Koosolekul märkmete tegemine näitab, et pöörate tähelepanu. Samuti aitab see teil arutatud teavet säilitada ja sellele hiljem hõlpsalt tagasi pöörduda. Järgmisel koosolekul paremate märkmete tegemiseks valmistage oma märkmed enne koosolekut ette ja kasutage märkmete tegemise protsessi optimeerimiseks organisatsioonilisi võtteid. Ärge unustage ka pärast koosoleku lõppu oma märkmeid üle vaadata ja esitada. Oleme allpool kokku pannud mõned professionaalsed näpunäited, mis aitavad teil järgmisel koosolekul parimat viisi märkmete tegemiseks.
1
Lisateabe säilitamiseks tehke käsitsi märkmeid. Kuigi paljud inimesed eelistavad sülearvutis märkmete tegemise mugavust ja kiirust, on uuringud näidanud, et kui te seda käsitsi kirjutate, siis on see väiksem tõenäosus meelde jätta ja säilitada. Käsitsi kirjutatud märkmete kiiremaks tegemiseks õppige kiirkirja. Kiirkirja kasutamine võib suurendada teie kirjutamiskiirust ja tähendab, et kulutate rohkem aega koosolekul kuulamisele, mitte kirjutamisele. Kui teil pole kiirkirja õppimiseks aega või kannatust, võite kasutada ka lühendeid või märke, mis teile midagi tähendavad. Näiteks selle asemel, et kirjutada välja “oluline”, kasutage lihtsalt hüüumärki.
2
Kasutage arvutit, kui soovite oma märkmeid hõlpsalt jagada. Kui teie kontoris on tavaline teha elektroonilisi märkmeid, et saaksite neid kiiresti ja lihtsalt jagada, kaaluge oma märkmete tegemiseks Evernote’i või Google Docsi kasutamist. Saate neid teenuseid kasutada ka koosoleku ajal oma märkmete reaalajas jagamiseks või sama dokumendi kallal mitme inimesega koostööd tegemiseks. Pidage meeles, et kui töökohal koosolekutele elektroonikat kaasa võtta ei ole normaalne, võivad inimesed arvata, et vastate e-kirjadele või sirvite Facebooki, kui võtate sülearvuti kaasa (isegi kui te tõesti lihtsalt märkmeid teete). -ühele kohtumisel on parem mitte kasutada sülearvutit. Kui ekraan teie vahel on, võib see häirida ja see muudab kohtumise vähem isiklikuks. Proovige oma märkmete jaoks selle asemel kaasa võtta väike märkmik.
3
Proovige tahvelarvutit ja pliiatsit digitaalsete eelistega käsitsi kirjutatud märkmete tegemiseks. Kui soovite kõiki käsitsi kirjutatud märkmete ja jooniste eeliseid, kuid soovite siiski, et neid oleks lihtne elektrooniliselt jagada, proovige kirjutada oma märkmed tahvelarvutisse pliiatsiga. Samuti annab see teile kogu käsitsi kirjutamise paindlikkuse, sealhulgas märkmetes jooniste või märkide tegemise. Tahvelarvuti ja pliiatsi kasutamine tähendab ka seda, et jätate kirjutatu paremini meelde, sest võtate ikka pliiatsi paberile (või õigemini ekraanile). Võite leida ka spetsiaalseid pliiatseid, nagu LiveScribe, või elektroonilisi märkmikke, nagu Evernote Smart Notebook, mis võimaldavad teil füüsilisele lehele kirjutatu hõlpsalt arvutisse, telefoni või tahvelarvutisse importida.
4
Enne koosoleku algust kirjeldage oma märkmeid. Küsige oma juhendajalt või haldusassistendilt koosoleku päevakorra koopiat. Kasutage seda oluliste punktide ülevaate tegemiseks, jättes koosoleku ajal ruumi iga punkti jaoks oluliste üksikasjade täitmiseks. Tehke oma märkmetesse eraldi tühikud, et kirjutada tegevusüksusi, otsuseid ja viiteteavet. Salvestage tegevusüksused, mille eest vastutate, ja võimalusel ka teiste oma meeskonnaliikmete tegevusüksused. See annab teile parema ülevaate kogu projektist. Samuti võite soovida oma ülevaatesse kirjutada koosoleku kuupäeva ja osalejad. See aitab teil koosolekumärkmeid hiljem tõhusamalt esitada. Saate märkida ka kõik, kes koosolekult ootamatult puuduvad, et saaksite need hiljem täita.Jäta ruum, kuhu saate kirjutada küsimused, mida soovite koosolekul tõstatada, või küsimused, mida teie teised meeskonnaliikmed tõstatavad ja mis tuleks mida edaspidi käsitletakse. Proovige iga päevakorra punkt enne koosolekut küsimuseks ümber sõnastada. See võib aidata teil aru saada, millised olulised üksikasjad peate koosolekul üles kirjutama, ja see võib tõstatada ka küsimusi, mida võiksite tõstatada.
