Koosoleku protokoll on kirjalik protokoll peamistest käsitletud teemadest ja koosolekul tehtud otsustest. Ametlikul direktorite nõukogu koosolekul vastutab juhatuse sekretär tavaliselt koosoleku protokollide salvestamise eest, mida peetakse seejärel olulisteks juriidilisteks dokumentideks. Paljud koosolekud algavad eelmise koosoleku protokolli läbivaatamisega, mis on koosoleku päevakorras tähtsal kohal. Kui koosolekul osalejad nõustuvad, et need protokollid kajastavad täpselt eelmisel koosolekul toimunut, kinnitatakse need praegusel koosolekul ametlikult.
Isik, kes vastutab koosoleku protokolli salvestamise eest, paneb sageli kirja olulisemad punktid, nagu need koosolekul ilmnevad, näiteks milliseid olulisi teemasid arutati, milliseid olulisi väiteid ja küsimusi tõstatas ja kes ning millised tegevuspunktid või ülesanded koosolekul tekkisid ja kellele nad määrati. Need stenogrammiga kirjutatud märkmed trükitakse seejärel ametlikku dokumenti, mõnikord ka muu isik peale märkmete koostaja, ja dokumenti säilitatakse koosoleku edenemise kohta. Protokolliga määratud isik salvestab mõnikord koosoleku käsitsi märkmete tegemise asemel või lisaks sellele ka magnetofonile. Seejärel võib lindi ühendada diktofoniga, et salvestis ametlikuks protokolliks ümber kirjutada.
Ametlik koosoleku protokolli dokument algab tavaliselt ettevõtte või organisatsiooni nime märkimisega; koosoleku koht, aeg ja kuupäev; ja koosolekul osalenute (osalejate) nimekiri. Järgmisena tuleb protokolli lõike- või täpppunktivormis märkida, milliseid teemasid koosolekul käsitleti, kirjutades nende arutamise järjekorras. Kui isik teeb olulise märkuse, tuleks kõneleja nimi omistada punktile nii, nagu see protokollis on kirjas. Kõneleja mõtte parafraseerimine on üldiselt vastuvõetav sõnasõnaliste tsitaatide asemel minutites.
Kuna kõike koosolekul öeldut ei saa ega peagi protokolli kandma, on hea rusikareegel jälgida, et kõik organisatsiooni tehtud ametlikud otsused ja vastuvõetud otsused oleksid esmatähtsad. Koosoleku protokolli tuleks lisada ka kõik koosolekul esitatud finantsaruanded või avaldused või arutatud juriidilised küsimused.
SmartAsset.