Kellelegi ei meeldi koosolekud, mis venivad ilma eesmärgita. Kui vastutate päevakava kirjutamise eest, vältige seda stsenaariumit, kirjutades selge päevakava, määrates kindlaks, mida käsitlete ja kui kaua iga teemaga tegelete. Kui koostate plaani ja järgite seda, saavutate rohkem ega raiska oma kolleegide väärtuslikku aega.
1
Küsi infot oma kolleegidelt. Inimesed on koosolekul rohkem kaasatud, kui neil on päevakorras sõna sekka öelda. Küsige soovitusi selle kohta, mida lisada, ja proovige mõned neist oma päevakorda lisada.Võite saata meili enne tähtaega või külastada inimesi eraldi.Tehke seda vähemalt 6–7 päeva enne tähtaega, et teie meeskonnaliikmetel on võimalus anda oma panus. Soovite päevakorra lõplikku vormistada 3-4 päeva enne koosolekut.
2
Määrake oma peamine eesmärk või eesmärgid. Koosolekul peaks olema kindel eesmärk, näiteks otsuste tegemine, teabe jagamine, tulevikuplaanide tegemine või eduaruannete esitamine. Vastasel juhul ei tohiks te esmalt kohtuda. Kohtumisel võib olla rohkem kui üks eesmärk. Näiteks võite soovida jagada eduaruandeid, mis aitavad teil tuleviku kohta otsuseid teha.
3
Keskenduge probleemidele, mis puudutavad rohkem kui paar inimest. Kui teie päevakorrapunkti saab lahendada kahe inimese kohtumisega, jätke see välja. Selle asemel kasutage oma väärtuslikku koosolekuaega probleemide lahendamiseks, mida kõik peavad kaaluma. Näiteks kui teie ja teine inimene peate uue projekti asjus kokku saama, korraldage selleks eraldi koosolek. Kui kulutate ära väärtusliku koosoleku. Kui teil on aega probleemi lahendamiseks, mis on mõne inimese poolt lahendatav, tunnevad teised, et raiskate nende aega. Lisaks on raske planeerida kohtumisi suure hulga inimestega, seega kasutage võimalust.
4
Kitsendage oma päevakorrapunktide loendit selleni, mida soovite käsitleda. Seadke prioriteediks see, mis on sellel koosolekul kõige olulisem ära teha. Te ei pruugi kõike hõlmata, seega pidage kinni sellest, mis on absoluutselt kõige olulisem. Näiteks võib teil olla “projektide tähtaegade läbirääkimised”, “edenemisaruanded”, “uued projektid” ja “ajurünnak”. Võite otsustada, et teil pole sellel koosolekul aega ajurünnakuks. Võimalik, et peate planeerima väiksemaid koosolekuid, et saaksite teha asju, mis jäävad teie suure koosoleku päevakorrast välja.
5
Määrake esmalt kõige olulisemad teemad. Koosolekute planeerimisel on tavaliselt hea poliitika kõige olulisemate teemadega ajakava ette laadida. See tagab, et kõik saavad neid olulisi teemasid arutada siis, kui nad on koosoleku alguses kõige teravamad ja kõige vähem väsinud. Näiteks võite soovida seada otsustusküsimused eduaruannetele ettepoole (kui teil pole vaja). et kuulata otsuse tegemiseks edenemisaruandeid).Lisaks, kui koosolek peab varem lõppema või teatud osalejad peavad enne selle lõppemist lahkuma, olete juba kõige olulisemad teemad arutanud.
6
Kaardistage, kui palju aega iga üksus võtab. Kuigi te ei saa kindlalt teada, kui kaua iga üksus aega võtab, vajate üldist ideed. Pidage meeles, kui pikk on koosolek ja kui palju teemasid peate käsitlema. Proovige pühendada rohkem aega kõige olulisematele teemadele. Näiteks võite kulutada 30 minutit eduaruannete jaoks, 10 minutit aruteluks ja 10 minutit uute tähtaegade hääletamiseks. Kui teil pole aega teemasid, te ei saa oma päevakavast läbi. Mõelge koosolekule eelnenud ajastusele, sest võite otsustada, et te ei jõua ettenähtud aja jooksul kõike, mida soovite. Aja pikenemise määramisel arvestage koosolekul osalevate inimeste arvu. Kui teil on 15 inimest ja te annate teemale 15 minutit, tähendab see, et iga inimene saab rääkida vaid alla minuti. Isegi kui kõik inimesed ei räägi, võib see sobida.
7
Alustage oma päevakava ja koosoleku pealkirjaga. Teie pealkiri peaks lugejale ütlema, et ta loeb päevakava. See peaks tutvustama ka koosoleku teemat. Kui olete otsuse teinud, pange pealkiri tühja dokumendi ülaossa. Pealkiri olgu lihtne ja asjakohane. Näiteks võiks teie pealkiri olla “Juulikuu koosoleku päevakord: uute projektiideede arutamine” või “2019. aasta augusti koosoleku päevakord: projekti tähtaegade nihutamine.” Kasutage lihtsat ärilist kirjatüüpi, nagu Times New Roman või Calibri.
