Eduaruanded on projektijuhtimise oluline osa, olgu selleks siis lõputöö või tööprojekt. Peate neid kasutama selleks, et hoida oma juhendajaid, kolleege või kliente kursis töötava projektiga. Keskendute sellele, mida olete saavutanud ja mis on veel tegemata.
1
Mõelge välja, mis on teie ettepaneku eesmärk. On mitmeid erinevaid põhjuseid, miks keegi palub teil koostada arenguaruanne. Ilmselgelt on see kõigi jaoks selleks, et näidata, milliseid edusamme olete konkreetse projektiga saavutanud. Siiski on mõningaid eri tüüpi ettepanekuid, mida peate kaaluma. Uurimisprogrammi või projekti eduaruanne erineb veidi tööprojekti omast. Sel juhul peate tõenäolisemalt tsiteerima teavet ja vähem tõenäoliselt arvestama selliste asjadega nagu kulud (kuigi mitte alati). Kliendi tööaruanne loetakse mõnevõrra teisiti kui ülemuse jaoks tööl. Peate mõtlema, miks te seda aruannet nende jaoks kirjutate.
2
Arvestage oma publikuga. Kui olete oma eduaruande kirjutamise eesmärgi välja selgitanud, peate arvestama asjadega, mida teie publik aruandes teadma peab. Kuigi kõik eduaruanded sisaldavad üldisi asju, peate arvestama üksikasjadega: kuidas on teie lugejad projektiga seotud? Kuidas projekti tulemus neid mõjutab? (Teie ülemusel on ühendus ja nende mõju erinev näiteks kliendi omast.) Mõelge, millise otsuse teie lugejad peavad pärast eduaruande lugemist tegema (milline on toetus, raha, aeg). nad investeerivad näiteks. Kaaluge teavet, mida teie lugeja peab teadma, et projekti jälgida ja selles tõhusalt osaleda. Milliseid projekti tehnilisi aspekte nad peavad teadma. Kas nad on tehnilise žargooniga rahul?
3
Otsustage, milline on parim viis publikuga suhtlemiseks. Eduaruanne ei ole ainult kirjalik dokument, mille saadate oma ülemusele või professorile. See võib olla mitmel kujul, olenevalt sellest, mida vajatakse.Eduaruanne võib olla lühike suuline aruanne iganädalastel või igakuistel töötajate koosolekutel.See võib olla perioodiline e-kiri kolleegidele.See võib olla ametlik või mitteametlik märgukiri juhendajatele. olema ametlikud aruanded klientidele või valitsusasutustele.
4
Kontrollige oma juhendajaga. Kui te pole seda konkreetset eduaruannet varem kirjutanud (miks te siis siin olete?), soovite saada nii palju juhiseid oma ülemustelt. Teie ettevõte võib kasutada kindlat vormingut. Sel juhul peaksite olema kindel, et järgite selle eeskirju.
5
Mõelge oma toonile. Kõik eduaruanded ei pea olema ametlikud. Tegelikult kipuvad kolleegide või juhendajate sisearuanded sageli olema mitteametlikumad. Seetõttu on nii oluline küsida oma juhendajalt, mida nad tõenäoliselt otsivad. Kui tegemist on teabega kliendile, valitsusasutusele või lõputööde retsenseerimiskomisjonile, eksite formaalsuses. Olenemata formaalsusest või mitteametlikkusest soovid, et see oleks selge, keskendunud ja aus.
6
Otsustage, kuidas soovite oma materjali esitada. Selleks ajaks, kui hakkate aruannet kirjutama, olete juba aru saanud, milline toon peab olema ja aruande mõte. Nüüd peate otsustama, milline on parim viis või viisid selle teabe esitamiseks. Võite koostada täpploendi. See on väga selge viis materjali esitlemiseks ja seda on lihtne lugeda ja vajalikku teavet siiski hankida. Siiski võib see olla veidi vähem formaalne viis edenemisaruande kirjutamiseks, mistõttu võib olla parem kasutada seda märguannete jaoks juhendajatele ja e-kirjade saatmiseks kolleegidele. Samuti võite kaaluda graafikute või tabelite lisamist. See võib olla eriti hea, kui kirjutate eduaruannet projekti kohta, mille jaoks proovite rahastust saada, või näitate, miks te väärite teile antud rahastamist.
7
Kaaluge alajaotiste kasutamist. Eduka arenguaruande kirjutamiseks soovite, et see oleks võimalikult selge. Aruande alamjaotisteks jagamine on suurepärane viis kogu asjakohase materjali koondamiseks. Alampealkirjade lisamine muudab selle veelgi selgemaks, sest see annab lugejatele või vaatajaskonnale teada, mida igas alajaotis oodata. Kui on materjali, millest nad eriti huvitatud on, saavad nad otse selle osa juurde hüpata.
