Kohtumiste kokkuleppimine ja kinnipidamine on osa peaaegu kõigi elust. Kui jõuate enne tähtaega korda, saate kiiresti ja lihtsalt endale kohtumised kokku leppida. Samuti saate välistada konfliktide ajastamise võimaluse ja hallata tõhusalt oma aega iga päev.
1
Kasutage päevaplaneerijat või digitaalset kalendrit. Need aitavad teil oma aega täpsemalt korraldada ja kohtumistega kursis olla. Sisestage kohtumised oma kalendrisse nende tegemise ajal. Seejärel planeerige oma ülejäänud päevad nende kohustuste järgi. Proovige oma päevad planeerida eelmisel õhtul või hommikul enne päeva algust. Ärge alustage oma päeva enne, kui olete selle planeerinud. Kui teil on pakitud ajakava, planeerige oma päev tundide kaupa. Saate isegi aega pühendada sellistele ülesannetele nagu hommikusöök ja treening, tagades, et saate igast päevast maksimumi.Vaadake oma päevaplaani, et end kursis hoida.Kui lähete digitaalseks, proovige Google’i kalendrit. Saate selle sünkroonida oma mobiiltelefoni või tahvelarvutiga, et saaksite oma ajakava igal ajal kontrollida, isegi kui olete liikvel.
2
Oluliste dokumentide jaoks on olemas failisüsteem. Kasutage dokumentide, meditsiiniliste dokumentide, testitulemuste ja mis tahes muu materjali, mida võite tulevaste kohtumiste jaoks vajada, arhiveerimiskappi või korraldajat. See ei lase teil viimasel minutil rüselemast, otsimast seda, mida vajate, ega oma kohtumistele hiljaks jäämast. Järjestage failid tähestiku järgi, et saaksite igal ajahetkel oma käed panna kõigele, mida vajate.
3
Olge teadlik korduvatest kohtumistest ja tähtaegadest. Kui näete oma hambaarsti iga 6 kuu tagant, seadke endale meeldetuletus, et see kohtumine tuleb aegsasti kokku leppida. Samuti saate määrata meeldetuletusi ajatundlikele kohtumistele, et te ei jätaks tähtaega vahele ega jääks ootamatult vahele.
4
Järjesta oma kohtumised tähtsuse ja läheduse järgi. Kui valmistute kohtumisi kokku leppima, eemaldage esmalt kõige olulisemad. Kui teil on kokku leppimiseks mitu kohtumist, rühmitage kokku kõik, mille asukohad asuvad üksteise lähedal, ja seadke need samal päeval üksteise taha. Nii säästate lisareisi ja hoiate reisikulud madalad.
5
Hoidke telefonide loendit käepärast. Tänapäeval usaldab enamik inimesi oluliste telefoninumbrite salvestamisel ainult oma mobiiltelefonidele. Üldiselt on see hea, kuid proovige hoida kirjalikku loendit kokkulepitud telefoninumbritest juhuks, kui telefonis peaks esinema tõrge ja te ei pääse oma kontaktidele juurde. Teie digitaalne kalender salvestab tõenäoliselt teie kontaktnumbrid, kuid võite soovida hoida kirjalikku nimekirja niikuinii, juhuks kui te sellele ligi ei pääse.
6
Kohtumise kokkuleppimiseks helistage. Kui teil on planeerimiseks terve päev, tehke esimene kohtumine nii vara kui võimalik ja planeerige teised järjestikku. Enne kui lõpetate telefonikõne isikuga, kes teie kohtumist kokku leppib, küsige kohtumise umbkaudset kestust ja kui teil on oodata enne kohtumist ooteaega. Selle teabe põhjal saate samal ajal kokku leppida uue kohtumise. päev, pärast seda. Paluge kohtumise määrajal kinnitada päev ja kellaaeg, millega just leppisite. Kui ta kordab õiget teavet, sisestage kohtumine oma kalendrisse või planeerijasse.