8
Varuge koosolekul aega tervitamiseks ja tervitusteks. See kohtumise osa annab inimestele võimaluse tere öelda. See on ka ruum, kus teie või teised koosoleku juhid saavad koosoleku avada ja arutada peamisi käsitletavaid teemasid. Kui koosolekul on palju inimesi, kes üksteist ei tunne, võite kasutada ka jäälõhkujat.Kui kirjutate Suure koosoleku päevakord, näiteks konverentsil, võib selle osa jaoks kuluv aeg olla märkimisväärne. Väikese kontori koosolekul võib selleks osaks kuluda vaid mõni minut. Samuti võite alguses jätta ruumi päevakava muutmiseks.
9
Sõnastage oma päevakorrapunktid küsimustena, et oma meeskonnaliikmeid intrigeerida. Kui panete päevakorda paar sõna, võib see teie kolleegid segadusse ajada. Küsimus aitab luua konteksti ja annab neile võimaluse sellele enne tähtaega mõelda. Näiteks võite selle asemel, et kirjutada “Projekti tähtajad”, kirjutada: “Kas projekti tähtaegu saab nihutada, et vastata kasvavale nõudlusele?” vaja, lisa küsimuse alla lühikirjeldus.
10
Kirjutage iga päevakorra teema kõrvale hinnangulised ajad. Kuigi te ei pea ilmtingimata aegu lisama, võib see aidata inimestel valmistuda. See võimaldab neil näiteks vajaduse korral rohkem aega taotleda. Samuti annab see inimestele võimaluse lühendada oma märkusi, kui aeg on lühike.
11
Looge loendi iga üksuse jaoks protsess. Protsess määrab, kuidas te igale päevakorrapunktile lähenete. Näiteks kui räägite projekti tähtaegade nihutamisest, tuleb iga inimene selle teema juurde protsessi erinevast punktist. Protsessi loomisega jõuate kõik samale lehele. Oletame näiteks, et päevakorrapunkt on “Kas projekti tähtaegu saab nihutada, et rahuldada kasvavat nõudlust?” Teie protsess võib olla “10 minutit hetke edusammude arutamiseks. 15 minutit, et teha kindlaks, mida kulub tootlikkuse suurendamiseks. 10 minutit plusside ja miinuste kaalumiseks. 5 minutit, et hääletada selle üle, kas tähtaegu tuleks nihutada.”
12
Määrake, kes juhib iga päevakorra jaotist. Pange tähele, kes hakkab koosoleku iga osa juhtima. Ärge laske sellel inimesele üllatusena tulla. Peaksite selle enne tähtaega välja töötama ja seejärel päevakorda kirjutama. Kui juhite kogu koosolekut, võite märkida selle päevakorra ülaossa.
13
Määrake ajakavas aeg erikülalistele. Kui teie koosolekule on tulemas mõni külaline, et arutada olulisi teemasid, peaksite pühendama osa koosoleku ajast nendele inimestele. Plaanige määrata igale külalisele päevakorras üks kirje, isegi kui neil on rohkem kui üks arutlusteema. Nii saavad nad korraldada oma teemasid vastavalt oma äranägemisele. Parim on külalistega varakult ühendust võtta, et aru saada. välja selgitada, kui palju aega igaüks oma aruteluteema jaoks vajab. See aitab vältida piinlikke ajakavaga seotud konflikte.
14
Jätke avaus muu äri jaoks. See päevakorra osa peaks jõudma lõpus. See annab teile lihtsalt võimaluse küsida teistelt, kas koosolekul tuleb veel midagi käsitleda. Lisaks annab see liikmetele võimaluse pöörduda tagasi millegi juurde, mis võis varem häguseks jäänud. Kui lisate päevakorda, annab see liikmetele teada, et neil on võimalus anda oma panus isegi siis, kui see, millest nad peavad rääkima, ei ole Kaetakse teie päevakorda.Sellesse jaotisse saate lisada ka aega küsimuste ja vastuste jaoks.
15
Lisage koosoleku üksikasjad päevakorda. Lisage koosoleku aeg, kuupäev ja koht. Lisage ka kõigi koosolekul osalevate inimeste nimed. Nii teavad inimesed juba varakult, kellega nad saavad seal viibides ühenduse luua. Samuti on hea mõte kaasata inimesi, kes tavaliselt oleksid seal, kuid ei saa sellele koosolekule tulla. Tehke selgeks, et nad ei saa osaleda. Kaasake kaart või juhised, kui koosolekul osalevad inimesed, kes pole teie piirkonnaga tuttavad.
16
Pange tähele kõik eeltööd, mis tuleb koosolekuks teha. Võib-olla peavad teie kolleegid midagi enne tähtaega lugema või lahendusi otsima. Samuti võite soovida, et nad mõtleksid teatud probleemidele. Looge päevakava lõppu ruum. Muutke see silmapaistvaks paksu kirjaga või esiletõstmisega, et osalejad seda näeksid.
17
Enne levitamist kontrollige päevakavas vigu. Kuna mõned osalejad võivad koosoleku päevakorrale suuresti toetuda, on mõistlik see enne avaldamist vigade ja täielikkuse osas läbi lugeda. See ei ole lihtsalt viisakus kohalviibijate vastu; see peegeldab positiivselt ka teie tähelepanu detailidele ja austust nende vastu.
18
Saada päevakord välja 3-4 päeva enne koosoleku algust. Kolleegidele päevakavaga tutvumine annab neile võimaluse valmistuda. Te ei soovi seda siiski liiga vara välja saata, kuna see läheb segamises kaduma. Konverentsidel toimuvate suuremate koosolekute puhul peate võib-olla päevakorra mitu kuud enne tähtaega välja saatma.