jne). Kui teate projekti ajakava, aitab see ressursse ja kulusid planeerida. Näiteks kui projekt kestab kolm kuud, siis teate, et peate võib-olla maksma tööjõu eest kolme täiskuu eest, samuti rentima selleks perioodiks mis tahes seadmeid. Kulud saate kindlaks teha, konsulteerides oma meeskonnaga ja võttes ühendust tarnijatega. Kui tegemist on suure projektiga, võite küsida oma ehitusmeistrilt, mida ta konkreetselt tööjõu, materjali ja varustuse osas vajab. Seejärel saate pakkumiste saamiseks ühendust võtta tarnijatega ja valida kõige sobivama hinnapakkumise. Samuti peate kindlaks määrama kõik juriidilised või omaniku kehtestatud piirangud. Näiteks, milline on seadusega kehtestatud miinimumpalk ja kui suur on miinimumpalk, mida pakute erinevate tööliikide puhul? Millised on ajastamise seaduslikud nõuded ja kas soovite kehtestada täiendavaid reegleid (nt nädalavahetuse juurdepääsu keeld saidile)?
6
Kaaluge mittepõhikulusid. Paljud projektid lähevad eelarvest üle, kuna unustatakse lisada mittepõhikulud. Mõelge väga hoolikalt läbi kõik asjad väljaspool tööd, materjale ja seadmeid, mida teil vaja võib minna. Mõelge sellistele asjadele nagu reisimine, kindlustus, juriidiline nõustamine, raamatupidamisnõustamine, kütus, toit/joogid ja täiendavad telefoni-/internetiarved. Sisestage iga kaudse kulu juurde number. Kui teil on vaja hinnata, eeldage alati, et see on pigem kõrgem kui madalam. Kulude määramiseks mõelge, kui kauaks kaupa/teenust vajate ja mis on selle hind. Näiteks kui teil on vaja töökohal Interneti-ühendust seadistada, teate, et teil võib vaja minna kolm kuud internetti hinnaga 100 dollarit kuus.
7
Riski vähendamiseks lisage reserv. Pärast otseste ja kaudsete kulude liitmist kaaluge oma kogukuludele lisaraha lisamist juhuks, kui teie kuluprognoosid on liiga väikesed. Lisaks on sageli juhtunud, et projektid viibivad, ilmnevad probleemid või esemed maksavad rohkem, kui algselt planeeritud. Kui palju soovite lisada, sõltub eelarve täpsusest. Kui teie eelarve paljusid aspekte oli vaja hinnata ja neid ei saanud kinnitada, kaaluge 5–10% reservi lisamist.
8
Looge oma kulude salvestamiseks tabel. Finantsplaani viimane aspekt on kogu teie teabe salvestamine. Selleks saate avada Microsoft Exceli või mõne muu tabeli loomise programmi ja luua nelja veeruga tabeli. Vasakult paremale märgitakse: Kulud, Kulud, Jooksev kogusumma ja Märkused. Kulude veerus loetletakse kulutuse nimi. Näiteks traktorirent või ehitustöölised. Kulu näitab, kui palju kulutused maksavad. Jooksev kogusumma näitaks kogumaksumust kuni selle konkreetse punktini. Näiteks kui esimese rea maksumus oli 10 dollarit ja teise rea maksumus 10 dollarit, oleks teise rea jooksev kogusumma 20 dollarit. Märkused sisaldavad kõiki erilisi asju, mida kulu kohta meeles pidada. Kuigi võite kaaluda tööjõud kui üks kategooria, on üldiselt parem jaotada tööjõud tehtud ülesannete ja makstava töötasu järgi. Näiteks keevitajale või meeskonna meistrile makstakse tavaliselt rohkem palka kui töölisele. Seega võite soovida koondada ehitustöölised ühte kulukategooriasse, millele lisanduvad kategooriad töödejuhataja, spetsialistide (sealhulgas keevitaja), konsultantide jne jaoks.