Ostutellimused on ärivormid, mis on mõeldud kaupade ja teenuste ostmise või müügi kohta üksikasjaliku teabe sisestamiseks. Ostutellimused koostavad ostjad ja saadetakse müüjatele. Need täpsustavad ostetava kauba, koguse, kokkulepitud hinna, saatmisteabe ja muud ostu puudutavad üksikasjad. Ostutellimus on juriidiline dokument, mis kaitseb nii ostjat kui ka müüjat. Ettevõtted saavad ostutellimuse mallide loomiseks või ostmiseks valida mitme erineva variandi vahel.
1
Valige ostutellimuse mall. Kui kasutate Maci, topeltklõpsake oma dokis Wordi ikoonil. Kui kasutate arvutit, klõpsake töölaua vasakus alanurgas Windowsi ikooni. Klõpsake Windowsi paanil. Näete ekraani, mis näitab teile kõiki Wordis saadaolevaid eelvalmistatud malle. Tippige otsinguribale “Ostutellimus”. Vaadake üle erinevad ostutellimuse mallid ja valige endale meelepärase paigutusega mallid. Otsige sellist, kus on piisavalt ruumi kõikidele ridadele, mida soovite oma ostutellimusele lisada. Topeltklõpsake selle malli ikoonil, mida soovite kasutada. See avab dokumendi.Word on loonud malli tabeli abil. Saate kasutada tabeli vormindamisvalikuid, et kohandada malli vastavalt oma vajadustele.
2
Kohandage lehe paigutust. Klõpsake ekraani ülaosas “Lehekülje paigutus”. Kasutage siin olevaid menüüvalikuid oma dokumendi paberi suuruse ja veeriste reguleerimiseks. Klõpsake ekraani vasakus ülanurgas ikooni “Suurus”. Valige sobivas formaadis paber. Klõpsake vasakus ülanurgas ikoonil “Veerised”. Valige üks eelseadistatud veerisevalikutest või klõpsake “Kohandatud veerised”, et sisestada väiksemad või suuremad veerised.
3
Tee ruudustikud nähtavaks. Kuna see mall on tabel, koosneb see ridadesse ja veergudesse paigutatud lahtritest. Kuid nende lahtrite ruudustikud ei pruugi malli teatud aladel olla nähtavad. Teil võib olla malli redigeerimise ajal lihtsam näha ruudustik. Kui soovite näha ruudustikjooni, otsige esmalt ekraani ülaosas kollast vahekaarti “Tabelitööriistad”. Selle all näete jaotist “Disain”. vahekaarti ja vahekaarti “Paigutus”. Klõpsake vahekaardil Disain. Parempoolses servas näete ikooni, mis ütleb “Borders”. Klõpsake sellel ja valige “View Gridlines”. kogu teabe sisestamise ajal näete ruudustikjooni. Saate need enne ostutellimuse printimist uuesti nähtamatuks muuta.
4
Asetage oma ettevõtte logo ostutellimusele. Paremklõpsake tekstikasti, mis ütleb: „Sinu logo siin”. Valige hüpikmenüüst „Muuda pilti”. Saate veebis sirvida lisatavat pilti või sirvida oma arvuti failid. Sirvige ja valige pilt, mille soovite ostutellimusele lisada. Word lisab pildi automaatselt tekstikasti. Kui pilt on liiga suur või liiga väike, reguleerige seda teisendustööriistade abil, mis on pildi ümber olevad väikesed ringid raamil.
5
Sisestage ettevõtte loosung. Kui teil on loosung, mille soovite lisada, klõpsake real, mis ütleb “Ettevõtte loosung” ja tippige see sisse. Kui teil seda pole või te ei soovi seda lisada, klõpsake real ja kustutage Word eemaldab selle rea teie ostutellimusest.
6
Sisestage oma ettevõtte nimi ja aadress. Klõpsake real, mis ütleb “Ettevõtte nimi” ja tippige oma ettevõtte nimi. Nende muutmiseks klõpsake allolevatel ridadel. Sisestage ettevõtte aadress, telefoninumber. Sisestage oma e-posti aadress, kui see on olemas. Kui teil on kui te ei soovi ühtegi neist ridadest sisestada, klõpsake neil ja kustutage need. . Oletame näiteks, et koerte hooldaja koostab ostutellimust. Ta sisestab oma ettevõtte nime, Puppy Pampering, Inc., tarneaadressi , 123 Doggie Drive, Puppyville, PA, 19123, telefoninumber 1-800-PAMPERME ja e-posti aadress groomer@puppypamering.com.
