Igal teie palgataval töötajal peab olema õigus töötada Ameerika Ühendriikides. Kui palkate sobimatu töötaja, võite saada trahvi. Kui olete uue töötaja palkanud, peate kiiresti (kolme päeva jooksul) kontrollima tema töökõlblikkust. Seda saate teha, kasutades vormi I-9 paberkoopiat või valitsuse süsteemi E-Verify. Kui olete töötaja, kes soovib teada, kas teil on õigus USA-s töötada, saate oma staatust kontrollida sisejulgeolekuministeeriumi veebisaidil.
1
Määrake, millal peate vormi I-9 täitma. Vorm I-9 tuleb täita iga kord, kui palkate uue töötaja. Teid peetakse töötaja “palgaks” kohe, kui hakkate talle nende teenuste eest maksma. “Töötaja” on keegi, kes osutab teenuseid või tööd Ameerika Ühendriikides. Vormi I-9 ei tohi täita enne, kui olete töötajale tööd pakkunud ja ta võtab teie pakkumise vastu. Vormi I-9 ei pea täitma, kui võtate kedagi eramajas juhutööle (nt. , muru niitmine, majapidamine), sõltumatu töövõtja või keegi, kes ei tööta füüsiliselt USA pinnal. Peate vormi I-9 täielikult täitma kolme tööpäeva jooksul pärast rentimist.
2
Hankige vormi I-9 koopia. Iga uue palgatava töötaja kohta peate täitma eraldi vormi I-9. Koopia saate veebis USA kodakondsus- ja immigratsiooniteenistuse veebisaidilt. Koopia leidmiseks kasutage lihtsalt Google’i “Vorm I-9 USCIS” ja link peaks ilmuma. Vorm on üheksa lehekülge, kuigi täita tuleb vaid seitse ja kaheksa lehekülge. Teistel lehtedel on juhised vormi täitmiseks. Kui olete ühe vormi alla laadinud ja printinud, saate selle vormi lihtsalt kopeerida nii mitu korda kui vaja.
3
Paluge töötajal täita osa 1. Kui olete vormi I-9 koopia hankinud ja uue töötaja palkate, peab see töötaja oma esimesel tööpäeval täitma vormi 1. jao. Istuge koos töötajaga maha ja veenduge, et jaotis 1 oleks täielikult täidetud. Teie vastutate esitatud teabe täielikkuse ja täpsuse kontrollimise eest. Jaotis 1 nõuab, et töötaja esitaks järgmise teabe: täielik juriidiline nimi, sealhulgas kõik perekonnanimed, mida ta on varem kasutanud. Nende aadress. Kui tal pole aadressi, peab töötaja esitama oma elukoha kirjelduse.Nende sünnikuupäev. Lisaks, kui kasutate E-Verify süsteemi, peab töötaja esitama ka oma sotsiaalkindlustuse numbri. Töötajal on ka võimalus esitada e-posti aadress ja telefoninumber. Tõend oma kodakondsusstaatuse ja USA-s töötamise võime kohta. Kui töötaja tõendab, et on tööloaga välismaalane, peab ta esitama kas välismaalase registreerimisnumbri või vormi I-94 vastuvõtunumbri. Nende allkiri ja kuupäev.
4
Tutvuge töötaja originaaldokumentidega. Enne vormi I-9 jaotiste 2 ja 3 täitmist peate hankima teatud dokumentide originaalkoopiad, mis aitavad teil oma töötaja isikut kontrollida. Kui teie töötaja esitab teile vajalikud originaaldokumendid, uurige neid hoolikalt, et veenduda, et need on ehtsad. Dokumentidega tutvub isik, kes kirjutab alla vormi I-9 jaotisele 2. Lisaks peab töötaja teile dokumendid füüsiliselt esitama. Nad ei saa lasta kellelgi teisel seda enda eest teha ja nad ei saa jätta neid teile hiljem vaatamiseks. Vastuvõetavate dokumentide loend on vormi I-9 üheksandal leheküljel. Aktsepteeritavad dokumendid on passid, juhiload, valijate registreerimiskaardid, sõjaväetunnistused, sotsiaalkindlustuskaart ja sünnitunnistused. Teatud dokumendid kuuluvad teatud loenditesse. 2. jaotise täitmisel peavad teil vormi I-9 nõuete täitmiseks olema teatud dokumendid teatud nimekirjadest (st teil on vaja ühte dokumenti kas nimekirjast A või B ja ühte dokumenti loendist C).
5
Täitke jaotis 2. Kui teile on esitatud vastuvõetavad dokumendivormid, täitke jaotis 2. Esiteks sisestage töötaja nimi, nagu see oli kirjutatud jaotises 1. Teiseks sisestage dokumendi teave ettenähtud alale. Veenduge, et hankite nõutavatest nimekirjadest vajaliku arvu originaaldokumente. Kolmandaks sisestage kuupäev, millal töötaja teie heaks tööle asus. Neljandaks peab dokumentidega tutvunud tööandja kinnitama nende füüsilist läbivaatamist, allkirjastades ja dateerides punkti 2. Praegu on teie kohustused täidetud seni, kuni töötaja ei muuda oma nime, isikuandmeid ega võeta uuesti tööle. Nende asjaolude puudumisel võite jaotise 3 vahele jätta ja lihtsalt esitada täidetud vorm I-9.
