Äritöö, eriti kontoris, nõuab teataval määral koostööd. Näiteks nõuavad olulised otsused sageli rohkem kui ühe inimese vaatenurka ja olulise töö tegemiseks on sageli vaja mitme inimese teadmisi. Koosolekud on üks viis koostöö struktureerimiseks ja organiseerimiseks, kuid ilma eesmärgita või kontrollita võivad koosolekud kergesti muutuda liiga pikaks ja ebatõhusaks. Teades, kuidas oma juhitavat koosolekut planeerida, ette valmistada ja juhtida, võib tulemusliku ja raisatud koosoleku vahel vahet teha.
1
Arutage oma kohalviibijatega eelseisvat koosolekut. Kui saate teada, et juhite eelseisvat koosolekut, on üks esimesi asju, mida peaksite tegema, et veeta veidi aega osalevate inimestega (eriti kõrgete või tähtsate inimestega) vesteldes. Küsige neilt, kas nad tahaksid koosolekul konkreetselt arutada midagi. Pange tähele nende vastuseid ja kasutage neid päevakava kirjutamisel juhendamiseks. Osalejate küsimine selle kohta, mida nad arutada tahaksid, on tark samm mitte ainult sellepärast, et see muudab päevakava koostamise lihtsamaks, vaid ka seetõttu, et see köidab neid. koosoleku protsessis, enne kui see on isegi alanud. Inimesed osalevad suurema tõenäosusega koosolekutel ja pööravad neile tähelepanu, kui nad teavad, et nende jaoks olulisi küsimusi käsitletakse.
2
Kirjutage ja levitage päevakava. Koosoleku päevakord võib olla väärtuslik tööriist mitte ainult koosoleku juhatajale, vaid ka kohalviibivatele külalistele. Päevakorrad sisaldavad väärtuslikku teavet koosoleku kohta, näiteks millal see toimub, kus see toimub ja kes osalevad. Kõige tähtsam on see, et need kirjeldavad ka kõiki kavandatud aruteluteemasid, võimaldades kõigil valmistuda. Saatke oma koosolek enne koosolekut välja, mida olulisem on teie koosolek, seda varem peaksite selle ära saatma. Üks asi, mida teie päevakava peaks kindlasti sisaldama, on iga arutlusteema ligikaudne ajapiirang. Kui olete eelnevalt kokku leppinud umbkaudse ajakava, on koosolekul kursis hoidmine palju lihtsam. Kuigi mõned teie päevakorra punktid võivad kesta kaua (ja teised võivad lühikeseks jääda), muudab ajakava nende punktide jälgimise ja vastavalt kohandamise palju lihtsamaks.
3
Uurige aruteluteemasid ja eelnevaid kohtumisi. Inimesed, kes teie koosolekul osalevad, ei pruugi olla kursis kõigi teemadega, mida kavatsete arutada, mõned ei pruugi eelmistel koosolekutel osaleda, samas kui teised võivad olla lihtsalt unustanud. Koosoleku juhatajana on hea mõte teada senist arutelu ajalugu. Proovige rääkida inimestega, kes osalesid eelmistel olulistel koosolekutel, et saada teada olulistest lõpetamata asjadest, mida peaksite oma koosolekul käsitlema. Samuti võite taotleda varasemate koosolekute protokolle ametlikult registripidajalt, et aidata teil planeerida. Eelmiste koosolekute protokollid võivad olla teile kui juhatajale oluliseks ressursiks. Need võtavad kokku eelmiste koosolekute käigus toimunud arutelud ja otsused, muutes sellega suhteliselt kiireks ja lihtsaks. Võib-olla soovite isegi oma osalejatele jagada oma päevakorraga olulisi koosolekuprotokolle.
4
Valmistage oma koosolekuruum enne tähtaega valmis. Koosoleku päeval peaksite tagama, et ruum või koht, kus kavatsete kohtuda, on puhas, esinduslik ja valmis osalejate majutamiseks. Peaksite veenduma, et koosoleku kõik tehnoloogilised komponendid (nagu esitlused, projektorid, ekraanid jne) toimivad korralikult ja on täiesti valmis. Tehniline näkk võib raisata väärtuslikku aega ja lükata teie koosoleku rajalt kõrvale. Kui kasutate elektroonilist esitlust (nt PowerPoint jne), leidke hetk, et tutvuda kaugjuhtimispuldi või klõpsuga, mida kasutate slaidide sirvimiseks. Te ei taha raisata aega oma juhtnuppudega askeldades, kui võiksite arutada olulisi küsimusi.
