Ülesandehaldusplaani kirjutamine hõlmab eesmärkide seadmist, prioriteetide loetlemist, ajakava koostamist ja alternatiivsete plaanide koostamist ettenägematute tõrgetega toimetulemiseks. Plaani iga valdkond peaks olema selgelt määratletud, et anda tegevuskava tähtaegadest kinnipidamiseks ja määratud töö lõpuleviimiseks. Ülesandehaldusplaan võib sisaldada edenemise dokumenteerimist projekti igas etapis, et hinnata, kas eesmärgid on täidetud. Samuti peaks see määrama kindlaks vajalikud ressursid ja võimaldama tulemustest aru anda.
Ülesandehaldusplaani kirjutamise esimene samm määratleb tähelepanu vajava töö. Samuti määrab see iga ülesande ajakava päeva, nädala või kuu kaupa. Plaani eesmärkide seadmise osas kirjeldatakse, millised tööd tuleks iga ajaperioodi jooksul ära teha. See ootuste loend võib sisaldada jaotist probleemidest, mis võivad tähtaegu segada, ja nende probleemide lahendamise kohta.
Prioriteetide loend hoiab projekti tavaliselt korras ja annab töötajatele võimaluse määrata kindlaks ülesanded, mis vajavad kohest tähelepanu. Kiireloomulised ülesanded määratlevad tööd, millega tuleb kohe tegeleda, näiteks telefonikõnede ja sissetulevate külastajatega tegelemine. Oluliste ülesannete hulka võivad kuuluda eelseisva koosoleku või esitluse planeerimine, mis mõjutab ettevõtet. Kiireloomulisteks ja olulisteks peetavad tööd võivad tekkida kriisiolukorras. Ebaoluliste ülesannete hulka kuuluvad tavaliselt töökaaslastega külastused või isiklike asjadega tegelemine töö ajal.
Iga ülesande ajastamine kujutab endast ülesannete haldusplaani kirjutamise teist komponenti. Iga töö jaoks, mis on vajalik kogu projekti lõpuleviimiseks, tuleks luua ajakava. Need tähtajad peaksid olema realistlikud ja arvestama olemasolevaid rahalisi ja inimressursse. Ressursid võivad eelarvepiirangute piires projektiti erineda. Ülesandehaldusplaan peaks analüüsima vajalikke ressursse ja määrama, kas ettevõte on valmis tähtaegadest kinnipidamiseks ressurssidesse investeerima.
Võib koostada varuplaanid ootamatute esilekerkivate probleemide lahendamiseks. Ülesannete haldamise plaanid peaksid ette nägema alternatiivseid strateegiaid ootamatute sündmustega toimetulemiseks. Need alternatiivsed plaanid valmistavad töötajaid ette probleemide kiireks lahendamiseks, ilma et oleks vaja eesmärke ümber määratleda või uusi prioriteete seada.
Kui ülesannete haldusplaan on kirjutatud, tuleks seda jagada kolleegidega, kes projekti kallal koostööd teevad. Kui plaan nõuab tööde delegeerimist erinevatele kolleegidele või organisatsiooni erinevatele osakondadele, saab neid küsimusi plaani arutades selgitada. See protsess tagab, et kõik töötavad eesmärkide saavutamiseks sama kavandi alusel.
Ülesandehaldusplaani koostamise viimane etapp hõlmab edenemise jälgimise meetodit, eriti suurte projektide puhul, mis on jagatud alamülesanneteks. Edenemist jälgides võivad juhendajad tuvastada valdkonnad, mis vajavad töö jätkamiseks rohkem ressursse. Samuti võivad nad osakonna või töötaja lõikes avastada nõrku kohti, kus töö takerdub.
SmartAsset.