Et olla tõhus suhtleja, peate kohandama oma räägitavaid ja kirjutatavaid asju erineva kontekstiga. See tähendab, et peate kohandama oma suhtlusstiili, et see sobiks teie vaatajaskonnaga. Töökohal tähendab see, et teete endast kõik, et olla selge, lugupidav ja professionaalne. Kui teil on tegemist emotsionaalselt laetud olukorraga, keskenduge teise inimese tunnete kinnitamisele, selle asemel, et sisestada oma arvamust. Kui suhtlete suure hulga inimestega või esitate ettekannet, saate kohaneda, järgides selget struktuuri, rõhutades põhipunkte ja pannes publikut tööle, et hoida nende energiat ja tähelepanu.
1
Viige oma sõnavara publikuga kokku. On oluline, et oleks võimalik rääkida erinevates registrites, sealhulgas ametlikes ja mitteametlikes registrites. Tööl või tööelus on tõenäoliselt oluline, et näeksite välja haritud, teadlikud ja viimistletud. Kuid teie sõbrad võivad eeldada, et näevad teie isiksuses juhuslikku külge. Kui muudate oma sõnavara vastavalt olukorrale, saate inimestega paremini suhelda. Veenduge, et kasutate sõnu, millest teine inimene aru saab. Näiteks tänavakõne ja släng võivad sobida sõpradega rääkimiseks, kuid need võivad teie karjääri takistada kui kasutate neid töökohal. Samamoodi võib suurte sõnade ja professionaalse keele kasutamine tööl muuta teid intelligentsemaks, kuid see võib olla häiriv ja võõrastav, kui kasutate seda keelt oma sõpradega.
2
Peegeldage selle inimese keelt ja žeste, kellega räägite. Inimese maneeride peegeldamine võib aidata tal end vabalt tunda. See muudab teid ka veenvamaks. Saate kopeerida nende žeste, kehahoiakut või sõnavalikut. Jäljendage vaid mõnda tema liigutust ja sõnavalikut. Kui teete liiga palju, võib see inimest häirida. Ärge peegeldage inimest, kui seda ei peetaks sobivaks. Näiteks kui olete mees, kes räägib naisega, kes hoiab käes rahakotti, ei ole hea mõte hoida oma kätt enda kõrval, nagu hoiaksite ka rahakotti.
3
Muutke oma tooni vastavalt olukorrale. Toon võib kuulajale olukorrast palju rääkida. Võite kasutada tõsist tooni töökohal asjade arutamisel, julgustavat tooni töötajat hinnates või juhuslikku tooni sõpradega väljas olles. Tooni kohandamisel veenduge, et teie mitteverbaalne ja verbaalne suhtlus ühtivad, mis näitab siirust. . Näiteks õõnestaks kindlat ja tõsist tooni, kui naeratate ja kõhedate. Tõsine toon sobiks paremini karmi näo ja piiratud žestidega, julgustav toon aga noogutamise ja žestikuleerimisega.
4
Planeerige silmast silma kohtumisi uute või keeruliste teemade jaoks. Minge isiklikele kohtumistele isegi siis, kui tunnete, et võiksite seda teemat käsitleda e-kirjas või uudiskirjas. Nii annate inimestele võimaluse küsimusi esitada ja vajadusel täpsustada. Näiteks võite arvata, et saate uusi töötajate pauside reegleid õigesti selgitada meili teel või reeglid vahetuppa postitades. Kui aga korraldate oma töötajatega silmast silma kohtumise, võite olla kindel, et kõik saavad reeglitest aru ja neid saab vastutusele võtta.
5
Käsitlege alluvatega küsimusi üks-ühele kohtumistel. Vältige nende väljakutsumist teiste töötajate ees, kuna see võib tekitada pahameelt. E-kirju võidakse valesti tõlgendada, seega on parem mitte püüda töötajate probleeme sel viisil lahendada. Selle asemel planeerige koosolek, kus saate privaatselt rääkida.Kasutage kindlasti sõnu, millest üksikisik aru saab.Avage koosolek sõnadega “Frank, ma tahtsin teiega kohtuda, et rääkida paarist probleemist, mida olen näinud teie hiljutine esitus ja kuidas me saame nende kallal töötada.†See loob kindla, kuid tulevikku vaatava tooni liiga kriitilise tooni asemel. Kirjutage hiljem koosoleku kokkuvõte ja saatke see kõigile asjaosalistele meiliga. lisab suhtlusele veel ühe selguse.
