Kui olete üks neist inimestest, kellel on kodukontor, olenemata sellest, kas töötate kodus või soovite lihtsalt ruumi oma arvete korraldamiseks ja maksmiseks, on selle korrashoidmine suurepärane viis oma produktiivsuse ja meeleolu parandamiseks. Kahjuks võib teie tööruum aja jooksul muutuda segaseks ja paberitest, aruannetest või kirjadest segamini. Kuid ärge muretsege – seda probleemi on lihtne parandada. Varuge üks päev koristamiseks, seejärel rakendage range arhiveerimissüsteem, et hoida oma kodukontor korras ja korras.
1
Pange kõrvale asjad, mida te tegelikult iga päev kasutate. Kuigi osa segadust teie laual ja kontoris võib tuleneda asjadest, mida te isegi ei kasuta, on tõenäoliselt mitu eset, mida te regulaarselt kasutate. Sageli kasutatakse selliseid esemeid nagu pliiatsid, klammerdajad, kirjutusplokid või markerid. Võtke need esemed ja asetage need turvalisse kohta kõrvale, et te ei saaks neist kogemata lahti. Kui te pole kindel, mis on oluline, töötage nädal normaalselt ja pange iga eseme kasutamine üles. Nädala lõpuks peaks teil olema kasutatud asjade loend, mis näitab teile, milliseid esemeid säilitada.
2
Eemaldage laualt kõik lahtised esemed, mida te ei kasuta. Kui olete olulised esemed kõrvale pannud, tehke ülevaade kõigest muust oma laual. Tõenäoliselt on seal lahtised paberid, katkised pastakad, arved ja muu segadus, mida sa isegi ei vaata. Kustutage see kõik ja pange see kasti. Vaadake kindlasti üle kõik dokumendid, millest vabanete, ja veenduge, et neil pole tundlikku teavet, näiteks pangakontode numbreid. Kui neid on, tükeldage need paberid tervena väljaviskamise asemel. Kui teie laual on mälestusesemeid, nagu pildid või suveniirid, pange need eraldi karpi, et te neid kogemata välja ei viskaks.
3
Tühjendage kõik oma laua- ja failikapi sahtlid. Võite kasutada oma sahtleid prügimäena asjade paigutamiseks, mille jaoks teil kohta pole, nii et segadus võib siin olla üsna halb. Alustage tühjalt lehelt ja visake kõik sahtlid välja. Nii saate esemeid tagasi pannes pühendada sahtlid kindlale otstarbele. Olge sahtlite tühjendamisel ettevaatlik juhuks, kui olete aastate jooksul sinna midagi hapra pannud.
4
Sorteerige kõik leitud kategooriatesse. Kui olete kõik oma laualt ja sahtlitelt eemaldanud, asuge neid sorteerima. Jagage üksused kategooriatesse. Levinud võivad olla arved, kirjad, tööaruanded, üldised kontoritarbed või muud, mis on teie jaoks isiklikud. Kui kõik on ära sorteeritud, saate selle palju organiseeritumalt tagasi panna. Koostage ka rämpsuhunnik asjade jaoks, mida te ei vaja või ei kasuta, ja plaanite neist lahti saada.Võite leida mõned esemed, mis on olulised, kuid sobivad paremini kuhugi mujale. Retseptid peaksid näiteks köögis olema. Kui leiate need esemed, teisaldage need mujale.
5
Visake välja kõik, mida te ei kasuta. Kui sorteerite oma esemeid, eraldage ebaolulised asjad. Kui olete sorteerimise lõpetanud, visake kõik rämps välja, et oma kontoris rohkem ruumi avada. Oluliste üksuste hulka kuuluvad äridokumendid, meditsiinilised või isikut tõendavad dokumendid ning pangateave. Ebaolulised asjad oleksid aegunud krediitkaardi väljavõtted või kviitungid, arved, mille olete juba maksnud, ja vanapaberid või märkmed, mida te pole aastaid vaadanud. Samuti võite leida lahtisi esemeid, mille jätsite sahtlitesse, kui te ei teadnud, mida nendega veel peale hakata. Kui te pole kindel, kas midagi välja visata, pange see kasti, millel on silt “Kaks nädalat mõtle selle peale”. Seejärel tulge iga 2 nädala tagant kasti juurde ja tehke otsus kastis oleva kõige kohta.
