Koosoleku läbiviija on isik, kes vastutab koosoleku juhtimise eest. Sisuliselt on läbiviija eesmärk tagada, et koosolek kulgeks sujuvalt korraldamisest, algusest ja lõpuni. Hästi korraldatud koosolek peaks tagama, et koosoleku lõppedes saavutatakse kõik koosoleku eesmärgid. Seega tagab hea juhendaja, et kõik osalejad mõistavad koosoleku eesmärki, veenduvad, et kõik osalejate vajadused on täidetud, tagab koosoleku sujuva kulgemise ja tagab täieliku osalemise.
1
Ettevalmistus on võtmetähtsusega, nii et alustage päevakavast. Kuigi nõustaja peaks koosolekutesse sulanduma ja oma töö lihtsaks muutma, on ülioluline, et ta valmistuks koosolekuteks põhjalikult. Alustage päevakava kirjutamisest. Hea päevakava sisaldab koosoleku põhipunkte ja piisavalt üksikasju, et osalejad teaksid, kus olla ja mida oodata. Märkige seansside algus- ja lõpuaeg ning iga seansi realistlikud ajapiirangud, et tagada, et koosolek toimub õigeaegselt. Valige teemad, mis mõjutavad kõiki koosolekul osalejaid. Püüdke saada koosolekul osalejatelt sisendit teemade kohta, mis nõuavad arutelu. Proovige püstitada teemad küsimustena, millele koosolekul dialoogi ergutamiseks tuleb vastata. Pange tähele, mis on arutelu eesmärk. Kas teabe saamiseks, probleemi lahendamiseks või otsuse tegemiseks? Täpsustage, kuidas osalejad peaksid koosolekuks valmistuma.
2
Planeerige kutsete nimekiri. See nõuab delikaatset tasakaalu. Kui kohal on liiga vähe või liiga palju inimesi, on oht, et kohtumine ei lõppe tulemuslikult. Soovite kutsuda ainult inimesi, kes aitavad teil kohtumise eesmärgini jõuda. Küsige endalt järgmist.Kes on selles küsimuses peamised otsustajad?Kes on arutlusel oleva teabe kohta kõige teadlikumad?Kellel on teemade vastu huvi?Kes peab mis tahes tehtud otsuseid ellu viima?Mõned eksperdid soovitavad 8 inimest kutsutakse koosolekutele, kus on vaja teha otsus. Seevastu pakuvad nad 18 inimest, kui koosoleku eesmärk on ajurünnak.
3
Saatke kutsed meili teel. Meili saatmine on lihtsaim viis osalejate kutsumiseks. Teie e-kiri peaks sisaldama koosoleku lühitutvustus. See peaks sisaldama ka kuupäeva, kellaaega ja võimalusel ka RSVP tähtaega. Päevakava tuleks meilile lisada. Vastuse saatmise nõudmine on valikuline, kuid see võimaldab teil kõigile osalejatele ette valmistada piisava hulga materjale.
4
Hakake mõtlema, mida hea juhendaja teeb. Mõtiskledes selle üle, mida juhendaja koosoleku ajal teeb, on teil hea võimalus teada, mida teilt oodatakse, kui on teie kord seda tööd täita. Heal juhendajal on mitmeid omadusi, mis aitavad tal hallata aega, inimesi ja erinevaid arvamusi. Parim on neid omadusi varakult arendada. Väärtustage inimesi ja nende ideid. Hea juhendaja edastab oma komplimendid pärast seda, kui kohalolija on idee esitanud. Öelge midagi sellist nagu “aitäh Samantha, need on väga kasulikud punktid, mis aitavad meil probleemist teistmoodi mõelda.” Seda tehes tagate, et iga inimest ja ideed võetakse kuulda ning ka teised on enesekindlad. Kohtumiste ajal peate reageerima paljudele erinevatele olukordadele. Peate nendele erinevatele olukordadele kiiresti mõtlema ja reageerima. Näiteks kui keegi annab sisukaid nõuandeid, siis olge kiirelt teda kiitma, seejärel otsige kohe mõni teine osaleja, kes soovib sellele mõttekäigule tugineda. Kui keegi tõstatab aga teemaväliselt halva mõtte, andke endast parim, et kommentaaris esile tõsta head ja otsige teine osaleja, kes tugineks teie arvates heale. Rääkige hästi. On oluline, et kõik ruumis viibijad teid mõistaksid. Soovite rääkida mõistliku helitugevusega, et kõik kuuleksid. Sõnastage selgelt ja ärge pomisege ega pomisege. Kasutage žargooni ainult siis, kui kõik koosolekul osalejad on terminoloogiaga tuttavad.
