Päevakorrad on lihtne, kuid oluline viis koosolekute sujuvaks kulgemiseks punktist A punkti B. Vaatamata levinud arvamusele ei pea te kirjutama väga pikka esseed või dokumenti. Selle asemel saate teha lühiülevaate põhipunktidest, mida soovite koosolekul käsitleda. Kui olete oma päevakorra koostanud, andke see kõigile osalejatele kolm päeva enne koosoleku toimumist.
1
Otsige veebist oma päevakava jaoks kasutatavat malli. Otsige lihtsat malli, mis aitab teil tõhusalt jagada kogu vajalikku teavet oma päevakavas. Laadige see mall alla või viidake sellele, et saaksite seda kasutada oma dokumendi aluseks. Paljud veebisaidid pakuvad tasuta päevakavamalle, nagu Adobe Spark ja SmartSheet. Teised programmid pakuvad ka päevakavamalle, näiteks Microsoft Office.
2
Koostage oma päevakord vähemalt 3 päeva enne koosolekut. Varuge aega mitu päeva enne koosolekut, et kõigil osalejatel oleks piisavalt aega koosoleku sisu üle vaadata. Päevakava aitab neil osalejatel ette valmistada kõik vajalikud materjalid ja annab neile aega koosoleku enda kohta küsimuste või murede esitamiseks. Näiteks kui koosolek on määratud toimuma kolmapäeval, soovite päevakava saata pühapäevaks.
3
Otsustage, millal ja kus koosolek päevakorras peetakse. Märkige hoone ja ruum, kus koosolek peetakse, või veebiruumi kood, kui korraldate virtuaalset koosolekut. Täpsustage selgelt koosoleku kuupäev ja kellaaeg, et kõik osalejad saaksid täpselt kohale jõuda. See teave peaks olema kuskil lehe ülaosas. Näiteks võite kirjutada, et koosoleku kuupäev on 30. aprill kell 19.30.
4
Valige koosoleku algus- ja lõpuaeg. Kirjutage kokku, kui kaua koosolek kestab, et osalejad teaksid, mida oodata. Püüdke koosolekut pidada võimalikult lühikeseks, et te ei kulutaks liiga palju kellegi teise aega. Üldine rusikareegel on, et koosolekud kestavad 20–30 minutit. Mõned koosolekud võtavad rohkem aega kui teised, mis on täiesti normaalne. Olge aus ja otsekohene selle kohta, kui kaua kohtumine kestab.
5
Loetlege oma koosoleku peamised eesmärgid ja eesmärgid. Kitsendage oma koosoleku eesmärki. Kas arutate eelseisvaid üritusi, vaatate eelarvet üle või korraldate ajurünnakut? Teil on lihtsam oma päevakorda korraldada, kui mõistate põhipunkte, mida soovite käsitleda. Näiteks ajurünnaku koosolekul võib kulutada rohkem aega osalejatelt ideede genereerimisele, samas kui arvustusel põhinev koosolek võib keskenduda rohkem kriitilisele otsuseid.
6
Piirake oma päevakava 5 teemaga. Kirjutage nimekiri kõigest, millest soovite koosolekul rääkida, isegi kui nimekiri on lõpuks üsna pikk. Kui olete oma mõtted üles kirjutanud, kriipsutage maha kõik punktid, mis ei ole koosoleku jaoks üliolulised. Selle asemel valige välja 5 kõige olulisemat teemat, mida tuleb tõesti arutada või mainida. Keskenduge tõsistele ja ajatundlikumatele punktidele. Näiteks kui koosolekul käsitletakse eelarve tasakaalustamist, võiksite keskenduda aruteludele vahendite kärpimise üle.
7
Valige kõnepunktid, mis puudutavad kõiki koosolekul osalejaid. Kohandage koosoleku sisu vastavalt osalejate loendile. Ideaalis peaks kogu teie päevakord olema asjakohane iga koosolekul osaleva inimese jaoks. Kui päevakorras oleva punkti saab lahendada telefonikõne või meili teel, ei pea te seda päevakorras esile tõstma. Näiteks kui teil on küsimus mõnele juhendajale või töökaaslasele, siis te seda ei esita. arupärimine päevakorras.