6
Pühkige oma laualt ja sahtlitelt tolm, kuni need on puhtad. Tõenäoliselt on teie kontori ümber kogunenud tolm ja mustus, eriti kui te pole mõnda aega koristanud. Kasutage võimalust pühkida kõik tolm, kuni laud on puhas. Enne kõige tagasi panemist pühkige laud ja sahtlid niiske lapiga või niiskete salvrätikutega. Ärge unustage puhastada ka arvutit. Pühkige ekraan ja klaviatuur, et kogu tööala näeks värske välja. Vajadusel tehke muud puhastustööd. Näiteks kontori tolmuimeja imemine on hea viis ruumi puhtamaks muutmiseks. Jätke töötamise ajaks aken lahti, et puhastamise ajal kogunev tolm välja filtreerida.
7
Hankige failikapp, kui teil seda veel pole. Kui algse segaduse põhjustas salvestusruumi nappus, võib failikapp selle probleemi lahendada. Hankige oma kontoriruumiga sobiv kapp ja kasutage seda kõigi oma dokumentide ja muude oluliste esemete sortimiseks, et need ei koguneks teie lauale.Märgistage kõik kapis kasutatavad kaustad ja failieraldajad, et hoida end korrastatuna.Pidage meeles. kui kasutate failikappi, peate oma failisüsteemist kinni pidama. Ära viska asju sihitult sahtlitesse.
8
Pühendage iga sahtel kindlale kategooriale. Ärge kohtlege oma töölauda ja failikappe nagu prügisahtleid. Andke igale sahtlile konkreetne otstarve, mis vastab teie paberikategooriatele (nt arved, haiguslood, kontoritarbed jms). Kasutage seda süsteemi, et hoida oma tööruum korrastatuna. Kui teil on samas sahtlis mitu erinevat kategooriat, kasutage üksuste tuvastamiseks failikaustu. Eraldage arved, pangaväljavõtted ja äriaruanded erinevate kaustadega. Kui teil on tavaliselt palju juhuslikke esemeid või teil on raske asju ära visata, võite pühendada ühe sahtli mitmesugustele asjadele. See on kompromiss, mis võimaldab teil hoida segadust, kuid isoleerib selle ühes kohas, et see ei leviks. Proovige määrata oma paberid kuumaks või külmaks. Kuumad paberid hõlmavad kiireloomulist toimingut, mis tuleb ära teha, näiteks arve tasumine või vormi täitmine. Külmad paberid on dokumendid, mida hoiate käes juhuks, kui peate neile tulevikus viidata.
9
Märgistage kõik oma kaustad, sahtlid ja köitjad. Hea märgistamissüsteem aitab teil organisatsiooni plaanist kinni pidada. Andke igale sahtlile, kaustale, padjale või märkmikule konkreetne otstarve ja märgistage see. Seejärel pidage seda süsteemi alati, kui paned midagi ära, et kõik oleks õigel kohal. Teie sildistamissüsteem võib olla lihtne, näiteks “Arved” kaustale kirjutamine. Kui eelistate loomingulisemat lähenemist, proovige kaustad värviga kodeerida kleepige sildid.Kui teie sahtlitel pole siltide jaoks sektsioone, kasutage lihtsalt maalriteibi riba ja kirjutage sellele markeriga. Seejärel tõmmake teip ära, kui sahtli otstarve muutub.
10
Kasutage oluliste paberite ja failide jaoks töölaua korraldajat. Lauaarvutite korraldajad on väikesed lahtritega prügikastid, mis mahuvad kergesti lauale. Ühte neist saate kasutada regulaarselt kasutatavate paberite ja kaustade sortimiseks, et need oleksid teie ees, kui neid vajate. Ostke neid kontoritarvete kauplustest või veebist. Parema korraldamise tagamiseks sildistage või värvige iga jaotis. Kui teil pole palju asju sorteerida, võib kogu failikapi asemel olla kõik, mida vajate, töölaua korraldaja.
11
Looge oma arvete ja muude kirjade sorteerimiseks postijaam. Teie lauale võib koguneda kirju ja mõned tööriistad võivad aidata segadust vähendada. Proovige kasutada seinale kinnitatavat postikorvi. See korraldab teie kirjad ja hoiab need teie laualt eemal.Kasutage korvi “Sisenemine” ja “Väljas” juba käsitletud kirjade ja kirjade sorteerimiseks, mida peate veel vaatama. Võite kasutada ka prügikasti. või korv oma lauale posti sorteerimiseks, kui teie laud on piisavalt suur.
12
Printige ainult seda, mis on segaduse vähendamiseks vajalik. Paber on üks peamisi kontorisegaduse põhjuseid. Mõelge enne printimist kaks korda järele ja küsige endalt, kas vajate tõesti nende failide füüsilist koopiat. Kui ei, siis vaadake selle asemel dokumenti arvutis ja vältige paberi kogunemist oma lauale. Lisaboonusena säästate raha paberilt ja printeri tindilt. Paberi säilitamine on ka keskkonnale parem. Kui töötate kodus, tehakse suurem osa teie tööst niikuinii digitaalselt, seega on printimistungile vastu seista lihtsam kui kontoris töötades.
