Tühistamiskirja kirjutamine võib olla katsumus, kuna soovid tabada selget tooni, mis on endiselt kindel ja sõbralik. Võib-olla soovite liikmelisuse või tellimuse tühistada või olete otsustanud mõne teise ettevõttega sõlmitud ärilepingu üles öelda. Samuti võite olla keerulises olukorras, kui peate tühistama mõni suursündmus, näiteks pulm või suur pidu. Olenemata tühistamiskirja põhjusest, saate õigete sammudega kirja kättesaamiseks õige tooni anda.
1
Kasutage ametlikku ärivormingut. Peaksite oma kirja vormistama ametliku ärikirja stiilis, kuna see annab teie kirjale professionaalsuse taseme. Koostage kiri arvutis tekstitöötlusprogrammi abil ja kasutage hõlpsasti loetavat 12 pt tüüpi fonti. Ametliku ärikirja vormingus on kirja ülaosas spetsiaalne pealkiri, mis on:Esimene lõik:Teie nimi Liikmesuse või abonemendi number, kui onTeie aadress, sealhulgas linn, osariik/provints, sihtnumber/postiindeksKuupäev, mil kirja koostasite MM-is Vorming /PP/AAAA
2
Määrake liikmelisus või tellimus, mille tühistate. Peaksite kirja alustama sõnadega “Lugupeetud [liikme- või liitumisettevõtte nimi]” oma kirja eesmärgi kohta. Näiteks võite kirjutada: Kallis Good Housekeeping Magazine,Palun tühistage selle palgaperioodi lõpus minu igakuine ajakirja liikmesus. Minu kontonumber on 12345678.
3
Esitage lühike tühistamise põhjus. Samuti peaksite ühe lühikese lausega selgitama, miks te liikmelisuse või tellimuse tühistate. Te ei pea esitama üksikasjalikku põhjust, vaid esitage tühistamise kontekst. Näiteks võite kirjutada: Kitsama rahanduse tõttu otsustasin teie ajakirja tellimusest loobuda.
4
Küsige tühistamise kinnitust. Samuti peaksite küsima kviitungit, et kinnitada, et teie liikmelisus või tellimus on tühistatud, et oleksite kindel, et tühistamine on tehtud. Kui liikmelisuse või liitumise tühistamise eest tuleb maksta tasu, peaksite kirja lisama tasu eest. Kui teil on raha võlgu, näiteks liikmelisus, mille olete tühistanud enne liikmeperioodi lõppu, peaksite taotlema raha tagasimaksmist tšekiga. Näiteks võite kirjutada: Palun kinnitage minu liikmelisuse tühistamine posti teel. Olen lisanud oma liikmelisuse tühistamise tasu.
5
Allkirjastage ja saatke kiri. Peaksite kirja lõpetama sõnadega “Lugupidamisega” või “Parim” ja seejärel printima kirja. Allkirjastage see käsitsi ja saatke see posti teel liikme- või liitumisettevõtte aadressile. Saatke see kindlasti kinnitatud postiga, kuna see tagab, et sellel on templiga tõend kirja saatmise kuupäeva ja kellaaja kohta. Lõplik tühistamiskiri kuvatakse järgmiselt: Lugupeetud ajakiri Good Housekeeping,Palun tühistage minu igakuise ajakirja liikmesus see palgaperiood. Minu kontonumber on 12345678. Seoses kitsamate finantsidega otsustasin teie ajakirja tellimusest loobuda. Palun kinnitage minu liikmelisuse tühistamine posti teel. Olen lisanud oma liikmelisuse tühistamise tasu. Lugupidamisega Jane Doe
6
Tehke kirjast oma dokumentide jaoks koopia. Peaksite kirja skannima või kopeerima, et teil oleks koopia oma dokumentide jaoks. Samuti peaksite skannima või kopeerima kõik kviitungid või dokumendid ja saatma koopiad koos kirjaga. Ärge saatke algseid kviitungeid või dokumente, kuna soovite neid oma dokumentide jaoks säilitada.
