Kas peate koostama arve, kuid pole kindel, kuidas seda teha? Heade arvete saatmine võib tähendada, et teie ettevõte saab rohkem kliente, seega on arveldamine väikeettevõtete või teenuseid pakkuvate inimeste jaoks väga oluline. Koostage nõuete parandamiseks professionaalne arve.
1
Muutke see professionaalseks. Kliendile arve saatmisel on oluline lisada põhiteavet, mitte lihtsalt paberile võlgnetava summa kritseldada.Kasutage sõna “arve”. Ärge eeldage, et klient teab, et arve on arve, kui te seda sõna ei kasuta.Andke arvele number. Soovite arvet jälgida. Selle lihtsamaks tegemiseks peaksite arvele lisama kordumatu identifitseerimisnumbri.Mõned ettevõtted lisavad tavaliselt maksu identifitseerimisnumber (tuntud kui TIN) arvetel. Uurige raamatupidajalt, kas teil on see olemas või kas teil on vaja seda teha. Näiteks mittetulundusühingud ja lastehoiuasutused on organisatsioonid, mis tavaliselt lisavad arvetele maksukohustuslasena identifitseerimisnumbreid.
2
Nummerdage arve. Väljasaadetavate arvete nummerdamine peaks võimaldama teil neid paremini jälgida, eriti kuna peaksite säilitama igast arvest koopia. Nii peaksid arved olema saatmiskuupäeva alusel numbrilises järjekorras. Saate osta arveid, mis on juba nummerdatud, kasutada tarkvara, mis need teie eest loob, või luua oma ja nummerdada. Kui arve on olemas, lisage ostunumber, millele arve vastab. See aitab teil oma ettevõttes kasutada paremaid raamatupidamismeetodeid. Kohandage arvet, küsides esiotsast, kas kliendid vajavad eriteavet, näiteks tööandja identifitseerimisnumbrit või ostutellimust. Küsige, kellele arve suunata, kui on tegemist kliendiga.
3
Kuupäev arve. Kui soovite tasuda õigeaegselt, peaksite arve kuupäevastama, kuid märkima ka maksetingimused, mida klient eeldab. Need tingimused tuleks samuti ostu sooritamisel selgeks teha.Näiteks peaks arvel olema nii arve väljastamise kuupäev kui ka kauba või teenuse ostmise kuupäev.Maksetingimuste loetlemisel , tehke tarbijale selgeks, kui kiiresti klient peaks maksma. Näiteks võib maksetähtaeg olla 30 päeva. Mõned ettevõtted otsustavad pakkuda allahindlusi. Kui teete, kirjutage need ka arvel selgelt välja. Näiteks võite pakkuda 1-protsendilist allahindlust, kui klient tasub arve 30 päeva jooksul.
4
Säilitage kõigi arvete koopiad. Väikeettevõtted peaksid säilitama kõigi saadetud arvete arvestust vähemalt kuus aastat. See on oluline maksustamise ja lihtsalt ettevõtte hea raamatupidamise jaoks. Raamatupidaja aitab teil välja selgitada arvestuse pidamise reeglid ja määrused. Võimalik on pidada elektroonilist arvestust. Kui aga teete seda, säilitage varukoopia. Postitage viivitamata sularaha laekumised, et saaksite jälgida, kas kontod on tasumata, mille kliendid on raha sisse saatnud ja mis ei saada üldse. Arveldatud maksed on sisuliselt kliendile krediidi andmine ja seadus käsitleb seda tagatiseta laenuna, mis tähendab see ei olnud tagatisega tagatud, mistõttu oli kliendilt raha tagasinõudmine raskem, kui tal pole raha maksta.
5
Hoidke arveid miinimumini. Alguses võib väikeettevõttel olla tulude osas väiksem veamarginaal, nii et iga makse võib olla oluline.Püüdke alustada alustades arvete esitamist miinimumini ja hankige võimaluse korral ettemakse sularahas.Paljude väikeste jaoks Ettevõtete puhul ei ole harvad juhud, kui kolmandik teie nõuetest on võlgnevused. Mõelge, kas tasub pakkuda teenuseid ettemaksega kindla tasu eest, mitte kulukama tunnitasuga, kuna te ei pruugi viimasega võlgu tagasi saada.