5
Planeerige asukoht ja korraldage mööbel. Peate kaaluma, kas kohtumine toimub näost näkku, virtuaalne kohtumine ekraanide kaudu või nende kahe kombinatsioon. Olenevalt koosoleku formaadist peate veenduma, et kogu mööbel ja riistvara on paigas, sealhulgas toolid, lauad ja projektoriekraanid. Mööbli seadistamiseks koosolekuks on mitu võimalikku võimalust. Arutelule orienteeritud koosolekutel on abiks ümarlaud. Ridades toolidega seadistus on hea kõneleja seadmiseks põhifookuseks. See seade toimib hästi, kui põhieesmärk on pigem teabe edastamine kui arutelu otsimine. Teatri seadistusel on ruumi ees laud ja kõlarite paneel saab istuda ees. Osalejad istuvad ridades paneelikõlarite ees, nagu loenguvormingus. Klassiruumis on toolide ridade ees lauad, mis võimaldavad osalejatel märkmeid teha, samal ajal kui kõneleja jääb koosoleku fookusesse. Kasutage U-d -kujuline seadistus koosolekute jaoks, kus soovite, et osalejad üksteist näeksid ja vajadusel suhtleksid. Avatud ja osavõtlikuks kavandatud koosolekute jaoks seadke koos teiega keskel toolid ringikujuliseks.
6
Varustage koosolekul osalejaid. Täielikult ettevalmistatud läbiviija annab osalejatele pastakaid, märkmikuid, töövihikuid, jaotusmaterjale ja muid koosolekuks vajalikke tööriistu. Mõelge ka sellele, kas peate virtuaalse koosoleku jaoks sisselogimisandmeid enne tähtaega esitama. Peaks olema loodud tahvel, mis võimaldaks inimestel ja esinejatel teha märkmeid kõigile vaatamiseks, näiteks pabertahvel või valge tahvel. See hoiab koosoleku kulgemise sujuvamalt, võimaldades osalejatel kohtumise ajal oma küsimustele vastuseid saada. Olenevalt koosoleku pikkusest mõelge osalejatele jookide (kohvi), suupistete, vee ja/või kommide pakkumisele.
7
Saatke koosoleku lähenedes e-kirjaga meeldetuletus. Inimesed on hõivatud ja ilma meeldetuletusteta on võimalik, et nad unustavad eelseisva kohtumise. Proovige saata meeldetuletusi neile, kes osalevad kaks päeva enne kavandatud koosoleku toimumist.Kui palusite kutsutud isikutel vastata, saate saata meeldetuletuse, et nad peavad enne tähtaega vastama.Meeldetuletuse meilis veenduge, et küsi, kas keegi on plaane muutnud.
8
Saabuge kohtumisele varakult. Läbiviijana peaksite olema kohal, et tervitada kõiki, kes koosolekule saabuvad. Kas suruge nende kätt, kui nad ruumi sisenevad, või tervitage neid telekonverentsile sisse logides. See loob koosolekul sooja õhkkonna, näidates ühtlasi, et olete tõsine ja valmis arutama.
9
Alustage kohtumist õigeaegselt ja tehke eesmärgid selgeks. Kuigi kõik koosolekul osalejad on päevakorra kätte saanud, alustavad kõik osalejad eesmärkide uuesti tutvustamisega samal lehel. Samuti aitab see koosolekule tooni anda ja inimesi kohe õigele teele suunata. Koosoleku alguses saate teha ka majapidamisteateid, sealhulgas teavet vaheaegade, tuletõrje väljapääsude ja tualettruumide asukohtade kohta. Samuti võite mõelda suhtlemisreeglite kehtestamine olenevalt sellest, kes koosolekul osaleb. Reeglid võiksid hõlmata vastastikuse austuse näitamist, teemas püsimist, probleemi ründamist, mitte inimest, arutelu sulgemist ja teiste mitte katkestamist.