6
Kasutage sotsiaalmeediat professionaalselt. Vältige isiklike kaebuste või konfidentsiaalse tööalase teabe edastamist sotsiaalmeedia kaudu. Ühesõnaga, hoidke asju professionaalsena. Kui kasutate sotsiaalmeediat tavaliselt lihtsalt sõpradega suhtlemiseks, võib see tähendada nii postituste tooni kui ka sisu muutmist. Hoidke töökoha sotsiaalmeedia postitused positiivsed ja sisutihedad: “Hei, Seattle, tulge Tom’s Sportsi kogu varustusele 20% soodsamalt juba täna!â€Kui suhtlete oma töökaaslaste, töötajate või klientidega sotsiaalmeedia kaudu, hoiduge isiklikest rünnakutest, õhutustest, kaebustest ja sobimatutest piltidest.Eeldage, et kõik, mida veebis postitate, on avalikkusele nähtav.Paljudele inimestele meeldib hoidke eraldi sotsiaalmeedia kontosid – üks isiklikuks ja teine professionaalseks kasutamiseks.
7
Kui te isiklikult ei suhtle, vaadake üle, mida soovite edasi anda. Lugege e-kiri või tekst enne, kui vajutate nuppu “Saada”. Kui peate kellegagi telefoni teel rääkima, tehke enne helistamist paar märkust selle kohta, mida soovite öelda. Suhtlus, mis ei toimuvad näost näkku, võib olla raske tõlgendada, kuna teil pole konteksti vihjeid, nagu toon ja näoilmed. Veenduge, et olete täiesti selge: kui kirjutate töökohal, sisestage oma meili põhipunkt teemarida või kui see on tekstis, siis pange see otse ülaossa. Saaja hindab seda, et säästate oma aega otsekohene olemisega.Kasutage meili teemarida ettevaatlikult. Vältige ebamääraseid või ilmseid teemasid, nagu “Sõnum töö kohta”. Selle asemel kasutage konkreetseid pealkirju, nagu “Kohtumine Bill Wymaniga 16. novembril!” Kui räägite telefoniga, kasutage selgeid verbaalseid vihjeid, nagu “Nii, Natasha, põhjus, miks ma helistan, on selleks, et rääkida langusest. müüginäitajad ja “Andre, ma tahan veenduda, et saan aru. Kas sa saaksid veel korra üle minna?”
8
Kui olete introvertne, leidke aega väikeseks jutuajamiseks. Kasutage väikest kõnet, et inimesed tunneksid end tuttavana ja tunneksid end mugavalt teiega igas kontekstis vesteldes. Isegi kui olete introvert ja small talk ei tule teile loomulikult, ei ole raske leida viise inimestega neutraalseks vestlemiseks. Pidage kinni neutraalsetest, mittevaidlusi tekitavatest teemadest. Näiteks võite rääkida populaarsetest telesaadetest, toidust või vanast ooterežiimist, ilmast. Näiteks proovige midagi sellist nagu “Hei, mida sa arvasid sellest mängu “Troonide mängu” viimasest osast?” Kui teil on paremus. või juhtival ametikohal, aitab small talk kasutamine teie töötajatel tunda, et suudate nendega suhelda ja olete ligipääsetav. Väikese vestluse kasutamine juhi või ülemusega vestlemiseks aitab luua sidet, hõlbustades hiljem keerulisematest või tõsisematest asjadest rääkimist.
9
Kasutage lauseid “mina”, mitte “sina”. Sõnastage asjad, millele soovite öelda, ümber nii, et need keskenduksid teie tunnetele või mõtlemisele, mitte sellele, mida teine inimene on teinud. See ei lase neil end rünnatuna tunda. Näiteks: võite tööl öelda midagi sellist: “Mäletan, et õppisin seda uue töötajana” asemel “Te ei saa aru, kuidas see toimib”. Samamoodi vältige sõbrale ütlemist: “Sa ärritud ka lihtsalt.†Selle asemel öelge midagi sellist nagu “Mulle tundub, et see on midagi, millest sa tõesti hoolid.”
10
Side sellega, kes on ärritunud. Isegi kui inimene ajab sind närvi või üritad olla lihtsalt vahendaja kahe osapoole vahel, tee kõik endast oleneva, et leida emotsionaalsetes olukordades ühisosa. Kui olukord on emotsionaalselt laetud, aitab sidemete loomine vältida inimeste tunnet, et nad on rünnaku all. See võib ka takistada inimesel kaitsepositsioonile asumast. Rõhutage partnerlust asjade sõnastamisel. Kasutage näiteks fraase nagu “saame hakkama” või “oleme selles koos.”
