Administraatori kaaskiri, nagu enamik kaaskirju, on teile võimalus jätta esmamulje, mis on veidi isiklikum kui CV. Kiri lisatakse tavaliselt CV-le, et tutvustada teile potentsiaalset tööandjat. See peaks andma tööandjale aimu, kes te olete, säilitades samal ajal professionaalse tooni ja käsitledes seda, kuidas teie haridus, kogemused ja isiksus muudavad teid selle töö jaoks ideaalseks.
Vastuvõtutöötajana olete esimene nägu, mida inimesed uksest sisse astudes näevad, esimene hääl, mida nad telefonile helistades kuulevad, ja mõnikord esimene inimene, kes vastab meili saatmisele. See tähendab, et teie kaaskiri peaks näitama, et olete võimeline olema nii isikupärane kui ka professionaalne. Üks võimalus seda teha on adresseerida oma kiri konkreetsele isikule. Kirja adresseerimine hr Jonesile, mitte personaliesindajale lisab isikupära, säilitades samal ajal professionaalse käitumise. Lihtsalt veenduge, et olete oma uurimistöö teinud, nii et suunate oma kirja õigele inimesele.
Teie administraatori kaaskirja põhiosa peaks koosnema kolmest lõigust. Esimeses lõigus tuleks kohe märkida, millisele ametikohale kandideerite ja kus te sellest tööst kuulsite. Kui teid soovitas ühine sõber või tuttav, öelge seda. See võib teid teistest taotlejatest eristada. Lõpuks öelge ühe või kahe lausega, miks arvate, et olete sellele ametikohale sobiv. Siin pole vaja detailidesse laskuda; jäta see teise lõigu juurde.
Teises lõigus peaksite viitama konkreetselt töökuulutusele. Otsige üles võtmesõnad ja kajastage neid enda ja oma kogemuse kirjelduses. Kui töökuulutuses küsitakse tugevate telefonioskustega ja inimeste oskustega inimest, siis ära kirjuta, et saad teistega hästi läbi ja oled professionaalse telefonimaneeriga. Selle asemel korrake täpselt seda, mis töökuulutuses on kirjas. Kui te ei vasta kõigile nimetatud kriteeriumidele, rõhutage neid, mis teil on, ja tundke end kõige kindlamalt.
Oma vastuvõtutöötaja kaaskirja viimases lõigus peaksite tänama potentsiaalset tööandjat tema tähelepanu eest. Andke tööandjale teada, et kavatsete talle teatud kuupäevaks helistada, et veenduda, kas ta on teie teabe kätte saanud, ja küsida vestluse korraldamise kohta. Vahemärkusena võib öelda, et on oluline helistada, kui ütlete, et helistate.
Kirjutage oma administraatori kaaskirjale “Lugupidamisega”, millele järgneb oma nimi ja kontaktandmed. Enne kirja saatmist lugege kindlasti korrektuuri läbi. Võimaluse korral paluge kellelgi teisel see läbi lugeda, et grammatika- või õigekirjavigu tabada.