Komisjoni esimeheks olemine tähendab, et peate julgustama kõiki ühise eesmärgini jõudma. Kui te alles alustate juhatajana, võib ülesanne tunduda pisut hirmutav. Sellegipoolest saate mõne ettevalmistuse ja vähese kogemusega komiteesid kiiresti juhtida.
1
Tutvuge oma organisatsiooni komiteede reeglitega. Paljudel organisatsioonidel, sealhulgas ülikoolidel ja mittetulundusühingutel, on komiteede juhtimise eeskirjad. Enne alustamist peaksite need reeglid põhjalikult läbi vaatama. Kui te ei leia neid oma organisatsiooni veebisaidilt, küsige mõnelt asutuselt, kust reeglid leiate.
2
Keskenduge komisjoni eesmärgile. Kui komisjon on täiesti uus (ja isegi kui see ei ole), peate tagama, et see on korralikult keskendunud. Parim viis oma komitee koondamiseks on seada sellele kindel eesmärk. Näiteks võib-olla moodustate komitee, et hinnata, kuidas tootel läheb. See on komisjoni esmane eesmärk. Mõelge sellele, kas komisjon annab peamiselt nõu või hakkab lahendusi ellu viima. Samuti peate selgelt teadma, kui palju volitusi komisjonil on. Loomulikult peaks selle otsuse langetama põhiorganisatsioon, kuid te peaksite oma arvamuse esitama enne komisjoni koosolekut. Töötage koos organisatsiooni või ülemusega, kes soovib, et moodustatud komisjon need otsused teeks.
3
Veenduge, et olete teadlikud. Tõenäoliselt valiti teid komisjoni esimeheks, kuna olete selles valdkonnas juba kursis. Jätkake siiski kodutööde tegemist. Et olla juht, peate suutma näha tervikpilti, mis tähendab, et peate uurima iga osa, millele teie komisjon keskendub. Nii saate lahenduste lauale toomisel otsustada, kas need on tõhusad või mitte.
4
Osalege aruteludes eelmise juhatajaga. Vana esimees peaks andma teile teavet komisjoni ja teie rolli kohta komisjoni esimehena. Samuti võib ta anda teile teavet komitee üksikute liikmete kohta. Vana esimees peaks teile esitama ka dokumendid komisjoni kohta, näiteks millised on peamised põhimõtted, millised koosolekud on kavandatud ja mida komisjon on teinud. möödunud aastal.
5
Loo kriteeriumid. Vaadake oma eesmärke ja ülesandeid ülalt. Kirjutage nimekiri oskustest, mida on vaja nende eesmärkide saavutamiseks. Näiteks kui teie peamine eesmärk on raha kogumine, vajate inimesi, kes oskavad hästi organiseerida, suudavad suhelda teiste inimestega ja on loovad.
6
Luua head suhted vanade liikmetega. Kui komisjon on juba moodustatud, on sellel juba liikmed. See ei tähenda, et kõik komisjoni liikmed peaksid sinna jääma. Mõelge, kuidas komisjon edasi liigub ja millised liikmed vastavad sellele eesmärgile kõige paremini. Seda silmas pidades peate võib-olla paluma liikmetel tagasi astuda, kui tunnete, et nad ei aita kaasa põhieesmärgi saavutamisele. Siiski peate seda tegema ettevaatlikult, eriti kui juhite vabatahtlike komiteed. Peate oma vabatahtlikega säilitama head tahet.
7
Kasutage uute liikmete valimiseks oma kriteeriume. Kui liikmete värbamine või ametisse nimetamine on teie kohustus, peate veenduma, et määrate inimesi õigetel põhjustel. Kui olete ülaltoodud komisjoni peamised eesmärgid ja ülesanded kindlaks määranud, võib see aidata teil kindlaks teha, kes oleksid head liikmed. See tähendab, et enne komisjoniga liitumise palumist kaaluge töötaja või vabatahtliku oskusi. Inimese oskused peaksid mingil moel teie eesmärkide saavutamisele kaasa aitama. Kui te ei tea, kellel on teie organisatsioonis konkreetsed oskused, küsige ringi. Võite leida soovitusi, mis toovad teile palju uusi liikmeid.
8
Võtke pea iste. Kui teie kasutatavas ruumis on peatool, on teil sobiv see kaasa võtta. Teie olete juht ja visuaalselt kinnitate, et asute peaistmele. Teisest küljest, kui soovite luua mitteametlikuma keskkonna, võite istuda rühma keskel. See muudab teid paremini ligipääsetavaks, kuigi see võib teie volitusi pisut vähendada.