7
Looge ostutellimuse number. Klõpsake real, mis ütleb “[No.]” kõrval “P.O. #.†Sisestage ostutellimuse number, mille määrate sellele ostutellimusele. Ostutellimuse numbrile saate määrata mis tahes soovitud tähtnumbrilise koodi. Peaksite välja mõtlema oma ettevõtte jaoks mõistliku nimetamisviisi, et saaksite kasutada ostutellimuse numbreid teabe hõlpsaks jälgimiseks.
8
Sisestage kuupäev. Klõpsake real, mis ütleb: „[Kuupäeva valimiseks klõpsake]” valiku „Kuupäev” kõrval. Klõpsake allanoolt. Näete kalendrit. Valige kuupäev, mida soovite ostutellimusel kasutada. Word sisestab selle kuupäeva ostutellimuse mallile.
9
Sisestage müüja teave. Nende muutmiseks klõpsake ridadel. Klõpsake real, mis ütleb “Hankija nimi”, et sisestada selle ettevõtte nimi, kellelt te kaupa ostate. Klõpsake järgmistel ridadel, et sisestada nende aadress ja telefoninumber. Kui teil on selle ettevõtte kliendinumber, sisestage Oletame näiteks, et koerte hooldaja sisestab selle müüja nime ja aadressi, kellelt ta kaupa ostab (nt Pet Supplier, Inc) ja aadressi 456 Animal Avenue, Puppyville, PA 19123.
10
Esitage teave “Saadamise aadress. Selles jaotises oleva teabe muutmiseks klõpsake ridadel. Sisestage kontaktisiku nimi ja ettevõtte nimi. Sisestage tema aadress ja telefoninumber. Kui arveldusaadress erineb tarneaadressist, peate võib-olla sisestama veerud ja lisama selle mallile. Tõstke esile lahtrid, millel on kirjas “Tarnimine” ja “Ettevõtte nimi”. Klõpsake “Tabelitööriistade” all vahekaarti “Paigutus”. Klõpsake nuppu ” Sisesta vasakule või “Sisesta paremale”. See jätab kaks veergu kas vasakule või paremale. Kui muutsite ruudustikud varasemates sammudes nähtavaks, näete hõlpsalt, kuhu saate nüüd oma arveldusaadressi teabe sisestada. Kopeerige lahtris, mis ütleb “Saada aadressile” ja selle kõrval olevaid redigeeritavaid lahtreid. Kleepige need uutesse loodud lahtritesse.Muutke sõnad “Saatmine aadressile” väärtuseks “Arveldusaadress” ja sisestage arveldusaadress. Oletagem näiteks, et kutsikate hooldaja saadab kõik arved raamatupidajale, mitte ettevõttele. . Ta loob ostutellimusel jaotise “Arve saatja” oma raamatupidaja nime ja aadressiga Business Accounts Inc., 789 Main Street, Puppyville, PA 19123.
11
Määrake tarneviis ja tingimuste teave. Klõpsake lahtril “Tarnemeetod” ja sisestage vedaja, mida soovite, et müüja kasutaks. Sisestage tarnetingimused. See sisaldab teavet, nagu maksumus, pakkimisnõuded ja vastutuse ülekandmine. Lõpuks sisestage tarnekuupäev. See on kauba kättesaamise kuupäev. Näiteks teab šampooni ostnud koerahooldusmees, et ta saab USPS-i eelisjärjekorras saatmise eest kindla saatmistariifi 5,95 $. Meetodi alla sisestab ta „Priority Shipping, USPS,â € ja tingimuste kohaselt sisestab ta “Kindla kohaletoimetamise hind 5,95 $.â€
12
Täpsustage tingimused. Malli allossa on Microsoft Word lisanud mõned soovitatud nõuded ja tingimused. Kui teile need meeldivad, võite need endale jätta. Kui soovite mõnda muuta või lisada, sisestage need siia.
13
Märkige tooted, mida ostate. Sisestage üks teaberida iga kauba kohta, mida soovite sellesse ostutellimusse lisada. Sisestage soovitud kogus või kaupade arv. Sisestage kaubanumber, mis on number, mida müüja kasutab konkreetsete toodete tuvastamiseks. Sisestage üksuse kirjeldus. Sisestage ühiku maksumus või ühe müügiühiku maksumus. Seejärel sisestage rida kogusumma, mis on kõigi ostetavate ühikute kogusumma. Näites koerte hooldajaga, ostab ta 10 pudelit šampooni, mida müüakse kahes pakendis hinnaga 12 dollarit. Koguse alla sisestaks ta. 5 (kuna 5 pakki x 2 pudelit pakendi kohta = 10 pudelit).Kaubanumbri alla sisestaks ta “ABC123”, mis on toote müüja kaubanumber. Kirjelduse alla sisestab ta kauba “Paki nimetuse” 2 pudelit Scratchy Suds’i.’Ühikuhinna alla sisestas ta 12 dollarit. Rea alla kogusumma 60 dollarit (5 pakki x 12 dollarit = 60 dollarit).