5
Kutsuge koosolek kokku. Kui koosolek saabub kavandatud algusaega ja kõik osalejad (või vähemalt kõik olulised) on kohal, pöörake kõigi ruumis viibijate tähelepanu. Tutvustage end juhatajana ja teatage koosoleku eesmärk. Määrake koosolekuks kavandatud ajakava, teavitades kõiki sellest, kui kauaks jäädvustate, kuid see võib olla pikem või lühike, kuid kavandatud ajalimiidi märkimine enne tähtaega aitab koosolekut kursis hoida. Kui mõned osalejad ei ole üksteisega tuttavad, võtke hetk, et korraldada lühike nimeline kõne ja tutvustada olulisi osalejaid. Pange tähele, et mõnel ettevõttel ja organisatsioonil on koosoleku avamiseks ja läbiviimiseks ranged ja kindlad protseduurid. Näiteks Ameerika osariikide, maakondade ja munitsipaaltöötajate föderatsioon (AFSCME) kasutab süsteemi nimega Robert’s Rules of Order, mis hõlmab koosoleku korrale kutsumist nugaga koputades ning väga konkreetseid reegleid liigutuste tutvustamiseks ja edastamiseks.
6
Võtke kokku eelnevate kohtumiste asjakohased punktid. Pika ja käimasoleva projekti osaks olevate koosolekute alguses saate kõikidele osalejatele lühidalt ülevaate projekti senisest seisust, tehes kiire kokkuvõtte kõigist asjakohastest sündmustest või eelmiste koosolekute otsustest. Kõik kohalviibijad ei pruugi olla arutlusteemade kohta nii kursis kui teie, nii et kõigi kiire kurssi viimine võib teie koosoleku tõhusaks ja tulemuslikuks muutmisel oluliselt kaasa aidata. Eelmiste koosolekute ise kokkuvõtte tegemise asemel võiksite laske ametlikul kirjakandjal või protokollijal lugeda eelmiste koosolekute protokollid, et anda kokkuvõttele formaalsus.Võite kaaluda ka kõigi oluliste kirjade või teabevahetuste lugemist, mis on toimunud pärast eelmist koosolekut. Pange tähele, et kui esitate protokollide koopiad /kirjavahetus kohalolijatele, ettelugemine pole üldiselt nõutav.
7
Lubage olulistel kohalolijatel asjade seisust aru anda. Seejärel lubage asjakohaste teadmistega inimestel teavitada kogudust uutest või hiljutistest arengutest, mis on toimunud pärast viimast koosolekut. Need võivad olla peaaegu kõik, näiteks teie ettevõtte või organisatsiooni ees seisvad uued probleemid, personalimuudatused, projektiarendused ja strateegiamuudatused. Koosolekul osalejad soovivad kuulda ka konkreetsete toimingute tulemustest, mis tehti eelmisel koosolekul tehtud otsuste tõttu.
8
Tegelege lõpetamata asjadega. Kui teil on probleeme, mis jäävad lahendamata, või otsuseid, mida ei ole eelmisel koosolekul tehtud, proovige neid enne uute probleemidega tegelemist lahendada. Mida kauem vanu probleeme edasi lükatakse, seda vähem ei taha ükski osaleja nende eest vastutust võtta, nii et proovige koosoleku ajal kõik pooleli jäänud asjad üles leida ja lahendada. Tavaliselt märgitakse lõpetamata äritegevus eelmiste koosolekute minutites konkreetselt kui “otsustamata” või “tulevaseks aruteluks esitatud”. Sõltuvalt teie töökultuurist ja reeglitest võib teie ettevõttel või organisatsioonil olla otsuse tegemiseks konkreetsed protseduurid, näiteks koosolekul osalejad võivad lihtsalt vajada enamuse konsensuse saavutamist või kogu otsuste langetamine võib olla valitud kõrgete isikute rühmale. Pange tähele, et mõned asjad on koosolekute vahelisel ajal lõpetamiseks liiga suured. Te ei pea tingimata peatuma pikaajaliste projektide edenemisel, mis pole veel lõppenud. Siiski peaksite esitama otsused või projektid, kus on vaja praegust tegutsemist.
9
Pöörduge iga uue ettevõtte poole. Järgmisena tooge esile uued probleemid, murekohad ja probleemid, mida tuleb arutada. Need peaksid olema asjad, mis loomulikult tulenevad arengutest, mis on toimunud varasemate kohtumiste ja praeguse vahel. Püüdke saada osalejatelt konkreetseid ja kindlaid otsuseid, mida rohkem asju otsustamata jätate, seda rohkem peate tegemata asju järgmisel koosolekul.
10
Tehke kokkuvõte koosoleku järeldustest. Kui olete käsitlenud kõiki varasemaid ja praegusi asju, võtke hetk aega koosoleku järelduste kokkuvõtmiseks kõigile kohalviibijatele. Jaotage kõigi tehtud otsuste tulemused ja vajadusel kirjeldage konkreetseid toiminguid, mida osalejad peavad enne järgmist koosolekut tegema. See samm on ülioluline, sest see on teie viimane võimalus veenduda, et kõik lahkuvad koosolekult täpselt teades kus teie projektid seisavad ja mida neilt oodatakse.
