Kui juhite koosolekut, on koosoleku korrale kutsumine ootuspärane. Mõned inimesed leiavad, et see ülesanne on hirmutav, eriti kui nad on sellega uued. Rühma ees rääkimine võib olla keeruline, kuid alustades muutub see lihtsamaks. Kuigi võite alguses tunda end närviliselt, on koosoleku kokkukutsumine lihtne ülesanne, kui olete õppinud koosolekul professionaalsust näitama, kehakeelt kasutades enesekindlust üles näitama ja hea kehahoiaku hoidma.
1
Tervitage saabuvaid inimesi. See on suurepärane võimalus häälestada, julgustada inimesi rääkima ja suunata inimesi istumisalale.Hoidke oma kehakeel vabana, naeratades ja liikudes sissepääsuteel.Kasutage juhuslikke tervitusi. Võite proovida lihtsat lauset: “Tere hommikust. Kuidas teil läinud on?”
2
Ajage väikest juttu. Pidage osalejatega lühikesi ja juhuslikke vestlusi. Ärge unustage hoida oma teemad professionaalsed. Kasutage väikest kõnet, et määrata oma roll juhatajana pingevabalt. See on teie võimalus rääkida osalejatega oma ametlikus rollis koosoleku korraldajana. Öelge: “Kas olete näinud seda uudisteartiklit parkide ohutumate mänguväljakute seadmete kohta?” Valige koosoleku päevakavaga seotud teemad, et saaksite osalejaid koosoleku eesmärgi poole õrnalt liigutada. Näiteks kui teie koosolek on seotud pargiteenustega, valige sellised teemad nagu hiljutised pargiparandused või lood, mis pargis toimuvad.
3
Alusta õigel ajal. Määrake täpne algusaeg ja prognoositav lõpuaeg. Pidage kinni oma ajakavast, sest koosoleku alguse edasilükkamine maksab organisatsioonile iga inimese aega, kes istub ootamas. Kui teie koosoleku jaoks oluline inimene ei ole saabunud või teil puudub vajalik kvoorum, pöörduge oma osalejate poole ja teavitage neid hilinemisest selle inimese saabumisel. Alustage koosolekut ja kasutage viivitusaega avatud foorumina. Suunake arutelu nii, et inimesed ei istuks ja ootaks. Pidage meeles, et kui alustate hilja, on tõenäoline, et inimesed lahkuvad ikkagi algselt kavandatud lõpuajal, kuna nad võivad olla planeerinud muud koosolekud või tegevused päeva hilisemaks ajaks. .
4
Tõuse püsti. Kui saabub aeg koosoleku alustamiseks, tõuske kohalt, et saada osalejate tähelepanu ja anda märku, et olete algamas. Seistes annate teada, et olete ruumi ülem.
5
Tervitage kohalviibijaid. Alustage rääkimist üldise avasõnaga. See annab märku koosoleku algusest ja juhib tähelepanu kõigile, kes on endiselt hõivatud kõrvalvestluse või töövälise tegevusega, näiteks mobiiltelefonis töömeili sirvimisega. Öelge näiteks: “Tere hommikust. Täname, et liitub meiega täna.â€Vältige mitteametlikke tervitusi, nagu “Hei, kõik!” See annab vale tooni.
6
Tutvusta end. Esitage lühidalt oma nimi ja ametikoht. Isegi kui kohalviibijad teavad teid, on oluline kindlaks teha, et olete juhataja. See on ka aeg kõnelejate tutvustamiseks.
7
Teatage oma üleskutsest tellida. Juhatajana vastutate rekordi algusaja määramise eest. Minutid algavad pärast ametlikku korrale kutsumist. Osana tellimusele kutsumisest teatage ka salvestamise kuupäev ja kellaaeg. Ametlikul koosolekul öelge: “Kutsun selle koosoleku ette neljapäeval, 4. mail 2017 kell 11.30.†Kui teie koosolek on mitteametlik, võite oma kõnet muuta, kuid siiski on oluline öelda, et koosolek on alanud. Selle asemel, et öelda, et koosolek on kokku kutsutud, võiksite öelda: “Alustame seda koosolekut kell 11.30 neljapäeval, 4. mail 2017.â€
8
Märkige koosoleku eesmärk. Tuletage osalejatele meelde koosoleku eesmärki. Juhatajana on teie kohustus tagada, et kõik mõistaksid, mida koosolekult oodatakse, ja et kõik oleksid koosoleku ajal tööülesannete täitmisel. Öelge: “Oleme täna siin, et valida uuele värvitoonile värv. pingid Quiet Pines Parkis.”Teie eesmärk tuleks sõnastada 1-2 lausega.
