Maksearve, mida nimetatakse ka arveks, on ostu sooritajale edastatav dokument, milles kirjeldatakse teostatud teenust ja nõutakse tasumist. Näiteks kui olete maastikukujundaja ja lisate kliendi esisele muruplatsile põõsaid või taimi, esitaksite kliendile tasu saamiseks teie teenuse eest arve.
1
Koostage professionaalne arve. Kui kirjutate makseteks sageli arveid, võiksite luua arve malli, mida saate iga kord, kui kliendile uue saadate, muuta. See on eriti kasulik töövõtjatele või teistele inimestele, kes osutavad jooksvaid teenuseid. Saate luua arve malli, kasutades oma lemmiktekstitöötlustarkvara või otsides malli veebist. Arve sisaldab päist, mis sisaldab teie nime (või teie ettevõtte nime), teie aadressi ja telefoninumbrit ning teie ettevõtte logo. üksikasjalik ülevaade osutatud teenustest, võlgnetavatest maksetest ja maksejuhistest. Arved koostatakse tavaliselt elektrooniliselt, nummerdatakse ja salvestatakse arvutisse. Nii on teil alati arve koopia ja te ei pea kartma, et paberitükk kaotsi läheb. Veenduge siiski, et varundate oma failid ka failisalvestusteenuse (nt Google Drive või Dropbox) abil. Sel viisil, kui arvuti kõvaketas jookseb kokku, on teil endiselt arvete varukoopiad. Valige nummerdamissüsteem, mis hõlbustab dokumentide korrastamist. Üks võimalus on kasutada praegust kuupäeva, seega on “INV123116” arve, mille koostasite 31. detsembril 2016. Kui koostate samal päeval rohkem kui arve, saate lisada hankija initsiaalid.
2
Võtke arveraamat. Arveraamatud on saadaval kontoritarvete kauplustes. Need sisaldavad vorme, kus on tühikud osutatud teenuste ja makseteabe jaoks. Iga kord, kui teil on vaja arve tasumiseks kirjutada, täitke lüngad. Arveraamatud on kasulikud inimestele, kes kirjutavad arveid müüdud esemete eest. Näiteks kui müüte omatehtud kooke, võib olla lihtsam arve välja kirjutada, selle asemel, et iga müügi sooritamisel arvutis arvet koostada. Valige arveraamat, mille iga tühja arve all on samasugune paberikiht, et et teie ja klient saavad mõlemad koopia. Soovite siiski turvalist salvestusruumi. Hoia oma arvete koopiaid kindlasti tulekindlas karbis.
3
Kasutage veebipõhist maksesüsteemi. PayPal või Square mõlemad võimaldavad teil arveid saata. See teenus on tasuline (2017. aasta jaanuari seisuga 2,9% + 30 ¢ arve kohta), kuid elektroonilise maksmise lihtsus võib kaasa tuua usaldusväärsemad maksed. Valige oma PayPali kontol menüüvalik “Saada ja taotle” tipp. Seejärel valige “Loo ja halda arveid”. Lõpuks klõpsake uue arve loomiseks nuppu “Loo”. Arve jaotises “Arve saaja” peate teadma oma kliendi e-posti aadressi. PayPal või Square saadab arve selle e-posti aadressiga kontole.
4
Hankige spetsiaalne arverakendus. Arverakendused, nagu Invoice2go, võimaldavad teil telefonist arveid saata ja jälgida ning seadistada automaatseid maksemeeldetuletusi. Kliendid saavad teile veebis maksta deebet- või krediitkaardiga.
5
Koostage oma raamatupidamistarkvaraga arve. Kui kasutate oma ettevõtte haldamiseks raamatupidamistarkvara, võib see sisaldada arvete süsteemi. Näiteks QuickBooksil on armatuurlaual kasutajasõbralik nupp “Arve”, mis juhendab teid protsessis. Teie klientidel ei ole kiirmaksevalikut, kuid saate hõlpsasti jälgida oma arvete olekut koos ülejäänud äriandmetega.
6
Lisage oma ettevõtte teave. Ükskõik, kas koostate arve arvutis või kasutate arveraamatut, kirjutage ülaossa oma ettevõtte nimi. Lisage ettevõtte nime alla järgmine teave oma ettevõtte kohta: täielik aadress; telefoninumber; e-posti aadress või muu asjakohane kontaktteave.
7
Esitage kuupäev. Teie ja teie klientide jaoks on alati oluline teada arve kuupäeva. Selle põhjuseks on asjaolu, et maksetähtaeg on tavaliselt teatud päevade jooksul alates arvel märgitud kuupäevast.
8
Vajadusel nummerdage arve. Nummerdate arve järjestikku vastavalt sellele, kui palju tehinguid olete kliendiga teinud. Näiteks kui olete müünud kooke samale kliendile kolmel erineval korral, peaks kolmanda müügi arve olema nr 3. Kui kasutate kontoritarvete poest ostetud arvelehti, on arved juba nummerdatud.Kui kasutate raamatupidamistarkvara või PayPali, nummerdatakse ka arve automaatselt.
9
Kirjutage kliendi andmed. Lisage kliendi või kliendi nimi või ettevõtte nimi. Kui osutasite kliendile teenuseid töövõtjana, peaksite lisama ka ettevõtte aadressi ja telefoninumbri.
10
Kirjutage osutatud teenuste kirjeldus. Kaasake kõik tööd, teenused või tooted, mille olete kliendile pakkunud. Kui pakkusite rohkem kui ühte teenust, looge üksikasjalik loend. Lisage iga loendis oleva üksuse kohta järgmine teave: osutatud teenus või müüdud toode. Näiteks “1 suur lilleaktsentidega lehetort.”Teenuse osutamise kuupäev.Teenuse maksumus.Pärast iga üksuse loetlemist arvutage kogusumma ja lisage võlgnevuse lõppsumma.
11
Täpsustage maksetingimused. Kui eeldate, et arve tasutakse teatud kuupäevaks, lisage see teave. Täpsustage, millist tüüpi makset olete nõus vastu võtma, olgu selleks sularaha, tšekk või krediitkaart. Arvutage välja kõik maksud, mis kuludele lisanduvad. Vaadake oma piirkonna müügimaksu, et saaksite võlgnetava summa täpselt välja arvutada.
12
Esitage lisateavet. Kirjutage arve allossa oma tagastuspoliitika kirjeldus. Võite kasutada ka võimalust tänada klienti tema äritegevuse eest ja loetleda teisi pakutavaid tooteid või teenuseid. Kaasake muud maksetingimused; Näiteks teavitage klienti, et pärast 30-päevast tasumata jätmist võetakse X summa intressi.