Kui teate, et jääte koosolekule hiljaks, andke sellest koheselt oma kolleegidele ja ülemusele teada. Kui nad ootasid teid saabumisel, vabandage lühidalt ja liikuge edasi. Kui kohtumine läheb hästi, ärge katkestage ja andke endast parim, et anda oma panus positiivselt. Olge igal võimalusel aus ja kui peate leidma vabanduse, süüdistage tehnoloogiat või liiklust enne, kui hüppate mõnele suursündmusele, näiteks perekondlikule hädaolukorrale. Kui märkate end pidevalt hiljaks ilmumas, saate õigel ajal kohale ilmumise harjumuse kujundamiseks teha mitmeid lihtsaid samme.
1
Helistage kohe, kui arvate, et jääte hiljaks. Kui mõistate, et jääte hiljaks, võtke telefon ja andke koosoleku juhile teada, et te ei jõua õigeks ajaks. Hoidke vestlus lühike, et jääks mulje, nagu kiirustate. Kui te ei teata, võite jätta mulje, et te ei väärtusta teiste inimeste aega. Olge ettevaatlik, kui helistate rohkem kui 30 minutit ette, välja arvatud juhul, kui teil on hilinemiseks mõjuv põhjus. See võib jätta mulje, et oleksite võinud teha rohkem, et õigel ajal jõuda. Ärge andke põhjendamatuid hinnanguid selle kohta, kui hiljaks jääte. Kui teate kindlalt, et jääte vähemalt 10 minutit hiljaks, ärge öelge: “Ma olen kohal 5 pärast.
2
Vabandage kõigi ees kohe pärast saabumist, kui nad ootavad. Vabandage kohe pärast saabumist ja tehke seda avalikult. Alandlikkus, mida näitate üles kõigi ees vabandades, pehmendab kahju, mille olete tekitanud hilinemisega. Tehke oma vabandus lühidalt ja konkreetselt. Ärge kasutage vabandusi ega püüdke oma hilinemise tõsidust halvustada. Kui koosolek on teie saabumisel pooleli, ärge katkestage koosoleku kulgu, et vabandada. Öelge: “Vabandage kõigist. Ma ei tahtnud hiljaks jääda ja see on minu teha. Vabandan, et ma kõiki peatasin,” ja seejärel liikuge edasi. Koosoleku ajal pole vaja üksikasjalikku selgitust anda. Vabandage hiljem ülemuste või ülemuste ees privaatselt. Vastutavad inimesed nõuavad vabandust, kuid koosolek ise pole selleks õige aeg ja koht vestlus.
3
Olge aus, miks te hiljaks jäite. Väldite tulevikus palju ebamugavaid probleeme, kui olete lihtsalt aus selle kohta, miks hilinesite. Kui valetate, võib juhendaja teilt küsida tõendit arsti või liiklusaruande kujul, mida te ei suuda esitada. Kui jääte harva hiljaks, ei tohiks põhjus olla niikuinii oluline, sest tõenäoliselt usaldab teie tööandja, et te ei hiline tulevikus. Kui jääte pidevalt hiljaks, rääkige sellest oma ülemusega privaatselt. Nad võivad anda teile tagasisidet selle kohta, kuidas saate oma konkreetses rollis oma ajastust parandada.
4
Planeerige koosolek ümber, kui seda korraldate. Kui jääte hiljaks ja olete koosoleku eest vastutav, määrake see ajakava. See on teie alluvatele suur märguanne, et hindate nende aega, ja nad hindavad seda, et ei pea istuma ja ootama teie ilmumist. Kui korraldate koosolekut 1–2 kolleegiga, kes täidavad sarnast rolli, konsulteerige nendega enne, kui proovite koosolekut ümber ajastada.
5
Pärast koosolekul osalemist panustage produktiivselt. Hilinemine ei ole hea põhjus koosolekul mitte pingutada. Kui olete kohale jõudnud, pange oma panus ja esitage küsimusi nagu tavaliselt, kui te ei hiline. Kui saate oma panuse anda, võib see teie meeskonnaliikmete ja juhendajate silmis teie hilinemise korvata. Ärge kommenteerige ega paluge millegi kohta selgitusi, kui teate, et jäite koosoleku alguses teabest ilma.
