Olenemata sellest, kas tegemist on äritegevuse, vaba aja veetmise või toetamisega, on koosolekud oluline viis inimeste rühmale palju teavet pakkuda. Rühma ees rääkimine võib olla hirmutav, eriti kui teie ülesanne on koosolekut õigel teel hoida. Kuigi see võib alguses tunduda stressirohke, võib koosoleku alustamine olla lihtne, kui valmistate ette oma avasõnad, planeerite oma aega hästi ja esitate oma seisukohad selgelt.
1
Ärikohtumise avasõna mustand. Otsustage koosoleku formaat enne, kui hakkate kavandama avakõnesid. Ettevõtete ja juhatuse koosolekutel peaksid olema ametlikumad avasõnad, et tunnustada kohalviibivaid liikmeid. Juhuslikumate koosolekute puhul jätke algussõnad lühikeseks, eriti kui osalejatel on aega enda tutvustamiseks. Internetist leiate malle juhusliku koosoleku alustamiseks. Ümarlaua koosolekud ei pruugi nõuda nii palju ettevalmistust, kuna iga liige juhib koosoleku erinevat osa. Näiteks alustage koosolekut öeldes: “Tere tulemast! Soovin tänan kõiki, et tulite meie kvartalieelarve koosolekule. Enne alustamist tahaksin, et te kõik koos minuga päevakavaga tutvuksite.â€
2
Öelge selgelt koosoleku eesmärk. Veenduge, et kõik koosolekul osalejad mõistaksid, mida arutate. Kui te ei sea endale selget eesmärki, on inimestel palju raskem keskenduda. Andke neile teada, mida oodata pärast seda, kui olete neid tervitanud. Ettevõtluses võite öelda midagi sellist: “Selle koosoleku eesmärk on välja mõelda viis selle kvartali eelarve kärpimiseks.” seaded, võite jääda: “Jagame oma mõtteid ja kogemusi selles küsimuses.â€
3
Segaduste vältimiseks järgige päevakava. Enne uute vestluste alustamist vaadake üle, mida koosolekul käsitletakse. Erinevad teemad võivad viia erinevate aruteludeni, mis võivad kiiresti teemast kõrvale kalduda, kui te ei järgi kavandatud päevakorda. Päevakorra olemasolu aitab hoida koosolekut õigel teel ja teemas ning annab osalejatele võimaluse jälgida, kui kaua koosolek kestab. Märkige selgelt, kui teatud osa päevakorrast puudutab ainult ühte inimest. Segaduste vältimiseks koosolekul määrake kindlaks, kes millise ülesande eest vastutab. Näiteks öelge: “John tegeleb kõigi eelarvepaberitega. Rääkige temaga, kui teil on küsimusi.”
4
Alustage koosolekut õigel ajal, et ajakavast kinni pidada. Veenduge, et koosolek algaks ettenähtud ajal. Soovite kõigile koosolekul osalejatele näidata, et nende aeg on väärtuslik. Alustades kohtumist õigel ajal, loote vastastikuse lugupidamise õhkkonna. Täpsus muudab ka hiljem küsimuste jaoks aja leidmise lihtsamaks. Lõpetage kindlasti ka koosolek õigel ajal.