10
Juhendage koosolekut nii, et kõik osalejad räägivad. Igaühel on erinev meetod koosoleku juhtimiseks ja esinejate teemal hoidmiseks. Üks oluline meetod on tagada, et vestluses ja arutelus ei domineeriks üks või kaks inimest. Veenduge, et otsiksite kõiki, kes võiksid soovida midagi öelda, ja andke neile võimalus rääkida, küsides neilt nende mõtteid. Ütleme, et kolleeg nimega Samantha näib olevat huvitatud, kuid pole veel panustanud. Võite proovida öelda: “Samantha, kuidas see probleem teie osakonda ja teid konkreetselt mõjutab?”
11
Jää teema juurde. Korraldaja ülesanne on hoida kõiki kohalviibijaid või esinejaid teemas. Sihtväliste puutujate lubamine rikub teie ajakava ja võib tähendada, et koosolek ei saavuta soovitud tulemust. Kui tunnete, et arutelu läheb teemast kõrvale, suunake vestlus ümber, esitades teemaga otseselt seotud küsimusi. Kui dialoog on hakanud triivima, võite öelda: “Aga kuidas see mõjutab täna arutletavat teemat?” Või: “Need on kõik väga huvitavad punktid. Peaksime neid hiljem arutama, kuid praegu keskendume käsitletavale probleemile.” Võib-olla soovite tõstatatud ideed märgistada ja neid hiljem käsitleda. koosolekul või muul viisil. Nii saate neid tangentsiaalseid ideid korralikult austada ja mitte kedagi kohalolijaid solvata.
12
Tehke plaan keeruliste olukordade jaoks ja leevendage neid. Kui tunnete, et osalejad on sattumas ägedasse debatti, kutsuge kaasa teine inimene, kes teie arvates kõneleb sellel teemal. Põhimõtteliselt soovite arutelu summutada, tuues rohkem dialoogi. Konflikti korral saate ka mõlemat poolt ära kuulata ja leida ühisosa, et vastaspooled kokku viia. Keerulise olukorra korral võib öelda: “On selge, et te mõlemad tulete erinevatelt pooltelt. Siiski nõustute ilmselgelt selle probleemi olulisusega, nii et proovime suunata oma energia vastastikku kasuliku tulemuse leidmisele.
13
Vastake küsimustele ja suunake need ümber. Korraldajana võite võtta osalejatelt küsimusi seni, kuni saate täpselt vastata. Kui ei, siis suunake küsimus koosolekul kellelegi, kellel on parem võimalus täpselt vastata. Kui te ei tea vastust küsimusele, võite öelda: “See on suurepärane küsimus. Samantha on sel teemal paremini kursis. Samantha, millised on sinu mõtted?”
14
Tehke järeldused kokku ja lihtsustage neid. Tehke koosoleku ajal märkmeid ja veenduge, et kirjutaksite üles kõik peamised ideed ja arvamused. Teatud teemal toimuva arutelu lõpus on abiks, kui juhendaja esitab ülevaate öeldust ja järeldustest, milleni jõuti. Andke endast parim, et teha kokkuvõte kõigi kohalviibijate põhipunktidest. Samuti tõstke esile kõik lahendused, mida käsitletud probleemidega seoses tehti.
15
Küsige, kuidas koosolekul läks, kui see lõppeb. Tagasiside on oluline, et saaksite koosolekute läbiviijana paremaks saada. Võite mõelda järgmise küsimuse peale: Kas päevakord jagati õigel ajal? Kui hästi olid osalejad ette valmistatud? Kas igale teemale eraldatud aeg töötas? Kas aruteluks oli piisavalt aega? Kuidas saaks ruumi seadistust paremaks muuta?Tagasisidet saab koguda ka e-posti teel, mis saadetakse osalejatele vahetult pärast koosolekut. Vaadake tulemus kindlasti üle ja tehke järgmiseks koosolekuks vajalikud muudatused.