9
Viige koosolek läbi. Võtke istet ja järgige koosoleku jätkamiseks päevakorda. Koosoleku juhatajana peaksite tagama, et koosolek jääks ülesande täitmiseks ja et kõigi panust võetakse kuulda. See, kui suur kontroll teil koosoleku üle juhatajana on, sõltub teie isiklikust stiilist ja teie organisatsiooni kultuurist. Kui koosolek algab, tellimusele kutsumine on lõppenud.
10
Loo silmside. Silmside suurendab tähelepanu, muudab teid märgatavamaks ja veenab inimesi, et see, mida te ütlete, on oluline. Koosolekul liigutage oma pilku rääkimise ajal ruumis ringi, luues iga inimesega silmsidet, kui teie pilk ruumist liigub. .Kui tunnete end ebamugavalt, vaadake selle asemel nende nina keskosa. Tehke silmsidet enne, kui harjutate oma sõpru, perekonda ja töökaaslasi. Alustuseks vaadake nende otsaesist, seejärel liikuge nende nina keskele. Lõpuks looge mõneks sekundiks silmside, liikudes rääkimise ajal aeglaselt järjepideva silmside poole.
11
Ära pabista. Paigalt seismine või istumine annab märku, et olete enesekindel, seega leidke tasakaal.Palju liikumine ja askeldamine viitab sellele, et olete närvis või ärevil, mis kahjustab teie autoriteeti. Hoidke oma käed keskendunud ülesandele, näiteks kätlemine või päevakava ülesmärkimine.
12
Rääkige tavalises tempos. Närvilised inimesed kipuvad kiiresti rääkima, seega jälgige oma kõnet. Edastage enesekindlust, rääkides rahulikult ja valjult.
13
Jää avatuks. Hoidke oma käed küljel. Ärevad inimesed panevad sageli käed kokku või püüavad nägu varjata.
14
Toetuge. Kui räägite kellegagi, kummarduge tema poole, et näidata, et olete huvitatud sellest, mida ta räägib, ja et olete vestluses aktiivne. See näitab, et tunnete ära, mida teised lauale toovad, ega karda kuulda alternatiivseid vaatenurki.
15
Seadke toon. Juhatajana määrab teie suhtumine kogu koosoleku suhtumise. Eduka koosoleku saavutamiseks lähenege oma rollile esimehena professionaalsuse ja optimistliku väljavaatega. Öelge oma kehakeelega osalejatele, et ootate professionaalsust. Naeratage organisatsiooni eesmärkidest, plaanidest või kohustustest rääkides. Rääkige žestiga. Öelge: “Meil on suurepärane võimalus kajastada oma organisatsiooni missiooni uus programm, mida oleme arutama tulnud.”
16
Sirutage selg. Kujutades ette, et nöör tõmbab teid sirgeks, on esimene samm hea kehahoiaku säilitamiseks. Hea rüht näitab enesekindlust ja annab teile käskiva kohaloleku.Harjutage sirgelt seismist, et sellest saaks harjumus.Tõstke kõht sisse ja laske kätel rippuda külgedel. Lükake oma õlad tahapoole. Peaksite tundma, kuidas teie abaluud tõmbuvad pingule, nagu tõmbaks neid üksteise poole.
17
Ootan. Hoidke oma pea otse. Hea kehahoiaku saavutamiseks peavad kõrvanibud olema õlgadega ühtlased. Ärge lükake pead ette. Soovite näidata, et olete enesekindel, mitte ülemäära innukas. Ärge vaadake allapoole, kuna see võib teid lõdvaks lasta.
18
Väldi õõtsumist. Hoidke jalad kindlalt istutatud. Kuigi võite pikka aega seistes oma raskust ühelt jalalt teisele nihutada, peaks see olema peen nihe, mitte kõikumine.