Kõige professionaalsem viis aadressi kirjutamiseks on kasutada US Maili juhiseid. Aadressi õige kirjutamine ümbrikule enne saatmist tagab, et teie post jõuab ohutult ja kiiresti soovitud sihtkohta. Võite teha ka mõned lisatoimingud, et muuta see professionaalsemaks.
1
Kasutage inimese nime. Pole tähtis, kuhu kiri ka ei läheks, võimalusel on parem see inimesele adresseerida. Mõelge välja, kes oleks kirja jaoks kõige sobivam inimene. Kui te ei leia inimese nime, kaaluge mõne osakonna, näiteks personaliosakonna kasutamist. Uurige, kellele peaksite selle saatma. Näiteks kui saadate CV-d, vaadake Internetis ringi, et leida sobiv isik. Kui te inimest ei leia, on aktsepteeritav helistada ettevõttesse ja küsida, kellele kiri adresseerida.
2
Kasutage isikunimega aumärke. Aumärgid on sellised asjad nagu “Mr.” ja “Proua.” mis lähevad inimese nime ette. Siiski valige alati professionaalne nimetus või tiitel MR, MS, MISS või MRS asemel. Näiteks kui kirjutate doktorikraadiga inimesele, kasutaksite tema nime ees sõna “DR”.
3
Kasutage vastavalt vajadusele individuaalset pealkirja ja funktsionaalset pealkirja. Sisestage järgmisele reale isiku isiklik või ametinimetus, nt “VÕETUD RAAMATUPIDAJA”. Järgmisel real kasutage isiku ametinimetust ettevõtte sees, nt “PEARAAMATUPIDAJA”. Kui leiate ainult ühe, kasutage seda.
4
Lisage osakond või osakond. Kui kiri peab pärast ettevõttesse jõudmist minema konkreetsesse osakonda, peate selle osakonna oma aadressi lisama. Sellel peaks olema inimese pealkirjade all oma rida, nt “RAAMATUPIDAMISOSAKOND”.
5
Järgmisena asetage ettevõtte nimi. Järgmisena järgneb ettevõtte või peamise saaja nimi, kui see on asjakohane. Sarnaselt teistele elementidele saab see oma rea, allüksuse või osakonna all, kuhu kiri saadetakse. Veenduge, et ettevõtte nimi oleks täiesti õige, näiteks “ARIELI RAAMATUPIDAMISFIRM”.
6
Kirjutage tänava aadress. Nüüd olete jõudnud aadressi juurde, kus ettevõte tegelikult asub. Esimesena läheb tänavanumber, millele järgneb suunalühend (kui see on kohaldatav), nt “NW” või “S”. Järgmisena pange tänava nimi ja tänavanimele kõik järelliited, näiteks “ST”. Võib-olla peate seda tegema ka mõne sviidi numbri juurde, näiteks STE 118.
7
Lisage linn, osariik ja sihtnumber. Järgmisena kirjutage linn ja osariik. Te ei pea nende kahe vahele koma ja kasutage kindlasti olekukoodi lühendit. Pärast seda kasutage 5-kohalist sihtnumbrit ja 4-kohalist laiendit sidekriipsuga. Kui te 4-kohalist laiendit ei tea, saate seda otsida muu teabe abil, mis teil on USPS-i veebisaidil.
8
Muutke font piisavalt suureks. Kirjatüüp peaks olema piisavalt suur, et postkontori töötajal oleks seda lihtne lugeda. Standard on see, et font peab olema loetav, kui seda hoitakse käeulatuses. Kui teie font on sellel kaugusel lugemiseks liiga väike, valige suurem. USPS soovitab kasutada vähemalt 8-punktilist loetavat fonti.
9
Jäta kirjavahemärgid vahele. USPS eelistab, et te ei kasutaks aadressi välja kirjutamisel kirjavahemärke. See tähendab, et ära kasuta komasid ega punkte, isegi osariiki linnast eraldamiseks. Samuti ärge kasutage punkte pärast lühendeid, nagu “ST” või “NW”. Kui tänavanumber seda nõuab, võite siiski kasutada sidekriipse. Võite kasutada ka sidekriipsu 5-kohalise sihtnumbri ja 4-kohalise laiendi vahel.
10
Kasutage suuri tähti. USPS ei nõua, et aadressid kasutaksid kõiki suurtähti. Siiski on see aadressi kirjutamise eelistatud meetod. Seetõttu kirjutage kindlasti suurtähtedega kogu aadress, mitte ainult iga sõna algus.
11
Leidke standardsed lühendid. USPS-il on standardsed lühendid selliste asjade jaoks nagu suunasõnad, tänavasufiksid ja osariigid. Leidke USPS-i veebisaidilt kasutatavate sõnade õiged lühendid, et teie kiri jõuaks soovitud kohta.
12
Asetage aadressid õigetesse kohtadesse. Pidage meeles, et peate lisama ka oma tagastusaadressi. Mõlemad aadressid peaksid olema samal küljel. Teie aadress peaks asuma vasakus ülanurgas, samas kui põhiaadress peaks asuma paremal, kuid rohkem vertikaalselt keskel.
13
Sisestage aadressid. Parim võimalus on sisestada aadressid. Saate kasutada silte, millele prindite või printida otse ümbrikule. Võite ka lihtsalt printida tavalisele paberile, lõigata sildi välja ja liimida, kuigi see võib lõpuks muutuda segasemaks. Teie tekstitöötlustarkvaras peaksid olema mallid nii siltidele kui ka ümbrikele printimiseks. Valige mall, mis vastab ostetud siltidele, seejärel tippige välja nii saatmis- kui ka tagastusaadressi aadress. Teise võimalusena valige oma ümbrikule sobiv mall, seejärel tippige aadressid ja printige see.
14
Kaaluge täissuuruses ümbriku kasutamist. Kui saadate kirja, näiteks CV, kaaluge 12 x 9 ümbriku kasutamist. Nii ei pea te oma kirja kokku voltima, et see ümbrikusse mahuks. Kui saaja selle kätte saab, näeb see professionaalsem välja. Pidage siiski meeles, et suuremate ümbrikute postitamine maksab rohkem. Kortsutamata hoidmine võimaldab ka tööandjal hõlpsamini koopiaid teha.
15
Vältige kirjaklambrite või klambrite kasutamist. Kirjaklambrid ja klambrid võivad muuta CV väljanägemise vähem professionaalseks. Parem variant on mitte kasutada kumbagi, vaid veenduge, et igal lehel oleks oma perekonnanimi ja leheküljenumber, nii et kui see läheb teiste paberitega segamini, saab selle uuesti järjekorda panna.
16
Jätke CV-de saatmise teenused vahele. Mõned inimesed kasutavad postiteenuseid, et saata potentsiaalsetele tööandjatele suurel hulgal oma CV-sid. Paljud neist ettevõtetest kasutavad aga kõigis oma CV-des samu fonte ja stiile ning tööandjad lükkavad need tagasi, isegi mitte vaatama. Jääge ise tegema.