6
Kasutage elektroonilise arve teenust. Sellised teenused, kuigi need maksavad, aitavad teil arveid jälgida ja korraldada ning muuta need professionaalsemaks.Mõned teenused võimaldavad teil näiteks e-posti teel arveid koostada ja saata. Saate vaadata, millised arved on tasutud ja saata meeldetuletusi neile, kes pole tasutud. Samuti on rakendusi, mis saadavad arveid telefoni teel. Mõned teenused sisaldavad täielikku kliendi konto ajalugu. See aitab teil jälgida nii kliente kui ka makseid. Mõned teenused võimaldavad teil lisada arvele oma ettevõtte logo ja nõuavad summa värskendamiseks lihtsalt veebikastide täitmist. Interneti kaudu pakutakse palju selliseid teenuseid.
7
Kirjeldage teenust selgelt. Arvel endal peate selgelt märkima, millist teenust taotletud raha eest osutati. Olge konkreetne, mitte ebamäärane. Hea arve peaks selgelt näitama, mida klient tellis. Täpsustage kõik lisakulud, nagu maksud, käitlustasud või muud lisakulud. Arve allosas märkige võlgnevuse kogusumma. Lisaks sellele, et kirjeldate üksikasjalikult, mille eest kliendilt tasu võetakse, peaksite märkima ostetud kaupade või teenuste koguse. Mõnel juhul võidakse arveldada tundide kaupa. Lisaks koguhinnale lisage ühiku hind. Mõnikord võetakse klientidelt kindlat tasu mitme tunni või ühiku eest ja mõnikord ostavad nad midagi ainult ühe ühiku.
8
Lisage oma kontaktandmed. Üks olulisemaid andmeid, mille peate arvele lisama, on see, kuidas teie ettevõttega ühendust saab võtta ja kuhu klient peaks raha saatma. Ärge eeldage, et klient teab, mille eest arve on. Veenduge, et teie ettevõtte nimi oleks selgelt kirjas, samuti aadress ja telefoninumber. Klient võib soovida arvet puudutavate küsimustega ettevõttesse helistada, nii et võimalusel lisage ka klienditeeninduse number. Kaasake kliendi andmed. Väga oluline on selgelt selgeks teha, kes ostis kaubad ja teenused ning kellelt nõutakse tasumist. Nii et lisage kindlasti ka kliendi teave ja hankige kliendilt head teavet esiotsa, et te ei peaks seda otsima. Samuti võib olla hea mõte seadustada tellimus, lisades tellimuse nime individuaalne kontakt, kes selle tegelikult pani või volitas ostu juhul, kui teil on tegemist ettevõttega. Võite lisada ka oma ettevõtte kontaktisiku nime, kes tellimuse vastu võttis.
9
Kaaluge isikliku märkuse lisamist. Lõppkokkuvõttes soovite, et klient tuleks tagasi, et osta rohkem kaupu ja teenuseid, seega võiksite kaaluda arve isikupärastamist.Mõned ettevõtted lisavad oma arvetele sõnumikastid, kus nad saavad kliente nende eestkoste eest tänada. Ühes uuringus leiti, et “palun” või “aitäh” lisamine arvele suurendab tõenäosust, et see makstakse 5 protsenti. Lihtne, tänan teid teie ettevõtte eest või me hindame võimalust aidata teil ehitada palju tugevad sidemed klientidega.Mõnikord kasutavad ettevõtted arveteatekasti, et märkida üles oluline teave kliendi konto kohta või lisada reklaamide üksikasju.
