Teil on tekkinud probleem panga, kindlustusseltsi, riigiasutuse, tööandja või isegi kooliga. Peate kedagi veenma midagi tegema või teid milleski aitama. Kuidas kirjutada veenvat kirja, mis toimib? Siin on mõned peamised ideed teie veenva kirja jaoks.
1
Tehke oma ideid ajurünnakuga. Enne kirja alustamist mõelge ajurünnakule. Veenduge, et selles oleks kirjas, mida soovite, miks soovite, põhjused, miks see tuleks anda, ja kõik teie vastu esitatud argumendid. Kas see on tõesti see teema, mida soovite? Ideede väljaselgitamine võib aidata teil kirja selgelt koostada ja täielikult mõista oma seisukohta teemal. Alustage sellest: ma tahan oma publikut veenda oma eesmärgis. Vahetage oma publikut sellega, keda soovite veenda, ja minu eesmärki sellega, mida soovite veenda tegema. Kui olete selle kindlaks teinud, küsige endalt: miks? Loetlege põhjused, miks soovite, et teie publik teeks seda, mida soovite. Pärast põhjuste ajurünnakut sortige need tähtsuse järgi. Asetage kõik olulised detailid veergu, seejärel asetage kõik vähem olulised detailid teise veergu. See samm aitab teil oma arutluskäiku kitsendada, et rõhutada asjakohaseid, silmapaistvaid punkte.
2
Tea oma eesmärki. Veenduge, et teate täpselt, mida soovite või vajate. Mida sa üritad saavutada? Mida soovite, et juhtuks? Kui olete oma eesmärgi välja selgitamas, mõelge lahendustele, mida saate pakkuda.
3
Tunne oma lugejat. Publiku analüüsimine ja mõistmine aitab teil otsustada, kuidas peaksite oma kirja raamima. Võimalusel tehke kindlaks, kas teie lugeja nõustub teiega, ei nõustu teiega või on neutraalne. See aitab teil otsustada, kui palju kaalu tuleks oma argumendi mõlemale poolele panna. Proovige leida õige inimene, kellele oma kiri saata. Kes nad on ja milline jõud on neil tegelikult teid aidata? Kuidas nad teie meelt muudavad? Kas nad edastavad teie kaebuse? Kuidas peaksite neid käsitlema? Kas nad on kõrgemal või funktsionääril? Rääkige nendega vastavalt nende positsioonile. Proovige välja selgitada, millised tõekspidamised ja eelarvamused lugejal teie teema kohta on. Millised erimeelsused võivad tekkida teie ja teie lugeja vahel? Kuidas saate vastuargumenti lugupidavalt esitada? Mõelge välja, millised mured võivad teie lugejal selle teemaga seoses olla. Kas neil on jaotamiseks piiratud vahendid? Kas teema puudutab neid otseselt? Kui palju aega on neil teie dokumendi läbivaatamiseks? Mõelge, milliseid tõendeid teie lugeja vajab teie argumendis, et teda veenda.
4
Uurige teemat. Tõhusad veenvad kirjad sisaldavad faktilisi tõendeid ja teavet, mis toetavad seisukohta. Kaaluge kindlasti mitut vaatenurka. Ärge uurige ainult enda poolt; mainige vastupidist arvamust ja seda ümbritsevaid fakte.Kasutage oma väite toetuseks fakte, loogikat, statistikat ja anekdootlikke tõendeid.Ära tule välja ja ütle, et teine pool eksib; selle asemel olge lugupidav, kui selgitate, miks teie positsioon on tugevam ja väärib tähelepanu.
5
Kasutage plokkide vormindamist. Ärikirjadel on kindel formaat. Kui see on õigesti tehtud, ei mõjuta vormindamine teie lugejat ühel või teisel viisil. Kui aga seda tehakse valesti, peegeldab vorming teid halvasti ja teie lugeja võib selle kõrvale visata.Alustage ühe vahega plokklõikude kasutamisest.Joonesta iga lõigu vasakule; teisisõnu, ärge tehke lõiku taanet nagu proosas või essees.Jäta iga lõigu vahele rida.Kasutage standardset fonti, tavaliselt Times New Roman või Arial, suurusega 12.