7
Arvutage iga kohtumise jaoks reisiaeg. Kohtumiste kokkuleppimisel ja päeva planeerimisel ärge unustage arvutada, kui kaua teil kulub punktist A punkti B jõudmiseks. Pidage meeles reisiaegu, kui lepite kokku teisi kohtumisi ja planeerite muid ülesandeid samal päeval.Ilma reisiaega arvestamata jääte üsna kiiresti hiljaks.Ärge unustage lisamast ka kohtumiste vahele ajapuhvrit.Määrake reisiaeg välja ja andke endale siis väike lisaaega. (5 kuni 15 minutit) ettenägematute sündmuste või peatumiste jaoks.
8
Vältige enda üleplaneerimist. Olge kohtumisi kokku leppides ja oma päeva planeerides realistlik. Ärge koostage päevakava, mida on võimatu täpselt järgida. Jätke kohtumiste ja kohustuste vahele piisavalt aega, et teie päevad ei oleks stressirohked ja et saaksite oma ülesannetega tegeleda. Ärge suruge ennast kõike ühte päeva mahutama. Seadistage prioriteedid ja kui on mõned asjad, saate lihtsalt hakkama ei jõua, määrake need mõnele teisele päevale.
9
Leppige ette töölt või koolist vaba aeg. Kui olete kohtumise kokku leppinud, teavitage sellest aegsasti oma tööd või kooli, et saaksite sel päeval ja kellaajal väljas olla. Tuletage neile päev enne kohtumist meelde, et see toimub järgmisel päeval. Kinnitage nendega aeg ja andke neile parim ajaprognoos, kui kaua te väljas olete.
10
Määrake oma kohtumistele meeldetuletused. Looge oma mobiiltelefonis äratus, mis tuletab teile meelde 30 minutit kuni 2 tundi enne kohtumise algust. Kuna enamikul digikalendritel on meeldetuletusfunktsioon, määrake meeldetuletus ka päev enne kohtumist, et katta teie baasid. Kui olete mobiiltelefoni või tahvelarvuti kalendriga sünkrooninud, saate meeldetuletusi kõigis seadmetes.
11
Võtke kaasa kõik vajalikud dokumendid või materjalid. Veenduge, et olete oma kohtumiseks valmis õigete materjalide, tööriistade või paberimajandusega. Mõnel juhul võib nende esemete unustamine teie kohtumise viivitada või täielikult rööpast välja lüüa ja olete sunnitud aja muutma. Lisage kohtumise jaoks määratud meeldetuletusse märge, mis mainib kõiki materjale, mida peate endaga kaasa võtma.
12
Plaan varakult kohale jõuda. Lahkuge oma kohtumisele vähemalt 15 minutit varem. Kui plaanite saabuda kohtumisele täpselt kokkulepitud ajal, on väga tõenäoline, et jääte hiljaks. Liiklus ja muud ettenägematud viivitused on tavalised – te ei tea kunagi, mida võite ette tulla, nii et lahkuge varakult, et olla kindel, et olete õigel ajal. Alustage päeva varakult, pannes äratuse tavapärasest veidi varem. juhuks.Veenduge, et annate endale piisavalt aega oma tavapärase hommikuse rituaali lõpuleviimiseks, ilma et peaksite end kiirustama või stressi tegema. Asutused eelistaksid, et jääksite pigem varakult kui hiljaks ja enamik kohti hindab seda, kui jõuate nagunii veidi vara.
13
Kui olete ootel, teavitage oma järgmisest kohtumisest. Kui teil on kokkulepitud kohtumised ja esimesel kohtumisel viibite, astuge kõrvale ja helistage järgmisele kohtumisele, et neid teavitada. Kinnitage nendega, et saate mõne minuti hilinemise korral siiski oma kohtumisele kinni pidada.Kui hilinemine ei ole võimalik, paluge samale päevale ajakava muuta. Kui selleks päevaks pole jäänud ühtegi kohtumist, vabandage ja määrake oma kohtumine uuesti teiseks päevaks.
14
Helistage ja tühistage nii palju kui võimalik. Kui te ei saa kohtumiseni jõuda, helistage neile esimesel võimalusel, et tühistada. Kui võimalik, leppige kokkusaamine telefoni teel, kuna see võib hiljem meelest minna, kui selle edasi lükkate. Mõnikord karistavad kohad teid, kui te ei teata neile 24 tundi ette, et te ei saa seda teha. kohtumise kokkuleppimiseks. Kui helistate kohtumise kokkuleppimiseks, uurige nende tühistamiseeskirju, et teid ei jääks ootamatult vahele.