5
Hoidke oma märkmed organiseeritud ja dünaamilisena. Kirjutage kõik oma konspektis õigesse kohta, et te ei peaks pärast märkmeid uuesti korraldama. Tõstke esile kiireloomulised üksused, joonides neile alla või ringe, et te ei peaks neid hiljem otsima. Võite kasutada ka mõttekaardistamise tehnikaid või isegi joonistada märkmetesse pilte, kui olete pigem visuaalne mõtleja. Meele kaardistamine, kas paberil või mõttekaardistamise tarkvara abil, sobib suurepäraselt ajurünnakuteks, kus ideid visatakse välja. sorteeritud. Märkmete joonistamine võib tegelikult aidata teil paremini meeles pidada, kui neid välja kirjutada. Te ei pea igat asja joonistama, kuna see võtaks liiga palju aega. Kuid võite oma märkmetesse teatud asju välja joonistada, kui see aitab teil neid paremini meeles pidada. Aja säästmiseks võite kasutada käsitsi kirjutatud märkmetes ka märke ja nooli. Näiteks selle asemel, et kirjutada “John vajab Exceli lehte värskendama”, võite kirjutada “exceli leht” ja seejärel joonistada Johni nimele nool, kuhu kirjutasite, kes koosolekul osales.
6
Keskenduge otsustele ja tegevustele. Tavaliselt ei ole võimalik ega produktiivne kõike koosolekul räägitut sõna-sõnalt kirja panna. Kindlasti kirjutage üles otsused ja tegevused. Märkige üles võtmesõnad ja muu teave, mida peate hiljem kasutama. Et aidata teil pärast koosolekut märkmeid üle vaadata, kasutage üldteabe jaoks täppe ja tegevusüksuste märkeruutu.
7
Rääkige koosolekul, et kinnitada, et teie märkmed on selged ja täpsed. Kui midagi jääb arusaamatuks, küsige. Kui tundub, et koosoleku liikmed on otsuse teinud, selgitage, mis see otsus on, et saaksite selle oma märkmetesse salvestada. Samamoodi, kui olete salvestanud toimingu, mille peate lõpetama, veenduge, et saaksite oma märkmetesse täpselt kirjutada, mida ja millal tuleb teha. Lisaks oma märkmete jaoks selge teabe hankimisele saate vestlust juhtida. Konkreetsete otsuste väljaütlemine aitab ka teie meeskonnal otsuseid kiiremini tuvastada ja kui selget kokkulepet ei ole, aitab see tuvastada ka punkte, mida tuleb edasi arutada.
8
Kirjutage lühike kokkuvõte vahetult pärast koosolekut. Lühikokkuvõtte kirjutamisega tuletage endale meelde koosoleku kõige olulisemad äravõtted. Hoidke see lühike (umbes 3-4 lauset) ja ärge oodake selle kirjutamist. Kui meel on veel värske, on lihtsam kirjutada paar lauset kõige olulisemate otsuste, tegevusüksuste ja viiteteabe kohta.Kirjutage kokkuvõte mõne muu värviga või joonistage selle ümber kast. Seda on lihtsam leida, kui peate seda tulevikus oma märkmete hulgast üles otsima.
9
Kirjutage võimalikult kiiresti täielik kirjalik aruanne. Raporti kirjutamine aitab teil koosolekut veelgi selgemalt meeles pidada. Samuti võite hiljem unustada, mida teie mnemoonika, lühendid ja joonised tähendavad, seega on kõige parem kirjutada koosoleku märkmed täislausetena. Isegi kui te ei pea seda edastama või kolleegidega jagama, koostage kirjalik aruanne koosolek võib olla kasulik teie isiklike dokumentide jaoks või kirjalikuks tõendiks juhuks, kui hiljem peaks koosoleku kohta küsimusi tekkima.
10
Arvestage ja korraldage oma märkmed edaspidiseks kasutamiseks. Pabermärkmete esitamine kuupäeva järgi (kui kasutate pabermärkmikku, saate pärast täitmist kogu märkmiku viilida). Kui esitate elektrooniliselt, salvestage kindlasti fail koosoleku kuupäeva ja üldise teemaga. Kui kasutate elektroonilist arhiveerimissüsteemi, mis võimaldab kirjetele silte lisada, märgistage iga märkus osalejate nimede ja punktidega. päevakorras ja tehtud otsused. Nii saate neid silte otsida, et tulevikus märkmeid leida.
11
Kasutage märkmete jagamiseks tehnoloogiat. Kui olete märkmed arvutisse kirjutanud, saate neid kiiresti oma meeskonnaliikmetega e-posti teel või kasutatud rakenduses või tarkvaras jagada. Kui tegite käsitsi kirjutatud märkmeid, saate selle teabe hiljem sisestada ja elektrooniliselt jagada või oma märkmeid sel viisil saatmiseks skannida. Märkmete sisestamine pärast koosolekut võib tunduda ajaraiskamisena, kuid see on suurepärane viis oma ülevaatamiseks. märkmeid ja oma mõtteid täpsustada.
12
Pange oma märkmed ellu. Tõhusate koosolekute märkmete tegemisest ja nende ülevaatamisest ei piisa. Otsige oma tegevusüksusi, lisades need oma ülesannete loendisse. Pange kõik koosolekul arutatud tähtajad või sündmused oma kalendrisse ja salvestage oma märkmetest oluline teave õigesse kohta. Märkmete rakendamine tähendab ka seda, et te ei pea hiljem koosoleku märkmetele tagasi pöörduma (kui te ei soovi). täpsustada selle konkreetse koosoleku detaili), sest oluline teave on juba õiges kohas.