6
Adresseerige kirjaplank õigesti. Alustuseks sisestage oma aadress vasakusse ülanurka. Ärge sisestage oma nime – sisestage ainult tänava aadress, linn, osariik ja sihtnumber. Võite lisada ka telefoninumbri ja e-posti aadressi, igaüks eraldi real. Kui elate Suurbritannias, on aadress paremal pool. Jäta rida vahele.Sisestage kuupäev. Täpsustage kuu nimi, seejärel sisestage kuupäev ja aasta. Jäta rida vahele.4. juuni 2013Sisestage adressaadi nimi ja aadress. Proovige leida konkreetne inimene, kellele oma kiri saata. Jäta rida vahele.
7
Alusta kirja tervitusega. Aktsepteeritud tava on alustada sõnaga Kallis, millele järgneb inimese nimi. Sisestage nimi kindlasti õigesti. Nimi peab ühtima kirjaplangi aadressis oleva nimega. Inimese poole pöördumisel kasutage tema ametinimetust (härra/proua/doktor/jne) ja perekonnanime. Kui te pole kindel, milline on naise eelistus, nimetage teda prouaks. Jälgige seda alati kooloniga.Jäta tervituse ja esimese lõigu vahele joon.Lugupeetud dr Brown!
8
Lõpetage kiri lõpulausega. Lõpulauset valides mõelge oma essee toonile. Mõned asjad, nagu Aitäh, on üsna tavalised, samas kui teised, nagu Parimate soovidega, on sõbralikumad. Otsustage, kas teie kiri nõuab ametlikku või sõbralikku lõpetamist. Ükskõik, mida valite, tuleb esimene sõna kirjutada suurtähtedega, järgmised aga mitte. Järgige lõpulauset komaga. Valige lugupidavalt oma, kui soovite midagi ametlikumat. Lugupidamisega, Lugupidamisega, Tänan või Lugupidamisega, on ametlike äriliste e-kirjade standard. Parimate soovidega, Parimate soovidega või Head päeva on palju vähem formaalsed ja sõbralikud.Jätke hiljem 4 rida vahele, et jätta ruumi allkirja jaoks enne oma nime sisestamist.Täname!
9
Olge lühidalt. Veenvad kirjad peavad olema lühikesed ja viisakad. Hõivatud inimesed loevad harva sellist kirja, kui see on üle lehekülje või kui toon on vastik. Ärge olge liiga sõnakas. Proovige kasutada selgeid, segamatuid lauseid. Hoiduge kõrvale kaldumast ja tarbetu teabe, kõrvaliste ja anekdootide esitamisest. Vältige liiga pikki lauseid. Kasutage kindlasti tugevaid, deklaratiivseid lauseid. Teie kirjutis peaks olema lühike, täpne ja kergesti loetav. Ärge tehke lõike liiga pikaks. Ärge toppige endasse nii palju teavet, et kaotate oma lugeja, kaldute põhipunktist kõrvale või muudate oma mõtte raskesti mõistetavaks. Pidage kinni asjakohasest teabest ja muutke lõike, kui alustate uut ideed.
10
Esitage oma põhipunkt paaris esimeses lauses. Alustage sõbraliku alguslausega, seejärel minge otse asja juurde. Esitage oma vajadus (st oma põhipunkt) kahes esimeses lauses. See lõik võib koosneda ainult 2–4 lausest.
11
Rõhutage oma taotluse tähtsust teises lõigus. Selles lõigus kirjeldage oma muret, taotlust või nõudmist. Te ei anna veel konkreetseid põhjuseid, toetust ega punkte; Selle asemel selgitate täielikult oma seisukohta, oma mure või taotluse parameetreid ja seda, miks see on piisavalt oluline, et õigustada tegutsemist. Ärge unustage, et see oleks loogiline, viisakas ja faktiline. Vältige liiga emotsionaalset keelekasutust, ärge nõudke tegutsemist ega olge ebaviisakas inimese või ettevõtte suhtes, kellele kirjutate või vastanduvate poolte suhtes.