6
Vajadusel täitke jaotis 3. Kui võtate töötaja uuesti tööle või tema andmed tuleb uuesti kontrollida (st töötaja muudab oma nime või isikuandmeid), peate täitma vormi I-9 jaotise 3. Kui mõni neist asjaoludest esineb, peate leidma eelnevalt täidetud vormi I-9 ja: sisestage töötaja uus nimiSisestage töötaja uuesti töölevõtmise kuupäevSisestage uue dokumendi teave.Allkirjastage ja dateerige täidetud jaotis 3.
7
Hoidke vormi I-9 kindlas kohas. Täidetud I-9 vorme peate säilitama seni, kuni töötaja teie heaks töötab. Kui töötaja on lõpetatud, peate säilitama vormi I-9 kas kolm aastat pärast töölevõtmise kuupäeva või üks aasta pärast töölepingu lõpetamist, olenevalt sellest, kumb on hilisem. Koopiaid saab säilitada paberkandjal või elektrooniliselt.Kui hoiate oma I-9-sid paberkandjal, saate neid säilitada kohapeal või väljaspool seda, kui saate vormid esitada kolme päeva jooksul pärast nende taotlemist.Kui säilitate oma I-9-sid elektrooniliselt, tuleb neid säilitada viisil, mis kaitseb privaatset teavet ja säilitab teabe autentsuse. Kui salvestate oma vorme elektrooniliselt, peate säilitama ja tegema kättesaadavaks oma säilitamisprotsesside dokumentatsiooni.
8
Tehke vormid nõudmisel kättesaadavaks. USA valitsus, täpsemalt Department of Homeland Security, Office of Special Counsel ja Department of Labor, võivad nõuda tõendeid teie täidetud I-9 kohta, kui nad teatavad teile kolm päeva ette. Kui saate seadusliku taotluse, veenduge, et esitaksite kõik nõutud dokumendid õigeaegselt. Kui te seda ei tee, võidakse teid trahvida.
9
Registreeruge E-Verifyga. E-Verify on Interneti-põhine kontrollisüsteem, mis võimaldab tööandjatel kontrollida oma töötajate sobivust. Süsteem on tasuta kasutamiseks seni, kuni registreerute ja nõustute kasutustingimustega. Registreerimiseks peate külastama registreerumise veebisaiti ja nõustuma kasutustingimustega. Kui olete teabe läbi lugenud, klõpsake protsessi alustamiseks “Alusta e-kinnitamist”.Alustage küsimustele vastamisega, mis aitavad kindlaks teha, milline juurdepääsumeetod teile sobib. Kui olete küsimustiku täitnud, vaadake oma vastused üle ja kinnitage teile sobiv juurdepääsumeetod. Seejärel peate valima oma organisatsiooni nimetuse, mis aitab E-Verifyl seadistada teile õige kinnitussüsteemi. Mõned tööandjad peavad täitma ainulaadsed nõuded. Näiteks kui olete föderaalne töövõtja, peate vastama rohkematele küsimustele. Vaadake üle oma ettevõtte kohustused, mis on sätestatud vastastikuse mõistmise memorandumis (MOU). Kui nõustute vastastikuse mõistmise memorandumi tingimustega, klõpsake “Nõustun” ja allkirjastage lehe allosas. Siinkohal peate esitama E-Verifyi teabe oma ettevõtte ja selle kohta, kes haldab E-Verify protsessi. Kui olete lõpetanud, saate teabe üle vaadata ja allkirjastatud memorandumi printida.
10
Looge juhtum, kasutades täidetud vormi I-9. Isegi kui kasutate E-Verify süsteemi, peate ikkagi täitma vormi I-9 jaotise 1 (või vähemalt esitama teile vajaliku teabe). Pidage meeles, et süsteemi E-Verify kasutamiseks peab teil olema töötaja sotsiaalkindlustusnumber. Nõutud andmeid kasutades koostate juhtumi hiljemalt kolme päeva jooksul pärast töötaja töölevõtmist.
11
Sobitage fotod, kui need on saadaval. Kui olete sisestanud nõutud teabe ja alustanud juhtumit, võidakse teil paluda sobitada fotod, kui need on saadaval. Kui teie töötaja andis teile passi, vormi I-551 alalise elaniku kaardi või vormi I-766 töölubade dokumendi, palutakse teil automaatselt võrrelda dokumendil olevat fotot ekraanile ilmuva fotoga.