7
Alustage ametlikust ärikirja vormingust. Ametlik ärivorming annab teie kirjale professionaalsuse taseme. Kirjutage kiri arvutis tekstitöötlusprogrammi abil ja kasutage hõlpsasti loetavat 12 pt tüüpi fonti. Ametliku ärikirja vormingus on kirja ülaosas spetsiaalne pealkiri, milleks on:Esimene lõik:teie nimi Lepingu number, kui see on teie aadress, sealhulgas linn, osariik/provints, sihtnumber/postiindeks Kirja koostamise kuupäevTeine lõik:lepinguline ettevõte Nimi Ettevõtte aadress, sealhulgas linn, osariik/provints, sihtnumber/postiindeks
8
Teatage oma kavatsusest tühistada. Alustage kviitungi adresseerimisega: “Lugupeetud [Lepinguettevõtte nimi või kontakt]. Seejärel teatage oma kavatsusest kohe tühistada, et kviitung teaks täpselt, mida te oma kirjas taotlete. Näiteks: Lugupeetud Sisqo peotarvikud! Kirjutan kinnitamaks, et alates järgmisest esmaspäevast [KK/PP/AAAA] ei vaja ma enam ettevõtte Sisqo Party Supplies teenuseid.
9
Esitage tühistamise lühike põhjus. Kuigi te võite lepingu üles öelda, soovite siiski säilitada professionaalset ja sõbralikku tooni. See tähendab, et tuleb märkida, et ütlete lepingu üles konkreetsel põhjusel ja soovite lahkuda headel tingimustel. Teil võib tekkida vajadus töövõtja teenuseid teinekordki, nii et soovite ärisuhet ka edaspidiseks säilitada. Näiteks võite kirjutada: Olen olnud meie varasemate äritehingutega rahul ja soovin, et lahkuksime headel tingimustel. Olen otsustanud kasutada mõnda teist peovarustusteenust nende konkurentsivõimeliste hindade ja pikema tööaja tõttu.
10
Kaasake kõik viimased maksed teenuse eest. Kui lepingufirma teenuste eest on tasumata, peaksite kirjale lisama makse tšeki vormis. Samuti peaksite märkima tšeki täpse summa. Kui lepingu ülesütlemise eest on tasuline, peaksite lisama ka tasu maksmise. Näiteks võite kirjutada: Palun leidke lisatud tšekk meie lepingu lõppmakse kohta: $351.45.
11
Küsige tühistamise kinnitust. Samuti peaksite taotlema, et kviitung vastaks posti teel, et kinnitada, et leping on tühistatud. Märkige kindlasti üles ka lepingu aegumiskuupäev ja see, et kiri on märguanne lepingu pikendamata jätmise kohta. Näiteks võite kirjutada: Minu leping ettevõttega Sisqo Party Supplies aegub KK/PP/AAAA. Palun kasutage seda kirja minu teatena, et mitte pikendada lepingut eelseisvaks kalendriaastaks.
12
Lõpeta sõbralikul noodil. Peaksite alati lõpetama lepingu ülesütlemise kirjad sõbralikult, sest soovite tagada, et saate lepingulise ettevõttega mõnel muul kuupäeval ühendust võtta, kui vajate nende teenuseid uuesti. Allkirjastage kiri kindlasti ka käsitsi. Lõplik lepingu ülesütlemise kiri võib ilmuda järgmiselt: Lugupeetud Sisqo peotarbed!Kirjutan kinnitamaks, et alates järgmisest esmaspäevast [KK/PP/AAAA] ei vaja ma enam pakutavaid teenuseid Sisqo peotarvete poolt. Olen olnud meie varasemate äritehingutega rahul ja soovin, et lahkuksime headel tingimustel. Olen otsustanud kasutada mõnda teist osapoolte tarneteenust nende konkurentsivõimeliste hindade ja pikemate töötundide tõttu. Palun leidke lisatud tšekk meie lepingu lõppmakse kohta: 351,45 $. Minu leping ettevõttega Sisqo Party Supplies aegub KK/PP/AAAA. Võite kasutada seda kirja minu teatena, et mitte pikendada lepingut eelseisvaks kalendriaastaks. Kui teil on minu tühistamise kohta veel küsimusi või muresid, võtke minuga julgelt ühendust meili või telefoni teel. Parimate soovidega Jane Doe
13
Hoidke kirja koopia enda jaoks alles. Enne kirja saatmist peaksite kirjast koopia tegema. Seejärel saate kirja saata kinnitatud postiga, kuna see tagab, et kviitungil on templiga kinnitatud tõend kirja saatmise kuupäeva ja kellaaja kohta. Veenduge, et saadate kirjaga koos ainult kviitungite või dokumentide koopiad. Hoidke kõik kviitungid võ