12
Toetage oma taotlust järgmistes lõikudes. Järgmised paar lõiku peaksid teie seisukohta põhjendama, pakkudes taustteavet ja üksikasju. Veenduge, et need oleksid loogilised, faktilised, mõistlikud, praktilised ja seaduslikud. Ärge tuginege oma pöördumisel lihtsalt emotsioonidele, usule või isiklikele soovidele. Ära tüüta lugejat pika jutuga; jõuda asja juurde kiiresti ja täpselt. Selle saavutamiseks saate kasutada mitut erinevat strateegiat: tsiteerige statistikat ja fakte, et lugejale tähelepanu pöörata. Veenduge, et teie statistika ja faktid pärinevad usaldusväärsetest ja lugupeetud allikatest ning et kasutate neid ausalt ega võta neid kontekstist välja. Viidake kindlasti allikatele. Tsiteerige selle teema eksperte, kes toetavad teie seisukohta või ei nõustu teise poolega. Neid eksperte tuleks oma valdkonnas austada ja neil peaks olema sellel teemal arvamust avaldav kvalifikatsioon. Esitage põhjus, miks teie taotlus tuleks rahuldada. Kellelegi ütlemine, et ta peab midagi tegema, ei ole kuigi tõhus veenmisvõte, kuid kui selgitate talle, miks te arvate, et midagi tuleks teha, võib ta meelt muuta. Selgitage praegust olukorda ja miks seda tuleb muuta. Esitage oma positsiooni ja taotluse üksikasjad, spetsifikatsioonid ja piirangud. Rääkige oma taotlusega seotud varasematest jõupingutustest või toimingu puudumisest. Tooge näiteid iseloomustuste kohta, mis on seotud teie positsiooniga. Mõelge muudele tõenditele, mida saate esitada selle kohta, miks teie seisukoht on oluline. Ärge unustage piirata seda, mida oma lõikudes lisate. Esitage lihtsalt oma juhtum ja olukord. Ärge laskuge liigsetesse üksikasjadesse, kuid lisage kõik olulised punktid. Valige ainult kõige asjakohasem statistika, eksperdid ja iseloomustused.
13
Pöörduge teisele poole. Üks tõhusa veenmise võti on vastaspoole poole pöördumine. Soovite ennustada lugejate vastuargumente, vastuväiteid või küsimusi, et saaksite neid oma kirjas käsitleda. Leidke opositsiooniga ühisosa või toetage tugevalt oma seisukohta. Tunnistage avalikult erinevusi oma positsiooni ja vastaspoole vahel. Ärge püüdke neid varjata; see nõrgendab teie argumenti. Selle asemel rõhutage vastaspoolega jagatud väärtusi, kogemusi ja probleeme. Vältige hinnangute andmist. See paneb teie kirja liiga palju emotsioone ja vähendab teie loogilist veetlust. Liiga negatiivne ja hukkamõistev olemine võib takistada teist poolt sinuga nõustumast.
14
Sulgege kiri, esitades oma taotluse uuesti. Esitage lõpus oma taotlus või arvamus uuesti. See on lõik, kus saate soovitada lahendust või kutset tegevusele. Öelge lugejale, et jälgite seda kirjavahetust telefoni, e-posti või isiklikult. Lõpetage üks võimas lause, mis aitab veenda lugejat teie poolel või vähemalt teie poolt asju selgemalt nägema. perspektiivis.Paku oma lahendusi või abi. Nõustuge kompromissiga või kohtuge keskel. Näidake, mida olete olukorraga toimetulemiseks juba teinud või valmis tegema.
15
Kontrollige vigu. Kehv grammatika ja valesti kirjutatud sõnad jätavad halva esmamulje. Soovite, et lugeja keskenduks teie ideedele ja palvele, mitte teie kirja vigadele. Enne saatmist lugege kiri mitu korda uuesti läbi. Lugege kiri ette, et kuulda, kuidas see kõlab. Vajadusel paluge kellelgi teie kirja õigekirja kontrollida (või kasutage tarkvaras õigekirjakontrolli).
16
Allkirjastage oma allkirjaga. Kui saadate kirja e-kirja asemel, peate kirja allkirjastama. See nii isikupärastab kui ka autentib teie kirja.
17
Kopeerige vajadusel ametlikku kirja teisi võtmeisikuid. Kui ettevõttes või muus organisatsioonis on teisi inimesi, kes peavad kirja nägema, saatke neile koopia. See tähendab rohkem kui ühe kirja printimist ja saatmist originaalallkirjadega.
18
Hoidke koopia endale. Hoidke kiri enda jaoks alati alles koos kirja saatmise aja ja kellele selle saatsite. Kirjutage oma järelmeetmete kohta märkmeid, kuni probleem on lahendatud.