14
Arvutage ostutellimuse kogusumma. Esmalt arvutage vahesumma, liites kokku kõigi ostutellimusele sisestatud kaupade maksumus. Seejärel arvutage välja maks, kui see on kohaldatav. Näiteks on koerte hooldaja kauba kogumaksumus 60 dollarit. Seejärel lisab ta 6 protsenti müügimaksu (60 $ x 0,06 = 3,60 $). Ostutellimuse kogusumma on 63,60 $.
15
Looge oma raamatupidamistarkvara abil ostutellimus. Väikeettevõtted kasutavad oma finantsarvestuse, sealhulgas palgaarvestuse, laoseisu ja müügi haldamiseks mitmesuguseid tarkvaraprogramme. Kui kasutate juba raamatupidamistarkvara nagu QuickBooks, on mugav kasutada nende ostutellimuste malle, kuna kõik teie tarnija kontaktid, tarneaadressid ja arveldusinfo on juba süsteemis olemas. Samuti saate linkida oma ostutellimuse teabe oma finantsaruannetega.
16
Looge QuickBooksis ostutellimus. Öelge QuickBooksile, et soovite luua mõne oma müüja jaoks ostutellimuse. Valige Tarnijad > Loo ostutellimused. See avab akna “Ostutellimuste loomine”.
17
Valige müüja. Klõpsake menüüs “Hankija” rippmenüüle. Kuvatakse kõigi varem kasutatud hankijate loend. Valige hankija, kelle jaoks soovite ostutellimuse koostada. Süsteem sisestab ostu tellimus koos müüja ettevõtte nime ja aadressiga.
18
Kategoriseerige ost. Kasutage klassi rippmenüüd, et valida ostetava kauba jaoks kategooria. See on valikuline, kuid see teave on hea mõte sisestada. See aitab teil ostutellimusi siduda finantsaruannetega, mis loetlevad kulud kategooriate kaupa.
19
Sisestage teave “Saatmisaadress”. Kuna teie ettevõtte nimi ja aadress on juba süsteemis, täidab QuickBooks selle jaotise teie ettevõtte teabega. Kui aga tarnite mõnele muule aadressile, saate valida siia sisestamiseks muu aadressi . QuickBooksil on nimekiri kõigist teie klientidest, hankijatest ja töötajatest. Saate valida ühe neist aadressidest või sisestada käsitsi teise.
20
Valige ostutellimuse kuupäev. Süsteem sisestab automaatselt praeguse kuupäeva. Kui aga soovite sisestada teistsuguse kuupäeva, saate selle ostutellimusse käsitsi sisestada. Valige kuupäev hoolikalt. Kuna ostutellimus on leping, mis kohustab müüjat juriidiliselt täitma tellimust kindlaksmääratud aja jooksul, peaks sisestatav kuupäev olema täpne.
21
Ostutellimuse numbri määramine. QuickBooks määrab automaatselt ostutellimuse numbri. Süsteem tellib järjestikku kõik teie loodud ostutellimused. Kui see ei sisesta õiget ostutellimuse numbrit või kui teil on teistsugune nimetamisviis, saate ostutellimuse numbri käsitsi sisestada.
22
Loetlege kaubad, mida soovite tellida. Kasutage akna “Ostutellimuste koostamine” veerge, et kirjeldada kõiki ostetavaid tooteid. Sisestage igale reale üks toode.Kaasake kauba number ja kauba kirjeldus ning ostetav kogus. Sisestage ühikuhind (ühe hind.) QuickBooks arvutab automaatselt laiendatud hinna, korrutades ühikuhinna kogusega.
23
Printige ja salvestage ostutellimus. Ostutellimuse paberkoopia printimiseks klõpsake nuppu Prindi. Võite saata müüjale paberkoopia või esitada ja elektroonilise koopia. Salvestage oma ostutellimuse koopia elektrooniliselt oma QuickBooksi süsteemi.Ostutellimuse salvestamiseks ja süsteemist väljumiseks valige Salvesta ja Sule.Ostutellimuse salvestamiseks ja uue tühja akna avamiseks teise ostutellimuse loomiseks valige Salvesta ja Uus.