5
Korra säilitamiseks vaadake üle kõik põhireeglid. Enne alustamist tuletage osalejatele meelde koosoleku eeskirju. Olenevalt koosolekust võib teil olla rohkem põhireegleid kui teistel. Näiteks võib tugikoosolekul olla liikmetele konfidentsiaalsuse meeldetuletus. Ärikohtumisel võib kehtida reegel, mille kohaselt peavad osalejad kõnelemisel olema põhjalikud ja konkreetsed. Kehtestage need reeglid koosoleku alguses. Reegleid on palju keerulisem jõustada, kui esitate need juhuslikel aegadel. Näiteks ärikohtumisel võite öelda: “Kui teil on selle kvartali eelarvega probleeme, oodake, kuni kohtumine, et minuga privaatselt rääkida.â€
6
Andke osalejatele aega enda tutvustamiseks. Andke osalejatele võimalus öelda tere ja õppida üksteise nimesid. Liikmete tutvustused on tugirühmade jaoks vajalikumad ja väärtuslikumad, kuna iga osaleja räägib kogu koosoleku vältel. Sissejuhatus võib olla väärtuslik ka ametlikus keskkonnas, kuid veenduge, et need ei kaotaks koosoleku päevakorra punkte. Näiteks võite ametlikul koosolekul öelda järgmist: “Enne kui alustame, tahaksin minge ruumis ringi, et iga inimene saaks öelda oma nime ja ametikoha ettevõttes.” Juhuslikul kohtumisel võiksite öelda: “Käime ringi ja tutvustame end. Samuti võid jagada üht positiivset ja ühte negatiivset asja, mis sinuga sel nädalal juhtus.â€
7
Määrake küsimuste ja kommentaaride esitamise aeg. Veenduge, et osalejatel oleks võimalus oma hääl kuuldavaks teha. Proovige lisada koosoleku päevakorda mõni konkreetne punkt, mis on pühendatud küsimustele vastamisele ja tagasiside kuulamisele. Kui osalejad tunnevad end lahkudes segaduses, võivad nad arvata, et kogu koosolek oli ajaraisk. Lülitage osalejate mürgine käitumine välja. Kuigi avatud suhtlemine on oluline, muudavad passiiv-agressiivsed vestlused koosoleku pingeliseks ja ebamugavaks. Kui tunnete, et passiiv-agressiivne kommenteerimine võib teie osalejatele tõsine probleem olla, kommenteerige koosoleku alguses mürgist käitumist.
8
Selge punkti väljatoomiseks rääkige lühidalt. Vältige tarbetu täitekeele kasutamist ametlikul ärikohtumisel. Tavalisemas olukorras proovige kasutada sõbralikku ja kutsuvat keelt, et vältida segadust selle kohta, kelle poole võite pöörduda. Oma keele sujuvamaks muutmisega muudate ka koosoleku tõhusust üldiselt. Näiteks ametlikul koosolekul selle asemel, et öelda: “Meil on mehaanilise probleemi tõttu raskusi paberite levitamisega”, öelge: “Me saame Ärge tehke koopiaid, kuna printer läks katki. “Ütlege juhuslikul koosolekul: “Jagame midagi head, mis sel nädalal juhtus”, et teha selgeks, et pöördute kogu rühma poole.
9
Punkti rõhutamiseks tehke pause. Valige oma kõnes strateegilised kohad, et lisada sekund või kaks pausi, kuna see aitab kuulajal pöörata rohkem tähelepanu sellele, mida te järgmisena ütlete. Pausi tegemine võimaldab ka hinge tõmmata ja mõtteliselt üle vaadata, mida järgmisena öelda tahad. Rääkige aeglaselt ja selgelt, et kõik saaksid teid kuulda ja mõista.
10
Jõudke asjani, kasutades selgeid aktiivseid tegusõnu. Rääkige viisil, mis on selge ja teostatav, et inimesed saaksid kohe aru, mida soovite öelda. Püüdke vältida passiivse hääle kasutamist, kuna see võtab teie kõnest otsese tegevuse. Aktiivse hääle kaasamine toob teie mõtte palju otsesemalt ja sujuvamalt esile kui passiivne hääl. Näiteks öelge “Me saavutasime eesmärgi”, selle asemel, et öelda: “Eesmärk on saavutatud.”
11
Vältige üleliigset keelekasutust, et saaksite selgelt välja tuua. Ärge kasutage oma mõtte väljendamisel tarbetuid sõnu. Pole vaja teha avaldust kauem, kui see peab olema, kui saate oma mõtte mõne sõnaga väljendada. Igat tüüpi koosolekutel saab selliseid termineid nagu “lähedus” ja “erihuvi” lühendada sõnadega “lähedus”. ja “huvi” kui räägite. Öelge näiteks: “See projekt peab olema lõpetatud keskpäevaks” selle asemel, et öelda: “See projekt peab olema lõpetatud kella 12-ks.â€