6
Avarii või sulgemise korral süüdistage liiklust ja ühistransporti. Kui peate leidma vabanduse, on liiklus korralik valik. Vaadake veebist, kas ühistranspordis on katkestusi või avariisid, ja öelge, et jäite seda marsruuti kasutades jänni. Olge ettevaatlik selle vabanduse väljatoomisel ilma kohalikku liiklusaruannet esmalt kontrollimata. Teie ülemustel on lihtne uudiseid kontrollida, et veenduda, kas te valetate või mitte. Ärge kasutage seda vabandust, kui teie ülemus või töökaaslased valivad teiega sama marsruudi. Nad saavad sellest kohe teada, kui sa midagi välja mõtled.
7
Kui vajate lihtsat vabandust, otsustage süüdistada äratuskella või telefoni. Telefonid võivad surra ja äratuskellad katki minna. Kui vajate head põhivabandust, süüdistage tehnoloogiat. Peaaegu kõik, kellega koos töötate, on tõenäoliselt kohtumisest või tähtajast maha jäänud, kuna nende äratuskell läks lahti või unustas telefoni vibratsiooni välja lülitada. Enamik töökaaslasi ja ülemusi tunneb kogetud kogemusele kaasa ega sea teie vabandust kahtluse alla ega kritiseeri teid selle tegemise eest. Alarmi või kalendrimärguande süüdistamine toimib vaid aeg-ajalt. Kui sellele vabandusele sageli tuginete, võite tunduda hooletu ja lohakas.
8
Kasutage perekondlikku või isiklikku hädaolukorda säästlikult. Isikliku hädaolukorra kohta valetamine on äärmiselt ebaaus tegu ja peaksite seda tegema ainult äärmuslikes olukordades, kus teil on tõsine oht sattuda sügavatesse probleemidesse. Kui teil on harjumuseks kasutada hädaolukordi töölt puudumise ettekäändena, hakkab teie tööandja tõenäoliselt tõendeid nõudma ja teid võidakse vallandada või töölt kõrvaldada, kui selgub, et mõtlesite välja tõsise hädaolukorra. Ärge kunagi valetage tõsiste vigastuste või surmajuhtumite kohta. Kui peate valetama perekondliku hädaolukorra kohta, jätke see ebamääraseks.
9
Olge oma töökoormuse süüdistamisel ettevaatlik. Kui teil pole palju lisakohustusi, mida teie eakaaslastel pole, proovige vältida oma töö süüdistamist oma hilinemises. Võib olla ahvatlev öelda: “Ma töötasin millegi muu kallal, kuid see võib anda tagasilöögi ja jätta mulje, et te ei saa oma praeguse rolliga hakkama. Samuti jääb mulje, et kõik teised on organiseeritumad kui sina , mida ilmselt üritate vältida.
10
Seadke oma kellad 10 minutit varem, et meelitada end õigel ajal kohale. Kui leiate, et teil on pidevalt probleeme õigel ajal koosolekutele ilmumisega, muutke äratuskella, arvuti ja telefoni kellaaega. Seadke see nii, et see loeks aega, mis on tegelikust 10–15 minutit varem. See on lihtne viis mõneminutilise hilinemise vältimiseks.
11
Lisage oma edasi-tagasi reisimise ajale 15-minutiline puhver. Olenemata sellest, kas sõidate liftiga mõne korruse alla või sõidate üle linna lõunasöögile, lahkuge 15 minutit varem, et mitte takistada kedagi teid ootamast. Võtke endaga kaasa lisatööd või veetke lisaaega produktiivselt, valmistudes koosolekuks. Kui olete harjunud varakult kohale ilmuma, hindate seda, et saate enne suurt kohtumist alati mõne hetke enda jaoks aega veeta.
12
Valmistage ette söögid, riided ja dokumendid. Üks lihtsamaid viise hiljaks jäämiseks on mitte piisavalt valmistuda. Valmistage lõunasöök ja riietuge õhtul enne suurt koosolekut, et vältida hommikust tormamist. Printige kõik koosolekuks vajalikud dokumendid enne tähtaega välja, et vältida printeri pika järjekorra tõttu ummistumist. Seadistage telefonis meeldetuletus, et õhtul enne suurt koosolekut see välja lülitada. See on meeldetuletus ette valmistada.