8
Esitage iga teema avatud küsimusena. Muutke iga kõnepunkt küsimuseks, mida on lihtne koosoleku teiste liikmetega arutada. Looge küsimusi, mis on avatud ja mõtlemapanevad, mitte ainult jah või ei vastuseid. Proovige muuta need küsimused võimalikult köitvaks, et teie koosoleku arutelu oleks võimalikult produktiivne. Näiteks selle asemel, et panna päevakorra teemaks “toitlustusarutelu”, kirjutage midagi sellist nagu “Kes peaks meie järgmisel üritusel vastuvõttu toitlustama”. ?â€
9
Jätke oma päevakorra esimene punkt lahtiseks. Andke teistele koosoleku liikmetele aega, et lahendada kõik koosoleku päevakorra või korraldusega seotud mured. See esimene punkt ei võta koosoleku raames kuigi kaua aega, kuid see annab osalejatele võimaluse avaldada oma mõtteid ja arvamusi päevakorra enda kohta. Üldjuhul ei tohiks päevakorra ületamiseks kuluda rohkem kui 2 minutit. koosoleku algust.
10
Delegeerige teatud teemad teistele inimestele. Ärge arvake, et peate koosoleku kõiki aspekte ise juhtima. Selle asemel kasutage päevakava koosoleku eri osade ajal juhtimise üleandmiseks erinevatele kolleegidele ja ülemustele. Täpsustage, kes juhib iga päevakorra teemat, et koosolekul osalejad mõistaksid, kes mille eest vastutab. Saate iga päevakorra punkti alla märkida “eesmärk” ja “juht”. Näiteks võite koosoleku eesmärgina loetleda “otsus” ja ka selle, kes seda koosoleku osa juhib.
11
Hoidke koosoleku lõpus pluss/delta. Varuge päevakorra lõpus aega koosoleku kulgemise ülevaatamiseks. See ei pea olema väga põhjalik, lihtsalt esitage päevakorra lõpus üldine küsimus, mis küsib koosoleku kohta ettepanekuid ja tagasisidet. Mõnes päevakorras on see märgistatud kui “pluss/delta”. Näiteks võite kirjutada midagi sellist: “Millised olid selle koosoleku tugevad küljed?” või “Kuidas saaksime tulevastel koosolekutel paremaks saada? €
12
Lisage päevakorralehel muu oluline teave. Looge iga oma päevakava teema kõrvale jaotis “Ettevalmistus”. Loetlege kõik uuringud või muud “kodutööd”, mida koosolekul osalejad peavad enne koosoleku algust tegema. See jaotis võib tuletada osalejatele meelde, et nad peavad lugema konkreetseid pabereid või memosid või vaatama üle eelmiste koosolekute märkmeid. Näiteks võite kirjutada midagi sellist: “Palun lugege üle meil, mille ma eelseisva rahakogumise kohta saatsin.” Mitte kõik aspektid koosoleku päevakord nõuab ettevalmistust.
13
Määrake igale teemale ajapiirangud. Lisage iga oma päevakava kõnepunkti juurde konkreetne ajaprognoos. See on okei, kui te ei pea kinni täpsest ajakavast, kõige olulisem on see, et osalejatel oleks ettekujutus sellest, kui kaua või kui kaua miski aega võtab. See võib aidata teil koosolekul tähtsamaid kõnepunkte tähtsuse järjekorda seada. Näiteks päevakorra ülevaatamiseks kulub vaid 2 minutit, suuremate otsuste tegemiseks võib kuluda 50 minutit.
14
Jagage iga päevakorra teema hallatavateks tükkideks. Koostage iga kõneaine kõrval lühike täpploend, mis juhendab osalejaid koosoleku kulgemise kohta. Jagage ülesanne tükkideks, andes igale ülesandele ajahinnangu. See muudab koosoleku paremini juhitavaks ja aitab osalejatel rahuneda. Näiteks võite kulutada 5 minutit konkreetse probleemi tuvastamiseks ja märgistamiseks, seejärel kulub 10 minutit võimalike lahenduste leidmiseks. Pärast seda võite võtta veel 10 minutit, et otsustada, milline on parim võimalik lahendus.
15
Andke päevakorra koopia oma kolleegidele 3 päeva enne koosolekut. Saatke päevakord koosolekul osalejatele e-kirjaga või andke välja selle füüsiline koopia. Veenduge, et igal inimesel oleks 3 päeva aega enne koosolekut päevakorra üle vaadata, et nad saaksid vajadusel ettepanekuid teha.
16
Koguge kokku koosoleku teatud osade jaoks vajalikud materjalid. Heitke kiire pilk oma päevakavale ja vaadake, millised dokumendid ja muud paberitööd teil koosolekul käepärast peavad olema. Printige need dokumendid eelnevalt välja ja pange kõrvale, et oleksite enne koosoleku algust organiseeritud ja valmis minema. Näiteks kui üks päevakorra osa nõuab, et osalejad lugeksid läbi konkreetse memo, printige kindlasti välja koopia see memo ja võta see koosolekule kaasa.