10
Märkige arvele tasumise tähtaeg. Eelistatavalt lisage see paksus kirjas või nihkekirjas, et seda oleks raske mööda vaadata. Tavaliselt on makseaknad 30, 60 või 90 päeva. Tehke selgeks, kuidas klient peaks makse sooritama, kuhu see saata ja kellele see saata. Soovite lisada kõik üksikasjad, mida klient kasutaks mittemaksmise vabanduseks. Püüdke teatud aja jooksul makse taotlemisel vältida sõnade “kättesaamisel” kasutamist. Mõned kliendid võivad väita, et nad ei saanud arvet kätte. Sisestage kauba või teenuse tarnimise kuupäev. Arve kuupäev koos väljasaatmise kuupäevaga. Kaasake midagi sellist nagu “makse tähtaeg 30 päeva jooksul”. Enne toote või teenuse tarnimist nõustuge esiküljel olevate maksetingimustega.
11
Kaaluge elektroonilist kohaletoimetamist. Tänapäeval on võimalik edastada arveid nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal. Mõned kliendid eelistavad seda ja see võib kaasa tuua rohkem makseid. Mõned uuringud on leidnud, et ettevõtted saavad makseid kiiremini, kui saadavad veebipõhiseid arveid. Elektroonilised maksed võivad ka säästa teie raha, vähendades paberikulusid ja aitavad kõrvaldada pettused, mida võib seostada pabertšekkidega. Mõned ettevõtted lubavad klientidel valida. Elektroonilised maksed ei tööta mõne kliendi puhul, näiteks halva nägemisega või arvutiga mitteoskavate klientide puhul, seega andke klientidele valikuvõimalusi. Elektroonilised maksed on mugavad ka mõnele kliendile, kellel ei pruugi olla aega postmarke osta, mine postkontorisse või tegele muul moel paberarvetega. Samuti on neil raskem vaielda, et nad pole kunagi arvet kätte saanud.
12
Kaaluge viivise või intressi nõudmist. Kui te seda veel ei tee, on üks viis, kuidas sundida kliente maksma, on nõuda viivist või tasuda viivist. Kliendid võivad eelistada arveid, millelt võetakse viivist ja viivistasusid, võrreldes nendega, millelt ei nõuta. oma arve nende maksete hunniku ülaossa. Olge arvel (ja ostu ajal esiküljel) äärmiselt selge, kui palju võtate intressi või viivist ja millal. Näiteks võite klienti teavitada et temalt võetakse viivist 2 protsenti kuus. Tutvuge oma piirkonna seaduste ja määrustega intressi võtmise kohta.
13
Pakkuge stiimuleid. Kliente on võimalik motiveerida oma arveid maksma negatiivse tagatisega (nt intressid või viivised), kuid neid on võimalik julgustada seda tegema ka positiivse arve abil. Näiteks võib arve sisaldada 1 või 2 protsenti allahindlus kogumakselt, kui klient maksab ennetähtaegselt (määrake tähtaeg väga selgelt). Pakkuge selliseid asju nagu kinkekaarte, kaupu, krediite või tulevasi toodete allahindlusi, kui klient maksab teatud aja jooksul. Positiivsed stiimulid aitavad luua klientides brändilojaalsust ja positiivseid tundeid. Pidage meeles, et kellelegi ei meeldi posti teel arve saamine ja lõppkokkuvõttes soovite, et klient teie käest uuesti ostaks. Mõnikord pakuvad ettevõtted klientidele summa eest varajast arveldust, kuna see võib olla parem kui mitte midagi saada. Veenduge, et klient on arve tegelikult kätte saanud, kontrollides kliendi aadressi.
14
Tehke kindlaks kliendi mittemaksmise risk. Enne kliendile kaupade ja teenuste pakkumist tehke kindlaks, kas klient tõenäoliselt maksab. Nõudke inimestelt, kellel on oht, et nad ei maksa, sularaha ette. Mõned tegurid, mida tuleks arvesse võtta, on see, kas kliendil on pikaajaline harjumus arveid õigeaegselt maksta. Kui suur on klient? See võib toimida mõlemal viisil. Kui ettevõte, kellega suhtlete, on väga suur, maksavad nad tõenäoliselt selle arveid. Kui aga ettevõte ei maksa, on teie jaoks suurem oht saada kahju. Tehke kindlaks, kui suure riski saate endale lubada ja kas teil on võimalik riskantsema kliendiga hasartmänge mängida. Mõelge, kas kasvatate klienti pikaajaliselt või on see tõenäoliselt ühekordne müük.