11
Lõpetage järgmisele koosolekule aluse panemine. Lõpuks öelge kõigile, mida järgmisel kohtumisel oodata, ja kui olete seda juba planeerima hakanud, öelge neile, millal ja kus seda oodata. See aitab anda osalejatele järjepidevuse tunnet ühest olulisest projektist või otsusest järgmiseni ning annab neile ajaraami edasiliikumiseks või neile määratud ülesannete täitmiseks. Pange tähele, et te ei pea tingimata planeerima uut koosolekut, kui käsitlete kõiki varasemaid ja praegune ettevõte. Kui aga edaspidiseks aruteluks on piisavalt lõpetamata asju või kui ootate, kuidas teatud projektid arenevad, on see tõenäoliselt hea mõte.
12
Juhtige arutelu, kuid ärge domineerige selle üle. Üks teie kui koosoleku juhataja ülesandeid on hoida arutelu liikumas ja ülesande täitmisel. Teie roll ei ole pakkuda arvamust iga üksiku küsimuse kohta ega hoida arutelu täpses ajakavas. Olge paindlik. Laske teistel osalejatel vabalt rääkida ja lubage uutel aruteluteemadel tekkida isegi siis, kui need pole päevakorras. Võite avastada, et peate arutelu käigus hoidmiseks teatud vestlusteemasid delikaatselt lõpetama või muutma, kuid te ei tohiks tunda, et peate koosoleku kõiki aspekte kontrollima. Lõppude lõpuks on see koostööprotsess. Koosoleku edenedes hoidke oma päevakorral silm peal. Kui jooksete taga, peate võib-olla aja huvides teatud arutlusteemad vahele jätma või need hilisemaks ajaks esitama. Ärge kartke seda teha, kui arutlusel olevad teemad on väga olulised.
13
Julgustage kõiki osalejaid osalema. Koosoleku juhatajana on teie ülesanne tagada avatud ja produktiivne arutelu. Kui märkate, et teatud osalejad, kellel võib olla käsilolevate probleemidega seotud teadmisi, ei avane rühma, julgustage neid rääkima. Te ei pea neid vaidlustama ega otse välja kutsuma, öeldes lihtsalt midagi sellist: “Ma arvan, et proua Smithi teadmised oleksid siin kasulikud”, on suurepärane viis koosoleku vähemaktiivsete liikmete kaasamiseks.
14
Veenduge, et kõik saaksid aru, millest arutatakse. Võib olla raske meeles pidada, et mitte kõigil koosolekul osalejatel pole sama palju kogemusi või teadmisi arutlusteemade osas. Veendumaks, et kõik koosolekul osalejad on oma aega targalt kulutanud, võiksite kasutada võimalust ja lihtsustada lühidalt keerulisi küsimusi või teemasid, kui need esile kerkivad. Väheteadlikud osalejad hindavad seda kahtlemata.
15
Ärge jätke tähelepanuta raskeid või ebamugavaid küsimusi. Kui pädev juhataja neid ei kontrolli, võivad koosolekud olla märkimisväärselt ebaproduktiivsed. Püüdke tagada, et kõik olulised küsimused, mida te arutama tulite, käsitletaks. Ärge lubage osalejatel süüdistada või pakkuda ebamääraseid vabandusi probleemidele, mida pole lahendatud. Proovige leida ja leida vastuseid probleemidele, millega keegi tegeleda ei taha. Kuigi see pole tingimata see, mida iga osaleja soovib, on just sellised ebamugavad küsimused need, millele tuleb kohtumise võimalikult tõhusaks toimimiseks kõige rohkem vastuseid leida. Veenduge, et olulised otsused salvestataks (kui teil on ametlikud andmed -pidajad või protokollijad, määrake neile see ülesanne). Kui kavatsete raskete küsimuste esitamisega vaeva näha, peaksite veenduma, et saadud vastused on hästi dokumenteeritud.
16
Jälgige oma aega. On põhjust, miks koosolekutel on paljude jaoks halb maine, sest neid peetakse tõsiseks ajaraiskamiseks. Et teie koosolek ei kestaks kaua, kasutage arutelu liikumises hoidmiseks oma võimu juhatajana. Ärge kartke esitada teatavaid ebaolulisi küsimusi või vestlusi hilisemaks kuupäevaks, kui teie kohtumine näib venivat oodatust kauem aega. Olge valmis ja valmis oma ajakava käigupealt kohandama, veendumaks, et teie osalejate väärtuslikku aega ei raisata.