11
Näidake kriitika asemel empaatiat teise inimese vastu. Mõnikord, kui inimesed on ärritunud, peavad nad õhku ajama ja et keegi neid lihtsalt ära kuulaks. Näidake, et võtate nende muresid tõsiselt ja olete valmis proovima ja mõista, mis toimub. See tähendab, et peate kohandama oma suhtlemisviisi, keskenduma rohkem sellele, mida teine inimene ütleb. Proovige öelda selliseid asju nagu “Ma kindlasti kuulen, miks sa ärritud” või “Sul oli õigus, see oleks ärritage kedagi. Vältige selliste sõnade ütlemist nagu “Te ei tohiks selle pärast tegelikult ärrituda” või “Ma ei saa aru, miks see teid häirib”, isegi kui te tegelikult tunnete seda.
12
Tehke endast kõik, et näidata austust. Emotsionaalselt laetud olukorra leevendamiseks peate tunnistama teiste inimeste väärtust ja väärtust, et nad ei tunneks end jõuetuna või kehtetuna. Jagage väiteid, mis väljendavad seda, mida teised on hästi teinud või mis neil on õigusi ja volitusi, näiteks: “Te olete tõesti selle nimel kõvasti tööd teinud, kas pole?” Ma arvan, et olete seda teinud. käsitledes seda suure kannatlikkusega.â€
13
Kohandage oma esitlus publikule sobivaks. Oluline on tunda oma publikut, et saaksite oma sõnumit neile sobivaks kujundada. Peaksite teadma, kes on kuulajaskonnas, nende taustast ja põhjustest, miks nad teie esitlusel osalevad. Mida rohkem teavet teil on, seda paremini saate oma esitlust kujundada. Näiteks kui esitate esitlust ettevõtte hierarhias teist kõrgemal asuvale juhtide rühmale, peaks teie keel olema professionaalne ja lihvitud ning naljad või slängi välja jäetud . Kui räägite endast allpool oleva rühmaga, võite siiski lisada nalju, slängi ja lihtsat keelt, kuna see võib aidata ruumis pingeid leevendada. Olge teadlik publikus olevate inimeste taustast, et veenduda, et et te ei kasuta solvavat keelt ega näiteid.
14
Kaardistage, mida soovite öelda. Suure rühmaga selgeks suhtlemiseks on teil vaja plaani, mida öelda, erinevalt sellest, kui räägite mitteametlikult mõne inimesega. Vastasel juhul võite kaotada kuulajate tähelepanu. Planeerige: põhipunktid, mida soovite rõhutada. Näiteks kui tutvustate oma ettevõtte uut 3-punktilist müügistrateegiat, plaanige iga punkti esmakordsel mainimisel pisut valjemaks muuta. Hetked, mil võiksite aeglustada (nt tutvustada uut või keerulist teavet). Loomulikud kohad teie kõnes, kus saate peatada, näiteks pärast kolme punkti müügistrateegia iga punkti tutvustamist. See annab teabele aega vajuda.
15
Märkige oma kõne põhipunktid. Kasutage oma kõne peamiste punktide visandamiseks võtmefraase. Suulisi esitlusi võib olla raske jälgida, kuid need “teeviidad” aitavad teie publikul sammu pidada. Heade fraaside hulka kuuluvad: “Liikume edasi…” (uue punkti tutvustamiseks).”Nagu ma juba varem ütlesin,. …” (et publikule meelde tuletada teie peamist mõtet).”Asjade kokkuvõtmiseks….” (et neile teada anda, et olete lõpusirgel). Öelge inimestele, millal te küsimustele vastate. Võite öelda: “Palun säilitage oma küsimused lõpuni ja ma hoolitsen selle eest, et neile vastatakse.”
16
Põhipunktide rõhutamiseks looge visuaalseid abivahendeid. Pane kokku lihtne slaidiseanss. Kasutage slaidiseanssi võtmepunktide rõhutamiseks, mitte nende üksikasjalikuks selgitamiseks. Vastasel juhul vaatab teie publik lihtsalt slaide, selle asemel et pöörata tähelepanu sellele, mida te ütlete. Kasutage slaidi kohta ainult väikest kogust teksti või visuaalset materjali. Näiteks kui visandate oma organisatsiooni järgmise aasta kolm eesmärki, tehke slaid, mis ütleb: “Eesmärk 1: suurendada liikmeskonda 10%. See on piisav teave, et tuletada publikule meelde, mida soovite rõhutada, kuid mitte. nii palju, et nad ei pööra enam tähelepanu.
17
Suhelge oma publikuga. Lisage oma esitlusse pause, küsides ja julgustades inimesi küsimusi esitama, kui nad vajavad mõne esitluse kohta selgitusi. Saate inimestega kuulajaskonnas pöörduda ka otse, kas nimepidi või neile silma vaadates. See aitab muuta esitluse köitvamaks, hoiab publiku tähelepanu ja suurendab teabe hulka, mida nad teie kõnest võtavad.