Meili teemarida kasutavad lugejad sageli teie meili avamise üle otsustamisel. Need ruumid tuleb täita lühikese, täpse ja üksikasjaliku keelega, et adressaat ei saaks teie meili kustutada isegi seda lugemata. Kui täpsustate teemaridade üksikasjade abil täpselt, miks teie lugeja peaks soovima teie öeldut näha, peaksite nautima kiiremaid ja sagedasemaid vastuseid oma meilidele.
1
Vältige teemarea tühjaks jätmist. Kui otsustate teemarida mitte lisada, ei kasuta te ära selle pakutavat võimalust oma lugejasse tõmmata. Kui teete tühja teemarea, näete ka laisk välja. Kõige tähtsam on see, et see kindlasti ei tekita teie lugejas tunnet, et ta peaks teie meili kiiresti avama või sellele vastama.
2
Enne meili kirjutamist kirjutage oma teemarida. Teie teemarida võib tunduda järelmõtlemisena, mis pole nii oluline kui teie meili tegelik sisu. Kuna see on esimene asi, mida teie lugeja näeb, on see aga sama kriitiline – kui mitte veelgi enam! – nagu see, mis sees on. Veendumaks, et pühendate oma teemareale piisavalt aega ja tähelepanu, kirjutage see enne, kui midagi muud kirjutate.
3
Järgige tavalisi suurtähtede kasutamise reegleid, et vältida lohakust. Kui te ei saada kiiret teadet kellelegi, keda hästi tunnete, peaksite oma e-kirju käsitlema ametliku suhtlusena. Teemaread kirjutavad suurtähtedega samamoodi nagu esitluste pealkirjades. Pidage meeles mõnda põhireeglit, mis aitavad teil suurtähti õigesti kasutada. Näiteks kirjutage alati oma teemarea esimene ja viimane sõna suurtähtedega. Samuti peaksite alati kasutama suurtähtedega nimisõnu (mägi, esitlus, hoone), asesõnu (tema, ta, nad), tegusõnu (mine, muutuma), määrsõnu (kiiresti, aeglaselt) ja omadussõnu (lohakas, suurepärane). Te ei tohiks kasutada suurtähti artikleid (a, an, the), eessõnu (in, out) ega koordineerivaid sidesõnu (ja, kuid).
4
Vältige oma teemaridade käsitlemist täislausetena. Kuigi teie teemaread peaksid olema grammatiliselt õiged, vaadake neid pigem pealkirjadena kui lausetena, mis vajavad alati kirjavahemärke. Teie teemaridu ei pea piirama punkti, küsimärgi või hüüumärgiga.Pidage meeles, et mõned rämpspostifiltrid suunavad kirjavahemärkidega teemaridadega meilid automaatselt rämpsposti filtrisse. Aeg-ajalt võite soovida kasutada küsimärki lugeja tähelepanu köitmiseks. Ärge kasutage seda strateegiat üle. Ühendage teemaridadel mitu fraasi sidekriipsudega. Näiteks teemarida: “Teisipäevaks planeeritud kohtumine – teie kohalolek on vajalik” sisaldab kahte erinevat fraasi, mis on seotud mõttekriipsuga.
5
Hoidke oma teemaread alla umbes 50 tähemärgi. Teie teemaread peaksid olema võimalikult lühikesed. See võib aeg-ajalt nõuda mõne detaili väljajätmist teiste kasuks. Kõige tähtsam on, et lugeja teaks kohe pärast teemarea lugemist, mida ta tegema peab. Alati ei pruugi olla võimalik hoida teemaridasid 50 tähemärgi pikkusena või alla selle. Vahel lähed üle kümne tähemärgiga. Kui hakkate pildistama 50 tähemärgi reeglit, hakkate automaatselt kirjutama lühemaid teemaridu.