13
Vabanege paberitest ja raamatutest, millele saate Internetis juurde pääseda. Kuna praegu on nii palju digiteeritud üksusi, võtavad paljud füüsilised väljaanded ainult ruumi. Kui vaatate regulaarselt artikleid, käsiraamatuid või aruandeid, vaadake, kas pääsete neile veebis juurde. Kui jah, siis pole teie füüsilised koopiad vajalikud. Ruumi vabastamiseks taaskasutage või annetage. Lülitage oma ajakirjade või ajakirjade tellimused ja arved ainult digitaalseks. See hoiab ära nende kogunemise teie kontorisse. Enne nendest vabanemist vaadake, kas saate raamatuid müüa või annetada. Raamatukogud ja heategevusorganisatsioonid ootavad alati annetusi.
14
Skannige olulised paberid ja taaskasutage füüsilised koopiad. Paljusid teie arveid ja dokumente saab digiteerida. Hankige skanner või tehke neist kvaliteetseid fotosid, seejärel purustage ja taaskasutage originaalid. See vähendab paberi kogunemist teie kontoris. Ärge unustage kasutada oma arvutis head failisüsteemi, et te ei kaotaks dokumentide jälgimist. Märgistage kõik ja asetage failid kausta. Pilvesalvestuse asemel salvestage tundlikud dokumendid töölauale. Neid saab häkkida ja teie andmed võidakse varastada.
15
Kasutage oma kontoritarvete korrastamiseks korve või prügikaste. Pliiatsid, markerid, klammerdajad ja teibid võivad kõik teie laua ülaosa segamini ajada. Hankige kõigi nende esemete jaoks purk või prügikast, et hoida neid kontrolli all. Ärge unustage oma kirjutusvahendeid sinna tagasi panna iga kord, kui olete nende kasutamise lõpetanud, et need uuesti ei koguneks. Kui teil on mitut tüüpi pliiatseid või markereid ja soovite neid eraldi hoida, kasutage erinevate esemete jaoks sektsioonidega prügikasti. .Sahtli saate pühendada suurematele kontoritarvetele nagu klammerdaja. See vabastab teie töölaua olulisemate tööülesannete jaoks.
16
Pange arvuti- ja telefonikaablid eemale. Kaablid ja juhtmed võivad olla töölaua segaduse tohutu põhjus. Viige need oma laua juurde suunast, mis hoiab neid teelt eemal. Näiteks laadimisjuhtmed võivad teie laua taga joosta, et jääda peidetuks. Saate hoida juhtmeid teelt takjaklambritega, mis käivad teie laua ääres. Ostke neid kontoritarvete kauplustest. Võimaluse korral kasutage juhtmeta seadmeid, nagu USB-klaviatuur ja hiir. See vähendab teie laual olevate juhtmete arvu.
17
Kombineerige arvuti töölauaikoonid. Ärge unustage oma arvuti töölauda. Kui kõikjal on palju ikoone, võib teie töökoht kaootilise tunde tekitada. Tühjendage arvuti, luues töölauakaustad ja paigutades failid õigetesse kohtadesse. Teie töökoht näeb hiljem palju korralikum välja.
18
Paigaldage oma laua kohale ujuvad riiulid, et saada rohkem hoiuruumi. Väike lisaruumi salvestusruum võib teie segadusest vabaneda. Hankige ehituspoest ujuv riiulikomplekt või ehitage ise. Uute ruumikihtide saamiseks riputage üks või mitu oma laua kohale. Ärge unustage hoida uued riiulid korras. Kasutage neid korras hoidmiseks, mitte asjade loopimiseks. Rippuvad riiulid võivad olla ka dekoratiivsed. Vaas või pildiraamid loovad teie kontorile mõnusa atmosfääri ja vabastavad teie laua olulisemate asjade jaoks.
19
Jätkake korrapärast puhastamist, et prügi uuesti ei koguneks. Kui olete kõik töö oma kontori korrastamiseks teinud, ärge laske sellel uuesti segamini minna. Koristage ja korrastage regulaarselt, et teie tööruum püsiks korras.Kui vajate koristamise meeldetuletust, proovige määrata iga kuu koristuspäevaks päev. Vältige soovi jätta asju oma lauale või visata need sahtlisse. Päeva lõpuks. Pange kõik oma kohale tagasi või visake välja, kui see pole oluline.