On mitmeid olukordi, kus inimesel võib olla vaja kirjutada vabastuskiri. Näiteks võib olla vaja selgitada, miks maksumaksja on vabastatud teatud kohalike, osariigi või föderaalmaksude tasumisest. Lisaks võib selline kiri olla vajalik selleks, et taotleda vabastust seadusega nõutud vaktsineerimisest või muudest juriidilistest nõuetest, mille täitmata jätmiseks on isikul mõjuv põhjus. Kuigi iga olukord võib nõuda veidi erinevat teavet, on vabastuskirja vorm suures osas sama, olenemata selle kavandatavast kasutusest. Kiri peaks sisaldama põhilist isikut tuvastavat teavet, selgitust juriidilise kohustuse ja vabastuse põhjuse kohta ning selgelt väljendama, et kirjutaja taotleb erandit.
Vabastuskirja kirjutamisel tuleb kõigepealt veenduda, et kirjavahetus on adresseeritud vastavale isikule või asutusele. Näiteks maksuagentuuridel võib olla palju erinevaid kontoreid ja aadresse, mis võtavad vastu maksumaksja kirjavahetust. Lihtne telefonikõne peaks tagama õige postiaadressi ja isiku nime, kellele kiri tuleks, kui see on asjakohane.
Kiri ise peaks sisaldama kirjutaja asjakohast teavet, kui mitte kirjaplangil, näiteks nimi, aadress ja e-posti aadress või telefoninumber. Pärast selle õiget käsitlemist peaks kirjas olema märgitud, millele see viitab, näiteks “müügimaksuvabastus” või “vaktsineerimisest vabastamine”. Samuti tuleks esitada maksumaksja identifitseerimisnumber või sotsiaalkindlustuse number, et saaja teaks, kelle andmeid maksuvabastus mõjutab.
Vabastuskirja sisus peaks kirjutaja märkima, mis on see juriidiline kohustus, millele ta erandit taotleb. Näiteks kui seadusest tulenev kohustus on tasuda müügimaksu, siis kirja autor peaks tunnistama, et see kohustus on kirja teema ja seega ka vabastus. Pärast seadusest tuleneva kohustuse väljaselgitamist peaks kirjutaja selgitama, miks tal on õigus kohustusest vabastamisele. Võimaluse korral peaks autor lisama viite õigusallikale, mis annab talle õiguse erandile.
Lisaks juriidilise kohustuse ja põhjuse selgitamisele, miks kirjanik usub, et tal on õigus erandile, peaks kirjas selgelt olema märgitud, et kirjutaja taotleb erandit. Kui vabastus on alaealine, nagu vaktsineerimiskohustuse puhul, siis peab kirjutaja lisama lapse nime, suhte lapsega ja kinnitama vanemliku vabastuse näiteks usulistel põhjustel. Erandi esitamine lihtsa lausega kirja lõpus peaks lugejale selgeks tegema, et autor taotleb erandit.