6
Lugeja tähelepanu köitmiseks seadke olulised sõnad esikohale. Need sõnad erinevad olenevalt teie meili eesmärgist. Mõnes meilis peate võib-olla esikohal olema teie nimi ja pealkiri, teistes aga teie või lugeja nõutud toiming. Mõelge sellele, mis paneb teie lugeja teie meili kõige tõenäolisemalt avama, ja pange sellele teemale vastavad sõnad teemarea algusesse. Üldjuhul peaksite teemarida alustama sõnaga, mis näitab, miks te seda teete. võtke ühendust oma lugejaga. Kui olete hiljuti näiteks kontorieeskirju muutnud, kirjutage: “Muudetud ettevõtte eeskirjad – vajab teie ülevaatamist juba täna.”
7
Valige e-kirja eesmärgi edastamiseks konkreetsed nimisõnad ja tegusõnad. Ärge lisage teemareale ebamääraseid või ebaselgeid nimisõnu ja tegusõnu. Selle asemel kasutage sõnu, mis näitavad täpselt, mida soovite oma lugejalt. See lühendab teie teemarea pikkust, jättes samal ajal teemareal vajalikud üksikasjad. Selle asemel, et: “Uue teabe vaatamiseks ühendust võtta”, kirjutage: “Muudetud personalireeglid – vajab kinnitamist kolmapäevaks. †Teemarea teises versioonis selgitasite täpselt, mis on “uus teave” ja miks te lugejaga ühendust võtate. Olete parandanud segaduse, kas adressaat peab lugema e-posti aadress ja mida nad peavad pärast selle avamist tegema.
8
Täpsustage oma meili eesmärk. Rääkige lugejale, miks te temaga ühendust võtate. Olge võimalikult konkreetne. See aitab lugejal kohe teada saada, kas ta peaks teie sõnumi avama. Teemarida, milles küsitakse soovituskirja või viitekirja, võib välja näha järgmiselt: “Requesting Reference for Tamara G. hiljemalt reedel, 2. juunil.” Kui olete pakkudes oma lugejale eelist, proovige midagi sellist: “Vahetage oma õli Jimi 50% soodsamalt ainult sel nädalal.”
9
Kirjutage, milliseid toiminguid soovite lugejalt teha. Niipea, kui nad teie meili näevad, tahavad teie lugejad teada, mida nad peavad tegema. Nende teadmiste kohene saamine valmistab teie lugeja ette teie märkme sisust täiendavaid üksikasju otsima. Selle asemel, et kirjutada: “Teenuse saamiseks pöördumine”, tehke oma teemareaks: “Vajame teie abi järgmisel nädalal projektiettepaneku kirjutamisel”. € See ei anna lugejale mitte ainult teada, et te abi palute, vaid ka täpselt, mida te loodate, et lugeja teie heaks teeb.
10
Määrake tähtaeg, et lugeja teaks, millal vastata. Kui te ei anna lugejale teada, kui teil on vaja midagi ette võtta või vastata, võib ta teie meili avada alles homme, järgmisel nädalal või isegi järgmisel kuul. See ei tulene sellest, et teie lugeja ei taha teid aidata. Enamik inimesi saab päevas kümneid või isegi sadu e-kirju, nii et ilma selgete tähtaegadeta meilid lähevad kergesti karja kaduma. Kui teie meil on eriti oluline ja vajab kohest vastust, võite kasutada sõnu “Kiireloomuline”, “Kriitiline”. € või “Vaja on kohest reageerimist”, et anda lugejale teada, et nad peaksid sellele märkmele erilist tähelepanu pöörama.
