Kui töötate äris, peate võib-olla sageli kirjutama meile tundmatule. Kuigi see on mõnevõrra ebamugav, on see osa tööelust. Võõrale professionaalse meili saatmisel peate järgima teatud etiketireegleid.
1
Tehke oma uurimistööd. Enne võõrale inimesele meili kirjutamist peate teadma mitmesugust teavet. Enne tippimise alustamist vaadake kiiresti selle ettevõtte veebisaiti, kus adressaat töötab. Kui te ei tea saaja e-posti aadressi, leiate selle ettevõtte veebisaiti skannides. Kui loendis pole ühtegi e-posti aadressi, olge inimesega meili teel ühendust võtmisel ettevaatlik. Võib-olla soovite selle asemel valida füüsilise kirja. Kui plaanisite meilis küsimusi esitada, kontrollige, kas veebisait vastab neile küsimustele. Te ei soovi jätta muljet, et olete laisk ega võtnud aega veebisaidi põhjalikuks lugemiseks. Veenduge, et võtaksite ühendust õige inimesega. Paljud inimesed alustavad meilisõnumitega: “Ma pole kindel, kas olete õige inimene küsima, aga…” Seda peetakse ebaprofessionaalseks ja adressaadi aja lugupidamatuks. Kui te ei tea, kellega ühendust võtta, oodake meili saatmist, kuni saate selle teabe välja selgitada.
2
Kirjutage kirjeldav teemarida. Teie teemareal peaks olema kirjas meili saatmise täpne põhjus. Sageli ignoreeritakse võõraste e-kirju või jäetakse need tähelepanuta. Kindel teemarida vähendab võimalust, et teie meili edastatakse. Ütle mõne sõnaga, mida meil puudutab. Kasutage nii palju üksikasju kui võimalik, et lisada 4 või 5 sõna. Näiteks “Kohtumine kell 10 uute arvutite asjus” on parem kui “Kohtumine täna hommikul”.Ebamääraseid teemaridu, nagu “Tere” ja “Tere”, loetakse mõnikord kogemata rämpspostiks ja suunatakse adressaadi rämpsposti kausta.Kasutage professionaalne meil, kuna teie e-kiri kuvatakse teemarea kõrval. Kasutage e-kirja, mis kasutab teie täisnime, mitte seda, mis kasutab isikut või ebamäärast fraasi. Ärge kunagi kasutage meili teemareal suuri suurtähti, isegi kui meil on kiireloomuline. See väljendub karjumisena, mida võib tõlgendada vaenulikkusena.
3
Otsustage, kuidas adressaadi poole pöörduda. See võib olla keeruline, kui saadate e-kirja võõrale inimesele, kuna te ei pruugi teada tema eelistatud nime. Siiski on mõned etiketijuhised, mis aitavad teil eksitusi vältida. Kui te ei tea inimese nime, vältige liiga formaalseid fraase, nagu “Keda see võib puudutada” või “Kallis härra/preili.” Ärge olge ka liiga juhuslikuks. “Tere” on ärimeili jaoks liiga ebaprofessionaalne. Võib-olla oleks parem alustada meilisõnumiga lihtsalt “Tere”. Kui teate inimese nime, kirjutage see kindlasti õigesti. Kontrollige õigekirja paar korda, sest kui te pole kunagi varem inimesele meili saatnud, on lihtne eksida. Kasutage sõna “Hr.” ja “Ms.” millele järgneb ainult isiku perekonnanimi. Näiteks kui saadate meili Jane Hartile, alustage oma meili sõnadega “Kallis proua Hart”, mitte “Kallis proua Jane Hart”. Ärge kunagi tehke oletusi naise perekonnaseisu kohta. Kui teate tema perekonnaseisu, on siiski parem hoiduda sellele e-kirjas tähelepanu juhtimast, kuna see pole ärimaailma jaoks oluline. Pea kinni “proua” ja ärge kunagi kasutage “preili” või “proua”. välja arvatud juhul, kui adressaat ise neid tervitusi kasutab. Kui kellelgi on doktorikraad, on tema poole pöördumisel asjakohane kasutada sõna “Dr”.
4
Tuvastage ennast ja ettevõtet, mida esindate. Pidage meeles, et kui saadate ärimeili, esindate oma töökohta. Esimeses lauses tuvastage ennast ja oma ettevõtet. Näiteks võiks meil alata: “Kallis proua Hart, minu nimi on John Dawson ja töötan ettevõttes Wilson Technologies turunduse alal.”
5
Hoidke see lühike ja asjakohane. Jõudes asja juurde ja selgelt määratledes oma eesmärgi, esitate professionaalse kuvandi, mida lugeja võtab tõsiselt. See suurendab ka tõenäosust, et teie e-kirjad loetakse läbi ja neile vastatakse kohe, kuna inimesed lükkavad liiga paljusõnaliste vastustega tegelemise edasi. Pärast enda ja teie ettevõtte tuvastamist peaks teie jä