12
Saate juhtumi vahetulemuse. Pärast töötaja andmete korrektset sisestamist E-Verify süsteemi esitatakse juhtumi tulemus. Mõnel juhul võib teie esialgne vastus olla ajutine. Juhtumi vahetulemused ilmnevad siis, kui E-Verify vajab enne lõpliku otsuse tegemist töötaja töökõlblikkuse kohta lisateavet. Näiteks juhtumite vahetulemused ilmnevad sageli siis, kui: Sisejulgeolekuministeerium (DHS) või sotsiaalkindlustusamet (SSA) töötajat esialgu ei kinnita. See tähendab, et esitatud teave ei vastanud saadaolevatele kirjetele ja vaja on rohkem teavet. I-9 teave puudub või on valesti sisestatud. Kui see juhtub, peate minema tagasi ja parandama sisestusvead.DHS vajab kontrollimiseks rohkem aega. Kui see juhtub, ei pea te midagi ette võtma. Enamik neist juhtumitest viiakse lõpule 24 tunni jooksul, kuid mõnel kulub kuni kolm päeva. Teie juhtum on pooleli. Kui see juhtub, tähendab see, et töötaja on külastanud SSA või DHSi kontorit. Te ei pea midagi tegema. See tähendab lihtsalt seda, et SSA või DHS vajab abikõlblikkuse kontrollimiseks rohkem aega.
13
Saate juhtumi lõpliku tulemuse. E-Verify protsess ei ole lõppenud enne, kui saate juhtumi lõpliku tulemuse ja sulgete juhtumi. Juhtumi sulgemine on lihtne ja pärast juhtumi lõpliku tulemuse saamist tutvustatakse teile protsessi. Lõplikud juhtumitulemused on ühel neljast vormist: Tööluba, mis tähendab, et töötajal on õigus töötada.DHS-i või SSA lõplik mittekinnitus, mille E-Verify ei saa kontrollida töötaja töökõlblikkust.DHS-i mitteilmumine, mis tähendab, et töötaja ei ole seda teinud. võtke nõutava ajavahemiku jooksul ühendust DHS-iga. Viga, mis tähendab, et peate juhtumi sulgema ja uuesti esitama.
14
Külastage DHSi veebisaiti. Kui soovite kontrollida oma töökõlblikkust, saate seda teha E-Verify enesekontrolli teenuse abil. See on tasuta teenus, mis on saadaval kõigile üle 16-aastastele. Oma töökõlblikkuse kontrollimiseks külastage DHS E-Verify veebisaiti.
15
Klõpsake linki Enesekontroll. Kui olete DHS-i veebisaidil, näete veebilehe vasakus servas linki “E-Verify Self Check” umbes 2/3 lehe all. Klõpsake sellel lingil ja teid suunatakse enesekontrolli veebisaidile. Sealt leiate teavet konto loomise, enesekontrolli protsessi lõpuleviimise ja tulemuste saamise kohta.
16
Kontot looma. Enesekontrollisüsteemi kasutamiseks vajate kontot. Enesekontrolli avalehel klõpsake lehe ülaosas lingil “Loo konto”. Sealt palutakse teil teatud kasutustingimustega nõustuda. Seejärel saate valida, kas liikuda edasi inglise või hispaania keeles.
17
Sisestage oma isikuandmed. Kui liigute edasi inglise või hispaania keeles, palutakse teil sisestada oma isikuandmed. See sisaldab teie nime, sünnikuupäeva ja sotsiaalkindlustuse numbrit. Kui olete kogu sellel lehel oleva teabe täitnud, klõpsake nuppu “Jätka”.
18
Osalege viktoriinil. Pärast teabe sisestamist kinnitab veebisait selle mitme riikliku allika abil. Seejärel genereerib veebisait mitmeid isiklikke küsimusi, millele teate vastuseid ainult teie. Need küsimused ilmuvad teie arvutiekraanile, kus saate neile vastata. Kui olete vastanud viktoriini küsimustele, klõpsake nuppu “Jätka”.
19
Sisestage oma dokumendi andmed. Kui tuvastate oma identiteedi edukalt (st vastate viktoriini küsimustele õigesti), jätkate oma töökõlblikkuse kinnitamist. Sel hetkel peate esitama teatud dokumendid, mis kinnitavad teie töökõlblikkust. See võib hõlmata sotsiaalkindlustuse numbrit, kodakondsuse staatust ja üksikasju mis tahes immigratsioonidokumentide (nt roheline kaart) kohta. Sisestage dokumentatsiooni teave ja klõpsake nuppu “Jätka”.
20
Saa oma tulemus. Niipea, kui olete oma teabe esitanud, võrreldakse seda valitsuse dokumentidega, et määrata kindlaks teie töökõlblikkus. Vastus tuleb peaaegu kohe. Kuvatav tulemus on ühel kahest järgmisest vormist: Esiteks võib enesekontrollisüsteem pidada teid töökõlblikuks. Kui saate selle vastuse, saab iga E-Verifyi kasutav tööandja selle vastuse ka teie töölevõtmisel. Teiseks võib enesekontrollisüsteem tuvastada, et te ei sobi tööle. Kui see juhtub, on põhjuseks teie esitatud teabe ja valitsuse teabe mittevastavus. Kui saate selle teate, annab veebisait teile teavet selle kohta, kuidas saate oma kirjeid parandada, et saada töökõlbulik.