11
Öelge, kes te olete, kui lugeja teid veel ei tunne. Mõnikord saadate meile inimestele, kellega te pole kunagi varem kohtunud. Sellistel juhtudel võib olla oluline, et annaksite lugejale oma pealkirja, ettevõtte või nime, et neil oleks põhjust teie märkme avada. Vastasel juhul võite tunduda lihtsalt juhuslik inimene, kelle e-posti aadress võib otse prügikasti minna! Võib-olla olete õpilane, kes võtab kooliprojekti raames ühendust kohaliku poliitikuga. Kirjutage: “Keskkooli vanem taotleb intervjuud projekti jaoks, tähtaeg 24.06.â€
12
Kui ta on hiljuti tuttav, mainige lugejaga kohtumist. Võimalik, et võtate selle inimesega ühendust, kuna olete just kohtunud ja loodate luua temaga lähedasema suhte. Sisestage nende mälu teemareale, et nad mäletaksid teiega kohtumist. Tõenäolisemalt korraldavad nad järelkontrolli, kui nad meenutavad teie eelmist kohtumist. Võib-olla arutasite konverentsil või õhtusöögil põgusalt mõnda teie ühist huvi. Tee oma teemarida: “Jälgime meie vestlust Writers’ Conf’is, 30.04.â€
13
Nimetage oma vastastikune kontakt, kui teid lugejale tutvustatakse. Kui keegi teine paneb teid adressaadiga ühendust võtma, on oluline seda asjaolu selgitada. Teie lugeja avab palju tõenäolisemalt meili, mille teemarida sisaldab kellegi tuttava nime, mitte anonüümse inimese nime, kellega ta pole kunagi kohtunud. Teie lugeja võib sissejuhatuse kinnitamiseks võtta ühendust ka teie vastastikuse kontaktiga. Näiteks kirjutage: “Dr. Smithi õpilane @ Hopkins, taotleb kohtumist järgmisel kuul.”
14
Segaduse vältimiseks kasutage lihtsat keelt. Te ei soovi, et teie lugejal oleks probleeme teie teemarea mõistmisega. Vältige liiga pikkade sõnade ja keeruka sõnavara kasutamist. Kujutage ette, et saadate oma meili keskkooliõpilasele, ja küsige endalt, kas ta saab teemareal igast sõnast aru. Vältige ebaselge sõnavara kasutamist, kui lihtsam sõna sobib. Valige: “Uued kontorireeglid – vaadake üle ja vastake kiiresti”, selle asemel, et “Uued kontorireeglid – vaadake üle ja vastake kiiresti”. on vähem häiriv ja segadusttekitav.
15
Teemaridade lühendamiseks kasutage sümboleid ja lühendeid. Paljusid sõnu saab lühendada, jätmata lugejat segadusse. Kasutage ainult levinud lühendeid ja sümboleid ning lugege üle oma teemarida, et vältida segadust teie meili eesmärgi osas. Näiteks saab kõiki nädalapäevi lühendada. “@†on tavaline sümbol “at”. Võite kasutada ka “RE:—, mis tähendab “umbes.”. “EOM” võib kasutada “sõnumi lõpu jaoks”. ja “EOD” võivad tähendada “päeva lõppu”.
16
Kontrollige õigekirja- ja grammatilisi vigu. Nagu iga teinegi e-kirja osa, peab ka teie teemarida olema vigadeta. See tagab, et te ei näe kohe välja ebaprofessionaalne ega laisk, enne kui lugejal on isegi võimalus teie märkme avada. Meili õigekirjakontrollid ei pruugi teemaridu katta, seega olge õigekirjavigade puhul eriti ettevaatlik. Kui olete mures, kopeerige ja kleepige teemarida Wordi või Google’i dokumenti ning käivitage seal õigekirjakontroll.Teemarida ei pruugi olla terve lause. Vältige siiski levinud grammatilisi vigu, nagu “nad on”, “nende” ja “seal” või “sa oled” ja “teie.”.
17
Selguse kontrollimiseks lugege oma teemarida valjusti. Parim viis tagada, et teie teemaread on lihtsad, ülevaatlikud ja õigesti kirjutatud, on need endale valjusti ette lugeda. Kui kuulete oma sõnu öeldud, märkate vigu, mida te ei teeks, kui oleksite need lihtsalt ekraanilt kontrollinud. Kui olete avalikus kohas, lugege sõnu vaikselt hinge all.