9
Seadke reeglid ette. Kui komisjon on uus, selgitage, kuidas seda juhitakse. See tähendab, et kui teil on konkreetsed reeglid selle kohta, kuidas idee välja tuuakse, on nüüd aeg need reeglid paika panna. Teil peaks olema ka reeglite jaotusmaterjal, et teie liikmed saaksid nendega hiljem tutvuda. Väga ametlike komisjonide puhul pöörduvad mõned inimesed Roberti äsja muudetud reeglite poole. See sätestab komiteede juhtimise reeglid. Samuti saate kehtestada reeglid mis tahes üleastumise korral, hõlmates inimesi, kes tulevad koosolekutele hiljaks, ei ole ette valmistunud või võtavad koosoleku täielikult üle.
10
Veenduge, et eesmärk oleks selge. Olete komisjoni eesmärgi juba enda jaoks paika pannud. Kuid teie liikmetel peab olema selge ka eesmärk. Uurige eesmärki esimesel kohtumisel. Lisaks peaksite olema selge, mida iga liige peaks aja ja ideede osas panustama. Samuti peaks teil olema kirjalik eesmärk aidata oma liikmeid kogu komisjonis viibimise aja jooksul juhendada.
11
Veenduge, et reegleid järgitakse. Kui reeglid ja tagajärjed on paigas, peate olema see, kes tagab nende järgimise. See tähendab kõigi tagajärgede täitmist õiglasel ja õiglasel viisil. Alati tasub olla diplomaatiline, isegi kui keegi reegleid rikub. Näiteks kui olete kõik kokku leppinud, et keegi ei saa rääkida kauem kui 10 minutit, välja arvatud spetsiaalsed ettekanded, siis kui keegi läheb üle, peate astu sisse. Selle asemel, et öelda: “John, sa pead nüüd vait olema. Sa oled ajaga üle.” võite öelda: “Tänan, John, selle väärtusliku teabe eest. Ma tean, et teil on rohkem öelda, kuid võib-olla saate selle lühikese e-kirjaga saata kõigile meie komisjoni liikmetele, et saaksime kindlasti kõik päevakorrapunktid katta. täna.”
12
Alati peab olema asjakohane kirjalik päevakava. Päevakorrad juhivad koosolekuid, sest need aitavad rühmal keskenduda mõnele peamisele ideele. Peate veenduma, et päevakava on sobiv. See tähendab, et peate tagama, et teil oleks piisavalt aega, et pöörata igale päevakorrapunktile vajalikku tähelepanu. Kui teil on seda liiga palju, olete sunnitud mõne punkti vahele jätma. Andke päevakord välja päev või kaks enne koosolekut, et liikmed saaksid ette valmistuda. Veenduge, et iga inimene teaks, mille eest ta koosolekul vastutab. päevakava eelnevalt.
13
Laske kellelgi minuteid võtta. Kui komisjonil ei ole määratud sekretäri, veenduge, et keegi protokolliks igal koosolekul. Nii saate igal koosolekul midagi tagasi viidata, kui soovite teada, mis igal koosolekul juhtus.
14
Suhtle sageli. Kui olete oma esimese koosoleku pidanud, hoidke kindlasti oma liikmetega regulaarset suhtlust. Pakkuge regulaarseid värskendusi koosolekuaegade kohta, samuti koosolekute kokkuvõtteid. Samuti peate esitama värskendusi, kui uus teave muutub kättesaadavaks.
15
Asetage komisjon oma isiklikust päevakorrast kõrgemale. On oluline, et teie isiklik tegevuskava (näiteks ettevõttes edasijõudmine) ei satuks komisjoni ette. See tähendab, et peate rohkem tähtsaks seda, et komitee saavutaks oma eesmärgid, kui teie enda eesmärkide saavutamisel.
16
Julgustada loovust. Üks loovuse julgustamise põhipunkte on see, et te kasvatate liikmeid, mitte ei lõhu neid. Kui kiidate grupi ees pidevalt liikmeid nende ideede pärast, lõpetavad nad varsti vabatahtlike ideede pakkumise. Seetõttu on oluline teha komisjonist koht, kus võtate vastu uusi mõtteid ja ideid, isegi kui need tunduvad esmapilgul veidrad.
17
Hankige uusi liikmeid. Kuna vanad liikmed lahkuvad komisjonist, peate värbama rohkem liikmeid. Seda tehes veenduge, et pakute neile sobivat suunitlust, mis hõlmab rühma reegleid ja fookust, täpselt nagu tegite komiteega alustades. Aidake uuel inimesel välja mõelda, kuidas ta saaks komisjoniga suhelda.
18
Ärge unustage olla tänulik. Sageli ei pea liikmed komiteesse kuuluma ja nad teevad seda vabatahtlikult. Pidage seda oma komitee juhtimisel meeles ja tänage kirjalikult ja isiklikult selle eest, mida nad teie komisjoni edu nimel teevad.