8
Kirjutage pealkiri. Kui kasutate lehevormingut, läheb see tavaliselt üle paberi ülaosa. Jällegi oleneb see sellest, mida teie ettevõte või ülikool eelistab, seega registreeruge kindlasti nendega. Pealkiri peaks sisaldama aruande esitamise kuupäeva, saaja nime ja ametikohta, kirjutaja nime ja ametikohta, ja aruande teema.
9
Kirjutage sissejuhatav osa. Sissejuhatav osa läheb pealkirja alla. Sageli saab seda muust materjalist eristada kaldkirjaga. See annab projektist lühikese ülevaate ja teeb kokkuvõtte selle olekust. Te saate kindlaks teha, milliseid edusamme on tehtud ja kas teatud eesmärgid on saavutatud. Lisage kindlasti: aruande eesmärk, tutvustage projekti, tuletage meelde, et see on projekti edenemise värskendus.
10
Tehke ettepaneku sisu. Ettepaneku põhiosa, olenemata sellest, kas see on jagatud osadeks ja alajaotisteks, on põhimõtteliselt vaid sissejuhatuse üksikasjalikum versioon. Mõelge sissejuhatusse lisatud teabele ja kindlasti laiendage seda teavet. Määrake ülesanded, mis on tehtud pärast viimast aruannet, ja millised ülesanded on pooleli. Arutage tekkinud probleeme, lahendamist vajavaid probleeme, ja võimalikke lahendusi nendele probleemidele ja probleemidele.Teave toimunud muudatuste ja põhjuste kohta, miks neid oli vaja teha.Võite lisada ka selliseid asju nagu personalimuudatused, materjali hankimise raskused, võimalikud kulude ületamised, viivitused või tehnoloogiaga seotud probleemid või turvalisus.
11
Pöörake tähelepanu sellele, mis on teie projekti jaoks järgmine. Kuigi see on endiselt aruande põhiosa, soovite veenduda, et teie publik mõistab, kuhu projektiga lähete. Märkige kindlasti, millised probleemid võivad mõjutada lõpetamise tähtaega, eelarvet või juhtimisstruktuuri. Soovite kindlasti öelda, kas projekti tähtaeg on muutunud või mitte. Vältige oma vaatajaskonna probleemidega seotud probleeme, kuid ära ärrita neid asjatult ega luba midagi, mida sa ei suuda täita.
12
Lisage kokku töötatud tunnid. Peate näitama, kui palju tööd olete teie ja teie meeskond (kui teil on) projekti kallal. See näitab teie publikule (olgu selleks teie juhendaja, kliendid või valitsusasutus, kes võib teile raha anda), et olete kõvasti tööd teinud.
13
Püsige kindlasti teemas. Niikaua kui hoiate kinni ülaltoodud põhiteabest, peaks teil olema kõik korras. Soovite tõesti vältida eksimist muudesse valdkondadesse, mis on projektiga vaid vähesel määral seotud, kuigi huvitavad need võivad olla. Näiteks kui teie projekti eesmärk on kohaliku mittetulundusliku kunstiorganisatsiooni taaselustamine, võib tekkida kiusatus alustada arutelu rahastamine on kahetsusväärne, kuid see ei aita üksikasjalikult kirjeldada, kuidas teie projekt kulgeb.
14
Hoidke see lihtne. Edenemisaruande mõte on saada oma edusammudest aru, ilma oma publikut sõnade ja ideedega üle koormamata. Peate keskenduma ainult sellele, kuidas konkreetne projekt on tulemas, mille kallal on vaja veel tööd teha ja milliseid muudatusi tuleb teha. Olenevalt sellest, kellele te aruannet kirjutate, võidakse teid vähendada konkreetsele lehele piir. Hea rusikareegel on hoida see nii lühike kui võimalik, tagades samas, et see mahuks sobiva teabe.
15
Püüdke vältida liiga ebamäärasust. Peate veenduma, et annate konkreetsed üksikasjad selle kohta, kus oma projektis viibite. Näiteks: te ei soovi öelda midagi sellist, nagu “Me teeme oma kunsti rahastamise hankimisel häid edusamme” ja selle asemel öelda “nende erinevate sihtasutuste kahe 5000-dollarise toetusega on meil 12 000-dollarise eesmärgini puudu vaid 2000 dollarit.”
16
Vähendage väljendusrikast sõnastust. Jällegi soovite, et teie aruanne oleks selge ja lühike. Te ei taha oma publikut üle koormata sõnastusega, mis ei anna aruandele midagi juurde. Näiteks fraasid nagu “täielik katastroof” või “peapööritav edu” on liiga emotsionaalsed ja ebamäärased, et olla klientidele või juhendajatele kasulikud.
17
Tsiteeri oma allikaid. Kogu teie kasutatav teave, mis pärineb välisest allikast, mis tahes graafikud või andmed, tuleb õigesti tsiteerida. Saate oma edenemisaruandele lisada täiendava viidatud allika lehekülje.